20. sajandil käis inimeste elu ja töö plaani kohaselt. Töö juures (lihtsustatult - võiks kujutada tehast) oli inimestel selge nädalane, kuuline ja aastane plaan. Lihtsustatult: sul on vaja välja lõigata 20 detaili. Keegi ei tule ja ütle, et nüüd tuleb lõigata 37 detaili, lisaks sellele kirjutada artikkel mõtetest, miks need detailid just sellised on — ja soovitavalt eile.
Igapäevaelus oli inimestel enam-vähem sama: äkiline olukord oli tõeliselt äkiline. Pole mobiiltelefone, sõber ei saa helistada ja paluda "kiiresti tule appi probleemi lahendamiseks", sa elad peaaegu kogu elu ühes kohas ("kolimine on nagu tulekahju"), ning vanemate aitamine oli mõeldud "detsembris nädalaks tulekuks".
Nendes tingimustes kujunes välja kultuurikood, kus tundsid end rahuldustunde tõttu, kui olid kõik ülesanded täitnud. Ja see oli reaalselt võimalik. Kõikide ülesannete mitte täitmine oli normist kõrvalekaldumine.
Praegu on kõik teisiti. Tööriistaks on saanud intelligentsus, mida tuleb tööprotsessides kasutada erinevates vormides. Kaasaegne juht (eriti tippjuht) kohtab päeva jooksul kümneid erinevat tüüpi ülesandeid. Ja mis kõige tähtsam — inimene ei saa juhtida saadud "sõnumite hulka". Uued ülesanded võivad tühistada vanad, muutma nende prioriteete ja isegi muuta varasemaid ülesandeid. Sellistes oludes on eelnevalt plaani koostamine ja seejärel etappide kaupa järgimine praktiliselt võimatu. Sa ei saa, kui saadud ülesande puhul tuleb öelda: "meil on maksuhaldurilt kiire päring, peame täna vastama, vastasel juhul trahv" - vastata: "planeerin järgmisse nädalasse."
Kuidas sellega elada — et jääks aega ka tööväliseks eluks? Ja kas on võimalik rakendada mõningaid juhtimise tööalgoritme igapäeva- ja kodusel elul? 3 kuud tagasi muutsin ma kardinaalselt kogu ülesannete seadmine ja nende kontrollimise süsteemi. Soovin rääkida, kuidas ma selle juurde jõudsin ja mida lõpuks saavutada suutsin. Näidend koosneb kahest osast: esimeses — natuke ideoloogiast, kui nii võib öelda. Teine osa — täielikult praktikast.
Minu arvates on meie probleem pigem selles, et ülesandeid on nüüd palju rohkem. Probleem on selles, et meie sotsiaal-kultuuriline kood on endiselt häälestatud „kõikide tänaseks plaanitud ülesannete täitmiseks“. Meil on raske, kui plaanid muutuvad, meil on raske, kui me ei tee kõike, mis oli plaanitud. Samal ajal toimivad koolid ja ülikoolid endiselt vanas koodis: on kindel tundide komplekt, on selgelt plaanitud kodutööd, ja lapsel kujuneb peas mudel, mis eeldab, et elu jätkub samamoodi. Kui kujutada ette range versiooni, siis tegelikkuses hakkab sul inglise keele tunnis rääkima geograafiast, teine tund kestab nelikümmend minutit asemel pooleteise tunni, kolmas tund tühistatakse, ja neljandas tunnis helistab sulle ema ning palub kiiresti osta ja koju tuua toitu.
See sotsiaal-kultuuriline kood paneb inimest lootma, et saab muuta sissetulevat voogu — ja just niimoodi oma elu korrastada, kuid eespool kirjeldatud elu on ebanormaalne, sest seal puudub selge plaan.
See on põhiprobleem. Peame mõistma ja aktsepteerima, et me ei saa kontrollida saabuvate sõnumite hulka; me saame ainult juhtida seda, kuidas me neid tajume ja kuidas me tegelikult saabuvad sõnumid töötleme.
