Üritasin ülesandeid süsteemselt hallata vist 20-25 korda. Ja iga katse ebaõnnestus, nagu ma nüüd aru saan, kahel põhjusel.
Esiteks, selleks, et pühendada aega ülesannete täitmisele, peate mõistma, miks seda tehakse.
Hakkate ülesandeid juhtima, kulutama neile aega, tegema vähem ülesandeid, see kõik hakkab kogunema – milleks?
Igasugust tööd on raske teha, kui te ei saa aru, miks. "Oma elu kordaseadmine" ei ole kõige adekvaatsem eesmärk, kuna "korralik elu" on üsna ebamäärane nähtus. Kuid "vähendada ärevuse taset ebakindluse taseme vähendamisega" on palju konkreetsem ja parem eesmärk, millele saab hõlpsasti kulutada tund päevas.
Teiseks kirjeldavad kõik metoodikad, mida olen lugenud, kohe protsessi lõppseisu. “Tuleb võtta ToDoIst, jaotada see projektideks, integreerida kalendriga, vaadata üle nädala ülesanded, seada prioriteediks...” Seda on raske kohe tegema hakata. Nagu tarkvaraarenduse puhul, usun, et peate kasutama — iteratiivselt.
Seetõttu vaatan läbi oma "iteratsioonid" ja võib-olla on see teile samal kujul kasulik. Lõppude lõpuks, mis on hea põhjus kasutada maipühi selleks, et (suhteliselt) uut paradigmat kasutades tööle naasta?
Saate lugeda, kuidas ma selleni jõudsin .
Trello, paar nimekirja
Koostame ainult 4 loendit, kasutame laua- ja mobiilirakendusi.
Loendid:
- Ülesanded – kirjuta siia üles kõik ülesanded, mis meelde tulevad. Ja kirjutage need üles niipea, kui need meelde tulevad. "Prügi väljaviskamine" on ülesanne. "Pese nõusid" on ülesanne. "Planeerige planeerimiskoosolek" on ülesanne. No ja nii edasi. Isegi kõige ilmsemad või olulisemad asjad võivad ununeda, kui juhtub midagi ootamatut või sul oli lihtsalt raske päev.
- Tänased ülesanded – igal õhtul liigutan asju "To-Do" tahvlilt tahvlile "To-Do for Today". Kui osa teie töödest jääb õhtuks sinna, on see normaalne; sellest allpool. Aja jooksul hakkad mõistma, kui palju ülesandeid võib nimekirjas olla, et enamik neist saaks planeeritud päeval tehtud.
- Täna valmistatud. See tahvel on peamine viis ärevuse vähendamiseks „ma ei teinud täna midagi“ ja hea viis eneseorganiseerumise üle järelemõtlemiseks. Panen siia kirja kõik täna tehtud ülesanded, ka need, mis ei olnud plaanitud nimekirjas. "Ma helistasin Vasjale dokumentide asjus," kirjutas ta selle üles. "Nad palusid mul paberitele alla kirjutada," kirjutasin üles. "Arutasime Antoniga lepingut," kirjutas ta. Nii saad päeva lõpuks aru, millele sa tegelikult oma aega kulutasid ja mida oleks võinud nendest ülesannetest lihtsalt plaani täitmise huvides välja jätta.
- Valmis – kõigi lõpetatud ülesannete loend. Päeva alguses või lõpus teisaldan need valikust „Täna valmis” valikusse „Valmis”. Sisuliselt on see prügikast, kust leiate lihtsalt lõpetatud ülesanded ja vajab seetõttu regulaarset puhastamist.
Trello, "minikalender"
Ühel hetkel saab selgeks, et mõned ülesanded on täpselt ajapiiranguga ja neid ei taha nädala sees unustada, et mitte midagi muud selleks ajaks planeerida. Mul on kalendriga alati raskusi olnud, seetõttu lisasin mitu tahvlit nimedega “Esmaspäeva ülesanded”, “Teisipäevased ülesanded” jne, kuhu hakkasin loetlema ajaliselt seotud asju. dos.
Seega, kui inimesed küsivad minult: "Kas me saame rääkida neljapäeval kell 16?" - Ma lähen lihtsalt vastava tahvli juurde ja vaatan, mis me sinna seekord kirja oleme kirjutanud. Ja me ei tohi unustada ülesandeid nädala sees loendite vahel õigeaegselt üle kanda: näiteks “neljapäeva ülesanded”, kui tuleb neljapäev - “tänased ülesanded”.
Miks mitte kalender? Minu jaoks on kohutavalt raske kasutada kahte utiliiti korraga. Kui ma kasutan selleks kalendrit, pean ma sellesse süvenema, täitma ja regulaarselt kontrollima, kas ma pole midagi unustanud...
Sel hetkel olen jõudnud Trello piiridesse. Peamine probleem seisnes selles, et päevas registreeriti üle 50 ülesande ning nii üldloendi kui ka päevadega seotud loendiga oli seotud üsna suur hulk ülesandeid. Kuidas aru saada, et olen ülesande, mida pean tegema, juba kirja pannud? Tekkima hakkasid duplikaadid. Kuidas seada ühe projekti kõik ülesanded korraga prioriteediks? Kuidas anda teistele inimestele võimalus oma kalendriplaane näha?
Mul oli vaja süsteemi, mis säilitaks suhtelise lihtsuse:
- Sain ülesandeid projektide kaupa grupeerida.
- Omage kalendrilinki (tehke seda homme) ja kandke see automaatselt tänaste ülesannete hulka, kui päev kätte jõuab.
