مهاجرت از IBM Notes به Microsoft Exchange یا Office 365 مزایای قابل توجهی را برای یک سازمان فراهم می کند، اما پروژه مهاجرت خود دلهره آور به نظر می رسد و کاملاً مشخص نیست که مهاجرت از کجا شروع شود. خود Exchange ابزارهای خود را برای انتقال کامل یا همزیستی Notes و Exchange در بر نمی گیرد. در واقع، برخی از کارهای مهاجرت و همزیستی بدون محصولات شخص ثالث امکان پذیر نیست. در این مقاله، هفت مرحله کلیدی را که باید بر اساس بهترین شیوه ها و تجربه خود در زمینه مهاجرت موفق دنبال کنید، تشریح خواهیم کرد.

یک مهاجرت موفق شامل مراحل زیر است:

1. ارزیابی اولیه مهاجرت
2. ایجاد همزیستی بین Notes و Exchange.
3. برای دقت مهاجرت بهینه برنامه ریزی کنید.
4. اطمینان از حداکثر کارایی مهاجرت.
5. یک مهاجرت آزمایشی را اجرا کنید.
6. برنامه ریزی زمان مهاجرت برای به حداقل رساندن تأثیر بر سازمان.
7. مهاجرت را راه اندازی کنید و پیشرفت آن را دنبال کنید.

در این مقاله، نحوه آماده سازی و تکمیل مهاجرت با استفاده از دو راه حل Quest را بررسی خواهیم کرد. مدیر همزیستی برای یادداشت ها и Migrator برای یادداشت هایی برای تبادل. در زیر برش برخی از جزئیات وجود دارد.

مرحله 1: ارزیابی اولیه مهاجرت

تهیه موجودی از محیط فعلی شما

اگر تصمیم دارید که Exchange بستر مناسبی برای سازمان شما است، تنها کاری که باید انجام دهید این است که به آنجا بروید. ابتدا باید اطلاعاتی را در مورد محیط فعلی خود جمع آوری کنید، اطلاعات موجودی را در مورد داده هایی که قصد انتقال آن را دارید جمع آوری کنید، تعیین کنید چه چیزی را می توان برای کاهش استفاده از فضای دیسک حذف کرد، پهنای باند موجود بین محیط ها را محاسبه کرد و غیره. ارزیابی اولیه باید شامل موارد زیر باشد. سوالات زیر:

• چند دامنه Notes و سرور دومینو وجود دارد؟
• چند صندوق پستی دارید؟ چند تا از آنها استفاده نمی شود؟
• فایل های ایمیل اولیه چقدر فضای دیسک را اشغال می کنند؟ چه تعداد در آرشیو هستند؟ چند نمونه در کپی محلی وجود دارد؟
• آرشیوها کجا هستند؟
• چند کاربر از رمزگذاری استفاده می کنند؟ محتوای رمزگذاری شده باید منتقل شود؟
• چند پوشه شخصی در محیط وجود دارد؟
• کدام کاربران از پیوندهای سند استفاده می کنند؟ چند کاربر از دیگر کاربران و اپلیکیشن ها لینک دریافت کرده اند؟
• قرار است چه مقدار داده را انتقال دهید؟ به عنوان مثال، شما می خواهید داده ها را فقط برای شش ماه گذشته منتقل کنید.
• آیا بایگانی های بومی به بایگانی های شخصی Exchange یا فایل های Outlook *.pst منتقل می شوند؟
• محدودیت های پهنای باند چیست؟ به چه مقدار داده می توان انتقال داد
  یک دوره زمانی مشخص؟
• پس از مهاجرت چقدر فضای ذخیره سازی لازم است؟

مهاجرت چگونه بر کسب و کار و عملیات تأثیر می گذارد

پروژه باید به دقت برنامه ریزی شود تا زمان خرابی به حداقل برسد و بهره وری از دست رفته به حداقل برسد.

به عنوان مثال، مهم است که تفویض اختیار بین کاربران را در نظر بگیریم - اگر کاربری مهاجرت کند اما نماینده او در پلتفرم اصلی باقی بماند، این موضوع چه تأثیری بر کار روزانه آنها خواهد داشت؟ به طور گسترده تر، باید در نظر بگیرید که چگونه یک پروژه مهاجرت ممکن است بر تمام فرآیندهای تجاری و جریان کاری حیاتی شرکت شما تأثیر بگذارد.

