Elkarlana bulegoko tresna tradizionalen mingarria da. Hamar pertsona aldi berean fitxategi batean lanean ari direnean, denbora eta esfortzu gehiago ematen da ez aldaketetan, aldaketak eta haien egileak bilatzen baizik. Hori konplikatu egiten da beti bateragarriak ez diren aplikazio ugariengatik. Arazo hau konpontzeko modu bat hodeian oinarritutako bulegoko suiteetara pasatzea da. Ez dira asko, eta kontatuko dizuegu nola gainditu genuen Forex Clubeko langileen kontserbadurismoa eta ehun bulego zituen banatutako enpresa bat G Suitera pasatzeko gai izan ginen pare bat hilabetetan.
Zergatik erabaki zenuen trantsizioa egitea?
Forex Club normalean atzerriko truke-tasen lineako merkataritzaren testuinguruan gogoratzen da. Baina konpainia honek munduko hainbat herrialdetako moneta-tresnekin lan egiten du. Horregatik, oso konplexua den IT azpiegitura du bezeroentzako plataforma propioa duena.
Ezagutu ginen garaian, konpainiaren back office-ak hainbat plataforma eta aplikazio erabiltzen zituen. Langile gehienen lan-tresna nagusia Microsoft ofimatika paketea eta Zimbrako posta zen. Horren guztiaren gainetik biltegiratze gehigarri, babeskopien, birusen aurkako, konektore eta integrazio ugariren gainegitura bat zen, baita Microsoft eta Zimbra lizentzien kudeaketa aldizkako ikuskaritzarekin.
Forex Club IT sailarentzat garestia izan zen sistema hau mantentzea. Azpiegitura konplexuak zerbitzari kopuru handia alokatzea eskatzen zuen, DRP planak zerbitzari horiek itzaltzen zirenean edo Interneteko konexioaren hutsegiteak eta babeskopiak. Arazorik gabeko funtzionamendua bermatzeko, denboraren poderioz, administratzaileen sail berezi bat eratu zen, lizentzien auditoretzak egiteko ardura zutenak oraindik.
Programa ezberdinen ugaritasuna dela eta, arazoak sortu ziren Forex Clubeko langile arrunten artean. Dokumentuaren bertsioen jarraipena egin gabe, zaila zen berrikuspen batzuen egilea eta testu edo taula baten azken bertsioa aurkitzea.
Mantentze-kostuak murrizteko ahaleginean, Forex Club arazo berdinak konpontzeko modu errazagoa bilatzen ari zen. Hemen hasi zen gure elkarrekintza.
Alternatiba bat aurkitzea
Lankidetza osoa ezartzeko, beharrezkoa zen ikuspegia bera aldatzea: tokiko biltegiratzetik hodeira urrundu. Forex Club hodeiko irtenbide komun baten bila hasi zen bulegoko aplikazio guztietarako. Bi hautagai zeuden: Office 365 eta G Suite.
Office 365 lehentasuna zen, Microsoft-en lizentzia asko Forex Club-etik erosi baitzituzten. Baina Office 365-ek ofimatika-suitearen funtzionalitatearen zati bat baino ez du hodeira eramaten. Erabiltzaileek oraindik deskargatu behar dute aplikazioa beren kontu pertsonaletik eta dokumentuekin lan egiteko erabili behar dute eskema zaharraren arabera: kopiak bidali eta berriro gorde bertsio-indizeekin.
Google Cloud-en G Suite-k lankidetza-funtzio gehiago ditu eta merkeagoa da. Microsoft produktuen kasuan, Enterprise Agreement erabili beharko zenuke, eta guztiz bestelako gastu-maila da (erositako softwarea kontuan hartuta ere). Eta gure laguntzarekin, G Suite-ren ezarpena Google programaren baitan egin zen, bezero handiei konpainiaren zerbitzuetara aldatzearen kostuak konpentsatzen zizkiena.
Langileek erabiltzen dituzten zerbitzu gehienak G Suitera transferitzea aurreikusi zen:
- Egutegia eta posta elektronikoa (Gmail eta Google Calendar);
- Oharrak (Google Keep);
- Txata eta lineako hitzaldiak (Txata, Hangouts);
- Bulego-multzoa eta inkesta-sorgailua (Google Docs, Google Forms);
- Biltegiratze partekatua (GDrive).
