20. sajandil kulges inimeste elu ja töö plaanipäraselt. Tööl (lihtsustamaks, võite ette kujutada tehast) oli inimestel selge plaan nädalaks, kuuks, järgmiseks aastaks. Lihtsustamiseks: peate lõikama 20 osa. Keegi ei tule ütlema, et nüüd on vaja 37 osa välja lõigata ja lisaks kirjutada artikkel, mis mõtiskleb, miks nende osade kuju on just selline - ja soovitavalt eile.
Inimeste igapäevaelus oli see umbes sama: vääramatu jõud oli tõeline vääramatu jõud. Mobiiltelefone pole, sõber ei saa sulle helistada ja paluda, et “tule kiiresti appi probleemi lahendama”, elad peaaegu terve elu ühes kohas (“kolimine on nagu tuli”) ja üldiselt sa mõtlesid kuidas aidata oma vanematel "tuleda detsembris nädalaks".
Nendel tingimustel kujunes välja kultuurikoodeks, kus tunned rahulolu, kui oled kõik ülesanded täitnud. Ja see oli tõeline. Kõigi ülesannete täitmata jätmine on normist kõrvalekaldumine.
Nüüd on kõik teisiti. Intelligentsusest on saanud töövahend ja tööprotsessides on vaja seda kasutada erinevates vormides. Kaasaegne juht (eriti tippjuht) teeb päeva jooksul läbi kümneid erinevat tüüpi ülesandeid. Ja mis kõige tähtsam, inimene ei saa kontrollida "sissetulevate sõnumite" arvu. Uued ülesanded võivad tühistada vanu, muuta nende prioriteeti ja muuta vanade ülesannete seadistust. Nendel tingimustel on peaaegu võimatu plaani eelnevalt sõnastada ja seejärel samm-sammult ellu viia. Te ei saa vastata sissetulevale ülesandele "meil on maksuameti kiire taotlus, peame vastama täna, muidu on trahv" ja öelda "Ajastan selle järgmiseks nädalaks".
Kuidas sellega elada – et jääks aega ka tööväliseks eluks? Ja kas mõnda toimivat juhtimisalgoritmi on võimalik igapäevaelus rakendada? 3 kuud tagasi muutsin kardinaalselt kogu ülesannete seadmise ja nende jälgimise süsteemi. Ma tahan teile rääkida, kuidas ma selleni jõudsin ja mis lõpuks juhtus. Lavastus saab olema 2-osaline: esimeses - natuke nii-öelda ideoloogiast. Ja teine puudutab täielikult harjutamist.
Mulle tundub, et meie jaoks pole probleem selles, et ülesandeid on palju rohkem. Probleem on selles, et meie sotsiaal-kultuuriline kood on endiselt üles seatud „kõiki tänaseks kavandatud ülesandeid täitma”. Me muretseme, kui plaanid purunevad, muretseme, kui me ei saavuta kõike, mis oli plaanitud. Samas toimivad koolid ja ülikoolid endiselt eelmise koodeksi raames: on etteantud tunnikomplekt, selgelt planeeritud kodused ülesanded ning lapse peas kujuneb mudel, mis eeldab, et elu jätkub. nagu nii. Kui kujutate ette rasket versiooni, siis tegelikult hakatakse teie inglise keele tunnis rääkima geograafiast, teisel tunnil kulub neljakümne minuti asemel poolteist tundi, kolmas tund jääb ära ja neljandas tunnis. keset tundi helistab sulle ema ja palub tungivalt süüa osta ja koju tuua.
See sotsiaal-kultuuriline kood paneb inimese lootma, et sissetulevat voolu on võimalik muuta – ja sel moel oma elu paremaks muuta, kuid ülalkirjeldatud elu on ebanormaalne, kuna selles puudub selge plaan.
See on põhiprobleem. Peame mõistma ja leppima sellega, et me ei saa kontrollida sissetulevate sõnumite arvu, saame kontrollida ainult seda, kuidas me sellega suhestume ja kuidas me tegelikult sissetulevaid sõnumeid töötleme.
