Kaixo guztioi, nire izena Konstantin Kuznetsov da, RocketSales-en zuzendari nagusia eta sortzailea naiz. Informatika arloan, istorio bat nahiko ohikoa da garapen saila bere unibertsoan bizi denean. Unibertso honek mahaigain guztietan hezegailuak ditu, monitore eta teklatuentzako tramankulu eta garbitzaile mordoa eta, ziurrenik, bere zereginak eta proiektuak kudeatzeko sistema.
Zer dago bertan?
Agian batzuentzat ez da ezer. Baina arazo batekin topo egin genuen. Salmenta sistemak eraiki eta automatizatzen ditugu, CRM inplementatzen dugu, negozioetarako hodeiko azpiegitura bat sortzen dugu. Garapen eta produkzio sailez gain, bezeroen proiektuak askotan merkatariak, saltzaileak, kontulariak eta beste langile batzuk biltzen ditu. Eta proiektuen kudeaketa prozesu eraginkorra nola antolatu pentsatzen hasi ginen.
Garapen eta ekoizpen prozesua Jira edo GitLab bezalako plataforma batean antolatzen bada, orduan inork ez du ulertzen zer den, garapena izan ezik. Hirugarren langile bat proiektura konektatzeko, berarekin bildu behar duzu, testuingurua azaldu, zeregina nonbait konpondu, gero laneko txatetan prest dagoen maila kontrolatu, emaitza txat bidez lortu eta Jira-ra gehitu. Eta horrela aldi bakoitzean.
Garapena enpresaren beste ataletatik moztuta dago, ez dakite nola parte hartu, eta ez dakigu gure ekarpena behar duten.
Duela urte pare bat Asana plataforma deskubritu genuen. Artikulu honetan, garapena eta produkzioa kudeatzeko prozesua nola antolatu genuen esan nahi dizut:
- enpresa osoak ekosistema bakar batean lan egin zuen,
- denek funtzionalitate nahikoa zuten,
- proiektu bakoitzaren kostua ordu eta dirutan kalkulatu ahal izan zen,
- Bezeroekin lan egitea epe luzerakoa zen: ez zeregin baten esparruan, baizik eta etengabeko ideien atzerapenarekin proiektu oso baten baitan.
Asana ezagutzeko apur bat
10 urte eman nituen proiektuak kudeatzeko software eroso baten bila. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 eta beste dozenaka zereginen jarraitzailek ez dute indar proba gainditu. Orduan Asana aurkitu nuen. Eta dena atera zen.
Gure ustez, hazten ari den zeregin eta proiektuen kudeaketa plataforma onena eta azkarrena da. Gaur egun, Asana munduko liderra da ospean eta erabiltzaileen gogobetetasunean. Horren lekuko da g2 balorazio grafikoa.
Asana zaleak gara, gure bezeroei ezarri ahal izateko ziurtagiria ere lortu dugu.
Laburki deskribatuko dut salmentatik proiektuaren ezarpenera arteko prozesua
IT zerbitzuak saltzen ditugunez, gure inbutua nahiko luzea da eta, amaiera aldera, produkzio sailera eta, batzuetan, garapenera joaten da.
Salmenta-sailak manipulazio estandarrak egiten ditu: auditoria, merkataritza-proposamenaren onarpena, kontratua sinatzea, transakzioa ekoizpenera pasatzea. Ekoizpenak ezin du kontratua onartu: aurrekontua, ekoizpenera pasatzeko data, proiektua gauzatzeko aurreikusitako denbora-funtsa jaso beharko ditu.
AmoCRM + Asana sortari esker, salmenta sailetik produkziora eta itzuliko akordio bat transferitzean, lana ez da inon eteten. Salmenta sailaren ardura-eremua urdinez adierazten da, ekoizpen-saila laranjaz eta garapen-saila arrosaz.
Garrantzitsua da garapen-saila, diseinu-saila ez bezala, proiektu guztietan parte ez egotea. Batzuetan sistemaren konfigurazioak ez ditu irtenbide pertsonalizatuak behar.
Beraz, kudeatzaileak proiektua ekoizpenerako onartu zuenean, salmenta-zuzendaria Asana-ra doa klik bakarrean (pantaila-argazkia). Proiektu bat automatikoki sortzen da Asanako amoCRM-tik.
Proiektu-mapa eta eskaintza komertzialak dituen zeregina (zeregin bat) automatikoki sortzen da bezeroen proiektu-taula komun batean. Une honetan produkzioan dauden bezero guztiak hemen bistaratzen dira. Hemen, arduradun arduradun bat izendatzen da, epeak ezartzen dira, lan mota hautatzen da eta zereginen egoerak aldatzen dira.
Kudeatzaileak proposatutako negozio-prozesu automatikoetako edozein abiarazi dezake zeregin batean:
- Bilatu/Sortu Bezeroaren proiektu bat + Erantsi zeregin bat bertan
- Bete zeregina akordioari buruzko informazioarekin
- Sortu akordio bat uneko zereginetik
Proiektua amoCRMn zehaztutako datu guztiekin betetzen da. Zerbitzu motaren arabera, berehala sortzen da azpizeregin multzo bat benetako lan-blokeak ezartzeko. Proiektuaren arduradunari dagokio zeregin zehatzak deskonposatzea, arduradunak eta epeak esleitzea.
