تخصیص هزینه های فناوری اطلاعات - آیا عدالت وجود دارد؟

من معتقدم که همه ما با دوستان یا همکاران به رستوران می رویم. و بعد از مدتی سرگرم کننده، گارسون چک را می آورد. سپس مشکل را می توان به چند روش حل کرد:

• روش اول، "جنتلمنانه". یک "انعام" 10 تا 15٪ به پیشخدمت به مبلغ چک اضافه می شود و مبلغ حاصل به طور مساوی بین همه مردان تقسیم می شود.
• روش دوم «سوسیالیستی» است. چک به طور مساوی بین همه تقسیم می شود، صرف نظر از اینکه چقدر خورده و نوشیده اند.
• روش سوم "عادلانه" است. همه ماشین حساب تلفن خود را روشن می کنند و شروع به محاسبه هزینه ظروف خود به اضافه مقدار مشخصی "انعام" می کنند، همچنین به صورت جداگانه.

وضعیت رستوران بسیار شبیه به وضعیت هزینه های فناوری اطلاعات در شرکت ها است. در این پست در مورد توزیع هزینه ها بین بخش ها صحبت خواهیم کرد.

اما قبل از اینکه به ورطه IT شیرجه بزنیم، اجازه دهید به مثال رستوران برگردیم. هر یک از روش های فوق "تخصیص هزینه" دارای مزایا و معایبی است. عیب آشکار روش دوم: یکی می‌تواند سالاد سزار گیاهی را بدون مرغ بخورد، و دیگری می‌تواند استیک ریبی بخورد، بنابراین مقدار آن می‌تواند به‌طور قابل توجهی متفاوت باشد. نقطه ضعف روش "عادلانه" این است که روند شمارش بسیار طولانی است و مجموع پول همیشه کمتر از مقدار موجود در چک است. وضعیت مشترک؟

حالا بیایید تصور کنیم که در یک رستوران در چین مشغول خوشگذرانی بودیم و چک را به زبان چینی آورده بودند. تنها چیزی که مشخص است مقدار آن است. اگرچه ممکن است برخی گمان کنند که این اصلاً مبلغ نیست، بلکه تاریخ فعلی است. یا فرض کنید این اتفاق در اسرائیل می افتد. آنها از راست به چپ می خوانند، اما چگونه اعداد را می نویسند؟ چه کسی می تواند بدون گوگل پاسخ دهد؟

چرا تخصیص برای فناوری اطلاعات و کسب و کار مورد نیاز است؟

بنابراین، بخش فناوری اطلاعات به تمام بخش های شرکت خدمات ارائه می دهد و در واقع خدمات خود را به بخش های تجاری می فروشد. و اگرچه ممکن است روابط مالی رسمی بین بخش‌های درون یک شرکت وجود نداشته باشد، هر واحد تجاری حداقل باید بداند که چقدر برای فناوری اطلاعات هزینه می‌کند، چقدر هزینه برای راه‌اندازی محصولات جدید، آزمایش ابتکارات جدید و غیره دارد. بدیهی است که نوسازی و گسترش زیرساخت ها نه توسط "مدرن ساز، حامی یکپارچه سازان سیستم و سازندگان تجهیزات" افسانه ای، بلکه توسط تجارتی که باید اثربخشی این هزینه ها را درک کند، پرداخت می شود.

واحدهای تجاری از نظر اندازه و همچنین شدت استفاده از منابع IT متفاوت هستند. بنابراین، تقسیم هزینه های ارتقاء زیرساخت فناوری اطلاعات به طور مساوی بین بخش ها روش دوم با تمام معایب آن است. روش "عادلانه" در این مورد ارجح تر است، اما بیش از حد کار فشرده است. به نظر می رسد بهینه ترین گزینه گزینه "شبه منصفانه" باشد، زمانی که هزینه ها نه به یک پنی، بلکه با کمی دقت معقول تخصیص می یابد، همانطور که در هندسه مدرسه از عدد π به عنوان 3,14 استفاده می کنیم و نه کل دنباله اعداد. بعد از نقطه اعشار

