20. sajandil elavad ja töötavad inimesed käisid peaaegu plaanipäraselt. Tööl (lihtsustades — kujutame ette tehast) oli inimestel selge nädalane, kuu ja isegi aastane plaan. Lihtsustatult: sul on vaja välja lõigata 20 detaili. Keegi ei tule ja ei ütle, et nüüd tuleb lõigata 37 detaili, ning peale selle kirjutada artikkel mõtisklustega, miks need detailid just sellised on — ja näiteks eile.
Igasugustes igapäevastes elus oli asjad enam-vähem sama moodi: jõhkrad muutused olid tõeliselt jõhkrad. Pole mobiiltelefone, su sõber ei saa helistada ja paluda, et „tule kiiresti aitama probleemi lahendada”, sa elad ühe koha peal praktiliselt terve elu („kolimine nagu tulekahju”), ja abistamiseks vanematele mõtled sa üldiselt „tuleme detsembris nädalaks”.
Neid tingimusi arvesse võttes kujunes välja kultuurikood, kus tunned end rahulolevana, kui oled kõik ülesanded täitnud. Ja see oli tõeliselt võimalik. Kõikide ülesannete täitmata jätmine — kõrvalekalle normist.
Praegu on kõik teistmoodi. Tööriistaks on saanud intellekt, ja töös tuleb seda erinevates vormides rakendada. Kaasaegne juht (eriti tippjuht) kohtub päeva jooksul kümnete erinevat tüüpi ülesannetega. Peamine — inimene ei saa hallata „saabuvate teadete” hulka. Uued ülesanded võivad tühistada vanad, muuta nende prioriteeti, muuta isegi vanade ülesannete esitamist. Nendes tingimustes on peaaegu võimatu ette planeerida ja seejärel etappidena ellu viia. Sa ei saa saabunud ülesandele „meil on maksuhaldurilt kiire päring, peame täna vastama, vastasel juhul trahv” öelda „planeerin järgmise nädala jaoks”.
Kuidas sellega elada — et jääks aega eluks väljaspool tööd? Ja kas on võimalik rakendada mõningaid töökorralduse algoritme igapäevaelus? 3 kuud tagasi muutsin ma radikaalselt kõiki ülesannete seadmise ja nende kontrollimise süsteeme. Tahaksin rääkida, kuidas ma selleni jõudsin ja mis lõpuks välja tuli. Näidend koosneb kahest osast: esimeses — natuke sellest, kui nii võib öelda, ideoloogiast. Teises — täielikult praktikast.
Minu arvates seisneb probleem selles, et ülesandeid on saanud palju rohkem. Probleem on, et meie sotsiaalkultuuriline kood on endiselt suunatud täitma "kõiki tänaseks plaanitud ülesandeid". Me muretseme, kui plaanid purunevad, muretseme, kui me ei täida kõike, mis on ette nähtud. Samal ajal toimivad koolid ja ülikoolid endiselt vana koodi raames: on kindel tundide komplekt, on selgelt planeeritud kodutööd ning lapsel kujuneb peas mudel, mis eeldab, et elu jääb selliseks. Kui kujutada ette ranget versiooni, siis tegelikult juhtuvad inglise keele tunnis geograafia teemad, teine tund kestab nelikümmend minutit, kuid venib poolteist tundi, kolmas tund tühistatakse ning neljandas tunnis helistab sulle ema ja palub kiiresti toidu koju tuua.
See sotsiaalkultuuriline kood paneb inimesi lootma, et saab muuta sisse tulevat voogu — ja just nii korda saada oma elu, kuid eespool kirjeldatud elu on ebanormaalne, sest selles puudub selge plaan.
See ongi peamine probleem. Tuleb mõista ja aktsepteerida, et me ei saa juhtida sissetulevate sõnumite arvu, me saame juhtida vaid seda, kuidas me nende suhtes oleme ning kuidas me neid omal moel töötleme.
Ära muretse selle üle, et saabuvad üha uued ja uued taotlused plaanide muutmiseks: me ei tööta enam masinatel (välja arvatud harvadel juhtudel), kirjad ei ringle kuud (jah, ma olen optimist), ja maine telefon on saanud anahrooniliseks. Seega tuleb muuta sõnumite töötlemise protsessi ning praegune elu tuleb aktsepteerida sellisena, nagu see on, ja mõista, et vana sotsiaalkultuuriline kood ei toimi.
