چگونه اولین لیزینگ الکترونیکی را سازماندهی کردیم و به چه چیزی منجر شد

با وجود محبوبیت موضوع مدیریت اسناد الکترونیکی، در بانک های روسیه و به طور کلی در بخش مالی، اکثر تراکنش ها به روش قدیمی و بر روی کاغذ انجام می شود. و نکته در اینجا خیلی محافظه کاری بانک ها و مشتریان آنها نیست، بلکه فقدان نرم افزار کافی در بازار است.

هرچه تراکنش پیچیده تر باشد، احتمال کمتری وجود دارد که در چارچوب EDI انجام شود. به عنوان مثال، یک معامله لیزینگ از این نظر پیچیده است که حداقل سه طرف را شامل می شود - بانک، مستاجر و تامین کننده. غالباً یک ضامن و یک متعهد به آنها اضافه می شود. ما تصمیم گرفتیم که چنین تراکنش هایی را می توان کاملاً دیجیتالی کرد، که برای آن سیستم E-Leasing را ایجاد کردیم - اولین سرویس در روسیه که به طور کامل EDI را در چنین سناریوهایی ارائه می دهد. در نتیجه، در ابتدای جولای 2019، 37 درصد از کل تعداد معاملات لیزینگ از طریق لیزینگ الکترونیکی انجام می شود. در زیر برش، اجاره الکترونیکی را از نقطه نظر عملکرد و اجرای فنی تحلیل خواهیم کرد.

ما توسعه سیستم را از ابتدای سال 2017 شروع کردیم. سخت ترین قسمت شروع کار بود: تدوین الزامات محصول، تبدیل ایده ها به مشخصات فنی خاص. بعدی جستجوی پیمانکار است. تهیه مشخصات فنی، مشاوره - همه اینها حدود چهار ماه طول کشید. چهار ماه بعد، در نوامبر 2017، اولین نسخه از سیستم منتشر شد که برای چنین پروژه جاه طلبی بسیار سریع است. اولین نسخه از E-Leasing دارای وظایف درخواست و امضای اسناد بود - نه تنها اسناد اصلی، بلکه همچنین قرارداد تضمین و سایر قراردادهای اضافی که ممکن است در فرآیند کار تحت یک قرارداد اجاره مورد نیاز باشد. در مارس 2018، قابلیت درخواست اسناد را به عنوان بخشی از نظارت و در تیرماه همان سال، امکان ارسال صورتحساب الکترونیکی را اضافه کردیم.

لیزینگ الکترونیکی چگونه کار می کند؟

ما توسعه سیستم را از ابتدای سال 2017 شروع کردیم. کل مسیر از تدوین الزامات محصول تا انتخاب پیمانکار و انتشار اولین نسخه کمتر از یک سال طول کشید - ما در نوامبر فارغ التحصیل شدیم.

درخواست‌های بسته‌ای از اسناد از طرف‌های متقابل از سیستم تجاری ما بر اساس پایگاه داده Corus SQL و Microsoft Dynamics NAV 2009 انجام می‌شود. تمام اسنادی که شرکت‌کنندگان به عنوان بخشی از تراکنش ارائه کرده‌اند نیز برای ذخیره‌سازی به آنجا ارسال می‌شوند. Frontend یک پورتال E-Leasing است که به تامین کنندگان و مشتریان اجازه می دهد اسناد را درخواست، دانلود، چاپ و با استفاده از ECES (امضای الکترونیکی واجد شرایط پیشرفته) درخواست کنند.

حال بیایید عملکرد سیستم را با جزئیات بیشتری مطابق نمودار بالا نگاه کنیم.
 
یک درخواست از "کارت طرف مقابل" یا "پروژه" ایجاد می شود. هنگامی که یک درخواست ارسال می شود، رکوردها در جدول درخواست ایجاد می شوند. این شامل توضیحاتی از درخواست و پارامترها است. شی کد واحد مسئول ایجاد درخواست است. یک ورودی در جدول با وضعیت Ready ایجاد می شود، به این معنی که درخواست آماده ارسال است. جدول درخواست حاوی توضیحات بدنه درخواست است. کلیه مدارک درخواستی در جدول مدارک موجود است. هنگام درخواست یک سند، قسمت "وضعیت EDS" روی "درخواست شده" تنظیم می شود.

یک کار در سرور CORUS که روی عامل SQL اجرا می شود، سوابق را با وضعیت های آماده در جدول پرس و جو نظارت می کند. هنگامی که چنین رکوردی یافت می شود، وظیفه درخواستی را به پورتال E-Leasing ارسال می کند. اگر ارسال با موفقیت انجام شد، ورودی با وضعیت Responded در جدول و در غیر این صورت با وضعیت Error مشخص می شود. نتیجه پاسخ در جداول مختلف ثبت می شود: کد پاسخ از سرور و شرح خطا، در صورتی که درخواست ارسال نشد، در یک جدول. رکوردهایی که بدنه پاسخ را توصیف می کنند - در دیگری، و در سومین - پرونده هایی را که در نتیجه درخواست دریافت شده اند، با مقدار Create در قسمت Status و مقدار Check در قسمت Scan Status ثبت می کنند. علاوه بر این، وظیفه، رویدادها را از پورتال E-Leasing نظارت می کند و پرس و جوهایی را در جداول پرس و جو ایجاد می کند که خود آنها را پردازش می کند.
 