Ei maksa karta, et plaanide muutmise soove saabub aina rohkem: masinatega enam ei tööta (harvade eranditega), kirjad ei jõua kuu aega (jah, olen optimist), ja lauatelefonist on saanud anakronism. Seetõttu peate muutma sõnumite töötlemise protsessi ja aktsepteerima praegust elu sellisena, nagu see on, ning mõistma, et eelmine sotsiaal-kultuuriline kood ei tööta.
Mida saame teha, et see oleks lihtsam? On väga raske "teha head veebisaiti", kuid selge tehnilise spetsifikatsiooniga (või vähemalt lihtsalt ülesande selgema kirjeldusega) muutub õige tulemuse saavutamine (ja üldiselt vähemalt mingi tulemuse saavutamine) oluliseks. lihtsam.
Parim näide on minu enda oma, nii et proovin oma soove lahti mõtestada. Saan selgelt aru, mis elu- ja tööplaanide menetlemisel viga on: nüüd on “halb”, aga ma tahan, et see muutuks “heaks”.
Mis on "halb" ja "hea" "kõrgel" lagunemistasemel?
Halb: tunnen ärevust, sest ma pole kindel, kas suudan teha kõike, mida lubasin teistele või endale teha, ärritun, sest ma lihtsalt ei jõua asjadeni, mida olin kaua plaaninud , kuna neid tuleb edasi lükata või põletavate ülesannete tõttu või neile on liiga raske läheneda; Ma ei saa teha kõike, mis on huvitav, sest suurema osa ajast võtab töö ja igapäevaelu, halb, sest ma ei saa pühendada aega perele ja lõõgastumisele. Eraldi punkt: ma ei ole pidevas kontekstivahetusrežiimis, mis on suures osas kõige eelneva eest vastutav.
Hea: ma ei tunne ärevust, sest tean, mida ma lähiajal tegema hakkan, selle ärevuse puudumine võimaldab mul oma vaba aega paremini veeta, ma ei tunne regulaarset väsimustunnet (sõna “ konstantne” ei sobi mulle, see on lihtsalt tavaline), ma ei pea tõmblema ega lülituma sissetulevatele sidetele.
Üldiselt saab suurt osa sellest, mida ma eespool kirjeldasin, kirjeldada lihtsa fraasiga: „Ebakindluse ja teadmatuse vähendamine”.
Seega muutub tehniline spetsifikatsioon umbes selliseks:
- Sissetulevate ülesannete töötlemise muutmine konteksti vahetamiseks.
- Tööülesannete seadmise süsteemiga töötamine, et vähemalt päevakajalised asjad ja ideed ei ununeks ning saaksid millalgi läbi töötatud.
- Homse prognoositavuse reguleerimine.
Enne kui midagi muudan, pean mõistma, mida saan muuta ja mida mitte.
Raske ja tohutu ülesanne on mõista ja tunnistada, et ma ei saa sissetulevat voolu ennast muuta ja see voog on osa minu elust, kuhu sattusin omal soovil; Sellise elu plussid kaaluvad üles miinused.
Võib-olla peaksite probleemi lahendamise esimesel tasandil mõtlema: kas soovite üldse kohta elus, kus te end leiate, või soovite midagi muud? Ja kui sulle tundub, et tahad midagi muud, siis ehk tasub paralleelselt psühholoogi/psühhoanalüütiku/psühhoterapeudi/guruga/nimetada neid mis tahes nimepidi - see küsimus on nii sügav ja tõsine, et ma ei hakka seda tegema. mine siia.
Niisiis, ma olen seal, kus ma olen, mulle meeldib, mul on 100 inimesega ettevõte (ma olen alati tahtnud äri teha), teen huvitavat tööd (see on inimestega suhtlemine, sealhulgas tööeesmärkide saavutamiseks - ja ma olen alati olnud huvitatud "sotsiaaltehnoloogiast" ja tehnoloogiast), äri on üles ehitatud "probleemide lahendamisele" (ja mulle on alati meeldinud "parandaja" olla), tunnen end kodus hästi. Mulle meeldib siin, välja arvatud "halb" osas loetletud "kõrvalmõjud".
Arvestades, et mulle see elu meeldib, ei saa ma muuta (välja arvatud ülesannete delegeerimine, millest on juttu allpool) sissetulevat voogu, küll aga saan muuta selle töötlemist.
