هنگام پیاده سازی سیستم های ERP آماده، 53 درصد از شرکت ها چالش های جدی است که نیازمند تغییر در فرآیندهای کسب و کار و رویکردهای سازمانی است و 44 درصد از شرکت ها با مشکلات فنی قابل توجهی مواجه هستند. در مجموعه ای از مقالات، توضیح خواهیم داد که یک سیستم ERP چیست، چگونه سودمند است، چگونه نیاز به پیاده سازی آن را تعیین کنیم، در هنگام انتخاب ارائه دهنده پلتفرم چه چیزی باید بدانید و چگونه آن را پیاده سازی کنید.
مفهوم یک سیستم ERP از ایالات متحده آمریکا می آید و به معنای واقعی کلمه به عنوان برنامه ریزی منابع سازمانی - برنامه ریزی منابع سازمانی ترجمه می شود. از نظر آکادمیک، به نظر می رسد: "ERP یک استراتژی سازمانی برای یکپارچه سازی تولید و عملیات، مدیریت نیروی کار، مدیریت مالی و مدیریت دارایی است که بر تعادل مداوم و بهینه سازی منابع سازمانی از طریق یک بسته نرم افزاری کاربردی تخصصی و یکپارچه (نرم افزار) متمرکز است. یک مدل داده و فرآیندهای مشترک برای همه حوزه های فعالیت ارائه می دهد."
هر تامین کننده می تواند سیستمی را که توسعه داده است، بر اساس تمرکز و وظایفی که باید حل کند، درک کند. به عنوان مثال، یک سیستم ERP برای خرده فروشی مناسب تر است، اما برای یک پالایشگاه نفت مناسب نیست. علاوه بر این، هر شرکت و کارمند آن که از پلتفرم استفاده می کند، بر اساس بخشی که در کار خود با آن در تماس است، آن را متفاوت تصور می کند.
ERP در هسته خود یک سیستم اطلاعاتی برای مدیریت کلیه فرآیندهای تجاری و منابع شرکت بر اساس یک پایگاه داده واحد است.
چرا به یک سیستم ERP نیاز دارید؟
مانند هر سیستم اطلاعاتی، ERP با داده کار می کند. هر کارمند و بخش به طور مداوم صدها مگابایت اطلاعات ایجاد می کند. در یک سازمان کوچک، مدیر دسترسی مستقیم به تمام اطلاعات و زمان نظارت بر فرآیندها دارد. اگر حجم زیادی از داده ها در چارچوب یک یا دو فرآیند تجاری ایجاد شود، مدیر فقط باید آن را با راه حل های هدفمند فناوری اطلاعات دیجیتالی کند. به طور معمول، یک سازمان نرم افزار حسابداری و به عنوان مثال CRM را خریداری می کند.
همانطور که شرکت رشد می کند، آن دسته از فرآیندهای فردی که قبلاً کمترین زمان را برای مدیریت می بردند به حجم زیادی از اطلاعات تبدیل می شوند. در ارتباط با سایر فرآیندهای تجاری، جریان های اطلاعاتی ناهمگون به کارکنان اداری عظیمی نیاز دارد تا آنها را ترکیب و تجزیه و تحلیل کند. بنابراین، سیستم ERP نه برای کسب و کارهای کوچک، بلکه برای کسب و کارهای متوسط و بزرگ مورد نیاز است.
چگونه بفهمیم که یک شرکت به سیستم ERP نیاز دارد
یک داستان معمولی برای مشتریان ما به این شکل است. در مرحله ای مشخص می شود که تمام فرآیندهای اصلی خودکار هستند و راندمان کار افزایش نمی یابد.
به نظر می رسد که هر فرآیند در سیستم اطلاعات جداگانه خود قرار دارد. برای پیوند دادن آنها، کارمندان به صورت دستی داده ها را در هر سیستم وارد می کنند و سپس مدیریت به صورت دستی داده های تکراری را برای تجزیه و تحلیل فعالیت های کل شرکت جمع آوری می کند. اصولاً چنین مکانیک های کاری تا یک نقطه معین مولد هستند. نکته اصلی تعیین لحظه دستیابی به حداکثر بهره وری قبل از وقوع آن است و نه زمانی که لازم است مکانیسم های فرآیندها را در حالت اضطراری تغییر دهید.