برآورد هزینه خدمات فناوری اطلاعات در هلدینگ‌هایی با زیرساخت فناوری اطلاعات واحد هنگام ادغام یا جداسازی بخشی از هلدینگ در یک ساختار جداگانه بسیار مفید است. این به شما امکان می دهد بلافاصله هزینه خدمات فناوری اطلاعات را محاسبه کنید تا این مقادیر را هنگام برنامه ریزی در نظر بگیرید. همچنین، درک هزینه خدمات فناوری اطلاعات به مقایسه گزینه های مختلف برای استفاده و مالکیت منابع فناوری اطلاعات کمک می کند. وقتی مردانی با کت و شلوارهای چند هزار دلاری در مورد اینکه محصولشان چگونه می‌تواند هزینه‌های فناوری اطلاعات را بهینه کند، آنچه را که باید افزایش یابد و آنچه باید کاهش می‌یابد را کاهش دهد صحبت می‌کنند، ارزیابی هزینه‌های جاری خدمات فناوری اطلاعات به CIO اجازه می‌دهد کورکورانه به وعده‌های بازاریابی اعتماد نکند. ، اما برای ارزیابی دقیق اثر مورد انتظار و کنترل نتایج.

برای تجارت، تخصیص فرصتی برای درک هزینه خدمات فناوری اطلاعات از قبل است. هر نیاز تجاری به عنوان افزایش درصدی در بودجه کلی فناوری اطلاعات ارزیابی نمی شود، بلکه به عنوان مقدار یک نیاز یا خدمات خاص تعیین می شود.

مورد واقعی

"درد" کلیدی CIO یک شرکت بزرگ این بود که درک نحوه توزیع هزینه ها بین واحدهای تجاری و ارائه مشارکت در توسعه فناوری اطلاعات متناسب با مصرف ضروری بود.

به عنوان راه حل، ما یک ماشین حساب خدمات فناوری اطلاعات را توسعه دادیم که قادر بود کل هزینه های فناوری اطلاعات را ابتدا به خدمات فناوری اطلاعات و سپس به واحدهای تجاری اختصاص دهد.

در واقع دو کار وجود دارد: محاسبه هزینه یک سرویس فناوری اطلاعات و توزیع هزینه ها بین واحدهای تجاری با استفاده از این سرویس بر اساس محرک های خاص (روش "شبه منصفانه").

در نگاه اول، اگر از همان ابتدا، خدمات فناوری اطلاعات به درستی توصیف شده باشد، اطلاعات در پایگاه داده پیکربندی CMDB و سیستم مدیریت دارایی فناوری اطلاعات ITAM، مدل‌های منابع و خدمات ساخته شده باشد و کاتالوگ خدمات فناوری اطلاعات ساخته شده باشد، این ممکن است ساده به نظر برسد. توسعه یافته. در واقع، در این مورد، برای هر سرویس فناوری اطلاعات می توان تعیین کرد که از چه منابعی استفاده می کند و هزینه این منابع با در نظر گرفتن استهلاک چقدر است. اما ما با تجارت معمولی روسیه سر و کار داریم و این محدودیت هایی را ایجاد می کند. بنابراین، هیچ CMDB و ITAM وجود ندارد، فقط یک کاتالوگ از خدمات فناوری اطلاعات وجود دارد. هر سرویس فناوری اطلاعات به طور کلی نشان دهنده یک سیستم اطلاعاتی، دسترسی به آن، پشتیبانی کاربر و غیره است. سرویس فناوری اطلاعات از خدمات زیرساختی مانند «DB Server»، «Application Server»، «Data Storage System»، «Data Network» و غیره استفاده می کند. بر این اساس، برای حل وظایف محول شده لازم است:

• تعیین هزینه خدمات زیربنایی؛
• توزیع هزینه خدمات زیرساختی برای خدمات فناوری اطلاعات و محاسبه هزینه آنها.
• تعیین محرک ها (ضرایب) برای توزیع بهای خدمات فناوری اطلاعات به واحدهای تجاری و تخصیص هزینه خدمات فناوری اطلاعات به واحدهای تجاری و از این طریق میزان هزینه های بخش فناوری اطلاعات بین سایر بخش های شرکت توزیع می شود.

