Enpresari hasiberrien ohiko akats bat da ez dutela arreta nahikorik jartzen datuak biltzeari eta aztertzeari, lan-prozesuak optimizatzeari eta adierazle gakoen jarraipenari. Horrek produktibitatea murrizten du eta denbora eta baliabideen alferrik galtzea da. Prozesuak txarrak direnean, akats berdinak hainbat aldiz zuzendu behar dituzu. Bezero kopurua handitzen den heinean, zerbitzua hondatzen da, eta datuen azterketarik gabe ez dago zer hobetu behar den argi ulertzen. Ondorioz, erabakiak kapritxo baten arabera hartzen dira.
Lehiakorra izateko, negozio modernoak, kalitatezko produktu eta zerbitzuez gain, prozesu gardenak izan eta datu analitikoak bildu behar ditu. Hori gabe, zaila da negozioen benetako egoera ulertzea eta erabaki egokiak hartzea. Hori dela eta, garrantzitsua da zure armategian erabiltzeko erosoak ez ezik, zure lana sinplifikatzeko eta ahalik eta prozesu gardenenak sortzeko aukera ematen duten beharrezko tresnak izatea.
Gaur egun, tresna eta irtenbide ugari daude. Baina ekintzaile gehienek ez dituzte erabiltzen, ez dutelako balioa ikusten, edo ez baitute ulertzen nola erabili, edo garestiak, edo konplikatuak direlako, edo 100500 gehiago. Baina hori asmatu, aurkitu edo sortu dutenek, epe ertainera, abantaila dute jada.
10 urte baino gehiago daramatzat enpresei irabaziak handitzen laguntzen dieten informatika produktuak eta soluzioak sortzen, prozesuen automatizazio eta eraldaketa digitalaren bidez. Dozenaka startup sortzen lagundu dut eta mundu osoko ehunka milaka pertsonek erabiltzen dituzten sareko hamaika tresna sortu ditut.
Hona hemen nire praktikan eraldaketa digitalaren onurak erakusten dituen adibide onetako bat. Amerikako abokatu bulego txiki baterako, nire taldeak eta biok dokumentu juridikoak sortzeko tresna bat sortu genuen, abokatuei dokumentuak azkarrago sortzeko aukera eman zien. Eta beranduago, tresna honen funtzionaltasuna zabalduta, online zerbitzu bat sortu genuen eta erabat eraldatu genuen enpresa. Orain, beren hirian ez ezik, herrialde osoan eskaintzen dituzte bezeroak. Hiru urtean zehar, konpainiaren kapitalizazioa hainbat aldiz hazi da.
Artikulu honetan zurekin partekatuko dut negozioen adierazle nagusiak kontrolatzeko sistema garden bat sortzeko benetako esperientzia. Soluzio digitalak erabiltzearen balioa sartzen saiatuko naiz, ez dela zaila eta ez beti garestia erakutsiko dut. Beraz, goazen!
Nola hasi zen dena?
Inoiz izan ez duzun zerbait izan nahi baduzu, inoiz egin ez duzun zerbait egin beharko duzu.
Coco Chanel
Nire emaztea nekatuta zegoen amatasun bajan egoteaz, eta negozio txiki bat irekitzea erabaki genuen: haurrentzako jolasgela. Nire negozioa dudanez, nire emazteak joko-gela guztiz zaintzen du, eta gai estrategikoetan eta garapenean laguntzen dut.
Negozio bat irekitzeko xehetasunak guztiz bestelakoak dira, baina datuak biltzeko eta lehiakideak aztertzeko fasean, negozio honen arazo zehatzak nabarmentzeaz gain, lehiakide gehienek borrokatzen ez zituzten barne prozesuen arazoei erreparatu diegu. .
Nire harridurarako, XXI.mendean ia inork ez zuen CRM inola ere gordetzen; askok erregistroak gordetzen zituzten idatziz, koadernoetan. Aldi berean, jabeek beraiek salatu zuten langileek lapurtzen dutela, kalkulatzerakoan akatsak egiten dituztela eta kontabilitate liburuko idazpenekin birkalkulatzen eta egiaztatzen denbora asko eman behar dutela, erreserben eta gordailuen datuak galtzen direla, bezeroek ezezagunak diren arrazoiengatik alde egiten dutela. haiek.