Mida me saame teha, et lihtsam oleks? Üsna keeruline on "head veebisaiti" teha, kuid selge tehnilise ülesande (või vähemalt lihtsalt selgema probleemi kirjeldamisega) õige tulemuse saavutamine (ja üldiselt, mingi tulemuse saavutamine) muutub oluliselt lihtsamaks.
Parim näide olen mina ise, seega üritan oma soove dekomponeerida. Mulle on täiesti selge, et elu ja tööplaanide töötlemisel ei käi nii: praegu on "halb", kuid ma tahan, et saaks "hea".
Mis on „halb” ja „ hea” kõrgel dekompositsioonitasemel?
Halb: ma tunnen ärevust seoses ebakindlusega, et suudan täita kõike, mida olen lubanud teistele või endale; olen mures selle pärast, et ei saa kätte asju, mida olen ammu plaaninud, kuna need jäävad kas äärmiselt tähtsate ülesannete taha või on neid liiga raske ette võtta; ei saa tegeleda kõigega, mis huvitab, kuna enamik ajast neelavad töö ja argielu, halb, et ei saa pühendada aega perele ja puhkusele. Eraldi punkt: ma ei ole pidevas konteksti vahetamise režiimis, mis põhjustab suures osas kõike eelöeldut.
Hea: ma ei tunne ärevust, sest tean, millega ma järgmised päevad ametis olen, selle ärevuse puudumine võimaldab mul kvaliteetsemalt veeta vaba aega, ma ei tunne pidevat väsimust (sõna „püsiv” ei sobi mulle, see on just regulaarne), mul ei ole vaja närvelda ja vahetada konteksti igasuguste sissetulevate kommunikatsioonide peale.
Kokkuvõttes, palju sellest, mida ma eespool kirjeldasin, võib kokku võtta lihtsa lausega: „ebakindluse ja teadmatuses vähenemine”.
Seega saab tehniliseks ülesandeks midagi sellist:
- Sissetulevate ülesannete töötlemise protsessi modifitseerimine — nii, et kontekst vahetuks.
- Töötamine ülesannete haldamise süsteemiga — nii, et vähemalt praeguseid asju ja ideid ei unustataks ning need kunagi oleksid töödeldud.
- Homme toimuva ennustamise reguleerimine.
Enne midagi muutmist pean aru saama, mida ma saan muuta ja mida mitte.
Raske ja suur ülesanne on mõista ja tunnustada seda, et ma ei saa muuta sissetulevat voolu ning see vool on osa mu elust, kuhu olen sattunud oma soovi kaudu; sellise elu plussid kaaluvad üles miinused.
Võib-olla peaksite te esimesel tasemel probleemi lahendamiseks mõtlema: kas te tegelikult tahate seda kohta elus, kus te olete, või tahate midagi muud? Ja kui teile näib, et tahate midagi muud, siis võib-olla tasub paralleelselt töötada selle kallal koos psühholoogi/psühhoanalüütiku/psühhoterapeudiga/guru/kuidas iganes neid nimetada — see küsimus on nii sügav ja tõsine, et ma ei hakka sellesse sügavale minema.
Nii et, ma olen seal, kus olen, mulle meeldib, mul on 100 inimesega ettevõte (olen alati tahtnud äriga tegeleda), tegelen huvitava tööga (see on inimeste kaasamine, sealhulgas tööalaste eesmärkide saavutamine - mind on alati huvitanud «sotsiaalne inseneeria» ja tehnoloogia), äri on üles ehitatud «probleemide lahendamisele» (ja mulle on alati meeldinud olla «fikseerija»), kodus on mul hästi. Siin meeldib mulle, välja arvatud need «külg эффekid», mis on loetletud osas «halb».
Kuna mulle meeldib selline elu, ei saa ma muuta (välja arvatud ülesannete delegeerimine, millest allpool) sissevoolu, kuid ma saan muuta selle töötlemist.
Kuidas? Olen arvamusel, et tuleb liikuda väiksemalt suuremale - kõigepealt lahendada kõige põletavamad, samas lihtsalt muudetavad probleemid ja liikuda suuremate muutuste poole.