Ezezkotasuna gainditzea
Edozein tresna ezartzeak, baita erosoena ere, azken erabiltzaileen erreakzio negatiboak izaten ditu beti. Arrazoi nagusia kontserbadurismoa da, jendeak ez baitu ezer aldatu nahi eta lanerako ikuspegi berrietara ohitzen baita. Egoera zaildu egin zen webaren presentziaren pertzepzio espezifikoa guneetan ibiltzea besterik ez delako (baina gune hauetan lan egitea), informatikako langileen artean ohikoa. Ez zuten ulertzen nola lan egin.
Forex CLub aldean, Dmitry Ostroverkhov proiektuaren ezarpenaren arduraduna izan zen. Inplementazio-etapak kontrolatu zituen, erabiltzaileen iritziak jaso eta zereginak lehenetsi zituen. Prestaketa bateratuak, langileen inkestak eta enpresako arauen azalpenak erraztu gaituzte hastea.
Softlineren zeregin nagusia proiektu honetan erabiltzaileak eta sistema administratzaileak trebatzea eta laguntza teknikoa ematea zen lehen fasean. Produktuak nola funtzionatu behar duen azaldu genuen hainbat prestakuntzaren bidez. Guztira, 15 orduko 4 entrenamendu egin ditugu. Lehenengoa - pilotuaren aurretik - eraldaketarako lurra prestatzen ari ziren sistema-administratzaileentzat. Eta ondorengoak langile arruntentzat dira.
Prestakuntza programa nagusiaren barruan, onurak azpimarratu ditugu, azken erabiltzaileek tresna berrira ohitzeko dituzten zailtasunak konpentsatzen dituztenak. Eta prestakuntza bakoitzaren amaieran, langileek beren galderak egin ditzakete, eta horrek lanaren hasieran akatsak kentzen ditu.
Forex Clubek bere bezeroentzako prestakuntza-mintegiak egiten dituen arren, konpainiak ezin izan zuen G Suite-ri buruzko prestakuntza abiarazi bere kabuz, beharrezko gaitasunak dituzten irakasleen faltagatik. Gure entrenamenduen eragina ebaluatzeko, Forex Clubek ikasleen inkestak egin zituen entrenamenduaren aurretik eta denbora pixka bat geroago. Lehenengo inkestak datozen aldaketen pertzepzio negatiboa erakutsi zuen. Bigarrena, aitzitik, positibotasunaren igoera da. Jendea konturatzen hasi zen hori bere lanerako balio zuela.
Bulego pilotua
Proiektua 2017 amaieran hasi zen, sistemaren hamar administratzaile G Suitera aldatu zirenean. Pertsona hauek konponbidearen alde onak eta txarrak identifikatu eta eraldaketarako agertokia ezarri zuten aitzindari bihurtu behar izan zuten. Haien iritziak eta gomendioak kontuan hartu genituen eta 2018ko urtarrilean tokiko sistemaren administratzaile batekin tamaina ertaineko sukurtsal bat hautatu genuen informatika ez ziren langileen lehen probako trantsiziorako.
Trantsizioa aldi berean egin zen. Bai, zaila da jendeari tresna berrietara aldatzea, beraz, hodeiko soluzio baten eta mahaigaineko aplikazio baten artean aukeratzen bada, erabiltzaileek mahaigain ezagunago batera makurtuko dute eta berritze plan globalak motelduko dituzte. Beraz, bulego pilotuko prestakuntza amaitutakoan, guztiak azkar pasa genituen G Suite-ra. Lehen bi asteetan erresistentzia izan zen; tokiko sistemaren administratzaileak landu zuen, eta puntu zail guztiak azaldu eta erakutsi zituen.
Bulego pilotuari jarraituz, Forex Club-eko IT sail osoa G Suitera transferitu genuen.
Sukurtsalen sarea aldatzea
Proiektu pilotuaren esperientzia aztertu ondoren, Forex Club Informatika sailarekin batera, gainontzeko enpresarentzat trantsizio plana garatu genuen. Hasiera batean prozesua bi fasetan egitea aurreikusi zen. Lehenengo fasean, produkturako Forex Clubeko langile leialenak soilik prestatu nahi genituen, proiektua euren bulegoetan sustatuko zutenak eta lankideei plataforma berrira mugitzen lagunduko zien bigarren etaparen baitan. Enpresako "ebanjelistak" hautatzeko, inkesta bat egin genuen, eta horren emaitzek itxaropen guztiak gainditu zituzten: Forex Klub osoaren erdiak erantzun zuen. Orduan, prozesua ez arrastatzea erabaki genuen eta βlangileen bidez ezartzekoβ etapa saltatu genuen.