Bildutako datuak aztertuta, konturatu gara ez ditugula haien akatsak errepikatu nahi eta arrisku horiek ahalik eta gutxien murrizten dituen sistema garden bat behar dugula. Lehenik eta behin, prest egindako irtenbideak bilatzen hasi ginen, baina ezin izan genuen aurkitu gure eskakizunak guztiz asetzen zituztenik. Eta orduan nire sistema egitea erabaki nuen, ideala ez izan arren, funtzionala eta merkea (ia doakoa).
Tresna bat aukeratzeko orduan, irizpide hauek hartu ditut kontuan: merkea izan behar du, malgua eta eskuragarria eta erabiltzeko erraza. Negozio honetarako sistema oso, indartsu eta garestia idatz nezakeen, baina denbora gutxi eta aurrekontu txikia genuen, gainera ez genuen guztiz ulertzen gure proiektuak funtzionatuko zuen ala ez, eta zentzugabea izango zen baliabide asko gastatzea. sistema hau. Hori dela eta, hipotesia probatzeko garaian, MVP (Minimum Viable Product - gutxieneko produktu bideragarria) hastea eta ahalik eta denbora laburrenean lan-bertsio bat egitea erabaki nuen inbertsio minimoarekin, eta denborarekin amaitu edo berregin.
Ondorioz, nire aukera Google zerbitzuetan geratu zen (Drive, Sheets, Calendar). Sarrera/irteera informazio iturri nagusia Google Sheets da, nire emazteak kalkulu-orriekin lan egiten esperientzia duenez, bere kabuz aldaketak egin ditzake behar izanez gero. Kontuan izan dut, gainera, tresna hori ordenagailua erabiltzen ez duten langileek ere erabiliko dutela, eta datuak taula batean nola sartzen irakastea askoz errazagoa izango da espezialista batzuekin lan egiten irakastea baino. 1C bezalako programa.
Tauletan sartutako datuak denbora errealean aldatzen dira, hau da, edozein unetan ikus dezakezu enpresaren aferen egoera, segurtasuna barneratuta dago, pertsona batzuei sarbidea mugatu diezaiekezu.
Arkitekturaren eta datuen egituraren garapena
Haurrentzako ludotekak oinarrizko hainbat zerbitzu eskaintzen ditu.
- Bisita estandarra β Bezero batek seme-alaben ludotekan igarotako denbora erosten duenean.
- Bisita gainbegiratua β Bezero batek bere seme-alaben ludotekan igarotako denbora erosten duenean eta gainbegiratzeagatik gehigarria ordaintzen duenean. Hau da, bezeroak umea utzi eta bere negozioetara joan daiteke, eta gelako langileak haurra ikusi eta jolastuko du gurasoa ez dagoen bitartean.
- Urtebetetze irekia β Bezeroak mahai bereizi bat alokatzen du janaria eta gonbidatuentzako eserlekuak egiteko eta joko-gelarako bisita normal bat ordaintzen du, aretoak ohi bezala funtzionatzen duen bitartean.
- Urtebetetzea itxita β Bezeroak lokal osoa alokatzen du; alokairuan logelak ez du beste bezerorik onartzen.
Garrantzitsua da jabeak gela zenbat pertsona bisitatu duen jakitea, zer adina zuten, zenbat denbora eman duten, zenbat diru irabazi duten, zenbat gastu egon diren (askotan gertatzen da administratzaileak zerbait erosi edo ordaindu behar izatea). zerbaitetarako, adibidez, entrega edo ura), Zenbat urtebetetze izan ziren?
Edozein informatika proiektu bezala, etorkizuneko sistemaren arkitekturan pentsatu eta datuen egitura lantzen hasi nintzen. Emaztea negozioaren arduraduna denez, ikusi, kontrolatu eta gobernatu behar duen guztia badaki, beraz, bezero gisa jokatu zuen. Elkarrekin ideia-jasa bat egin genuen eta sistemarako eskakizunak marraztu genituen, sistemaren funtzionalitatean oinarrituta pentsatu nuen eta Google Drive-n fitxategi eta karpeten egitura hau sortu nuen:
βLaburpenaβ dokumentuak enpresari buruzko informazio orokorra jasotzen du: diru-sarrerak, gastuak, analisiak
Gastuak dokumentuak enpresaren hileroko gastuei buruzko informazioa jasotzen du. Gardentasun handiagoa lortzeko, kategoriatan banatuta: bulegoko gastuak, zergak, langileen gastuak, publizitate gastuak, bestelako gastuak.
