Kuidas täita 70 ülesannet päevas: elu ülesande jälgijates on hea elu

Olen proovinud süsteemselt ülesandeid pidada umbes 20-25 korda. Ja iga kord ebaõnnestusin, nagu ma nüüd mõistan, kahe põhjusel.

Esiteks, et leida aega ülesannete haldamiseks, tuleb mõista — miks seda teha.
Sa hakkad ülesandeid haldama, kulutad sellele aega, teed vähem ülesandeid, kõik see hakkab kuhjuma — mille nimel?

Iga töö on keeruline, kui sa ei mõista, milleks. "Elu korda seadmine" ei ole kõige adekvaatsem eesmärk, kuna "korralik elu" on piisavalt hägune mõiste. Kuid "ärevuse taseme vähendamine, vähendades teadmatusi" on eesmärk, millega saab üsna hästi kulutada tund päevas.

Teiseks, kõik meetodid, mida olen lugenud, kirjeldavad kohe protsessi lõppsituatsiooni. "Sul on vaja võtta ToDoIst, jagada projektide kaupa, integreerida kalendriga, teha nädalas ülesannete ülevaatus, seada prioriteedid..." on keeruline kohe alustada. Nagu tarkvaraarendamises, arvan, et tuleks kasutada progressiivse JPEG'i meetodit — iteratiivselt.

Seega räägin oma "iteratsioonidest", ja ehkki see võib ka teile kasulik olla. Lõppude lõpuks, mis võiks olla parem põhjus kasutada mai pühi, et tööle naasta uue (suhteliselt) paradigma abil?

Kuidas ma sinna jõudsin, saab lugeda siit.

Trello, paar nimekirja

Loodame kokku 4 nimekirja ning kasutame töölaua ja mobiilirakendust.

Nimekirjad:

• Asjad — kõik ülesanded, mis pähe tulevad, tuleks siia üles kirjutada. Ja kirjutada kohe, kui need pähe tulevad. "Viska prahi ära" — ülesanne. "Kanna nõud ära" — ülesanne. "Kutsu koosolek" — ülesanne. Ja nii edasi. Isegi kõige ilmselgemad ja olulised asjad võivad ununeda, kui midagi ootamatut juhtub või lihtsalt on olnud raske päev.
• Asjad, mida täna teha — iga õhtu kantakse asjad "Asjad" tahvlilt üle "Asjad, mida täna teha" tahvlile. Kui õhtuks jääb osa asjadest sinna, siis see on normaalne, sellest räägin veidi hiljem. Aja jooksul hakkad mõistma, kui palju ülesandeid võib nimekirjas olla, et enamus neist saaks plaanitud päeval tehtud.
• Täna tehtud. See tahvel on peamine viis vähendada ärevust 'ma ei teinud täna midagi' ja hea võimalus edasise eneseorganiseerimise refleksiooniks. Kirjutan siia üles ülesanded, mis ma täna tegin, isegi mitte kavandatud nimekirjast. 'Helistasin Vassile dokumentide osas' – kirja panin. 'Küsiti allkirjastama paberid' – kirja panin. 'Käisin Antoniga lepingut arutamas' – kirja panin. Nii saate päeva lõpuks aru, millele te tegelikult aega kulutasite ja mis ülesannetest oleks võinud jääda tegemata ainult plaani täitmise nimel.
• Valmis – nimekiri kõigist täidetud ülesannetest. Päeva alguses või lõpus kannan need 'Täna tehtud' alt 'Valmis' alla. Sisuliselt on see nagu prügikast, kust saab lihtsalt leida täidetud ülesandeid, mistõttu vajab see regulaarselt puhastamist.

Trello, 'mini-kalender'

Mõnel hetkel saab selgeks, et teatud ülesanded on ajaliselt seotud, ja ma ei taha unustada neid nädalas, et mitte planeerida sellele ajale midagi muud. Mul on alati olnud kalendri kasutamisega raskusi, seetõttu lisasin mitu tahvlit pealkirjadega „Asjad esmaspäevaks“, „Asjad teisipäevaks“ jne, kuhu hakkasin kirja panema ajaliselt seotud asju.

Nii et kui keegi küsib: "Kas me saame rääkida neljapäeval kell 16:00?" — lähen lihtsalt vastavasse tahvlisse ja vaatan, mis meil sel ajal kirjas on. Ja ei tohi unustada nädalas ülesandeid loendite vahel õigeaegselt üle kanda: näiteks "ülesanded neljapäevaks" neljapäeva saabudes "täna tehtavad asjad".

Miks mitte kalender? Minu jaoks on äärmiselt keeruline kasutada samaaegselt kahte tööriista. Kui kasutada selleks kalendrit — pean ma sinna sisse logima, täitma seda ja regulaarselt sisse logima, et kontrollida, kas ma midagi ei unustanud...

Selle hetkel jõudsin Trello piiridesse. Peamine probleem oli see, et päevade kaupa kirjutati rohkem kui 50 ülesannet, ning oli üsna suur hulk tegemisi, mis olid seotud nii üldise nimekirjaga kui ka päevadele seotud nimekirjadega. Kuidas mõista, et ülesanne, mille ma pean tegema, on juba üles kirjutatud? Alguses hakkasid tekkima dubleerimised. Kuidas prioriseerida kõiki ülesandeid ühe projekti raames? Kuidas anda teistele inimestele võimalus vaadata oma kalendriplaane?

Mul oli vaja süsteemi, mis, säilitades suhtelist lihtsust:

1. Saaks grupeerida ülesandeid projektide kaupa.
2. Omaks kalendri seotust (teha homme) ja automaatselt edastaks selle tänase päeva ülesannetesse, kui päev kätte jõuab.
3. Integreeruks Google'i kalendriga.