Kõik muudatused, mille ma tegin, saab kokku võtta kolme suuna alla; loetlen need alates lihtsatest (minu jaoks) muutustest keerulisteni:
1. Ülesannete töötlemine ja säilitamine.
Ma ei ole kunagi suutnud korralikult pidada paberkandjal päevikuid, ülesande kirja panemine ja sõnastamine on mulle väga keeruline ning pidevalt istuda mingis ülesannete jälgimise rakenduses - see on tõeliselt raske.
Ma aktsepteerisin seda ning minu peamine kontseptsioon oli, et asjad, mis mul peas on - on kõige tähtsamad.
Minu ülesannete töötlemine toimus järgmises režiimis:
- ülesanne, mille üle ma mäletan - teha, kui käed ulatuvad;
- sisenev ülesanne - kui see on kiiresti tehtav, siis teen kohe, kui sain, kui see on aeglane - luban, et teen;
- ülesanded, mille üle ma unustasin - teen ainult siis, kui keegi meenutab.
Sellega oli rohkem-vähem normaalne elada mingi aja, kuni «ülesanded, mille üle ma unustasin» muutusid probleemiks.
See probleem muutus kahel viisil:
- Peaaegu iga päev kerkisid unustatud ülesanded, mida tuli teha täna (karm olukord, mis lõppes - sõnum kohtutäiturilt raha arestimise kohta minu kontodelt GIBDD trahvi tõttu enne USA-sse lendamist ja kiire vajadus selgusele jõuda, kas mind lastakse üldse väljuma).
- Suur hulk inimesi peab ebakorrektseks küsida, kas palun vahetaks midagi, ja jätavad selle enda sisse. Inimesed solvuvad selle peale, et sa unustasid midagi, kui see on isiklik palve, aga kui see on töölisene palve — muutub see lõpuks tulekahjuks, mille pead täna kustutama (vt esimest punkti).
Sellega tuli midagi ette võtta.
Kuidas iganes see mulle ei olnud kummaline, hakkasin kõiki ülesandeid üles kirjutama. Üldse kõiki. Mul vedas, et ma suutsin ise sellele mõelda, kuid üldiselt on kogu idee väga sarnane kontseptsiooniga .
Esimene etapp oli lihtsalt kõigi mõtetes olevate tööde väljakandmine kõige lihtsammasse süsteemi. Selleks osutus : liides on väga kiire, ülesande loomise protseduur võtab minimaalselt aega, on lihtne äpp telefonis (hiljem läksin üle Todoistile, aga sellest räägin teises, tehnilises osas).
Õnneks olen 10 aastat rohkem-vähem tegelenud IT-juhtimisega ja saan aru, et "rakenduse loomine" on täiesti hukule määratud ülesanne, sama nagu "arsti juurde minek". Seetõttu hakkasin ülesandeid jagama dekomponeeritud ülesanneteks tegevustena.
Mõistan selgelt, et olen inimene, kes on väga sõltuv positiivsest tagasisidest, mida poputamisel "vaata, kui palju sa täna tegid" saan ka endale anda (kui näen). Seega ülesanne "minna arsti juurde" muutub ülesanneteks "valida, millise arsti juurde minna", "valida aeg, millal arsti juurde minna", "helistada ja registreeruda vastuvõtule". Samal ajal ei taha ma end koormata: iga ülesande võib ära teha ühel nädalapäeval ja olla rahul, et oled mingis etapis ülesande juba täitnud.
Põhipunkt: ülesannete dekompositsioon ja ülesannete üleskirjutamine lühikeste tegevustena.
Kuni ülesanne on peas, kuni sa arvad, et pead selle kunagi täitma, ei ole sa rahul.
Kui see on veel kirja pandud ja unustanud — hakkad kannatama, kui meenutad seda ja meenutad, et unustasid.
See kehtib kõigi asjade kohta, sealhulgas igapäevaste asjade kohta: tööle minna ja teel meelde tuletada, et unustasid prügikasti välja viia, ei ole just torpedot.
Need mured ei ole lihtsalt vajalikud. Seetõttu hakkasin üles kirjutama kõik asjad.