Arbel honek proiektu berriak lanera eramaten laguntzen du. Baina deserosoa da egungo egoerak eta bertan arriskuan dauden proiektuen presentzia kontrolatzea.
Bezeroen zereginak eta proiektuak nola taldekatzen ditugun
Proiektu guztien taula komunetik, kudeatzaileak proiektua beste 3 taulatan gehitzen du:
- bezeroaren taula pertsonala;
- bezero aktiboen zorroa;
- kudeatzailearen zorroa.
Azter dezagun zergatik behar dugun entitate bakoitza.
Ikusten duzun pantaila-argazkian bezeroaren taula pertsonala.
Zergatik taula hau?
Zereginen arabera pentsatzen genuen. Lana amaituta, beste bat egitera joan zen. Bezeroarentzat berak eskatutako lan kopurua egiten dugu. Baina epe luzerako harremanak sortu nahi genituen, beraz, zereginekin lanetik bezeroekin lan egitera pasa ginen.
Bezeroarentzat hobetzeko ideia guztiak idazten ditugula ziurtatzen dugu. Nahiz eta bezeroak ustekabean airera botatako pentsamendu bat izan, konpondu eta amaitzen dugu. Horrela eratzen da zereginen atzerapena, bezeroarekin lana ez da amaitzen.
Zer dago taula honetan?
Gure Asana hainbat zerbitzurekin konektatuta dago:
- CRM sistema (salmenta sailarekin elkarrekintzarako),
- TimeDoctor (denboraren jarraipena egiteko),
- ERP-sistema (datu guztiak interfaze bakarrean batzeko).
Baliabideen kontrol-panel azkar bat gehitu dugu Asana-n. Zereginaren gainean pasa dezakezu eta ikusten duzu nork eta zenbat lan egin duen zereginean, zer bonus irabazi duten.
Produkzio-sailaren lana orduka kalkulatzen da, beraz, garrantzitsua zen guretzat langile bakoitzak bezeroaren zereginak konpontzen zenbat denbora ematen zuen zorrotz jarraitzea.
Zerk ematen dio taulari erabilera?
Ondorioz, ERP sisteman ikusten dugu Proiektuaren txostena. Transakzioaren egoera, proiektuko partaideak, proiektuaren aurrekontua, lan egindako ordu kopurua eta epeak.
Antzeko garapen proiektuen kostua aurreikus dezakegu, KPI kalkulua guztiz gardena bihurtzen da eta ez dago ilusiorik egiteko garapena ordu pare bat baino ez dela. Beharrezkoa izanez gero, beti daukagu ββbezeroari txostenak egiteko erakutsi diezaiokegun interfaze bat.
Asana maletinak
Funtzionalitate hau Asanan inplementatu da denbora luzez. Baina ez genuen berehala estimatzen. Hasieran, gure kudeatzaileen proiektu guztiak zorroetan bildu besterik ez genuen. Kontuan izan zen konpainian bere garaian Denis Kiselev-ek 61 bezerorekin lan egin zuela.
Hori jakitea polita da, baina ez da nahikoa biltzeko denbora justifikatzeko. Eta portfolioetan puntuatu genuen. Dena aldatu zen Asanako proiektu bat CRM sistema bateko akordio batekin parekatu genuenean.
Aurretik, kudeatzaileak proiektu guztietara harpidetu eta aldaketa guztien jakinarazpenak jaso zituen Sarrera-ontzian (jakinarazpen jarioa). Egoera eguneratze bakoitzean, iruzkin berri bat bistaratzen zen jarioan, berrienetik hasita. Astelehenean, kudeatzailea eseri zen eta sarrera-ontziko zereginak egin zituen sekuentzialki. Ez zen lehentasunez hitz egiten, batzuetan zeregin garrantzitsuak ez ziren iristen.
Orain langileen zorroa eta proiektu sailaren zorroa daude. Lehenengoan, gerenteak bere proiektuak kudeatzen ditu, bigarrenean gerenteari langile guztien egungo lan-kargaren kontrola ematen dio.
Diseinu-zorroa
Pantaila-argazkian proiektuak langileen arabera sailkatuta ikus ditzakezu.
Astean behin, proiektuaren arduradunak proiektu bakoitzaren egoera eguneratzen du. Aurreko astean egindakoa eta hurrengorako aurreikusitakoa idazten du. Hiru etiketa hauetako bat ezartzen du: kontrolpean, arriskuan, arazoak daude.
Kudeatzaileak azkar baloratu dezake:
- diseinu saileko bezeroen egungo bolumena,
- kudeatzaile bakoitzaren lanetan dauden proiektu kopurua,
- proiektuaren atzeratutako zereginen kopurua,
- arazoen presentzia eta proiektuetan parte hartzeko beharra,
- proiektuaren epeak, emandako denbora, inbutuaren fasea eta proiektuaren lehentasuna.