Siin ma naasin ToDoisti juurde ja sel hetkel osutus see kõige sobivamaks lahenduseks.

Praegune voog ToDoistis

Inbox

Iga sisse tulev ülesanne on kirjutatud Inbox'i, mida püüan kohe töödelda. Töötlus tähendab:

• Määrata kuupäev, millal ülesanne täidetakse (lühikeste ülesannete puhul panen enamasti Today, ja õhtuks saan aru, millal seda tegelikult teha saab).
• Projekti määratlemine, mille alla saab ülesande liigitada (statistika jaoks ning võimalus muuta projekti kõigi ülesannete prioriteeti).

Ideed, mis pähe tulevad ja mida ei pea tingimata lähitulevikus tegema, lähevad projektidesse. Kategooriast välja jäetud Isiklikud („võtma kauss autosse“) ja Kategooriast välja jäetud Töö („mõtle, millal saame korraldada PR-i strattessiooni“). ToDoistis saab määrata korduvaid ülesandeid: nii tekib mul igal nädalavahetusel ülesanne „Kategooriast välja jäetud Isiklikud“, ning igal esmaspäeval – „Kategooriast välja jäetud Töö“.

Kalendri integreerimine
ToDoist integreerub suurepäraselt Google Calendariga, ning seejuures mõlemast suunast. Minu kalender on jagatud kolleegidega, et nad näeksid, millal minuga kindlasti ei saa ühendust.

Samuti kantakse kalendrist ülesanded tagasi: ma võin öelda „Sergei, vaata minu reede aega ja pane sinna kohtumine kirja“, mis ilmub nii kalendrisse kui ToDoistisse. Nii olen tegelikult esmakordselt hakanud kalendrit kasutama, ilma et ma peaksin seal üritusi looma.

Mittekirjalike sisse tulevate ülesannete töötlemine

Ma ei torma ülesandeid kohe täitma, välja arvatud olukordades, kus on ilmne tulekahju. "Me peame kiiresti ühendust võtma ABC ettevõtte juhtkonnaga, sest server on maas ja töötajatelt pole vastust" — see on ilmselgelt tähtis ülesanne, mida ei saa edasi lükata. Aga "Ženja, kas ma võin sulle kohe helistada ja rääkida ühest uuest projektist?" muutub "Kavandada, millal oleks võimalik rääkida X-iga Y-st", mis seejärel muutub ülesandeks "Öelda X-ile, et me saame rääkida sellel ja sellel ajal" ja ülesandele "Rääkida X-iga Y-st", mis on juba ajaga seotud. Peaaegu iga sisenev ülesanne muutub alguses "Kavandada...".

Ülesannete prioriseerimine
Päeva jooksul ei saa kõiki ülesandeid täita. Omandades enda jälgimist, olen ma jõudnud järgmistele järeldustele (igaühel võivad olla erinevad numbrid, kuid oluline on jõuda järeldusteni).

1. Iga päev fikseerin ma umbes 50-70 ülesannet.
2. Endale mugavalt (ilma totaalset väsimustundeta päeva lõpus) suudan ma teha kuni 30 ülesannet.
3. Tehes kuni 50 ülesannet, tunnen end väsinuna, kuid see ei ole kriitiline.
4. Ma saan lõpetada 70 ülesannet, kuid pärast seda on mul raske välja tulla "töönarkomaani voost", raske on magama jääda ja üldiselt olen ma vähe sotsiaalne.

Selle põhjal otsustan, mida täna teha. ToDoistis on iga ülesande prioriteet, seega valin hommikul kriitilised ülesanded, mida täita, ja teised täidan vastavalt võimalustele ja soovile. Igal päeval kannan umbes 40-20 ülesannet järgmiseks: mis on huvitav — järgmisel päeval on ülesandeid jälle 60-70.

Statistika pidamine

Tahan tõesti mõista, kui palju aega on täna töötamiseks kulunud ja millele see aeg kulus. Selleks kasutan rakendust RescueTime, mis on nii telefonis kui ka sülearvutis, ja Google Mapsi asukohaloendi ajalugu (jah, ma ei ole paranoiline).

Elame linnast väljas, seega saab teekonnale kulutatud aega efektiivselt kasutada. Nüüd, kui ma ei ole väsinud, kuulamine teel audiokaarte, et kasutada need 40 minutit kasulikult.

Kogun andmeid veel, luues omamoodi isiklikku andmejärve; aega tuleb - jõuan sellega tegelema.

Kokkuvõtet ei tule

1. Kaasaegse inimese elu on suur sisenevate ülesannete voog. Seda ei ole võimalik vähendada; tuleb õppida seda voogu juhtima.
2. Enamik muredest tuleneb tuleviku teadmatusest. Kui me mõistame, mis meid lähiajal ees ootab, väheneb mure oluliselt.
3. Selle nimel tasub aega investeerida oma päeva korraldamisse. Ma tean, mis täna juhtub, mis toimub homme, ja ei unusta neid ülesandeid, millest varem mööda vaatasin.
4. Ülesannete jälgimine ei ole iseenesest eesmärk, vaid, kui soovite, enesekehtestamise meetod. Asjad, mille tegemine oli varem raske või mille jaoks ei olnud aega, muutuvad oluliselt lihtsamaks. Paljud inimesed (ja mina nende hulgas) tunnevad end üldiselt paremini, kui ülesandeid seavad välised tegurid. Ülesannete jälgimine on meetod, millega seada endale eesmärke ja õppida elama vastavalt oma soovidele.
5. Töö ei ole iseenesest eesmärk. Eesmärk on korraldada oma tööaeg nii, et tekiks etteaimatav vaba aeg, mil saab tegeleda enda, pere ja oma huvidega.

Allikas: habr.com