هیچ یک از سیستم های اطلاعاتی هرگز گزارش نمی دهند که لحظه ای فرا رسیده است که شرکت به سطحی رسیده است که به یک سیستم ERP نیاز است. تجربه جهانی 4 نشانه اصلی را نشان می دهد که به شما امکان می دهد این را درک کنید:
داده های کافی برای تصمیم گیری مدیریت آگاهانه وجود ندارد.
هر تصمیمی در کسب و کار پیامدهایی دارد که در نهایت منجر به زیان مالی یا برعکس درآمد می شود. کیفیت یک تصمیم بستگی به اطلاعاتی دارد که بر اساس آن است. اگر داده ها قدیمی، ناقص یا نادرست باشند، تصمیم نادرست یا نامتعادل خواهد بود.
دلایل اصلی ناهماهنگی اطلاعات:
-
اطلاعات مهم در بین کارکنان و بخش ها پراکنده است.
-
هیچ مقرراتی برای جمع آوری داده ها وجود ندارد.
-
اطلاعات توسط کارکنان با نقش های مختلف و در زمان های مختلف جمع آوری می شود.
با یک پلت فرم ERP که متناسب با فرآیندهای کسب و کار شما باشد، می توانید تمام داده های خود را متمرکز کنید. تمام اطلاعات توسط هر کارمند و بخش در یک سیستم واحد در زمان واقعی ایجاد می شود. این بدان معناست که داده‌هایی که شما و هر فرد دیگری در شرکت ممکن است به آن نیاز داشته باشید همیشه تا حد امکان دقیق و به‌روز است.
عدم یکپارچگی بین سیستم های فناوری اطلاعات منجر به شکست های عملیاتی شده و مانع رشد شرکت می شود.
هر سیستم فناوری اطلاعات نیازمندی‌های خاص خود را برای فرمت داده‌ها دارد که در زمان‌های مختلف و با استفاده از فناوری‌ها، اصول و زبان‌های برنامه‌نویسی متفاوت ساخته شده‌اند. این در کار کارمندانی که گویی به زبان های مختلف با هم تعامل دارند و در سرعت تعامل منعکس می شود.
یک سیستم ERP عملکردهای فردی را در یک فضای یکپارچه و قابل درک ترکیب می کند. سیستم ERP به عنوان یک مترجم عمل می کند و به چندین زبان برنامه نویسی صحبت می کند تا از همکاری و سازگاری اطمینان حاصل کند.
مشتریان شما از خدمات ناراضی هستند.
اگر مشتریان شکایت کردند یا آنها را ترک کردند، باید به فکر کارایی باشید. این به دلیل بیش از تقاضای عرضه، تاخیر در تحویل، خدمات آهسته یا فقط احساس عمومی است که کسب و کار منابع یا زمان لازم برای مراقبت از هر مشتری را ندارد.
هنگامی که یک تجارت به اندازه متوسط یا بزرگ رشد کرده است، ERP مشتریان ناراضی را به مشتریان وفادار تبدیل می کند. مشتریان بهبود خدمات را احساس می کنند و تغییرات را همراه با شرکت تجربه می کنند.
شما از سیستم های قدیمی استفاده می کنید.
طبق گزارش روندهای حفاظت از داده Veeam 2020، مانع اصلی تحول کسب و کار دیجیتال، فناوری‌های قدیمی است. اگر یک شرکت هنوز با سیستم های ورود دستی یا اسناد کاغذی کار می کند، در دوره پس از همه گیری قطعاً پشت سر گذاشته خواهد شد.