Eesmärk on selles, et treenides end igasuguste (absoluutselt kõikide) ülesannete tühjendamisel igasse jälgimisse, alustada järgmises etapis ülesannetesse mõtelda lõpetamisest.
Kui sa saad aru, et kõik, mida sa mõtlesid teha, on kirja pandud ja ennem või hiljem jõuad nende juurde — isiklikult kaob mul mure.
Sa lõpetad muretsemise selle üle, et keset päeva meenutad, et tahtsid vahetada koridori lambipirne, rääkida töökaaslasega või kirjutada dokumenti (ja jooksed kiiresti selle kirjutamise juurde).
Minimeerides unustamata (selles kontekstis – mitte üles kirjutatud) ülesannete arvu, minimeerin ma ka mure, mis tekib, kui ma need unustamata ülesanded hoopis meenutan.
Kõike ei saa kirja panna ega meenutada, aga kui varem olid selliseid ülesandeid 100, siis teatud hetkel jääb neid 10 ja lihtsalt ‘intsidentide’ mure saab vähemaks.
Peamine mõte: kirjutame kõik üles, tõesti kõik, isegi kui oleme kindlad, et mäletame.
Kõike ei saa meelde jätta: kui hull see ka ei kõlaks, kirjutan üles kõik, sealhulgas ‘koera välja viimine’.
Mida ma selle läbi otsustasin? Mure kahanes selle tõttu, et ma pidevalt kartsin midagi unustada (läksin oma mõtetes läbi plaane, ülesandeid, lubadusi jne) ja üldiselt kadus üleliigne mõtlemine selle peale, et ‘mida ma veel lubasin’.
2. Reaktiivsuse vähendamine.
Me ei saa vähendada sisenevat voogu, aga me saame muuta viisi, kuidas me sellele reageerime.
Ma olin alati olnud reaktiivne inimene ja see andis mulle üllatava naudingut, vastasin kohe, kui inimeselt tuli palve midagi telefonis teha, püüdsin kohe täita esitatud ülesandeid elus või igapäevaelus, olin üldiselt maksimaalselt kiire ja tundsin sellest rõõmu. See ei ole probleem, aga see muutub probleemiks, kui selline reaktsioon muutub instinktiivseks. Sa ei oska enam eristada, kus seda on tõeliselt tarvis just praegu ja kus inimesed võivad rahulikult oodata.
Probleem on see, et sellest tekivad ka negatiivsed tunded: kõigepealt, kui ma ei jõudnud midagi teha või unustasin reageerida lubadusele, olin ma taas väga ärritunud, ent see ei olnud eraldi häda. Häda tekkis siis, kui ülesannete hulk, millele ma tahtsin instinktiivselt reageerida, kasvas suuremaks, kui minu füüsilised võimalused seda teha.
Ma hakkasin õppima, et mitte reageerida asjadele koheselt. Alguses oli see lihtsalt tehniline lahendus: igale sisenevale päringule "palun tee", "palun aita", "kohtume", "helistame", hakkasin ma mitte reageerimise ja isegi analüüsimise asemel, millal ma seda teen, esimeseks ülesandeks seadma lihtsalt selle siseneva päringu töötlemise ja ajakava seadma, millal ma selle täidan. See tähendab, et esimeseks ülesandeks jälgijas ei ole mitte palutud ülesande täitmine, vaid ülesanne "homme lugeda, mida Vanya kirjutas Telegramis, ja mõista, kas ma saan seda teha ja millal seda teen, kui saan". Kõige raskem on siin võidelda instinktidega: tohutu hulk inimesi eeldab automaatselt kiiret reaktsiooni, ja kui oled harjunud elama sellises reaktsioonirütmis, tunned end ebamugavalt, kui ei ole inimesele palvele koheselt vastanud.
Aga juhtus imede ime: selgub, et 9-st 10 inimesest, kes paluvad midagi teha "eile", võivad täiesti oodata "homse", kui sa lihtsalt ütled neile, et homseni jõuad nende asjadesse. See, koos ülesannete kirja panemise ja lubaduste täitmisega, et jõuda nendeni, muudab elu nii palju lihtsamaks, et tundub, et nüüd elad sa struktureeritud plaanis (ja võib-olla ongi see nii). Loomulikult on vaja suurt harjutamist, kuid tegelikult, kui oled sellise reegli endale seadnud, saab sellele kiiresti õppida. See lahendab suuresti konteksti vahetamise ja seatud plaanide täitmise probleeme. Kõik uued ülesanded püüan ma seada homsele, kõik palved, millele reageerisin, seoon samuti homsele, ja juba hommikul selgitan, mida nende nimel teha saab ja millal. Plaanid "täna" muutuvad vähem muutlikeks.