Ärge muretsege selle üle, et tuleb üha uusi ja uusi päringuid plaanide muutmiseks: me ei tööta enam masinatega (harvadel eranditel), kirjad ei rände enam kuude kaupa (jah, ma olen optimist), ja lauatelefon on muutunud anahrooniliseks. Seega tuleb muuta sõnumite töötlemise protsessi, aktsepteerides praegust elu sellisena, nagu see on, ja mõistes, et varasem sotsiaalne ja kultuuriline kood ei toimi.
Kuidas saame olukorda lihtsamaks teha? „Hea veebisaidi“ loomine on väga keeruline, kuid selge tehnilise ülesande (või vähemalt lihtsalt selgema ülesande kirjelduse) puhul on õige tulemuse saavutamine (ning üldse mingisuguse tulemuse saavutamine) palju lihtsam.
Minu soovide dekompositsioonis proovin tuua näite oma kogemustest. On selge, et elu- ja tööplaanide käsitlemine ei toimi enam nii, nagu peaks: praegu on «halb», aga ma tahan, et see muutuks «heaks».
Mis on «halb» ja «hea» kõrgel dekompositsiooni tasemel?
Halb: tunnen muret ebakindluse pärast, et ei pruugi täita teistele või endale antud lubadusi, tunnen pettumust, et ei saa kätte asju, mis on ammu plaanitud, kuna need jäävad kogu aeg kellegi teise tähtsate ülesannete varju või on neile liiga keeruline ligi pääseda; ei saa tegeleda kõigega, mis huvitab, kuna enamik ajast kulub tööle ja igapäevaelule, ning tunnen end halvasti, et ei saa perele ja puhkusele aega pühendada. Eraldi punkt: ei ole pidevas konteksti muutmise režiimis, mis omakorda toob kaasa kõik eelnevalt mainitu.
Hästi: ma ei tunne ärevust, kuna tean, millega ma järgmise aja jooksul tegelema hakkan. Selle ärevuse puudumine võimaldab mul veeta vabaaega kvaliteetsemalt, ma ei tunne regulaarset väsimust (sõna "püsiv" ei sobi, see on just regulaarne) ja mul ei ole vaja pidevalt ärevust tunda ega vahetada tahesuguste sissetulevate suhete peale.
Kokkuvõttes saab suures osas seda, mida ma ülal kirjeldasin, kokku võtta lihtsa fraasiga: "ebakindluse ja teadmatusi vähenemine".
Seega muutub tehniliseks ülesandeks midagi sellist:
- Sissetulevate ülesannete töötlemise protsessi kohandamine — nii, et konteksti vahetused toimuksid.
- Ülesannete haldamise süsteemiga töötamine — et vähemalt praegused ülesanded ja ideed ei ununeks ning neid kunagi töödeldaks.
- Homme ennustatavuse reguleerimine.
Enne midagi muutmist pean ma aru saama, mida ma saan muuta ja mida mitte.
Kogukas ja keeruline ülesanne on mõista ja tunnistada, et sissetulevat voogu ma ei saa muuta, ja see voog on osa mu elust, kuhu ma olen sattunud oma vabast tahtest; selle elu plussid kaaluvad üles miinused.
Võib-olla peaksite esimeses probleemilahenduse tasemes mõtlema: kas soovite tõeliselt olla seal, kus olete, või soovite midagi muud? Ja kui teile tundub, et soovite midagi muud, siis tasub võib-olla samal ajal töötada selle kallal koos terapeudi/püramiidide/püha isikuga — seda küsimust on nii sügavalt ja tõsiselt, et ma ei hakka siia süvenema.
Nii et ma olen seal, kus ma olen, mulle meeldib, mul on 100 töötajaga ettevõte (ma olen alati soovinud äritegevusega tegeleda), teen huvitavat tööd (see hõlmab suhtlemist inimestega, sealhulgas tööalaste eesmärkide saavutamiseks — mind on alati huvitanud „sotsiaalne inseneeria“ ja tehnoloogiad), äri põhineb „probleemide lahendamisel“ (ja mulle on alati meeldinud olla „fikseerija“), ma olen kodus hästi. Siin meeldib mulle, välja arvatud „mürgid“, mis on loetletud osas „halb”.
Kuna selline elu mulle meeldib, ei saa ma muuta (välja arvatud ülesannete delegeerimine, millest räägin allpool) sissetulevat voogu, kuid ma saan muuta selle töötlemist.