علاوه بر این، سیستم های فناوری اطلاعات یک شرکت ممکن است کاملاً مدرن اما از هم پاشیده باشند. در این حالت، هر بخش پناهگاه اطلاعاتی خود را ایجاد می کند که داده ها از آن به صورت دوز یا نادرست خارج می شوند. اگر یکپارچه‌سازی سیستم‌های فردی بسیار پرهزینه یا غیرممکن است، لازم است آنها را به یک سیستم ERP تغییر دهید.
سیستم ERP چه مزایایی برای یک کسب و کار دارد؟
سیستم ERP محصولی است که یک شرکت با هزینه خود خریداری می کند. اجرای آن به عنوان یک سرمایه گذاری تلقی می شود که باید سود داشته باشد. هیچ سازنده سیستم ERP تضمین نمی کند که رشد درآمد را برای شرکت به ارمغان بیاورد. و این نه تنها در مورد سیستم های ERP، بلکه برای هر راه حل IT نیز صدق می کند. با این حال، تمام مزایای پیاده سازی به طور غیر مستقیم بر سود تأثیر می گذارد:
صرفه جویی در سیستم های فناوری اطلاعات
به جای صرف منابع روی چندین سیستم متفاوت، که هر یک به پشتیبانی تخصصی، زیرساخت ها، مجوزها و آموزش کارکنان نیاز دارند، می توانید تمام هزینه ها را روی یک پلت فرم ERP متمرکز کنید. این شامل ماژول هایی است که سیستم های متفاوت را با قطعات یکپارچه جایگزین می کند.
اگر یک سیستم ERP از ابتدا برای رفع نیازهای یک شرکت خاص توسعه یابد، می‌تواند شامل سیستم‌ها و خدمات شخص ثالثی باشد که برای شرکای تجاری، تامین‌کنندگان، مشتریان و سایر طرف‌های مقابل راحت باشد.
شفافیت کامل
ERP به مدیریت دسترسی کامل به هر فرآیند تجاری در هر بخش 24/7 را ارائه می دهد. به عنوان مثال، می توانید موجودی کالا را به صورت روزانه دنبال کنید، از جمله تحویل برنامه ریزی شده و تحویل در حین حمل و نقل. داشتن یک تصویر کامل از سطوح موجودی به شما امکان می دهد تا سرمایه در گردش را با دقت بیشتری کنترل کنید.
گزارشات خودکار و برنامه ریزی قدرتمند
ERP یک سیستم گزارش دهی واحد و یکپارچه برای همه فرآیندها ایجاد می کند. این به طور خودکار گزارش ها و تجزیه و تحلیل مفید را در هر زمان تولید می کند. با آن، مدیریت نیازی به جمع‌آوری دستی صفحات گسترده و حروف نخواهد داشت.
بنابراین، این پلت فرم زمان را برای برنامه ریزی استراتژیک، تجزیه و تحلیل بهتر و مقایسه عملکرد بخش آزاد می کند. یک سیستم ERP به یافتن روندهایی در تجزیه و تحلیل ها کمک می کند که قبلاً مورد توجه قرار نگرفته بودند و حتی فرصتی برای مشاهده آنها وجود نداشت.
رشد در بهره وری
ERP به خودی خود یک دارو نیست. نه تنها رعایت مشخصات کسب و کار، بلکه اجرای صحیح آن نیز مهم است. مطابق با با 315 ارائه‌دهنده سیستم‌های ERP خارج از قفسه، سهم پیاده‌سازی‌هایی که فقط تا حدی موفق بودند، بسته به صنعت بین 25 تا 41 درصد برآورد شد. ERP مناسب به طور قابل توجهی زمان و تلاش صرف شده برای کارهای معمول را کاهش می دهد.
خدمات مشتری
خدمات مشتری بخش کلیدی کسب و کار است. یک سیستم ERP تمرکز کارمندان را از حفظ ثبت مشتریان به ایجاد و حفظ روابط با مشتریان تغییر می دهد.