Proiektu pilotuan bezala, egoitza nagusiak migratu ziren lehenik, non tokiko sistemaren administratzaile bat dagoen - sortzen ari ziren zailtasunei aurre egiten lagundu zuen. Bulego bakoitzean, tresna berrietarako trantsizioa egin zen aurretik prestakuntza. Entrenamendua ordutegi malgu baten arabera planifikatu behar zen, ordu-eremu eta lan-ordutegi desberdinak kontuan hartuta. Adibidez, Kazakhstan eta Txinako bulegoetarako, entrenamenduak Moskuko 5:XNUMXetan hasi behar ziren (bide batez, G Suite-k bikain funtzionatzen du Txinan, edozein dela ere).
Egoitza nagusien ondoren, sukurtsalen sarea G Suitera aldatu zen - 100 puntu inguru. Proiektuaren azken fasearen berezitasuna izan zen sukurtsal horiek batez ere kalkulu-orriekin lan asko lan egiten duten salmenta-langileek osatzen dutela. Bi astez prestakuntza egin genien datuak transferitzen laguntzeko.
Aldi berean, gure espezialistek Forex Club berari laguntzeko "atzealdean" lan egin zuten, izan ere, G Suite-ra igaro eta berehala, laguntza teknikorako dei kopurua espero bezala handitu zen. Eskaeren gailurra sukurtsalen sarearen trantsizioan gertatu zen, baina pixkanaka eskaera kopurua murrizten joan zen. Bulegoko produktuen eta posta elektronikoaren eskaerak, software-lizentzien kudeaketa, zerbitzariekin eta sareko ekipoekin lan egiteak eta babeskopiazko komunikazio kanalak bereziki murriztu dira. Hau da, inplementazioak lehen laguntza-lerroan eta back office-n karga murriztu du.
Guztira, bulegoen transferentzia bi hilabete inguru behar izan zen: 2018ko otsailean, sail nagusietan lanak amaitu ziren, eta martxoan - sukurtsal sare osoan.
Pitfalls
Posta elektronikoaren migrazioaren abiadura arazo handi bat bihurtu da. Segundo bat behar izan da Zimbratik Gmail-era mezu elektroniko bat IMAP Sync erabiliz transferitzeko. 1 langile inguruk egiten dute lan Forex Clubeko ehun bulegotan, eta horietako bakoitzak milaka gutun ditu (guztira 700 milioi bezero baino gehiagori zerbitzatzen diete). Beraz, migrazioa bizkortzeko, G Suite Migration Tool erabili dugu; horrekin batera, mezu elektronikoak kopiatzeko prozesua azkarrago joan da.
Ez zegoen egutegietatik eta zereginetatik datuak transferitu beharrik. Azpiegitura zaharrean irtenbide batzuk bazeuden ere, langileek ez zituzten guztiz erabili. Esaterako, egutegi korporatiboak Bitrix-en atari moduan ezarri ziren, eta hori deserosoa da, beraz, langileek beren tresnak zituzten, eta langileek euren kabuz egiten zuten datuen transferentzia.
Era berean, dokumentu operatiboen transferentzia erabiltzaileen esku zegoen (egungo lanari buruzko datuei buruz bakarrik ari gara - konpainiaren ezagutza-baserako beste irtenbide bat erabiltzen da). Hemen ez zegoen galderarik. Besterik da, noizbait administrazio-lerro bat marraztu zela: lokalean gordetako informazioaren erantzukizuna erabiltzaileei beraiei helarazi zitzaien, eta Google Drive-ko ββdatuen segurtasuna eta segurtasuna dagoeneko IT sailak kontrolatzen zituen bitartean.
Zoritxarrez, ezin izan da G Suite-n analogorik aurkitu lan-fluxu guztietarako. Adibidez, Forex Clubeko langileek erabiltzen ohi dituzten postontzi orokorrek ez dute Gmail-en iragazkirik, beraz, zaila da gutun zehatz bat aurkitzea. Google Chat-en SSO baimenarekin antzeko zailtasun bat egon zen, baina arazo hau Google-ren laguntzari egindako eskaera baten bidez konpondu zen.
Erabiltzaileen arazo nagusiak Google-ren zerbitzuek oraindik lehiakideen funtzio batzuk ez izatearekin lotuta zeuden, adibidez, Skype edo Office 365. Hangouts-ek soilik deiak egiteko aukera ematen du, Google Chat-ek aipamenak ez ditu eta Google Sheets-ek laguntzarik ez du. Microsoft Excel makroetarako.