Kuidas? Ma usun, et teekond peaks algama väikestest muudatustest — esmalt lahendada kõige põletavamad probleemid, millele saab vastata lihtsate muudatustega, ning edasi liikuda suuremate muutusteni.
Kõik tehtud muudatused võib jagada kolme valdkonda; loen need üles alates lihtsatest (minu jaoks) muudatustest kuni keerulisteni:
1. Ülesannete töötlemine ja säilitamine.
Ma ei ole kunagi suutnud korralikult pidada paberilist päevikut, ülesande kirja panemine ja formuleerimine on minu jaoks väga keeruline, ning pidevalt mingis ülesande jälgimise rakenduses viibimine on veelgi raskem.
Ma olen selle aktsepteerinud, ning minu peamine kontseptsioon on see, et need asjad, mis mul peas on, on kõige olulisemad.
Ülesannete töötlemine toimus mul järgmisel viisil:
- ülesanne, mille mäletan — teostada, kui kätte jõuab;
- saabuv ülesanne — kui saan selle kiiresti tehtud, teha kohe, kui sain, kui see on aeganõudvam — lubada, et teen seda;
- ülesanded, mille kohta unustasin — teha ainult siis, kui keegi meenutab.
Sellega suudasin mingil ajal normaalselt elada, kuni unustatud ülesanded muutusid probleemiks.
Probleem ilmnes kahes aspektis:
- Peaaegu iga päev tulid meelde unustatud ülesanded, mis pidid olema täna tehtud (karmus, mida ületas - sõnum kohtutäiturilt raha arestimise kohta GIBDD trahvi eest enne Ameerikasse lendamist ja kiire vajadus selgitada, kas mind üldse lastakse lennata).
- Suur hulk inimesi peab vale õiguseks küsida palve kohta ja hoiab selle endas. Inimesed pettuvad, kui sa midagi unustad, kui see on isiklik palve, ja kui see on töise ülesande puhul - see muutub lõpuks tulekahjuks, mis tuleb täna kustutada (vt esimene punkt).
Sellega tuli midagi ette võtta.
Kuigi see tundus mulle ebatavaline, hakkasin ma kõiki ülesandeid üles kirjutama. Ükskõik milliseid. Mul vedas, et ma sain ise selle peale tulla, kuid üldiselt on kogu idee väga kooskõlas mõistega .
Esimene etapp oli lihtsalt kõik mõtted välja kirjutada kõige lihtsamasse süsteemi, mis mulle sobis. Selgus, et see oli : liides on väga kiire, ülesande loomise protsess on ajaliselt minimaalne, olemas on lihtne rakendus telefonile (mulle tundus hiljem, et läksin üle Todoistile, kuid sellest räägin teises, tehnilises osas).
Õnneks olen ma kümme aastat olnud seotud IT juhtimisega ja mõistan, et 'rakenduse loomine' on sama doomed kui 'arsti juurde minek'. Seetõttu olen hakanud ülesandeid jagama dekomponeeritud ülesanneteks tegevuste vormis.
Ma tean selgelt, et olen inimene, kes sõltub väga positiivsest tagasisidest, mida ma saan endale anda, kui näen näiteks: 'vaata, kui palju sa täna teinud oled'. Seetõttu muutub ülesanne 'arsti juurde minek' ülesanneteks nagu 'valida, millise arsti juurde minna', 'valida aeg, millal arsti juurde minna', 'helistada ja broneerida vastuvõtt'. Samal ajal ei taha ma ennast üle pingutada: igaühe neist ülesannetest saab vabalt teisipäeva jooksul ära teha ja olla rõõmus, et oled mingi etapi ülesandest juba läbinud.
Peamine point: ülesannete dekompositsioon ja ülesannete kirja panemine lühikeste tegevustena.
Kuni ülesanne on sul peas ja arvad, et pead selle kunagi ära tegema, ei saa sa rahu.
Kui see ei ole veel kirja pandud ja sa oled selle unustanud, siis piinad end, kui meenutad seda ja mõistad, et oled unustanud.
See kõlab kõigile, sealhulgas igapäevaelule: tööle minnes ja teel olles meelde tuletada, et unustasid prahi välja viia, pole sugugi tore.