آمار نشان می دهد که 84 درصد از مشتریان در شرکت اگر پاسخ کافی به پرس و جوها دریافت نکنند. ERP تمام اطلاعات لازم و تاریخچه مشتری را درست در لحظه تماس در اختیار کارمند قرار می دهد. با آن، کارمندان نه با بوروکراسی، بلکه با جذب و حفظ مشتریان سروکار دارند. مشتریان حتی بدون اطلاع از تغییرات شرکت، مزایای اجرای آن را احساس می کنند.
حفاظت از داده ها
به سختی یک سیستم اطلاعاتی وجود دارد که بتواند تضمینی برای امنیت داده ها باشد. داده‌های شخصی مشتریان و کارمندان، ایمیل‌ها، مالکیت معنوی، داده‌های مالی، صورت‌حساب‌ها، قراردادها - هر چه سیستم‌هایی که این اطلاعات را پردازش می‌کنند، ردیابی ریسک‌ها دشوارتر می‌شود. سیستم ERP استانداردهای یکسانی را برای دسترسی، ورودی و خروجی داده و ذخیره سازی متمرکز اطلاعات معرفی می کند.
با این حال، هر چه سهم بازار یک سیستم ERP آماده بیشتر باشد، بیشتر در معرض حملات هکرها قرار می گیرد. ترجیحاً سیستم ERP خود را توسعه دهید که تنها شما به کد آن دسترسی خواهید داشت. اگر سیستم ERP شرکت شما از ابتدا توسعه یافته باشد، هکرها نمی توانند نسخه هایی از سیستم را پیدا کنند تا ابتدا آن را از نظر آسیب پذیری آزمایش کنند.
بهره وری همکاری
اغلب علاقه به همکاری بین بخش‌ها یا کارمندان از بین می‌رود زیرا انتقال داده‌ها به بسیاری از عملیات روتین یا به دلیل جو روانی در شرکت نیاز دارد. یک سیستم یکپارچه دسترسی به اطلاعات را خودکار می کند، تجربه منفی عامل انسانی را حذف می کند و ارتباطات درون شرکت را سرعت می بخشد.
فرآیندهای تجاری یکپارچه
سیستم های ERP از پیش ساخته شده مطابق با بهترین شیوه های صنعت توسعه یافته اند. این به مشاغل اجازه می دهد تا فرآیندهای خود را استاندارد کنند.
با این حال، در واقعیت، یک شرکت باید یک انتخاب دشوار داشته باشد: یا راه اندازی و اصلاح سیستم ERP برای مطابقت با استانداردهای سازمانی زمان طولانی و پرهزینه ای طول می کشد، یا اینکه سفارشی کردن فرآیندهای کسب و کار خود با شرایط سخت است. استانداردهای سیستم ERP
راه سومی وجود دارد - در ابتدا سیستم را برای فرآیندهای تجاری خود توسعه دهید.
مقیاس پذیری
خواه در حال گسترش پایگاه مشتری خود، گسترش به بازارهای جدید، معرفی فرآیندها، بخش ها یا محصولات جدید، یا در غیر این صورت کسب و کار خود را با فروشنده مناسب گسترش دهید، پلت فرم ERP شما می تواند با تغییرات سازگار شود.
از آنجایی که سیستم ERP در تمام فرآیندهای شرکت پیاده سازی می شود، لیست مزایا بسته به مشخصات می تواند افزایش یابد. ده ها و صدها راه حل آماده در بازار توسعه یافته است که خریداران را مجبور می کند در چارچوب اشتراک ها، سرعت به روز رسانی و پشتیبانی، عملکرد بسته و معماری - در چارچوب یک تامین کننده واحد، وارد شوند. فقط توسعه سیستم ERP خودتان حداکثر فرصت ها را بدون هیچ محدودیتی فراهم می کند.
مقاله های زیر را بخوانید تا یاد بگیرید که چگونه یک سازنده سیستم ERP را انتخاب کنید، چه سوالاتی را بپرسید تا پول خود را از دست ندهید و چه مواردی را هنگام برنامه ریزی پیاده سازی در نظر بگیرید.
منبع: www.habr.com