Hainbat aldiz idatzi dugu gure teknologiek nola laguntzen duten eta, are gehiago edozein motatako dokumentuetako informazioa prozesatu eta datuak kontabilitate sistemetan sartu. Gaur nola inplementatu dugun kontatuko dizuegu в – Moskuko bero eta ur beroaren hornitzaile handiena.
Imajinatu zeure burua kontulari arrunt baten lekuan. Ulertzen dugu hori ez dela erraza, baina saiatu hala ere. Egunero paperezko faktura, faktura, ziurtagiri eta abar ugari jasotzen dituzu. Eta, batez ere, asko - salatu aurreko egunetan. Xehetasun eta zenbateko guztiak azkar eta arretaz egiaztatu behar dira, berriro idatzi eta kontabilitate sisteman sartu, eskuz egin transakzioak eta dokumentuak artxibora bidali behar dira, gero berehala aurkez ditzaten barne auditoreei, zerga zerbitzuari, tarifari egiaztatzeko. agintari arautzaileak eta beste batzuk. Zaila? Baina hau enpresa askotan dagoen aspaldiko negozio-praktika da. MOEK-rekin batera, lan neketsu hau sinplifikatu dugu eta erosoago bihurtu dugu. Nola izan zen interesatzen bazaizu, ongi etorri katuari.
Argazkian Moskuko CHPP-21 ageri da, Europako energia termiko ekoizle handiena. Estazio honetan sortzen den beroa MOEK-k hornitzen du Mosku iparraldeko 3 milioi biztanleri. .
MOEK-ek dozena eta erdi adar ditu Moskun. Berokuntza-sare 15 km, 811 estazio termiko eta galdara-etxe, 94 berogailu-puntu eta 10 ponpaketa-estazio hornitzen dituzte, eta bero-hornikuntza-sistema berriak ere eraiki eta instalatzen dituzte. Enpresak hainbat ekipamendu eta zerbitzu erosten ditu negozio-jardueretarako: . Erosketa hasten den sail bakoitzean dokumentuak prestatzen langile bereziek - kontratu-arduradunek egiten dute.
Nola funtzionatzen dute kontratuak enpresa handi batean? Komisarioek hitzarmen bat egiten dutenean, paperezko dokumentu garrantzitsu asko jasotzen dituzte euren kontrakoengandik: albaranak, zerbitzu-ematearen ziurtagiriak, fakturak, ziurtagiriak, etab. Normalean, komisarioak negozio-paperak eskaneatzen ditu eta, ondoren, eskaneak eskaneatzen ditu enpresa-baliabidean. kudeaketa sistema. Finantza-kontrolatzaileak eskuz egiaztatzen ditu datu guztiak. Horren ondoren, komisarioak jatorrizko dokumentuak kontabilitate sailera eramaten ditu. Edo mezulariak hori egiten du, eta, ondoren, dokumentuak mugitzeak denbora gehiago iraun dezake - hainbat ordutik egun pare batera.
Eta dena ondo legoke, baina, beste enpresa askotan bezala:
- Paperak kontabilitate-sailera hel daitezke txostena aurkeztu baino egun batzuk lehenago. Orduan kontulariek egunak eta gauak igaro behar dituzte beren lantokian. Eskuz egiaztatu behar duzu faktura, faktura eta abar guztiak ondo beteta dauden ala ez. Gero, dena zuzena bada, langileak datuak berriro idazten ditu kontabilitate sisteman eta bidalketak egiten ditu. Aldi berean, kontulariaren denboraren % 90 datuak berriro inprimatzen igarotzen da: xehetasunak, zenbatekoak, datak, elementu-zenbakiak, etab. Horregatik, akatsak egiteko arriskua dago.
- Dokumentuak akatsekin hel daitezke. Eta batzuetan faktura edo ziurtagiri batzuk falta dira. Batzuetan, hori argi geratzen da txostena bidali aurreko azken egunetan. Hori dela eta, dokumentuak onartzeko epea atzeratu egin daiteke.