Need mured on lihtsalt üleliigsed. Seetõttu olen hakanud üles kirjutama kõik oma toimetused.
Eesmärgiks on harjutada end üles kirjutama kõiki (absoluutselt kõiki) asju, et järgmise sammu eest ei peaks mõtlema üleskirjutatud asjadele peas.
Kui sa mõistad, et kõik, millest oled mõelnud, on üles kirjutatud ja varem või hiljem sa nende juurde jõuad — minule isiklikult mured kaovad.
Sa lõpetad muretsemise selle üle, et keset päeva meenutad, et tahtsid koridoris lambipirne vahetada, töötajaga rääkida või dokumenti kirjutada (ja tõttasid selle kirjutamisega viivitamatult tegelema).
Minimeerides unustatud (selles kontekstis — üles kirjutamata) ülesannete arvu, minimeerin muret, mis tekib, kui meenutan neid unustatud ülesandeid.
Kõiki ei suuda üles kirjutada ega meeles pidada, kuid kui varem oli selliseid ülesandeid 100, siis teatud hetkel jääb neid 10, ja lihtsalt muretsemise "incidente" on vähem.
Oluline punkt: kirjutame üles kõik, absoluutelt kõik, isegi kui oleme kindlad, et mäletame.
Kõike ei suuda meeles pidada: kui imelik see ka ei tundu, kirjutan ma üles kõik, alates "koera jalutamisest".
Mida ma sellega saavutasin? Vähenes ärevus, et pidevalt pelgasin midagi unustada (korrasin peas plaane, ülesandeid, lubadusi jne) ja üldiselt kadus liigsete mõtete vahetus peas, et "mida ma veel lubasin".
2. Reaktiivsuse vähenemine.
Me ei saa vähendada sissetulevat voogu, kuid me saame muuta viisi, kuidas me sellele reageerime.
Olen alati olnud reaktiivne inimene ja nautinud seda, vastasin kohe, kui keegi palus mul midagi teha, püüdsin igas eluvaldkonnas või kodustes asjades ülesandeid kohe täita, olin üldiselt väga kiire ja tunnen sellest rõõmu. See ei ole probleem, kuid see muutub probleemiks, kui selline reageerimine muutub instinktiks. Sa lõpetad eristamise, kus sa tõeliselt oled vajalik just praegu ja kus inimesed võivad täiesti oodata.
Probleem on selles, et see tekitab ka negatiivseid tundeid: esiteks, kui ma ei jõua midagi teha või unustan, et lubasin reageerida, siis olin taas väga pettunud, kuid see iseenesest polnud kriitiline. Kriitiliseks see muutus siis, kui ülesannete hulk, millele tahtsin instinktiivselt kohe reageerida, kasvas suuremaks kui füüsilised võimalused seda teha.
Olen hakanud õppima, et mitte reageerida asjadele koheselt. Alguses oli see lihtsalt tehniline lahendus: igasugustele sissetulevatele päringutele nagu "palun tee", "palun aita", "kohtume", "helistame", panin ma esimeseks ülesandeks lihtsalt nende sissetulevate päringute töötlemise ja ära planeerimise, millal ma selle täidan. Teisisõnu, esimeseks ülesandeks trackeris ei ole see, et täita, mida paluti, vaid ülesanne "homme lugeda, mida Vanya kirjutas Telegramis, ja mõista, kas ma saan seda teha ja millal, kui saan". Kõige keerulisem on siin võidelda instinktidega: tohutu hulk inimesi palub vaikimisi kiiret reageerimist ja kui oled harjunud elama sellises reageerimise rütmis, tunned end ebamugavalt, kui ei vasta inimese palvele kohe.
Kuid toimus ime: selgub, et 9-st 10 inimesest, kes paluvad midagi teha "eile", saavad rahulikult oodata "täna", kui sa lihtsalt ütled neile, et sa jõuad nende asjaga järgmiseks päevaks. See, koos ülesannete üleskirjutamise ja lubaduste täitmisega, kergendab elu nii palju, et sul hakkab tunduma, nagu elaksid struktureeritud plaanis (ja võib-olla on see tõsi). Loomulikult on vajalik suur treening, kuid tegelikult, kui sa oled endale sellise reegli seadnud, on selle kiire õppimine võimalik. See lahendab suurel määral konteksti vahetamise ja seatud plaanide täitmata jätmise probleeme. Kõiki uusi ülesandeid püüan seada järgmiseks päevaks, kõik palved, millele olin varem reageeriv, samuti määran järgmiseks päevaks, ja juba "homme" hommikul vaatan, mida sellega teha saab ja millal. Plaanid "täna" muutuvad vähem muutlikuks.