Kuidas? Olen selle kontseptsiooni pooldaja, et tuleb minna vähemalt rohkemale – esmalt tuleb lahendada pakilisemad probleemid, mida saab lahendada lihtsate muudatustega ja liikuda suuremate muutuste poole.
Kõik minu tehtud muudatused võib taandata kolmeks valdkonnaks; Loetlen need lihtsatest (minu jaoks) muudatustest keerukateni:
1. Ülesannete töötlemine ja salvestamine.
Ma pole kunagi osanud korralikult (ja ei oska) paberpäevikuid pidada, ülesande üleskirjutamine ja sõnastamine on minu jaoks väga raske ülesanne ning regulaarselt mingis tööülesannete jälgijas istumine on nii raske.
Ma aktsepteerisin seda ja minu põhikontseptsioon oli, et asjad, mis on minu peas, on kõige olulisemad.
Minu ülesandeid töödeldi selles režiimis:
- ülesanne, mida ma mäletan, on see täita niipea, kui ma selle kätte saan;
- sissetulev ülesanne - kui see on kiirelt tehtud, siis viivitamatult täitma nagu saadi, kui võtab kaua aega - luba, et teen ära;
- ülesanded, mille unustasite – tehke neid ainult siis, kui teile neid meelde tuletatakse.
Elasin sellega mõnda aega enam-vähem normaalselt, kuni “ülesannetest, mille unustasin”, muutus probleem.
Sellest on saanud kahel kujul probleem:
- Peaaegu iga päev saabus unustatud ülesandeid, mis tuli täna lõpetada (hardcore, mis lõppes - sms-sõnum kohtutäituritelt liikluspolitsei trahvi arvelt mahakandmise kohta enne osariikidesse lendamist ja tungivat vajadust välja mõelda kas mul üldse lubataks välja lennata).
- Väga paljud inimesed peavad kohatu palve kohta uuesti küsida ja seda endale jätta. Inimesed solvuvad, et unustasite midagi, kui see on isiklik palve, ja kui see on töösoov, muutub see lõpuks tulekahjuks, mis tuleb täna ära teha (vt punkt XNUMX).
Sellega tuli midagi ette võtta.
Nii ebatavalised kui me minu jaoks olid, hakkasin kõike üles kirjutama. Tegelikult kõike. Mul vedas, et sain selle ise välja mõelda, aga üldiselt on kogu idee kontseptsiooniga väga sarnane .
Esimene etapp oli lihtsalt kõigi asjade peast mahalaadimine minu jaoks kõige lihtsamasse süsteemi. Selgus, et : liides on väga kiire, ülesande loomise protseduur on ajaliselt minimaalne, telefonis on lihtne äpp (läksin siis Todoistile, aga sellest pikemalt teises, tehnilises osas).
Jumal tänatud, ma olen IT-juhtimisega ühel või teisel viisil tegelenud 10 aastat ja saan aru, et "rakenduse loomine" on hukule määratud ülesanne, nagu ka "arsti juurde minek". Seetõttu hakkasin ülesandeid jaotama tegevuste vormis lagustatud ülesanneteks.
Saan selgelt aru, et olen väga positiivsest tagasisidest sõltuv inimene, mida võin endale anda “vaata, kui palju sa täna tegid” tagasiside näol (kui ma seda näen). Seetõttu muutub ülesanne “arsti juurde minna” ülesanneteks “valida, millise arsti juurde minna”, “valida kellaaeg, millal arsti juurde minna”, “helistada ja aeg kokku leppida”. Samas ei taha ma end pingutada: iga ülesande saab ühel nädalapäeval täita ja olla õnnelik, et mõne ülesande etapi on juba tehtud.
Võtmepunkt: ülesannete dekomponeerimine ja ülesannete salvestamine lühitoimingute kujul.
Niikaua kui ülesanne on peas, kuni arvad, et see tuleb kunagi lõpetada, ei jää sa rahulikuks.
Kui seda pole veel üles kirjutatud ja olete selle unustanud, siis kannatate, kui seda mäletate ja mäletate, et unustasite.
See kehtib kõigi asjade, ka majapidamiste kohta: tööle lahkumine ja teel olles meenutamine, et unustasite prügi välja visata, pole üldse lahe.
Need kogemused pole lihtsalt vajalikud. Hakkasin siis kõike, mida tegin, üles kirjutama.