Portfolioek ere laguntzen digute salatzen. Proiektuaren egoera eguneratu ondoren, egindako eta aurreikusitako lanari buruzko txostena automatikoki bidaltzen da bezeroarekin txatera.
Langileen zorroa
Proiektuen saileko buruak ere badu bere zorroa. Bada, pah-pah-pah, bere burua kentzen badu, pertsona berriak bere kontrolpean dituen proiektu guztiak ikusiko ditu jarraipena egiten jarraitu behar dituen.
Lineako langileek zorroaren lan-karga planifikatzearen erosotasuna ere baloratu zuten. "Kargatu" fitxan, Asanak zereginen bolumena aztertzen du epeak kontuan hartuta eta langile batek zeregin bolumen jasanezina planifikatu duen ala ez ohartarazten du. Epeak alda ditzakezu eta xehetasunak doi ditzakezu fitxa honetatik irten gabe.
Akatsen ebazpena eta garapen pertsonalizatua
Aparteko talde bat da gure garapenaren arduraduna. Negozio prozesu baten barruan, bi motatako zereginak jasotzen ditu:
- akatsa,
- garapen berria.
Akatsak egiaztatu, kritikotasuna ebaluatu eta laguntza teknikoko zerbitzuaren lanera eramaten dira.
Garapen-zereginak enpresaren barne-produktuen atzerapenetik datoz, edo proiektuaren zuzendariarengandik, bezeroaren eskaera badago.
Garapen prozesuak, oro har, itxura hau du.
Zereginak Asanako garapen-batzordean sartzen dira. Hemen dago.
Ataza-jartzaileak "Akats" edo "Ezaugarri" mota hautatzen du, kritikotasun-maila ezartzen du, bezeroa adierazten du, zereginak eragiten dituen enpresaren barne-sailak. Zereginak barne araudiaren baldintza guztiak betetzen dituenean, zuzendariak zereginaren gaineko goiko barrako tximista ikonoan klik egiten du eta negozio-prozesu automatikoa abiarazten du "Ebaluatu garapenean".
Garapen-saileko buruak ebaluaziorako zeregin berri bati buruzko jakinarazpen bat jasotzen du, zeregina bera izen bereko mahai bereizi batera eramaten da ebaluazioan zehar.
Ebaluatu ondoren, kudeatzaileak zeregina aurreikusitako amaierako hilabeteari dagokion sprintera eramaten du. Zereginak aldi berean hainbat taulatan daude beti:
- proiektuaren kudeatzailearen taula pertsonalean,
- laguntza-taulan
- garapen taulan.
Ataza kontrolatzen duten parte-hartzaile eta langile guztiek aurrerapena ikusten dute, jakinarazpenak jasotzen dituzte eta zuzenean eztabaidatzen dute zereginaren iruzkinetan. Zereginak amaitzen direnean, proiektuaren arduradunak edo laguntza teknikoko espezialista arduradunak bere alde βeramanβ egiten du proiektuan lanean jarraitzeko.
Zer gertatu da garapen eta ekoizpen sailak taldearekin ingurune bakarrera itzuli ditugunean?
Lehenik eta behin, bezeroen proiektuak epe luzeago bihurtu dira. Etengabe betetako atzerapena dela eta, batez besteko egiaztapena handitu egin da.
Bigarrenik, proiektuen kalitatea asko hobetu da, garapen sailak edozein momentutan galdera bat egin diezaioke marketinari, salmentari, kontabilitate eta abarrei. Taldearen beharrezko gaitasunak denboran lotzeko eta guztiz beste maila bateko irtenbideak eskaintzeko aukera izan dugu.
Hirugarren, eta langileek, eta arduradunek eta bezeroek gardentasun osoa jaso zuten aurreikusitako eta burututako zereginetan. Proiektuak KUDEATZEN ikasi genuen, prozesu guztiz teknikoa dela konturatu ginen, eta bertatik giza faktorea ia erabat baztertu daitekeela.
Laugarren, Taldea kohesionatuago dago. Aurretik, langileek garapen eta ekoizpen sail mitikoek egiten zutenaren ideia gutxi zuten.
Orain, sistemen garapen eta konfigurazio teknikoaren prozesua ikusita:
- salmenta sailak saltzeko ideiak eta inspirazioa aurkitzen ditu bertan,
- marketinek aldian-aldian eduki erabilgarria hartzen dute mezuetarako, artikuluetarako, posizionamendurako eta publizitate testuetarako,
- kudeatzaileek bezeroen beharrak eta portaerak aztertzen dituzte, estrategia egokituz.
Irabazi-irabazi-irabazitako eraldaketa bat izan zen, eta horretan guk, gure bezeroek eta gure bazkideek irabazi zuten. Pozik egongo nintzateke zure iritzia iruzkinetan partekatuko bazenu: ba al da ezer erabilgarria nire artikuluan eta zein proiektu kudeatzeko metodo erabiltzen dituzu garapenean!
Iturria: www.habr.com