همچنین مهم است که نقاط تماس مهم را در Notes در نظر بگیرید. به عنوان مثال، هنگام پرداختن به پیام، تجزیه و تحلیل برنامه‌ها و در نظر گرفتن تعامل بین مسیریابی نامه و برنامه‌ها برای جلوگیری از اختلال در فرآیندهای تجاری در حین و پس از مهاجرت بسیار مهم است. سوالات زیر را حتما بپرسید:

• کدام کاربران دارای نمایندگان هستند و شکستن این رابطه چگونه می تواند بر فرآیندهای تجاری تأثیر بگذارد؟
• چه برنامه ها و فرآیندهای تجاری با محیط ایمیل مرتبط هستند؟ هر گونه ادغام کلیدی بین برنامه و سرویس ایمیل، مانند فرآیند تأیید، هنگام برنامه ریزی مهاجرت شما بسیار مهم خواهد بود.
• چه مؤلفه ها و ویژگی های مهم برنامه باید حفظ شود؟
• چگونه می توانید از ویژگی های داخلی پلتفرم جدید برای دستیابی به عملکرد مورد نیاز خود استفاده کنید؟
• آیا محتوای غیرفعال باید برای ذخیره سازی در آینده بایگانی شود؟
• آیا برای اجرای صحیح در محیط جدید، برنامه هایی نیاز به بازسازی دارند؟
• موفقیت چگونه سنجیده خواهد شد؟

قبل از اینکه مهاجرت خود را شروع کنید، باید معیارهایی را برای سنجش موفقیت تعریف کنید. به طور خاص، باید درک کنید که انتظار انتقال 100٪ داده غیرمنطقی است. هر نوع مورد Notes معادلی در Exchange ندارد (Active Mail واضح‌ترین مثال است). بنابراین، واقعیت این است که همه موارد در Notes پس از مهاجرت در Exchange وجود ندارند. یک هدف قابل دستیابی و قابل اندازه گیری این است که 95 درصد موارد به 95 درصد صندوق های پستی منتقل شوند. اندازه گیری و مستندسازی نتایج برای اطمینان از موفقیت مهاجرت بسیار مهم است و نتایج واقعی تنها در صورتی امکان پذیر است که معیارهای موفقیت در همان ابتدای پروژه مهاجرت ایمیل تعریف شده باشد.

مرحله 2: ایجاد یادداشت ها و همزیستی تبادل

برای اکثر سازمان ها، مهاجرت یک فرآیند است، نه یک رویداد. بنابراین، انتقال صندوق پستی و مهاجرت برنامه‌ها باید از برنامه‌ای پیروی کنند که به بهترین وجه برای کسب و کار و عملیات مناسب باشد و بر اساس الزامات فنی نباشد.

توسعه استراتژی همزیستی

برای به حداکثر رساندن ارزش مهاجرت، یک طرح همزیستی کامل باید در اوایل فرآیند مهاجرت ایجاد و اجرا شود. تعریف «همزیستی» ممکن است از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت باشد. برخی از سازمان ها به طور فعال از داده های Free/Busy استفاده می کنند، برخی دیگر اصلا از این قابلیت استفاده نمی کنند. برخی بر انتقال داده های تقویم تمرکز می کنند، در حالی که برخی دیگر بر تنظیم دقیق انتقال یک فهرست کامل کاربر تمرکز می کنند. مهم است که با هر یک از ذینفعان کار کنید تا تصویر روشنی از آنچه واقعاً مهم است به دست آورید و به همه کمک کنید تا اهمیت یک استراتژی همزیستی مؤثر را درک کنند.

مهاجرت از Notes به Exchange و Office 365 مستلزم برنامه ریزی برای انتقال صندوق پستی و برنامه به طور همزمان است. عملکرد برنامه Current Notes باید برای همه کاربران بدون در نظر گرفتن پلت فرم ایمیل فعلی آنها پشتیبانی شود. به عنوان کاربرانی که به Exchange و Office 365 مهاجرت می کنند، باید بتوانند به برنامه های Notes به عنوان بخشی از گردش کار موجود خود دسترسی داشته باشند و از آنها استفاده کنند. این قابلیت باید تا زمانی که برنامه های Notes به شیرپوینت یا پلتفرم دیگری منتقل شوند ادامه یابد.