- Sarrerak egin ondoren, kontu-hartzaileek fakturak, fakturak eta aktak paperezko eta elektronikoko artxibo bereizietan gordetzen dituzte. Zergatik da zaila? Esaterako, MOEK-k tarifen arabera lan egiten du, eta, beraz, behartuta dago bere kostuak aldian-aldian agintaritza exekutiboei jakinarazi. Eta hurrengo estatu- edo zerga-ikuskaritza kontabilitate sailera iristen denean, langileek denbora luzez bilatu behar dituzte dokumentuak.
Hauxe izan ohi zen MOEK kontabilitate sailak:
MOEK energia-industrian eskema hau berreraiki eta sinplifikatzea erabaki zuen lehena izan zen transakzioak azkar ixteko eta txostenak aurkezteko, kontratazioetan merkatu-aldaketak hobeto ebaluatzeko eta finantza-estrategia planifikatzeko. Ez zen erraza kontabilitate sailaren aspaldiko lan-sistema bere kabuz aldatzea, beraz, konpainiak bere bazkidearekin batera eraldatzea erabaki zuen - ABBYY-rekin.
Esan baino lehenago egin
ABBYY espezialisten talde batek informazioa prozesatzeko adimendunaren plataforma unibertsala ezarri du MOEKn eta konfiguratuta:
- deskribapen malguak (datuak erauzteko txantiloiak) dokumentuak prozesatzeko. Xehetasunez hitz egin dugu zer den eta zertarako behar den Habré-n и . Irtenbidea erabiliz, MOEK-ek 30 dokumentu mota baino gehiago prozesatzen ditu (adibidez, instalatutako ekipamenduaren ziurtagiria edo agentziaren kuoten ziurtagiria) eta haietatik 50 atributu baino gehiago ateratzen ditu (dokumentu-zenbakia, BEZa barne zenbateko osoa, eroslearen, saltzailearen izena, kontratista, ondasun kopurua, etab.);
- egiaztapenak egiteko eta datuak kargatzeko konektorea, ABBYY FlexiCapture, SAP eta OpenText lotzen zituena. Konektoreari esker, eskaeraren eta kontratuaren datuak automatikoki egiaztatzea posible izan zen hainbat direktorio erabiliz. Honetaz hitz egingo dugu jarraian;
- Dokumentuak OpenText-en oinarritutako artxibo elektroniko batera esportatzea. Orain dokumentuen eskaneatu guztiak leku bakarrean gordetzen dira;
- SAP ERP-n kontabilitate-sarrerak zirriborroak dokumentuen eskaneatutako irudietarako estekekin.
Ondoren, ABBYY eta MOEK-eko langileek bilaketa-inprimaki bat garatu zuten kontu-hartzaileak, segundotan, artxibo elektronikoan edozein atributuren kontu garrantzitsuak aurkitu eta zerga-ikuskapenetarako bidal ditzan.
Bilaketa 26 irizpide ezberdin erabiliz egin daiteke (argazkia klika daiteke):
MOEK sistema osoa arrakastaz probatu ondoren, martxan jarri zen. Proiektu osoa, onarpenak, argiketak eta hobekuntzak barne, 10 hilabetetan burutu zen.
ABBYY FlexiCapture inplementatu ondoren lan-eskema:
Ezer aldatu dela sentitzen duzu? Bai, negozio prozesuak berdin jarraitzen du, funtzio gehienak makinak betetzen dituela besterik ez da.
Kableatua, listo!
Nola daude gauzak orain? Demagun kontratuaren komisarioak zentral termikoetarako ponpak hornitzeko edo, adibidez, berogailu-sareak eraikitzeko transakzio baterako lehen dokumentu multzo bat jaso zuela. Espezialistak jada ez du dokumentuen osotasuna eta edukia berak egiaztatu behar, mezulari bati deitu eta jatorrizko dokumentuak kontabilitate sailera bidali. Komisarioak sinatutako dokumentu nagusien multzoa eskaneatu besterik ez du egiten, eta gero teknologiak hartzen du bere gain.