Eesmärk on see, et olles treeninud kõiki (absoluutselt kõiki) asju mis tahes jälgijasse üles laadima, on järgmise sammuna hakata lõpetama oma peas üleskirjutatud asjadele mõtlemist.
Kui mõistad, et kõik, mida mõtlesid, on kirja pandud ja varem või hiljem jõuad selleni, siis minu jaoks isiklikult ärevus kaob.
Lõpetad tõmblemise, sest keset päeva meenub, et tahtsid koridoris pirne vahetada, töötajaga rääkida või dokumenti kirjutada (ja kiirustad seda kirjutama).
Minimeerides unustatud (selles kontekstis kirjutamata) ülesannete arvu, vähendan ärevust, mis tekib, kui mäletan neid enim unustatud ülesandeid.
Kõike ei jõua kirja panna ega meelde jätta, aga kui varem oli selliseid ülesandeid 100, siis teatud hetkeks on neid järel 10 ja muret tekitavaid “juhtumeid” on lihtsalt vähem.
Põhipunkt: me kirjutame kõik, kõik üles, isegi kui oleme kindlad, et mäletame.
Kõike ei saa meeles pidada: ükskõik kui tobedalt see ka ei kõlaks, panen kõik kirja, et "koeraga jalutada".
Mida ma nii otsustasin? Vähenes ärevus, mis tulenes sellest, et kartsin pidevalt midagi unustada (peas käisin plaane, ülesandeid, lubadusi jne) ja üleüldse tarbetu lülitumine peas “mõtlesin, mida veel võiks lubada” kadus.
2. Vähendatud reaktsioonivõime.
Me ei saa sisendvoogu vähendada, kuid saame muuta viisi, kuidas me sellele reageerime.
Olen alati olnud reaktiivne inimene ja saanud sellest vaimustuse, telefoni teel vastasin kohe inimese palvele midagi ära teha, püüdsin elus või igapäevaelus antud ülesannet kohe täita, üldiselt oli nii kiire kui võimalik, tundsin sellest elevust. See ei ole probleem, kuid see muutub probleemiks, kui selline reaktsioon muutub instinktiks. Te lõpetate eristamise, kus teid praegu tõesti vajatakse ja kus inimesed saavad kergesti oodata.
Probleem on selles, et see tekitab ka negatiivseid tundeid: esiteks, kui mul polnud aega midagi ette võtta või unustasin, et lubasin reageerida, sain jälle väga ärritunud, kuid see ei olnud eraldiseisvalt kriitiline. See muutus kriitiliseks hetkel, kui ülesannete arv, millele tahtsin koheselt instinktiivselt reageerida, sai suuremaks kui füüsiline võime seda teha.
Hakkasin õppima asjadele mitte kohe reageerima. Alguses oli see vaid puhttehniline otsus: igale saabuvale palvele "palun tehke seda", "palun aidake", "saame kokku", "helistame", selle asemel, et reageerida ja isegi analüüsida, millal ma seda teen. sai esimeseks Ülesandeks on lihtsalt selle sissetuleva päringu töötlemine ja ajakava, kui ma selle lõpetan. See tähendab, et jälgimisseadme esimene ülesanne ei ole ülesanne teha seda, mida küsiti, vaid ülesanne „lugege homme, mida Vanya telegrammis kirjutas, ja saage aru, kas ma saan sellega hakkama ja millal ma seda teen, kui saan. ” Kõige keerulisem on siin võidelda oma instinktidega: tohutu hulk inimesi küsib vaikimisi kiiret vastust ja kui olete harjunud sellise vastuse rütmis elama, tunnete end ebamugavalt, kui te inimese palvele ei vasta. kohe.
Kuid juhtus ime: selgub, et 9 inimest 10-st, kes paluvad teil midagi "eile" teha, võivad kergesti oodata "homseni", kui jõuate oma ülesande juurde, kui ütlesite neile, et jõuate selleni homme. See koos tehtavate asjade üleskirjutamisega ja lubaduste täitmisega selleni jõudmiseks muudab elu nii palju lihtsamaks, et hakkate tundma, et elate praegu struktureeritud plaanis (ja võib-olla ka elate). Muidugi on teil vaja palju koolitust, kuid tegelikult saate selle kiiresti õppida tingimustes, kus olete sellise reegli enda jaoks aktsepteerinud. Ja see lahendab suuresti konteksti vahetamise ja seatud plaanide täitmata jätmise probleemid. Üritan homseks sättida kõik uued ülesanded, kõik taotlused, millele varem reageerisin, sätin ka homseks ning juba “homme” hommikul nuputan, mida ja millal sellega teha saab. Tänased plaanid muutuvad vähem sujuvaks.