علاوه بر همزیستی برنامه ها، تعامل بین کاربران در پلتفرم های مختلف باید قبل از شروع مهاجرت اجرا شود. این شامل مسیریابی و به‌روزرسانی‌های دایرکتوری خودکار، وضعیت‌های آزاد/مشغول و تقویم‌ها برای همه کاربران صرف‌نظر از پلتفرم فعلی‌شان است.

در نهایت، باید همکاری نه تنها بین سرویس ایمیل خود، بلکه تقویم ها و منابع مشترک مانند اتاق های جلسه را نیز در نظر بگیرید. کاربران باید بتوانند اطلاعات زمان بندی جلسات را دانلود کنند. این شامل جلسات یکباره و مکرر می شود. چه قرار ملاقات ها قبل از مهاجرت برنامه ریزی شده باشد و چه در طول مهاجرت ایجاد شده باشد، دقت داده های تقویم باید در طول پروژه حفظ شود. باید اطمینان حاصل کنید که کاربران می‌توانند، برای مثال، اتاق جلسه را برای جلسه بعدی در یک جلسه تکراری تغییر دهند یا یک جلسه را بدون ایجاد درگیری و سردرگمی در جلسات بعدی لغو کنند.

مرحله 3: برای دقت مهاجرت بهینه برنامه ریزی کنید

برنامه ریزی برای انتقال از Notes به Exchange یا Office 365 نیازمند درک تعدادی از تفاوت های خاص بین پلتفرم ها است.

آدرس ایمیل

داده‌های یادداشت‌ها معمولاً حاوی آدرس‌های اختصاصی هستند که در چندین مکان ظاهر می‌شوند: در سرصفحه‌های پیام، تعبیه‌شده در بایگانی‌ها، مخاطبین شخصی و فهرست‌های توزیع‌شده. به عنوان بخشی از فرآیند مهاجرت، این آدرس های اختصاصی باید به آدرس های SMTP به روز شوند تا از عملکرد کامل در محیط Exchange اطمینان حاصل شود. بسیاری از سازمان‌ها همچنین انتخاب می‌کنند که دامنه SMTP یا استاندارد آدرس‌دهی را در طول مهاجرت به‌روزرسانی کنند. اگر این برای سازمان شما صدق می کند، مهم است که بدانید برخی از راه حل های مهاجرت به طور خودکار نمونه های آدرس SMTP تاریخی را برای هر کاربر به روز می کنند.

ساختار پوشه

در بسیاری از سازمان ها، کاربران از صندوق پستی و آرشیو خود استفاده می کنند، بنابراین حفظ این داده ها مهم است. توانایی کاربران برای مشاهده ساختار پوشه کامل خود نیز بر تجربه کاربر در نتیجه مهاجرت تأثیر می گذارد. مهم است که راه حل ها و انتقال هایی را انتخاب کنید که یکپارچگی پوشه و ساختارهای داده را حفظ کنند.

کپی های محلی و آرشیو

برای کنترل هزینه های ذخیره سازی و مدیریت بهتر رشد داده ها، بسیاری از سازمان ها سهمیه صندوق پستی را تعیین می کنند. پیامد ناخواسته این سیاست اغلب افزایش تعداد و اندازه آرشیوها است. این منابع داده اضافی باید ارزیابی شوند و مهاجرت آنها در طول برنامه ریزی مهاجرت در نظر گرفته شود. می‌توانید یک مؤلفه سلف‌سرویس به کاربران ارائه دهید که به آنها اجازه می‌دهد فقط داده‌های مهم را منتقل کنند. برای بهینه‌سازی فضای ذخیره‌سازی Exchange، توصیه می‌کنیم از محصول Quest دیگری استفاده کنید - مدیر آرشیو برای تبادل، به ویژه دارای عملکرد مفیدی برای کپی برداری از فایل های پیوست شده، آنالوگ DAOS در Notes است.