3. Prioriteetide seadmine ja äkiliste asjade fikseerimine.
Nagu ma alguses ütlesin, tunnustasin ma endale, et igapäevane ülesannete hulk on suurem kui ma suudan täita. Reaktiivsete ülesannete kogum jääb ikkagi alles. Seetõttu vaatan igal hommikul, millised on tänaseks seatud ülesanded: millised vajavad tõeliselt täitmist täna, milliseid võib edasi lükata homse hommikuni, et otsustada, millal neid teha, milliseid tasub delegeerida ja milliseid võib üldse kõrvaldada. Kuid sellega see asi ei piirdu.
Suure frustratsioon tekib siis, kui õhtul mõistad, et ei ole teinud täna plaanitud olulisi ülesandeid. Kuid kõige sagedamini juhtub see, kuna täna tekkisid ettenägematud ülesanded, millele, hoolimata maksimaalsest pingutusest reageerimise edasilükkamisel, tuli ikkagi täna vastata. Olen hakanud üles märkima kõik asjad, mis täna tegin, kohe pärast seda, kui need lõpetasin. Kui jurist tuli rääkima — märkisin üles, kui helistas klient — märkisin üles. Juhtus avaria, millele tuli reageerida — märkisin üles. Helistas autopark ja ütles, et auto tuleb tuua just täna, et see suudaks pühapäevaks remonditud olla, — märkisin üles. See aitab mõista, miks ma ei jõudnud täna seatud ülesanneteni ja mitte muretseda selle üle (kui äkilised ülesanded seda väärt olid), samuti fikseerida, kus ma oleksin saanud sissetulevaid ülesandeid vähem reaktiivselt töödelda (öelda teenusele, et mul ei õnnestu ja tuuakse auto ainult homme, ja teada saada, et pühapäevaks saab ikkagi midagi teha, tuues selle isegi homme). Püüan üles märkida absoluutselt kõik tehtud asjad, kuni „allkirjastasin kaks raamatut raamatupidamisest” ja üheminutilise vestluse kolleegiga.
4. Delegeerimine.
See on minu jaoks kõige raskem teema. Ja siin olen isegi pigem rõõmus nõuandeid vastu võtta, kui neid anda. Õpin alles, kuidas sellega õigesti ümber käia.
Probleem delegeerimise juures on delegeerimise protsesside korraldamises. Seal, kus need protsessid on väljakujunenud, suudame kergesti ülesandeid üle anda. Seal, kus protsessid pole korralikult üles ehitatud, tundub delegeerimine või liiga pikk (võrreldes sellega, kui teed ülesande ise), või lihtsalt võimatu (seda ülesannet ei saa keegi, peale minu, kindlasti täita).
See protsesside puudumine loob peas takistuse: mulle ei tule isegi pähe, et ülesande delegeerimine võiks olla võimalik. Just paar nädalat tagasi, kui otsustasin Trellost Todoistile üle minna, tabasin end sellest, et olen juba kolm tundi ülesandeid ühest süsteemist teise viinud, mõtlemata isegi, et keegi teine võiks seda teha.
Praegune eksperiment minu jaoks on ületada oma takistus paluda inimestelt midagi teha, kui ma olen kindel, et nad ei nõustu või ei tea, kuidas seda teha. Ajan kulutamine seletamisele. Aktsepteerida, et asjad võtavad rohkem aega. Kui jagate oma kogemust, oleksin väga tänulik.
Lõksud
Kõik ülaltoodud muudatused on täiesti tehnilised soovitused tarkvara kasutamiseks, millest kirjutan järgmises osas, ja selle osa lõpus ka kahest lõksust, kuhu ma olen langenud kogu oma elu reorganiseerimise käigus.
Väsimuse mõisted.