تمام هزینه های سالانه فناوری اطلاعات را می توان به عنوان یک کیسه پول نشان داد. مقداری از این کیف صرف تجهیزات، مهاجرت کاری، نوسازی، مجوزها، پشتیبانی، حقوق کارمندان و ... شد. با این حال، پیچیدگی در روش حسابداری برای حسابداری دارایی های ثابت و دارایی های نامشهود در فناوری اطلاعات نهفته است.

بیایید نمونه ای از پروژه ای را برای نوسازی زیرساخت SAP در نظر بگیریم. به عنوان بخشی از پروژه، تجهیزات و مجوزها خریداری شده و کار با کمک یکپارچه ساز سیستم انجام می شود. هنگام بستن یک پروژه، مدیر باید اسناد و مدارک را تنظیم کند تا تجهیزات حسابداری در دارایی های ثابت گنجانده شود، مجوزها در دارایی های نامشهود گنجانده شوند و سایر کارهای طراحی و راه اندازی به عنوان هزینه های معوق حذف شوند. مشکل شماره یک: هنگام ثبت نام به عنوان دارایی ثابت، حسابدار مشتری اهمیتی نمی دهد که نام آن چیست. بنابراین، در دارایی های ثابت، دارایی "UpgradeSAPandMigration" را دریافت می کنیم. اگر به عنوان بخشی از پروژه، یک آرایه دیسک مدرن شده بود، که ربطی به SAP ندارد، این امر جستجو برای هزینه و تخصیص بیشتر را پیچیده تر می کند. در واقع، هر تجهیزاتی را می توان در پشت دارایی "UpgradeSAPandMigration" پنهان کرد، و هر چه زمان بیشتر می گذرد، درک آنچه واقعاً در آنجا خریداری شده است دشوارتر می شود.

همین امر در مورد دارایی های نامشهود نیز صدق می کند که فرمول محاسباتی بسیار پیچیده تری دارند. پیچیدگی اضافی با این واقعیت اضافه می شود که لحظه راه اندازی تجهیزات و قرار دادن آن در ترازنامه ممکن است حدود یک سال متفاوت باشد. به علاوه، استهلاک 5 سال است، اما در واقع بسته به شرایط، تجهیزات می توانند کم و بیش کار کنند.

بنابراین، از نظر تئوری می توان هزینه خدمات فناوری اطلاعات را با دقت 100٪ محاسبه کرد، اما در عمل این یک تمرین طولانی و نسبتاً بیهوده است. بنابراین، روش ساده‌تری را انتخاب کردیم: هزینه‌هایی که می‌توان به راحتی به هر زیرساخت یا سرویس فناوری اطلاعات نسبت داد، مستقیماً به سرویس مربوطه نسبت داده می‌شود. هزینه های باقی مانده بر اساس قوانین خاصی بین خدمات فناوری اطلاعات توزیع می شود. این به شما امکان می دهد تا دقتی در حدود 85٪ داشته باشید که کاملاً کافی است.

در مرحله اول برای توزیع هزینه‌های خدمات زیربنایی، گزارش‌های مالی و حسابداری برای پروژه‌های فناوری اطلاعات و «داوطلبی صحیح» در مواردی که امکان نسبت دادن هزینه‌ها به خدمات زیرساختی وجود ندارد، استفاده می‌شود. هزینه ها یا به طور مستقیم به خدمات فناوری اطلاعات یا به خدمات زیرساخت اختصاص می یابد. در نتیجه توزیع هزینه های سالانه، میزان هزینه های هر سرویس زیرساخت را به دست می آوریم.

در مرحله دوم ضرایب توزیع بین خدمات فناوری اطلاعات برای خدمات زیرساختی مانند "سرور برنامه"، "سرور پایگاه داده"، "ذخیره اطلاعات" و غیره تعیین می شود. برخی از خدمات زیرساختی، به عنوان مثال، «محل کار»، «دسترسی به Wi-Fi»، «کنفرانس ویدیویی» بین خدمات فناوری اطلاعات توزیع نمی‌شوند و مستقیماً به واحدهای تجاری اختصاص داده می‌شوند.