ACL و نمایندگی

لیست‌های کنترل دسترسی (ACL) و تفویض اختیار عناصر کلیدی برای عملکرد در محیط Notes هستند و همچنین برای محافظت از یکپارچگی حیاتی هستند. در نتیجه، ترجمه دقیق حقوق مرتبط و حقوق دسترسی به حقوق معادل در Exchange Server و Office 365 بسیار مهم است. در حالت ایده آل، انجام این کار به صورت خودکار باعث تسریع روند و حذف خطاهای انسانی می شود. برای حفظ اثربخشی حفاظت از دارایی های اطلاعاتی یک سازمان، ACL ها و نگاشت تفویض اختیار باید به طور همزمان با داده های پستی انجام شود. برخی از سازمان ها تلاش می کنند تا حقوق معادل را به صورت دستی یا با استفاده از اسکریپت ها پس از تکمیل انتقال داده ها اختصاص دهند. با این حال، این رویکرد می تواند بر بهره وری تأثیر منفی بگذارد و حفره های امنیتی را به داده های سازمان اضافه کند.

مطالب خود را یادداشت می کند

همون Active Mail. یکی دیگر از مشکلات رایج هنگام مهاجرت از IBM Notes، مواجهه با متن غنی زیاد است. Exchange و Office 365 از جداول تبدهای یکپارچه، دکمه ها، فرم های ذخیره شده و سایر محتوای اختصاصی در Notes پشتیبانی نمی کنند. در نتیجه، باید یا برای از دست دادن این قابلیت آماده شوید یا روی یک راه حل مهاجرت سرمایه گذاری کنید که می تواند این عناصر را به قالبی تبدیل کند که قابل انتقال باشد. بیایید بلافاصله بگوییم که راه حل های Quest این را به هیچ وجه تبدیل نمی کنند و فقط می توانند چنین حروفی را به عنوان پیوست منتقل کنند تا کاربر بتواند آنها را از طریق مشتری Notes باز کند.

گروه ها و دفترچه های آدرس شخصی

بسیاری از سازمان ها به طور گسترده از لیست های پستی عمومی برای داخلی و
ارتباطات خارجی علاوه بر این، کاربران Notes اغلب حفظ مخاطبین تجاری در دفترچه آدرس شخصی را مهم می دانند. این منابع داده برای عملیات تجاری حیاتی هستند و باید در طول مهاجرت به پلتفرم مایکروسافت به طور موثر تغییر شکل دهند. در نتیجه، آماده سازی خودکار گروه ها برای مهاجرت به اکتیو دایرکتوری و تبدیل موثر تمام آدرس های شخصی، حتی آنهایی که در دسکتاپ کاربران ذخیره شده اند، بسیار مهم است.

تعامل با برنامه های Notes

نقاط ادغام بین برنامه‌ها و سرویس پست الکترونیکی، مانند فرآیندهای آشتی، هنگام برنامه‌ریزی و زمان‌بندی مهاجرت‌ها مهم هستند. IBM Notes نسبت به سایر پلتفرم‌ها، ادغام سخت‌تری بین ایمیل و برنامه‌ها دارد. این ادغام ها می توانند همه چیز را از پیوندهای ساده گرفته تا فرآیندهای تجاری را شامل شوند.

منابع و پایگاه های ایمیل

بسیاری از سازمان‌ها از پایگاه‌های اطلاعاتی رزرو منابع، پایگاه‌های داده پستی و سایر پایگاه‌های داده مشترک در Notes استفاده می‌کنند. در نتیجه این پایگاه های اطلاعاتی نقش مهمی در عملکرد یک سازمان ایفا می کنند. برای اطمینان از تداوم کسب و کار و بهره وری کارکنان، بسیار مهم است که رویکرد و زمان اجرا را در نظر بگیرید:

• ایجاد صندوق پستی منابع در محیط هدف.
• انتقال داده ها از پایگاه داده رزرو به Exchange.
• اطمینان از اینکه کاربران هر دو سیستم می توانند با یکدیگر همکاری کنند و از منابع در Notes و Exchange استفاده کنند.

مرحله 4: کارایی مهاجرت را به حداکثر برسانید

علاوه بر اطمینان از صحت داده ها، اطمینان از اینکه مهاجرت با توجه به الزامات سازمان تا حد ممکن کارآمد است نیز مهم است. اثربخشی مهاجرت به طور مستقیم نه تنها به هزینه های مستقیم، بلکه به میزان تأثیرگذاری بر تجارت نیز بستگی دارد.