Kuna me töötame mitte füüsiliselt, vaid vaimselt, tekib tohutu ja ootamatu probleem – mõista ja tabada hetke, kui hakkame väsima. See annab võimaluse õigel ajal puhata.
Tavalisel töötajal tööpingil ei olnud sellist probleemi. Esiteks, füüsilise väsimuse tunne on meile lapsepõlvest tuttav ja lisaks on üsna raske jätkata millegi tegemist, kui keha ei suuda seda. Me ei saa 10 kordust jõusaalis teha veel 5 „sest nii peab”. See motiveerimine ei tööta täiesti ilmsete bioloogiliste põhjuste tõttu.
Mõtlemise puhul on olukord veidi erinev: me ei lakka mõtlemast. Ma ei ole seda valdkonda uurinud, kuid laias laastus on hüpoteesid järgmised:
- Inimese puhul, kes on pidevas vaimses pinges, ei märka vaimset väsimust kohe. See ei juhtu nii, et „ma ei suuda enam mõelda, lamasklen”, – kõigepealt mõjutab see emotsionaalset spektrit, mõtlemisvõimet ja seejärel tajumist, kuid just siin võib tunda, et väsimus tuleb.
- Et voost välja lülituda, ei piisa lihtsalt tööasjade tegemise lõpetamisest. Olen märganud, et kui ma näiteks lõpetan töötamise, lamades ja telefonile vaatades, loen, vaatan ja mu aju jätkab ikkagi töötamist, väsimus ei vabasta mind. Tõeliselt aitab lamada ja sundida end mitte midagi üldse tegema (sealhulgas telefoni näppimist). Esimesed 10 minutit on väga raske voost välja tulla, järgmised 10 minutit tuleb pähe miljon ideed, kuidas kõike õigesti teha, ja siis – tuleb juba puhtus.
Oluline on anda ajule puhkust, ja kuna selle hetke tabamine on väga keeruline — tuleb lihtsalt regulaarselt seda teha.
Aeg puhkamiseks/elu jaoks/pere jaoks.
Nagu ma juba kirjutasin, olen ma positiivsest tagasisidest sõltuv inimene, kuid suudan seda endale ise genereerida: see on nii boonus kui probleem.
Alates hetkest, kui hakkasin kõiki ülesandeid jälgima, kiidan end tehtud töö eest. Mingil hetkel läksin seisundist «töösuhted korda» üle seisundisse «nüüd olen superkangelane ja suudan teha maksimaalselt asju», jõudmata 60 ülesandeni päevas.
Balansseerisin töö- ja koduseid asju ning lisasin kindlasti igapäevasesse nimekirja ka kodutööd, kuid probleem on just selles, et see on töö. On hädavajalik aeg puhkamiseks ja pere jaoks.
Tööl käija saadetakse väljas 6 ajal, kuid ettevõtja tunneb isegi naudingut töötades. Tulemuseks on umbes sama probleem, mis «vaimse väsimuse» hetke tabamisega: naudingust tehtud ülesannetest unustad, et pead, tegelikult, elama.
Voolust välja kukkumine, kui kõik õnnestub ja sa naudid seda, on väga keeruline, peab end sundima.
Väsimus ei tule soovist «lamada», vaid emotsioonide häirimisest («kõik ajab hommikul närvi»), info tajumise raskusest ja konteksti vahetamisvõime halvenemisest.
Aeg puhkamiseks on kriitilise tähtsusega, isegi kui see on väga tülikas. Oluline on, et see ei mõjutaks sind hiljem. Ei ole lahe kaks kuud oma produktiivsuse üle rõõmustada, et siis sattuda seisundisse, kus kõik ajab tüütuks ja sa ei suuda inimesi näha.
Lõppkokkuvõttes elame me mitte ainult produktiivsuse nimel, maailmas on tohutult palju huvitavaid ja hämmastavaid asju 😉
Üldiselt on sellised umbes mõtted, kuidas peaks (uuestis) korraldama töö- ja vabaaja protsesse. Teises osas räägin, milliseid tööriistu selleks kasutasin ja milliseid tulemusi õnnestus saavutada.
P.S. See teema osutus minu jaoks nii oluliseks, et ma isegi lõin eraldi telegrammi kanali, kus jagan oma mõtteid selle kohta, liituge —
Allikas: habr.com