Hileroko gastuak
Urteko gastuen laburpen-taula
Errenta karpetak 12 Google Sheets fitxategi ditu, hilabete bakoitzeko bat. Hauek dira langileek egunero betetzen dituzten lan dokumentu nagusiak. Derrigorrezko aginte-panelaren fitxa eta lanegun bakoitzeko fitxak dituzte. Arbeleko fitxak uneko hilabeterako beharrezko informazio guztia erakusten du gaiak azkar ulertzeko, eta prezioak ezarri eta zerbitzuak gehitzeko aukera ere ematen du.
Arbelaren fitxa
Eguneko fitxa
Negozioaren garapen-prozesuan, behar osagarriak agertzen hasi ziren deskontuak, harpidetzak, zerbitzu osagarriak eta ekitaldiak. Hori guztia ere denboran zehar inplementatu dugu, baina adibide honek sistemaren oinarrizko bertsioa erakusten du.
Funtzionalitatearen sorrera
Adierazle nagusiak irudikatu, arkitektura eta entitateen arteko datu-trukea landu ondoren, inplementazioari ekin nion. Egin nuen lehenengo gauza Google Sheet dokumentu bat sortzea izan zen nire Income karpetan. Bertan bi fitxa sortu nituen: aginte-panela eta hileko lehen eguna, zeinetan hurrengo taula gehitu nuen.
Lan-orri nagusia
Hau da Administratzaileak lan egingo duen lan-orri nagusia. Beharrezko eremuak bete behar ditu (gorriz markatuta), eta sistemak automatikoki kalkulatuko ditu beharrezko adierazle guztiak.
Sarrerako akatsak eta erosotasuna murrizteko, "Bisita mota" eremua inplementatu zen emandako zerbitzuen goitibeherako zerrenda gisa, eta aginte-panelean edita dezakeguna. Horretarako, gelaxka horiei datuen egiaztapena gehitzen diegu eta datuak zein barrutitik hartu behar diren adierazten dugu.
Kalkuluetan giza akatsa murrizteko, bezeroak gelan igarotako orduen eta ordaindu beharreko diru kopuruaren kalkulu automatiko bat gehitu dut.
Horretarako, Administratzaileak bezeroaren iriste-ordua (E zutabea) eta irteera-ordua (F zutabea) markatu besterik ez du egin behar HH: MM formatuan. Bezero batek joko gelan igarotzen duen denbora guztira kalkulatzeko, formula hau erabiltzen dut:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)Zerbitzuak erabiltzeko diru kopurua automatikoki kalkulatzeko, beharrezkoa zen formula konplexuagoa erabiltzea, ordu bateko prezioa zerbitzu motaren arabera alda daitekeelako. Hori dela eta, datuak aginte-orriko zerbitzuen taulara lotu behar izan nituen QUERY funtzioa erabiliz:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)Ekintza nagusiez gain, nahi ez diren IFERROR edo ISBLANK akatsak ezabatzeko funtzio osagarriak gehitu nituen, baita ROUNDDOWN funtzioa ere - gauza txikiekin ez kezkatzeko, azken zenbatekoa beherantz biribildu nuen, bezeroarengana.
Diru-sarrera nagusiez gain (alokairu-denbora), haurrentzako ludotekan diru-sarrera gehigarriak daude zerbitzuen edo jostailuen salmentan, eta langileek gastu txiki batzuk egiten dituzte, adibidez, edateko ura ordaintzea edo gozokiak erostea laudorioetarako, hori guztia ere kontuan hartu behar da.
Hori dela eta, datu hauek erregistratuko ditugun beste bi taula gehitu ditut:
Zeinuekin lan egitea errazteko, koloreztatu eta baldintzapeko gelaxken formatua gehitu nuen.
Taula nagusiak prest daude, orain adierazle nagusiak taula bereizi batean jarri behar dituzu, argi eta garbi ikus dezazun zenbat irabazi duzun egun batean eta diru horretatik zenbat dagoen kutxa erregistratzailean eta zenbat dagoen txartelan.
Ordainketa motaren arabera dirua batutzeko, berriro erabili dut QUERY funtzioa:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='ΠΠ°Π»ΠΈΡΠΊΠ°'"Β» ΠΈ Β«=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='ΠΠ°ΡΡΠ°'")Lanaldia amaitzean, administratzaileak diru-sarrerak bikoiztu besterik ez ditu egin behar eta ez du eskuzko birkalkularik egin behar. Ez dugu pertsona bat lan osagarriak egitera behartzen, eta jabeak edozein unetan ikusi eta kontrola dezake egoera.
Beharrezko taula guztiak prest daude, orain egun bakoitzeko fitxa bikoiztu, zenbakitu eta hurrengoa lortuko dugu.