معماری راه حل مهاجرت

یکی از مهم ترین عوامل موثر بر کارایی، معماری راه حل مهاجرت است. مهم است که راه حلی با معماری چند رشته ای انتخاب کنید که به یک سرور مهاجرت اجازه می دهد چندین کاربر را همزمان منتقل کند. معماری چند رشته ای نیازهای سخت افزاری مهاجرت را کاهش می دهد و سرعت مهاجرت را افزایش می دهد و به طور چشمگیری هزینه کلی پروژه را کاهش می دهد. فریب راه حل های مهاجرتی را نخورید که ادعا می کنند چند رشته ای هستند اما در واقع فقط یک کاربر را در یک زمان مهاجرت می کنند و نیاز به اضافه کردن ایستگاه های کاری برای مهاجرت کاربران بیشتر در یک زمان دارند. بسته به پیکربندی و محیط، راه حل های چند رشته ای واقعی در هنگام انتقال داده ها به Exchange و Office 30 5000 تا 365 درصد کارآمدتر هستند.

فرآیند مهاجرت

مهاجرت مراحل زیادی را شامل می شود و فرآیندها باید در زمان مناسب اتفاق بیفتند تا از انتقال آرام اطمینان حاصل شود. برای به حداقل رساندن اختلال در کسب و کار و به حداکثر رساندن مزایای مهاجرت، همه فرآیندها باید توسط یک برنامه واحد یکپارچه و کنترل شوند که بتواند هر مرحله از مهاجرت را به موقع انجام دهد.

انعطاف پذیری و سلف سرویس

برخی از کاربران و بخش ها باید از فرآیند مهاجرت استاندارد منحرف شوند. به عنوان مثال، بخش حقوقی ممکن است شرایط ذخیره سازی متفاوتی داشته باشد، یا مدیران ممکن است نیاز داشته باشند کل صندوق پستی و بایگانی خود را منتقل کنند. بنابراین، مهم است که یک راه حل مهاجرت انعطاف پذیر را انتخاب کنید که به تیم مهاجرت اجازه دهد تا به راحتی با این الزامات سازگار شود. یکی از مؤثرترین راه‌ها برای ارائه این انعطاف‌پذیری، فعال کردن سلف سرویس برای برخی از کاربران است. به عنوان مثال، برخی از کاربران ممکن است اجازه داشته باشند داده های اضافی را از فایل های ایمیل اصلی یا داده های محلی خود انتقال دهند تا بعداً آنها را به یک بایگانی شخصی در سرور تبدیل کنند.

مرحله 5: یک مهاجرت آزمایشی را اجرا کنید

هنگامی که ارزیابی قبل از مهاجرت کامل شد، استراتژی همزیستی نهایی شد و برنامه های بهینه سازی تعریف شد، دریافت تایید استراتژی از طریق یک یا چند مهاجرت آزمایشی بسیار مهم است.

هدف از مهاجرت آزمایشی آزمایش رویه‌های توسعه‌یافته و شناسایی مشکلاتی است که ممکن است پس از شروع مهاجرت کامل ایجاد شود و به آن‌ها این فرصت را می‌دهد تا قبل از شروع مهاجرت زنده آنها را حل کنند. در نتیجه، مشکلات در طول مهاجرت خلبان قابل انتظار و حتی استقبال است.

تعیین حجم مهاجرت خلبان

مهاجرت خلبان باید به اندازه کافی بزرگ باشد تا نمونه ای معرف از داده ها را جمع آوری کند و به سؤالات مرتبطی که ممکن است در طول مهاجرت جنگی با آنها مواجه شود پاسخ دهد. اگر چندین هزار صندوق پستی را مهاجرت می کنید، حجم نمونه باید کافی باشد. برای مهاجرت های بسیار بزرگ این درصد ممکن است کمتر باشد.

انتخاب داده ها و سیستم ها

در طول فرآیند مهاجرت خلبان، استفاده از داده‌های جنگی و سیستم‌های رزمی مهم است. این به چند دلیل بسیار مهم است:

• شما باید درک کنید که محیط جنگ چگونه رفتار خواهد کرد. محیطی که به صورت مصنوعی تولید می شود نماینده محیط جنگی نخواهد بود.
• می‌توانید اطلاعات بیشتری درباره پیام‌های رمزگذاری‌شده، فراوانی انواع پیام‌هایی که در Exchange یافت نمی‌شوند و الزامات ذخیره‌سازی براساس داده‌های نمونه دریافت کنید.