3. Ootamatute ülesannete prioriseerimine ja fikseerimine.
Nagu alguses ütlesin, olen endale tunnistanud, et igapäevaste ülesannete voogu on rohkem, kui jaksan. Reaktiivsete ülesannete kogum on endiselt alles. Seetõttu tegelen igal hommikul tänaseks määratud tööülesannetega: millised on tõesti vaja täna ära teha, milliseid saab homme hommikusse lükata, et otsustada, millal neid teha, millised delegeerida ja millised saab üldse välja visata. Aga sellega asi ei piirdu.
Tohutu frustratsioon tekib siis, kui õhtul mõistad, et pole tänaseks planeeritud kriitilisi ülesandeid täitnud. Enamasti tekib see aga seetõttu, et täna kerkisid esile planeerimata asjad, millele vaatamata igale reaktsiooni edasilükkamise püüdele tuli täna reageerida. Hakkasin kõik täna tehtud asjad kirja panema kohe pärast nende tegemist. Ja õhtul vaatasin tehtud ülesannete nimekirja. Advokaat tuli rääkima ja kirjutas selle üles, klient helistas ja pani kirja. Juhtus õnnetus, millele tuleb reageerida – panin selle kirja. Autoteenindusest helistati ja öeldi, et auto on vaja täna ära tuua, et saaks pühapäevaks korda - pani kirja. See võimaldab mul nii aru saada, miks ma ei jõudnud tänaseks määratud ülesanneteni ja selle pärast mitte muretseda (kui äkilised ülesanded seda väärt olid), kui ka salvestada, kus saan sissetulevaid ülesandeid vähem reageerida (öelge teenindusele, et ei saa hakkama ja ma toon auto alles homme ja saan teada, et ometi saab see pühapäevaks tehtud, isegi kui see homme kohale tuuakse). Üritan kirja panna absoluutselt kõik tehtud ülesanded, kuni “allkirjastatud kaks paberit raamatupidamisest” ja minutiline vestlus kolleegiga.
4. Delegeerimine.
Minu jaoks kõige raskem teema. Ja siin on mul veelgi rohkem hea meel nõuandeid vastu võtta, mitte anda. Ma alles õpin, kuidas seda õigesti teha.
Delegeerimise probleem on delegeerimisprotsesside korraldus. Seal, kus need protsessid on üles ehitatud, saame ülesanded hõlpsalt üle kanda. Kui protsesse ei silu, tundub delegeerimine kas liiga pikk (võrreldes sellega, kui teete ülesande ise) või lihtsalt võimatu (keegi peale minu ei saa seda ülesannet kindlasti täita).
See protsesside puudumine tekitab peas bloki: mõte, et saan ülesande delegeerida, ei tule pähegi. Vaid paar nädalat tagasi, kui otsustasin Trellolt Todoistile üle minna, avastasin end kolm tundi ülesandeid ühest süsteemist teise üle kandmas, isegi mõtlemata, et keegi teine seda teha võiks.
Peamine eksperiment minu jaoks on praegu ületada oma blokk, mille kohaselt palutakse inimestel midagi teha juhtudel, kui olen kindel, et nad ei nõustu või ei tea, kuidas seda teha. Kuluta aega selgitamisele. Nõustuge sellega, et asjade tegemine võtab kauem aega. Kui jagate oma kogemusi, siis mul on väga hea meel.
Lõksud
Kõiki ülalmainitud muudatusi kirjeldavad üsna tehnilised soovitused tarkvaraga töötamiseks, millest kirjutan järgmises osas ja selle lõpus - kahest lõksust, millesse ma terve selle elu jooksul sattusin. minu ümberkorraldamine.
Väsimuse kontseptsioon.
Tulenevalt asjaolust, et me töötame mitte füüsiliselt, vaid vaimselt, tekib tohutu ja ootamatu probleem - mõista ja tabada hetke, mil hakkate väsima. See annab võimaluse aegsasti pausi teha.