کار دیگری ورودی‌های جدول اسناد دریافت‌شده را با مقدار Create در قسمت Status و مقدار Verified در قسمت Scan Status نظارت می‌کند. کار هر 10 دقیقه یک بار اجرا می شود. آنتی ویروس وظیفه قسمت Scan Status را بر عهده دارد و در صورت موفقیت آمیز بودن اسکن، مقدار Verified ثبت می شود. این قابلیت به سرویس امنیت اطلاعات مربوط می شود. شی کد واحد مسئول پردازش سوابق است. در صورتی که ورودی جدول مدارک پذیرفته شده با موفقیت پردازش شود، در قسمت Status با مقدار Success مشخص می شود و سند درخواستی در قسمت “وضعیت EDS” در جدول سند وضعیت “Received” را دریافت می کند. در صورتی که امکان پردازش یک ورودی در جدول مدارک پذیرفته شده وجود نداشت، در قسمت Status با مقدار Fail مشخص می شود و در قسمت “Error text” شرح خطا نوشته می شود. هیچ چیز در جدول سند تغییر نمی کند.
 
وظیفه سوم تمام رکوردهای موجود در جدول سند را که وضعیت خالی یا "پذیرفته شده" ندارند، نظارت می کند. این کار یک بار در روز در ساعت 23:30 اجرا می شود و تمام اسناد قراردادی را که در روز جاری امضا نشده اند را به یاد می آورد. این وظیفه درخواستی برای حذف اسناد قراردادی در جداول درخواست و پاسخ ایجاد می کند و فیلد "وضعیت" را به مقدار "خروج شده" در جدول سند تغییر می دهد.
 

اجاره الکترونیکی از سمت کاربر

برای کاربر، همه چیز با دریافت دعوت نامه برای پیوستن به EDF از مدیر مشتری ما شروع می شود. مشتری نامه ای دریافت می کند و یک روش ثبت نام ساده را طی می کند. مشکلات تنها در صورتی ممکن است ایجاد شوند که محل کار کاربر آماده کار با امضای الکترونیکی نباشد. بخش قابل توجهی از تماس ها با پشتیبانی فنی با این موضوع مرتبط است. این سیستم به طرف مقابل اجازه دسترسی به حساب شخصی را به کارمندان خود می دهد - به عنوان مثال، حسابداران برای کار با فاکتورها و غیره.

ثبت

طرح بعدی کار نیز تا حد امکان برای هر یک از طرفین ساده است. درخواست اسناد برای معامله و همچنین امضای اسناد قراردادی از طریق تعیین وظایف در سیستم داخلی ما انجام می شود.

درخواست پرونده

پس از ارسال هرگونه درخواست یا مدارک برای امضای مشتری، اطلاعیه ای به آدرس ایمیل وی ارسال می شود که فعالیت مربوطه در حساب شخصی وی ایجاد شده است. مشتری از رابط خود بسته ای از اسناد را در سیستم آپلود می کند، امضای الکترونیکی می گذارد و ما می توانیم تراکنش را بررسی کنیم. پس از این، اسناد قراردادی در مسیر "تامین کننده - مشتری - لیزینگ Sberbank" امضا می شود.
 

توافق فعلی

مدیریت اسناد الکترونیکی در مورد ما لزوماً مستلزم هیچ اقدامی از سوی مشتری از ابتدا تا انتها نیست. در هر مرحله از معامله می توانید به سیستم متصل شوید. به عنوان مثال، مشتری پرونده ای را روی کاغذ ارائه کرد و سپس تصمیم گرفت در EDI قراردادی را امضا کند - اجرای این سناریو کاملاً امکان پذیر است. به همین ترتیب، مشتریانی که قرارداد لیزینگ معتبر با لیزینگ Sberbank دارند، می توانند برای دریافت صورتحساب به صورت الکترونیکی به E-Leasing متصل شوند.

با محاسبه اثر اقتصادی استفاده از لیزینگ الکترونیکی، ما به مشتریان برای استفاده از خدمات تخفیف اضافی ارائه دادیم. مشخص شد که در نهایت نیازی به مراجعه به مشتری و تامین کننده برای امضای قراردادها و همچنین چاپ و منگنه نیست. هزینه تراکنش (ایجاد و پشتیبانی) را 18 درصد کاهش می دهد..

پروژه چگونه توسعه خواهد یافت

در حال حاضر، E-Leasing با ثبات کار می کند، اگرچه بدون نقص نیست. مکانیسم ارسال فاکتورهای الکترونیکی برای کارکنان ما هنوز به اندازه کافی کاربرپسند نیست. مشکل با این واقعیت توضیح داده می شود که این روش به خودی خود بسیار پیچیده است، زیرا یک اپراتور EDF به طور مداوم در آن درگیر است. او رسیدی مبنی بر صدور فاکتور صادر می کند و مدیر این رسید را امضا می کند. سپس کاربر طرف مقابل (مشتری) اخطار و رسید را امضا می کند که دوباره از طریق اپراتور مدیریت اسناد الکترونیکی می رود. در نسخه های بعدی سعی خواهیم کرد این روند را راحت تر کنیم. "منطقه توسعه" همچنین شامل عملکرد درخواست اسناد نظارت است که برای مشتریان بزرگ کاملاً مرتبط است.

در شش ماه آینده، ما قصد داریم سیستم را به یک پلتفرم جدید منتقل کنیم، که به ما امکان می دهد کار را با مدیریت اسناد الکترونیکی بهینه کنیم، رابط را قابل درک تر و کاربرپسندتر کنیم و عملکرد حساب شخصی را گسترش دهیم. و همچنین عملکردهای جدیدی را اضافه کنید - از ایجاد درخواست تا مشاهده اسناد در مورد تمام معاملاتی که مشتری از طریق لیزینگ الکترونیکی انجام داده است. ما امیدواریم که سیستمی که مشتریان، تامین کنندگان و ضامنان در حال حاضر فعالانه به آن ملحق شده اند، برای همه راحت تر شود.

منبع: www.habr.com