تعیین انتظارات

فرآیند مهاجرت آزمایشی همچنین فرصتی عالی برای آزمایش معیارهای موفقیت مشخص شده برای پروژه و کالیبره کردن انتظارات برای مهاجرت باقی مانده فراهم می کند. در صورت نیاز به تنظیمات، آنها باید مستند شده و در طول مهاجرت جنگی در نظر گرفته شوند.

مرحله 6: زمان مهاجرت را برنامه ریزی کنید تا تأثیر آن بر سازمان به حداقل برسد

گروه بندی کاربران

برای به حداقل رساندن تأثیر بر روی کاربران و سازمان به عنوان یک کل، کاربرانی که با هم کار می کنند باید به طور همزمان مهاجرت کنند. عوامل کلیدی که هنگام ایجاد این گروه ها باید در نظر گرفته شوند عبارتند از تفویض اختیار. به دنبال راه حلی باشید که بتواند مجموعه هایی را برای مهاجرت بر اساس اطلاعات مربوط به روابط کاربر در محیط منبع توصیه کند.

زمان بندی مهاجرت

هنگامی که انتقال گروه کامل شد، مطمئن شوید که زمان آن را برنامه ریزی کنید
تاثیر بر این کاربران حداقل است. این می تواند به معنای برنامه ریزی یک پنجره مهاجرت برای یک زمان خاص از روز باشد تا از مهاجرت در ساعات کاری، در پایان یک ماه سال یا در طول پنجره های تعمیر و نگهداری جلوگیری شود. به عنوان مثال، تیم‌های فروش احتمالاً نباید تا پایان سه‌ماهه مهاجرت کنند و بخش‌های حسابداری و حقوقی احتمالاً محدودیت‌هایی برای زمان مهاجرت خواهند داشت.

مرحله 7: مهاجرت را شروع کنید و پیشرفت آن را دنبال کنید

با وجود رویکردهای مهاجرت داده تایید شده توسط خلبان، مهاجرت های جنگی باید به رویدادهای معمول تبدیل شوند. احتمالاً تغییرات جزئی در طول فرآیند برای پاسخگویی به نیازهای گروه‌های خاص وجود خواهد داشت. نظارت دقیق همچنان لازم است تا اطمینان حاصل شود که همه موارد احتمالی در طول مرحله برنامه ریزی و آزمایشی در نظر گرفته می شوند. با این حال، فرآیند باید به طور فزاینده ای خودکار شود. اجرای برنامه مهاجرت رزمی برای مستندسازی و انتقال پیشرفت در سرتاسر سازمان برای تأیید برآورده شدن انتظارات مهم است. نظارت و بازخورد جنبه های کلیدی مهاجرت موفقیت آمیز در طول فرآیند باقی می ماند.

نتیجه

ما مواردی را که باید در هنگام انتقال سرویس پستی خود در نظر بگیرید را پوشش داده ایم. اگر در حال حاضر در حال انتخاب راه حل مهاجرت هستید یا فقط به آن فکر می کنید، مهم است که همه اینها را در نظر بگیرید. ما با راه حل های مهاجرت از Quest کار می کنیم و آماده ایم آنها را به عنوان موثرترین راه حل ها در کاهش تعداد مراحل دستی و افزایش حجم داده های منتقل شده در نتیجه مهاجرت توصیه کنیم.

اگر می‌خواهید در مورد روش‌های موثر مهاجرت بیشتر بدانید، درخواست خود را ارسال کنید فرم انتقادات و پیشنهادات در وب سایت ما یا فقط تماس بگیرید، و همچنین می توانید مطالب اضافی را با استفاده از پیوندهای زیر مطالعه کنید:

مقاله Habr: مهاجرت IBM Lotus Notes/Domino به Microsoft Exchange

Quest Migrator for Notes to Exchange در وب سایت Gals

Quest Coexistence Manager for Notes در وب سایت Gals

Quest Migrator برای یادداشت هایی برای تبادل در وب سایت Quest

Quest Coexistence Manager for Notes در وب سایت Quest

منبع: www.habr.com