Bikaina! Ia dena prest dago, aski da hilabeteko adierazle nagusi guztiak aginte-panelaren fitxan bistaratzea.
Hilabeteko diru-sarrera osoa lortzeko, honako formula hau idatzi dezakezu
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1non D1 eguneko diru-sarrerak dituen gelaxka den eta '1', '2' eta abar fitxaren izena dira. Era berean, diru-sarrera eta gastu osagarriei buruzko datuak lortzen ditut.
Argitasuna lortzeko, errentagarritasun osoa kategoriaren arabera bistaratzea erabaki nuen. Horretarako, fitxa guztietatik hautaketa eta taldekatze konplexu bat egin behar izan nuen, eta, ondoren, hutsik eta alferrikako lerroak iragazi eta kendu.
Errentagarritasuna kategoriaren arabera
Diru-sarreren kontabilitateko tresna nagusia prest dago, orain urteko hilabete bakoitzeko fitxategia bikoiztuko dugu.
Kontabilitate- eta diru-sarreren jarraipena egiteko tresna bat sortu ondoren, hileroko gastu guztiak kontuan hartuko ditugun gastu-taula sortzeari ekin nion: alokairua, nominak, zergak, ondasunen erosketa eta bestelako gastuak.
Urteko karpetan, Google Sheet dokumentu bat sortu nuen eta 13 fitxa, aginte-panela eta hamabi hilabete gehitu nizkion.
Arbelaren fitxa
Argitasuna lortzeko, aginte-panelaren fitxan urteko finantza-gastuei buruzko beharrezko informazio guztia laburbildu dut.
Eta hileroko fitxa bakoitzean taula bat sortu nuen eta bertan konpainiaren diru-gastu guztien jarraipena egingo dugu kategoriaka.
Hilabete fitxa
Oso erosoa izan zen, orain konpainiaren gastu guztiak ikusi eta kontrola ditzakezu, eta behar izanez gero, historia begiratu eta analisiak ere egin ditzakezu.
Diru-sarreren eta gastuen informazioa fitxategi desberdinetan dagoenez eta kontrolatzeko oso erosoa ez denez, fitxategi bat sortzea erabaki nuen, eta bertan jabeak enpresa kontrolatu eta kudeatzeko beharrezko informazio guztia bildu nuen. Fitxategi honi "Laburpena" izena jarri diot.
mahai pibota
Fitxategi honetan taulen hileroko datuak jasotzen dituen taula bat sortu nuen, horretarako funtzio estandarra erabili nuen:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")non dokumentuaren IDa lehen argumentu gisa pasatzen dut eta inportatutako barrutia bigarren parametro gisa.
Gero urteko balantzea osatu nuen: zenbat irabazi, zenbat gastatu, zein zen irabazia, errentagarritasuna. Beharrezko datuak bistaratu.
Eta erosotasunerako, negozioaren jabeak datu guztiak leku bakarrean ikusi ahal izateko eta fitxategien bidez ez exekutatzeko, urteko edozein hilabete hautatzeko eta adierazle nagusiak denbora errealean bistaratzeko aukera integratu nuen.
Horretarako, hilabetearen eta dokumentuaren IDaren arteko lotura sortu nuen
Ondoren, goitibeherako zerrenda bat sortu nuen "Datuak -> Datuen baliozkotzea" erabiliz, estekaren barrutia zehaztu eta dokumenturako esteka dinamiko batekin inportazioa konfiguratu nuen.
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")Ondorioa
Ikus dezakezunez, zure negozioko prozesuak hobetzea ez da dirudien bezain zaila, eta ez duzu super trebetasunik izan behar horretarako. Jakina, sistema honek gabezia asko ditu, eta negozioa hazten doan heinean ezinezkoa izango da hura erabiltzea, baina negozio txiki batentzat edo hipotesi bat probatzerakoan hasieran, irtenbide bikaina da.
Hirugarren urtez aritu da joko-gela honek soluzio hau lantzen, eta aurten bakarrik, prozesu guztiak argi eta garbi ulertzen ditugunean, gure bezeroa eta merkatua ezagutzen ditugu. Online negozioak kudeatzeko tresna oso bat sortzea erabaki genuen.
PS
Google Sheets erabiltzea zure negozioa kontrolatzeko ez da oso erosoa, batez ere zure telefonotik. Hala egin nuen , negozioaren adierazle gako guztiak denbora errealean bistaratzen dituen formatu egoki batean
Iturria: www.habr.com