Sareko eskaneatzeko sistema erabiliz, langile batek TIFF edo PDF formatuan bidaltzen ditu eskaneoak bere karpeta edo posta elektronikora. Ondoren, ABBYY FlexiCapture web sarrerako geltokia irekitzen du eta prozesatu beharreko dokumentu mota hautatzen du. Esaterako, “obra/zerbitzuak agentziaren ordainsariekin erostea”, “baliabide material eta teknikoak (MTR) jasotzea” edo “ondasunaren kontabilitatea”.
Multzo motak zehazten du sistemak sailkatu, ezagutu eta egiaztatu behar dituen dokumentu eta datuen kopurua eta motak.
Komisarioak eskaneoak kargatzen ditu aintzatesteko. Sistemak automatikoki egiaztatzen du dokumentu guztien presentzia, paper bakoitzaren edukia, eta zerbitzariak xehetasunak ezagutzen ditu: kontratuaren data, zenbatekoa, helbidea, identifikazio fiskaleko zenbakia, kontrol-puntua eta beste datu batzuk. Bide batez, MOEK Errusiako lehen energia konpainia da ikuspegi hori erabiltzen.
Komisarioak ez baditu dokumentu guztiak igo edo fakturaren batek datu guztiak ez baditu, sistemak hori ohartzen du eta berehala langileari akatsa zuzentzeko eskatzen dio:
Sistemak kexatu egiten da eta falta diren dokumentuak gehitzeko eskatzen du (aurrerantzean pantaila-argazkiak klika daitezke):
Sistemak dokumentua iraungita dagoela ohartu da:
Horrela, langileak ez du dokumentua behar bezala idatzita dagoen zehaztu beharrik. Dena zuzena bada, datuen egiaztapen gehienak automatikoki egiten dira web-sarrerako geltokian. Nahikoa da SAP ERP-n zehaztutako eskaera-zenbakia sartzea. Horren ondoren, aitortutako datuak SAPen prozesatutako informazioarekin alderatzen dira: kontrapartearen TIN eta KPP, kontratu zenbakiak eta zenbatekoak, BEZa, produktu edo zerbitzuen nomenklatura. Dokumentu bat prozesatzea eta egiaztatzeak minutu pare bat besterik ez du behar.
Xehetasunak erabiliz - INN eta KPP - nahi duzun enpresa hauta dezakezu direktoriotik:
Fakturan edo fakturan akatsen bat badago, ez du onartuko dokumentua artxibora esportatzea. Adibidez, dokumentu bat gaizki konpilatuta badago edo karaktereren bat gaizki ezagutzen bada, sistemak hori adieraziko du eta langileari zehaztasun okerrak zuzentzeko eskatuko dio. Hona hemen adibide bat:
Sistemak detektatu zuen Vasilek CJSC ez dagoela MOEK hornitzaileen zerrendan.
Horri esker, langileek akatsen jarraipena egin dezakete dokumentua kontabilitate sailera iritsi aurretik.
Egiaztapen guztiak ondo betetzen badira, klik bakarrean dokumentuaren eskaneatutako kopia bat bidaltzen da OpenText artxibo elektronikora, eta esteka eta metadatuak dituen txartel bat agertzen dira SAPen. Kontu-hartzaile batek edo komisario batek artxibo elektronikoan beti ikus dezake eskatutako eskaeraren dokumentuen zerrenda eta dokumentuak nork prozesatu dituen, zein epeetan eta zein emaitzarekin.
Pyotr Petrovitxek artxibo elektronikoa aztertu zuen, ...
... 1111 zenbakiko agindurako agiriak nork igo dituen ikusteko.
ABBYY FlexiCapture-tik SAPera datuak eta eskaneoak kargatu ondoren, transakzio zirriborro bat agertzen da aurrez betetako datuekin eta dokumentuen eskaneatutako irudietarako estekekin.