Masina juures tinglikul töötajal sellist probleemi põhimõtteliselt ei olnud. Esiteks on füüsilise väsimuse tunne meile lapsepõlvest arusaadav ja pealegi on üsna raske füüsiliselt millegi tegemist jätkata, kui keha selleks võimeline pole. Kui oleme jõusaalis 10 lähenemist teinud, ei saa me teha veel 5 korda, "sest see on see, mida me peame tegema". See motivatsioon ei tööta väga ilmselgetel bioloogilistel põhjustel.
Mõtlemisega on olukord mõnevõrra erinev: me ei lõpeta kunagi mõtlemist. Ma ei ole seda valdkonda käsitlenud, kuid üldiselt on hüpoteesid järgmised:
- Inimene, kes on pidevas hullus, ei märka kohe vaimset väsimust. See ei juhtu vormis "Ma ei suuda enam mõelda, ma heidan pikali" - kõigepealt mõjutab see emotsionaalset spektrit, mõtlemisvõimet, seejärel taju, kuid kuskil siin on tunda, mis tuleb.
- Voolu väljalülitamiseks ei piisa lihtsalt töö tegemise lõpetamisest. Märkasin, et kui ma näiteks lõpetan töötamise, valetan ja vaatan telefoni, loen, vaatan ja ikkagi aju töötab edasi, ei kao väsimus kuhugi. Tõesti aitab pikali heitmine ja sundimine üldse mitte midagi tegema (sh telefoni pihta torkima). Esimesed 10 minutit on väga raske tegevusvoolust välja tulla, järgmised 10 minutit tuleb pähe miljon ideed, kuidas kõike õigesti teha, aga siis on asi puhtuses.
Oluline ja vajalik on ajule puhkust anda ning kuna seda hetke on väga raske tabada, siis tuleb seda lihtsalt regulaarselt teha.
Aeg puhkamiseks/eluks/pereks.
Mina, nagu ma juba kirjutasin, olen positiivsest tagasisidest sõltuv inimene, kuid suudan seda endale genereerida: see on nii boonus kui ka probleem.
Alates hetkest, kui hakkasin kõiki oma ülesandeid jälgima, kiidan ennast nende täitmise eest. Mingil hetkel läksin seisundist "oma tööelu paika pandud" olekusse "nüüd olen superkangelane ja saan teha võimalikult palju asju", jõudes 60 ülesandeni päevas.
Tasakaalustasin töö- ja majapidamistöid ning kandsin kindlasti ka kodutööd oma päevanimekirja, kuid probleem oli just selles, et need olid kodutööd. Ja kindlasti vajate aega puhkamiseks ja pere jaoks.
Tööline visatakse töökojast välja kell 6, kuid ettevõtja saab ka töölt põntsu. Selgub, et tegemist on umbes sama probleemiga, mis “vaimse väsimuse” hetke tabamatuse puhul: sooritatud ülesannete kõrghetkel unustad ära, et tegelikult on vaja elada.
Väga raske on voolust välja kukkuda, kui kõik sujub ja sellest tuleb sumin, samuti tuleb end sundida.
Väsimus ei tulene soovist “lamada”, vaid emotsioonide häirest (“kõik on hommikust saati tüütu”), teabe tajumise raskusest ja konteksti vahetamise võime halvenemisest.
Oluline on puhkamiseks aega varuda, isegi kui see on tülikas. On oluline, et see teid hiljem ei mõjutaks. Pole lahe olla kaks kuud oma produktiivsuse üle rõõmus ja siis olla seisundis, kus kõik on igav ja inimesi ei näe.
Lõppude lõpuks ei ela me ainult tootlikkuse nimel, maailmas on tohutult palju huvitavaid ja hämmastavaid asju 😉
Üldiselt on need ligikaudsed kaalutlused, kuidas üldiselt tasub töö- ja tööväliseid protsesse (ümber) korraldada. Teises osas räägin teile, milliseid vahendeid ma selleks kasutasin ja milliseid tulemusi saavutasin.
PS See teema osutus minu jaoks nii oluliseks, et tegin isegi eraldi telegrammi kanali, kus jagan sel teemal oma mõtteid, liitu meiega -
Allikas: www.habr.com