3. Prioriteetide seadmine ja äkiliste ülesannete fikseerimine.
Nagu ma alguses ütlesin, olen ma enda jaoks tunnistanud, et igapäevaste ülesannete voog on suurem, kui ma suudan täita. Reaktiivsete ülesannete hulk jääb siiski alles. Seetõttu käsitlen igal hommikul päevaplaani: millised on need, mis tuleb tõeliselt täna ära teha, millised saab järgmisse homsesse edasi lükata, et otsustada, millal need teha, millised tuleks delegeerida ja millised võib täiesti kõrvaldada. Kuid sellega asi ei piirdu.
Suure frustratsioon tekib siis, kui õhtul mõistad, et ei ole teinud täna plaaneeritud kriitilisi ülesandeid. Kuid kõige sagedamini juhtub see seetõttu, et täna tekkisid ettenägematud asjad, millele, vaatamata maksimaalsetele püüdlustele reageerimise edasi lükkamisel, tuli siiski täna vastata. Olen hakanud üles tähendama kõiki asju, mida täna tegin, kohe pärast nende tegemist. Õhtul vaatan lõpetatud ülesannete nimekirja üle. Kui jurist tuli rääkima — märkisin üles, kui helistas klient — märkisin üles. Kui juhtus avarii, millele tuli reageerida — märkisin üles. Kui autoteenindus ütles, et auto tuleb tuua just täna, et see enne pühapäeva parandatud saada — märkisin üles. See aitab mul mõista, miks ma ei jõudnud täna seatud ülesannete juurde ja mitte sellest üle elada (kui üllatusülesanded seda väärt olid), samuti fikseerida, kus oleksin saanud vähem reaktiivselt sisenevaid ülesandeid töödelda (öelda teenindusele, et mul ei õnnestu ja toome auto alles homme, ning teada saada, et siiski saab pühapäevaks korda, andes isegi homme). Püüan üles märkida kõik tehtud asjad, isegi „allkirjastasin kaks raamatupidamisdokumenti“ ja üheminutilise vestluse kolleegiga.
4. Delegeerimine.
See on minu jaoks kõige keerulisem teema. Ja siin olen isegi pigem rõõmus, et saan vastu võtta, kui jagada nõuandeid. Olen alles õppimas, kuidas seda õigesti teha.
Delegeerimise probleem seisneb delegeerimise protsesside korraldamises. Seal, kus need protsessid on üles ehitatud, saame kergelt ülesandeid üle anda. Seal, kus protsessid ei ole jooksma pandud, tundub delegeerimine kas liiga ajamahukas (võrreldes sellega, kui teed ülesande ise) või lihtsalt võimatu (seda ülesannet ei saa keegi teine kindlasti täita, välja arvatud mina).
See protsesside puudumine loob peas takistuse: mul ei tule isegi mõtet, et ülesande delegeerimine võiks olla võimalik. Ainult paar nädalat tagasi, kui otsustasin Trellost Todoisti üle minna, märkasin, et olen juba kolm tundi ülesandeid ühest süsteemist teise viinud, isegi mitte mõeldes, et keegi teine võiks seda teha.
Peamine katse, millega praegu tegelema hakkan, on ületada oma takistus paluda inimesi midagi teha olukordades, kus olen kindel, et nad ei nõustu või ei tea, kuidas seda teha. Aega kulutada selgitamiseks. Aktsepteerida, et asjad kulgevad kauem. Kui jagate oma kogemust, oleksin väga rõõmus.
Küünesed
Kõik ülaltoodud muudatused on piisavalt tehnilised soovitused tarkvara kasutamiseks, millest kirjutan järgmises osas, ja selle osa lõpetuseks räägin kahest lõksust, kuhu olen kogu oma elu ümberkorraldamise käigus sattunud.
Väsimuse mõisted.