- Integreeritaks Google kalendriga.
Siin naasin ToDoisti juurde ja selles etapis osutus see kõige sobivamaks lahenduseks.
Praegune lõim ToDoistis
Inbox
Kirjutan kõik sissetulevad ülesanded Inboxi, mille püüan kohe ära sorteerida. Parsimine tähendab:
- Ülesande täitmise kuupäeva määramine (lühiülesannete jaoks määran enamasti Täna ja õhtuks saan aru, millal see tegelikult tehtud saab).
- Projekti kindlaksmääramine, millele ülesande saab omistada (statistika ja võimalus projekti kõigi ülesannete prioriteetsust kuidagi muuta).
Projektidesse lähevad ülesanded, mis pähe tulevad ja mida lähiajal tegema ei pea Kategooriata isiklik (“võta topsihoidjad autosse”) ja Kategooriata töö ("mõelge sellele, millal saame korraldada strateegilise PR-seansi"). ToDoist võimaldab teil määrata korduvaid ülesandeid, nii et igal nädalavahetusel on mul ülesanne "Uncategorized Personal" ja igal esmaspäeval "Uncategorized Work".
Kalendri integreerimine
ToDoist integreerub suurepäraselt Google'i kalendriga mõlemas suunas. Jagan oma kalendrit kolleegidega, et nad näeksid, millal nad mind kindlasti kätte ei saa.
Samal ajal liiguvad kalendrist ülesanded vastupidises suunas: võin öelda “Seryoga, vaata mu reedest aega ja kirjuta sinna koosolek”, mis ilmub nii kalendrisse kui ka ToDoisti. Nii et tegelikult hakkasin esimest korda kasutama kalendrit, ilma et oleksin pidanud sinna sündmusi looma.
Mitteoperatiivsete sissetulevate ülesannete töötlemine
Ma vägisi ei torma kohe ülesandeid täitma, v.a need ülesanded, kus tuli on ilmselge. "Peame kiiresti ühendust võtma ettevõtte ABC juhtkonnaga, kuna server on maas ja selle töötajad ei reageeri" on ilmselgelt pakiline ülesanne, mida ei saa edasi lükata, kuid "Ženja, kas ma võin teile helistada, et rääkida uus projekt” muutub „Ajakava, millal saad X-ga Y-st rääkida”, mis muutub juba ülesandeks „Ütle X-le, et saame siis rääkida” ja ülesandeks „Räägi X-ga Y-st”, mis on juba ajaline. Peaaegu iga sissetulev ülesanne muutub esmalt ajakavaks....
Ülesannete tähtsuse järjekorda seadmine
Kõiki päeva ülesandeid ei saa täita. Ennast jälgides mõistsin järgmist (iga number on erinev, kuid peamine on järeldusteni jõuda).
- Iga päeva kohta panen kirja umbes 50-70 ülesannet.
- Saan mugavalt teha kuni 30 ülesannet (ilma, et tunneksin end päeva lõpuks täiesti väsinuna).
- Pärast kuni 50 ülesande täitmist väsin, kuid mitte kriitiliselt.
- Suudan täita 70 ülesannet, kuid pärast seda on mul raskusi “töönarkomaani voolust” väljumisega, unega ja üldiselt olen vähem sotsiaalne.
Selle põhjal otsustan, mida täna teha. ToDoistil on iga ülesande prioritiseerimine, nii et hommikul valin kriitilised ülesanded, mida täita, ja täidan ülejäänud vastavalt oma võimalustele ja soovidele. Iga päev annan üle 40-20 ülesannet järgmisele: huvitav on see, et järgmise päeva ülesandeid on taas 60-70.
Statistika säilitamine
Ma tõesti tahan üldiselt aru saada, kui palju aega kulus täna tööga seotud asjadele ja millistele. Selleks kasutan rakendust , mis on nii telefonis kui sülearvutis, ja Google Mapsi asukohaajalugu (jah, ma ei ole paranoiline).
Elame linnast väljas, seega saab teel oldud aega mõistlikult kasutada. Nüüd, kui ma pole väsinud, kuulan liikvel olles audioraamatuid, et saaksin need 40 minutit kuidagi ära kasutada.
Ma ei koonda veel andmeid, luues omamoodi isikuandmete järve; Kui aeg käes, siis hakkan asja kallale.
Järeldust ei tule
- Kaasaegse inimese elu on suur sissetulevate ülesannete voog. Seda ei ole võimalik vähendada; me peame õppima seda voogu juhtima.
- Enamik ärevust tuleneb tuleviku teadmatusest. Kui mõistame, mis meid lähipäevil ees ootab, on ärevust oluliselt vähem.
- Sel põhjusel saate veeta aega oma päeva korraldamiseks. Ma tean, mis juhtub täna, mis juhtub homme, ja ma ei unusta neid ülesandeid, mille ma varem unustasin.
- Ülesannete jälgimise läbiviimine ei ole eesmärk omaette, vaid soovi korral eneseharimise viis. Asjad, mille tegemiseks olite varem liiga laisk, või asjad, mida te kunagi ei teinud, muutuvad palju lihtsamaks. Paljud inimesed (ka mina) tunnevad end üldiselt paremini, kui ülesandeid seatakse välismaailmast. Ülesannete jälgimine on viis seada endale ülesandeid ja õppida elama oma soovide järgi.
- Töö ei ole eesmärk omaette. Eesmärk on korraldada oma töögraafik nii, et sul jääks etteaimatavalt vaba aega, mil saad enda, oma pere ja oma huvide eest hoolitseda.
Allikas: www.habr.com