در این مرحله سرگرمی شروع می شود. به عنوان مثال، چنین سرویس زیرساختی را به عنوان "سرورهای برنامه" در نظر بگیرید. تقریباً در هر سرویس فناوری اطلاعات، در دو معماری، با و بدون مجازی سازی، با و بدون افزونگی وجود دارد. ساده ترین راه، تخصیص هزینه ها متناسب با هسته های مورد استفاده است. برای شمارش "طوطی های یکسان" و عدم اشتباه هسته های فیزیکی با هسته های مجازی، با در نظر گرفتن اشتراک بیش از حد، فرض می کنیم که یک هسته فیزیکی برابر با سه هسته مجازی است. سپس فرمول توزیع هزینه برای سرویس زیرساخت "Application Server" برای هر سرویس فناوری اطلاعات به صورت زیر خواهد بود:

,

که در آن Rsp هزینه کل سرویس زیرساخت «سرورهای کاربردی» است و Kx86 و Kr ضرایبی هستند که سهم سرورهای x86 و سری P را نشان می‌دهند.

ضرایب به صورت تجربی بر اساس تجزیه و تحلیل زیرساخت فناوری اطلاعات تعیین می شوند. هزینه نرم افزارهای خوشه ای، نرم افزار مجازی سازی، سیستم عامل ها و نرم افزارهای کاربردی به عنوان خدمات زیرساخت جداگانه محاسبه می شود.

بیایید یک مثال پیچیده تر بیاوریم. خدمات زیرساخت "سرورهای پایگاه داده". این شامل هزینه های سخت افزار و هزینه های مجوز پایگاه داده است. بنابراین، هزینه تجهیزات و مجوزها را می توان در فرمول بیان کرد:

که در آن РHW و РLIC به ترتیب هزینه کل تجهیزات و هزینه کل مجوزهای پایگاه داده هستند و KHW و KLIC ضرایب تجربی هستند که سهم هزینه ها را برای سخت افزار و مجوزها تعیین می کنند.

علاوه بر این، در مورد سخت افزار شبیه به مثال قبلی است، اما با مجوزها وضعیت کمی پیچیده تر است. چشم انداز یک شرکت ممکن است از چندین نوع مختلف پایگاه داده مانند Oracle، MSSQL، Postgres و غیره استفاده کند. بنابراین، فرمول محاسبه تخصیص یک پایگاه داده خاص، به عنوان مثال، MSSQL، به یک سرویس خاص به صورت زیر است:

که در آن KMSSQL ضریبی است که سهم این پایگاه داده را در چشم انداز فناوری اطلاعات شرکت تعیین می کند.

وضعیت حتی با محاسبه و تخصیص یک سیستم ذخیره سازی داده با سازندگان آرایه های مختلف و انواع مختلف دیسک پیچیده تر می شود. اما توضیحات این قسمت موضوعی برای یک پست جداگانه است.

نتیجه؟

نتیجه این تمرین ممکن است یک ماشین حساب اکسل یا یک ابزار اتوماسیون باشد. همه چیز به بلوغ شرکت، فرآیندهای راه اندازی شده، راه حل های اجرا شده و تمایل مدیریت بستگی دارد. چنین ماشین حساب یا نمایش تصویری داده ها به توزیع صحیح هزینه ها بین واحدهای تجاری کمک می کند و نشان می دهد که چگونه و چه مقدار بودجه فناوری اطلاعات تخصیص داده می شود. همین ابزار می‌تواند به راحتی نشان دهد که چگونه بهبود قابلیت اطمینان یک سرویس (زیادی) هزینه آن را افزایش می‌دهد، نه با هزینه سرور، بلکه با در نظر گرفتن تمام هزینه‌های مرتبط. این به کسب و کار و CIO اجازه می دهد تا با قوانین یکسان "در یک تخته بازی کنند". هنگام برنامه ریزی محصولات جدید، هزینه ها را می توان از قبل محاسبه کرد و امکان سنجی را ارزیابی کرد.

ایگور تیوکاچف، مشاور جت اینفوسیستمز

منبع: www.habr.com