Kablearen zirriborroa:
Ondoren, kontu-hartzaileak posta elektroniko bidezko jakinarazpen bat jasotzen du, amaitutako zirriborrorako esteka batekin eta eskaneatzen du. Espezialistak ez du paperarekin borrokatu beharrik. Egin behar duen guztia transakzioaren zenbateko osoa, zigilu eta sinaduraren presentzia egiaztatzea da eta transakzioa egin. Kontu-hartzaileak minutu bat baino gutxiago ematen du orain.
Proiektuaren emaitzak
- ABBYY teknologiak erabiliz, MOEK-ek kontabilitatea ez ezik, finantza kontrola ere sinplifikatu eta azkartu du. Bidalketa bat egiteko, langileek ez dute jatorrizko dokumentuekin mezulariaren zain egon behar; egin behar dutena da artxibo elektronikotik dagoeneko egiaztatutako datuekin eskaneatu bat jasotzea klik bakarrean. Egia da, paperezko dokumentua behar da oraindik. Baina orain kontabilitate sailera bidali daiteke geroago. Bertara iristen denean, langileak kontabilitate sisteman “Jatorrizkoa jaso” laukia markatuko du.
- Langileek berehala jasotzen dituzte transakzioei buruzko beharrezko datu guztiak eskaneetatik, transakzioak garaiz egiten dituzte eta aldez aurretik txostenak egiteko dokumentu guztiak prestatzen dituzte. Orain ez diete beldurrik ez barneko ez kanpoko ikuskapenei.
- Kontu-hartzaileek 3 aldiz azkarrago egiten dituzte finantza-transakzioak, eta MOEK-ek 10 egun lehenago ixten du txosten-epea.
- MOEK sukurtsal guztiek kontabilitate dokumentuak artxibo elektroniko bakar batean gordetzen dituzte. Horri esker, edozein faktura, kontratu edo betetze-egintza aurki dezakezu, baita haien atributuak ere (kopuruak, BEZa, produktu edo zerbitzu sortak) lehen baino 4 aldiz azkarrago.
- Irtenbideak urtean 2,6 milioi orri baino gehiago dokumentu prozesatzen ditu.
Horren ordez Ondorio baten
MOEK erabilerak duela 2 urte eta denbora horretan estatistikak bildu ditut. Kontulariek sarreren %95 egiten dutela zirriborroetan aldaketarik egin gabe. Horrek esan nahi du horrelako argitalpenak etorkizunean erabat automatikoki salta daitezkeela. Gertatu zen produktu hau enpresaren negozio-prozesuetan "adimen artifizialaren" elementuak sartzeko lehen urratsa izan zela: MOEK dagokion programa garatzen ari da.
Errusiako beste konpainia batzuk ere kontabilitate lana automatizatzen ari dira: errazagoa eta erosoagoa bihurtuz. Adibidez, ABBYY teknologiak erabiliz, finantza kontrol zerbitzua "» Negozioaren informazio garrantzitsua 2 aldiz azkarrago jasotzen du eta % 20 denbora gutxiago ematen du beharrezko fakturak eta entrega-agiriak bilatzen. Informazioa prozesatzeko teknologia adimendunak ustiategiko kontabilitate saileko langileei laguntzen die "» berehala aurkitu behar diren finantza-dokumentuak zerga-ikuskapen masiboetan. 2019an, konpainiako espezialistek 10 milioi orrialde inguru dokumentu prozesatzeko asmoa dute.
MOEK eta ABBYY proiektuari buruz gehiago jakin nahi duzu? Apirilaren 3an, 11:00etan, Vladimir Feoktistov MOEK Informazio Teknologien Zentroko buruordeak kasuaren xehetasunei buruz hitz egingo du doan. . Bat egin galderak egin nahi badituzu.
Elizaveta Titarenko,
ABBYY blog korporatiboaren editorea
Iturria: www.habr.com