Kuna töötame mitte füüsiliselt, vaid vaimselt, tekib suur ja ootamatu probleem — mõista ja tabada hetke, mil hakkame väsima. See annab võimaluse õigeaegselt pause teha.
Tinglikul töötajal masinaga ei olnud sellist probleemi põhimõtteliselt. Esiteks, füüsilise väsimuse tunne on meile selge juba lapsepõlvest, ja lisaks sellele on väga raske jätkata midagi füüsiliselt, kui keha sellele ei võimalda. Me ei suuda pärast 10 kordust jõusaalis teha veel 5 "sest nii peab". See motivatsioon ei toimi täiesti ilmsete bioloogiliste põhjuste tõttu.
Mõtlemise olukord on siiski mõnevõrra erinev: me ei privaatsi ega peatu mõtlemast. Ma ei ole seda valdkonda uurinud, kuid üldiselt on hüpoteesid järgmised:
- Inimese puhul, kes on pidevas pinges, ei märgata vaimset väsimust kohe. See ei tule välja kui "ma ei suuda enam mõelda, lasen end lihtsalt puhata" — alguses mõjutab see emotsionaalset spektrit, mõtlemisvõimet ning siis tajumist; kusagil seal saab aru, et väsimus on peale tulnud.
- Et voolust välja lülituda, ei piisa lihtsalt tööasjade tegemise lõpetamisest. Olen märganud, et kui näiteks lõpetan töötamise, lamades ja telefonis vaatamine, loen ja vaatan siiski, siis aju jätkab töötamist ja väsimus ei jätta mind rahule. Tõeliselt aitab lamada ja sundida end mitte midagi üldse tegema (kaasa arvatud telefonis nuputamine). Esimesed 10 minutit on väga raske aktiivsusest välja tulla, järgmised 10 minutit tuleb pähe miljon ideed, kuidas kõike õigesti teha, aga siis — on juba puhtus.
On oluline ja vajalik anda ajule puhkust ning kuna seda hetke on väga raske tabada — tuleb lihtsalt seda regulaarselt teha.
Aeg puhkuseks/eluks/perekonnaks.
Olen, nagu juba mainisin, positiivse tagasiside sõltlane, aga suudan seda endale ise genereerida: see on nii eelis kui ka probleem.
Selle hetkel, kui hakkasin kõiki ülesandeid jälgima, hakkasin end nende täitmise eest kiitma. Mingil hetkel liigun seisundist "reguleerisin oma tööelu" seisundisse "nüüd olen ma superkangelane ja suudan teha maksimaalselt asju", jõudes 60 ülesandeni päevaga.
Balansseerin töö ja koduste kohustuste vahel ning kindlasti panen igapäeva nimekirja ka kodused asjad, kuid probleem on just selles, et need on kohustused. Tähtis on eraldada ka aega puhkamiseks ja pereliikmetega veetmiseks.
Töölised saadetakse koju kell 6, aga ettevõtja naudib veelgi rohkem töötamist. Tulemuseks on umbes sama probleem, mis «vaimse väsimuse» hetke tabamisega: tehtud ülesannete rõõmust unustad, et tegelikult pead elama.
Voost välja langemine, kui kõik sujub ja sa naudid seda, on väga keeruline, pead end sundima.
Väsimus ei tule soovist "lamada", vaid emotsioonide häälest kaotamisest ("kõik ajab hommikul närvi"), info tajumise raskusest ja raskustest konteksti vahetamisel.
On oluline leida aega puhkamiseks, isegi kui see tundub olevat raske. Tähtis on, et see ei mõjutaks sind hiljem. Pole tore nautida oma tootlikkust kaks kuud ning siis olla seisundis, kus kõik tüütab ja sa ei suuda inimesi näha.
Lõppude lõpuks ei ela me ainult tootlikkuse nimel, maailmas on palju huvitavaid ja hämmastavaid asju 😉
Kokkuvõttes on mõttes, kuidas (uuesti) korraldada töö- ja vaba aega. Teises osas räägin, milliseid tööriistu selleks kasutasin ja milliseid tulemusi saavutasin.
P.S. See teema osutus minu jaoks nii oluliseks, et lõin eraldi Telegrami kanali, kus jagan oma mõtteid selle kohta, liituge -
Allikas: habr.com