Gainera, Microsoft eta Google Cloud produktuek taulak editatzeko tresnak modu ezberdinean planteatzen dituzte. Taulak dituzten Word fitxategiak batzuetan Google Docs-en irekitzen dira formatu okerrekin.
Azpiegitura berrira ohitu ahala, zailtasun batzuk planteamendu alternatiboen bidez konpondu ziren. Esate baterako, kalkulu-orrietako makroen ordez, gidoiak erabiltzen dira, Forex Clubeko langileek are erosoago aurkitu zituztenak. Ezin izan da analogikorik aurkitu Forex Club-eko finantza-sailerako soilik, 1C txostenekin (scriptekin, formatu konplexuekin) lan egiten duena. Beraz, Google Sheet-era aldatu zen lankidetzarako soilik. Beste dokumentu batzuetarako, bulegoko paketea (Excel) erabiltzen da oraindik.
Guztira, Forex Clubek Microsoft Office lizentzien %10 inguru mantendu zuen. Horrelako proiektuetarako ohiko praktika hau da: langile gutxien batek bulegoko suiteen funtzio aurreratuak erabiltzen ditu, beraz, gainerakoek erraz onartzen dute ordezkoa.
Kontuan izan behar da gainontzeko azpiegituretan ez zela eraldaketa handirik egin. Forex Clubek ez ditu Jira eta Confluence alde batera utzi, Google Keep zeregin operatiboetarako ezarri duen arren. Jira eta Confluence G Suite-rekin integratzeko, datuak azkar transferitzeko aukera ematen duten pluginak zabaldu ditugu. Jarraipen-sistema gorde da, baita tresna osagarri asko ere: Trello, Teamup, CRM, Metrics, AWS, etab. Jakina, sistema-administratzaileak sukurtsaletan geratu ziren.
Chromebook esperimentua
Kostuak murrizteko modu baten bila, Forex Clubek denak Chromebook-ek elikatzen dituzten lan-estazio mugikorretara eramatea aurreikusi zuen. Gailua bera oso merkea da, eta hodeiko zerbitzuen erabilerarekin lan-estazio bat azkar zabaltzea posible zen bertan.
Lanpostu mugikorrak probatu genituen salmenta saileko 25 laguneko erabiltzaile talde txiki batean. Sail honetako langileek ez zuten sarearen bidez soilik lan egitea eragotziko zuten zereginik, beraz, migrazio hori ezin hobea izan behar zuen beraientzat. Baina probaren emaitzetan oinarrituta, ondorioztatu zen Chromebook merke baten hardwarea ez dela nahikoa Forex Club aplikazio korporatibo guztien funtzionamendu zuzena izateko. Eta parametro teknikoetara egokituko ziren eredu garestiagoak Windows-en oinarritutako ordenagailu eramangarri klasikoekin konparagarriak izan ziren. Ondorioz, proiektua bertan behera uztea erabaki zuten.
G Suite-ren etorrerarekin zer aldatu den
Aurreiritzi eta mesfidantza guztien kontra, prestakuntzatik 3 hilabetera jada, langileen % 80k inkestetan adierazi zuen G Suite-k benetan erraztu ziela dokumentuekin lan egitea. Trantsizioaren ostean, langileen mugikortasuna handitu egin zen eta gehiago lan egiten hasi ziren gailu eramangarriak erabiliz:
Gailu mugikorren erabilera estatistikak Forex Club-en arabera
Google Forms-ek ospe handia lortu du. Sailen barruan, lehen posta erabiltzea eskatzen zuten inkestak azkar egitea ahalbidetzen dute, emaitzak eskuz bilduz. Google Chat eta Hangouts Meet-erako trantsizioak eragin ditu galdera eta kexa gehien, orokorrean funtzio gutxiago baitituzte, baina haien erabilerak enpresa barruan berehalako mezulari asko uztea ahalbidetu zuen.
Proiektuaren emaitzak Dmitry Ostroverkhov-ek formulatu zituen, harekin lan egin genuen: "Proiektuak Forex Club-en kostuak murriztu zituen IT azpiegiturarako eta bere laguntza sinplifikatu zuen. Prozesuen mantentze-lanen geruza oso bat desagertu da, arazo hauek Google-ren aldetik konpontzen baitira. Orain zerbitzu guztiak urrunetik konfigura daitezke, Google administratzaile pare batek onartzen ditu eta informatika sailak denbora eta baliabideak askatu ditu beste gauza batzuetarakoΒ».
Iturria: www.habr.com