همکاری یکی از دردسرهای ابزارهای اداری سنتی است. وقتی ده نفر به طور همزمان روی یک فایل کار می کنند، زمان و تلاش بیشتری صرف ویرایش ها نمی شود، بلکه صرف جستجوی تغییرات و نویسندگان آنها می شود. این به دلیل بسیاری از برنامه های کاربردی که همیشه سازگار نیستند پیچیده است. یکی از راه های حل این مشکل، انتقال به مجموعه های اداری مبتنی بر ابر است. تعداد زیادی از آنها وجود ندارد و ما به شما خواهیم گفت که چگونه بر محافظه کاری کارمندان Forex Club غلبه کردیم و توانستیم یک شرکت توزیع شده با صد دفتر را تنها در چند ماه به G Suite منتقل کنیم.
چرا تصمیم به انتقال گرفتید؟
فارکس کلاب معمولاً در زمینه تجارت آنلاین بر روی نرخ ارز خارجی به یاد می‌آید. اما این شرکت با چندین نوع ابزار ارزی در کشورهای مختلف دنیا کار می کند. به همین دلیل، زیرساخت فناوری اطلاعات بسیار پیچیده با پلتفرم خاص خود برای مشتریان دارد.
در زمان ملاقات ما، دفتر پشتی شرکت از چندین پلتفرم و اپلیکیشن مختلف استفاده می کرد. ابزار اصلی کار برای اکثر کارمندان مجموعه آفیس مایکروسافت و ایمیل در Zimbra بود. بالاتر از همه اینها، ساختاری از فضای ذخیره‌سازی اضافی، پشتیبان‌گیری، آنتی‌ویروس، اتصالات و ادغام‌های متعدد و همچنین مدیریت مجوزهای Microsoft و Zimbra با ممیزی‌های دوره‌ای بود.
نگهداری از این سیستم برای بخش فناوری اطلاعات باشگاه فارکس هزینه بر بود. زیرساخت های پیچیده مستلزم اجاره تعداد زیادی سرور، برنامه های DRP در صورت خاموش شدن این سرورها یا خرابی اتصال به اینترنت و تهیه نسخه پشتیبان بود. برای اطمینان از عملکرد بدون مشکل، با گذشت زمان، بخش ویژه ای از مدیران تشکیل شد که همچنان وظیفه ممیزی مجوز را بر عهده داشتند.
به دلیل فراوانی برنامه های مختلف، مشکلاتی در بین کارمندان عادی فارکس کلاب به وجود آمد. بدون ردیابی نسخه سند، یافتن نویسنده برخی از اصلاحات و نسخه نهایی یک متن یا جدول دشوار بود.
در تلاش برای کاهش هزینه های نگهداری، فارکس کلاب به دنبال راه ساده تری برای حل مشکلات مشابه بود. اینجا بود که تعامل ما شروع شد.
یافتن جایگزین
برای اجرای یک همکاری کامل، لازم بود رویکرد خود را تغییر دهیم - از فضای ذخیره‌سازی محلی به فضای ابری دور شویم. Forex Club شروع به جستجوی یک راه حل ابری مشترک برای همه برنامه های اداری کرد. دو نامزد وجود داشت: Office 365 و G Suite.
آفیس 365 یک اولویت بود، زیرا بسیاری از مجوزهای مایکروسافت از فارکس کلاب خریداری شده بودند. اما Office 365 تنها بخشی از عملکرد مجموعه آفیس را به فضای ابری می آورد. کاربران هنوز باید برنامه را از حساب شخصی خود بارگیری کنند و از آن برای کار با اسناد طبق طرح قدیمی استفاده کنند: کپی ها را با فهرست های نسخه ارسال و ذخیره کنید.
G Suite Google Cloud دارای ویژگی‌های همکاری بیشتری است و ارزان‌تر است. در مورد محصولات مایکروسافت، شما باید از قرارداد Enterprise استفاده کنید، و این یک سطح کاملا متفاوت از هزینه است (حتی با در نظر گرفتن نرم افزار خریداری شده). و با کمک ما، اجرای G Suite تحت برنامه Google انجام شد که هزینه‌های جابجایی به خدمات شرکت را به مشتریان بزرگ جبران کرد.
برنامه ریزی شده بود که بیشتر خدمات مورد استفاده کارمندان به G Suite منتقل شود:
- تقویم و ایمیل (Gmail و Google Calendar)؛
- یادداشت ها (Google Keep)؛
- چت و کنفرانس های آنلاین (چت، Hangouts)؛
- مجموعه آفیس و تولید کننده نظرسنجی (Google Docs، Google Forms)؛
- فضای ذخیره سازی مشترک (GDrive).
غلبه بر منفی
اجرای هر ابزاری، حتی راحت ترین ابزار، همیشه با واکنش های منفی کاربران نهایی مواجه می شود. دلیل اصلی محافظه کاری است، زیرا مردم نمی خواهند چیزی را تغییر دهند و به رویکردهای جدید برای کار عادت کنند. وضعیت با درک خاص از حضور وب به عنوان راه رفتن ساده در سایت ها (اما کار نکردن در این سایت ها)، که در بین کارمندان غیر IT رایج است، پیچیده شد. آنها فقط نمی دانستند که چگونه با آن کار کنند.
در سمت فارکس CLub، دیمیتری استروورخوف مسئول اجرای پروژه بود. او مراحل پیاده سازی را زیر نظر داشت، بازخورد کاربران را جمع آوری کرد و وظایف را اولویت بندی کرد. آماده‌سازی مشترک، نظرسنجی‌های کارکنان، و توضیح قوانین شرکت، شروع کار را برای ما آسان‌تر کرد.
وظیفه اصلی سافت لاین در این پروژه آموزش کاربران و مدیران سیستم و ارائه پشتیبانی فنی در مرحله اول بود. ما نحوه عملکرد محصول را از طریق یک سری آموزش توضیح دادیم. در مجموع 15 آموزش 4 ساعته برگزار کردیم. اولین - قبل از آزمایش - برای مدیران سیستمی که در حال آماده کردن زمینه برای تحول بودند. و موارد بعدی برای کارمندان عادی است.
به عنوان بخشی از برنامه آموزشی اصلی، ما بر مزایا تأکید کردیم که مشکلات کاربران نهایی را در عادت کردن به ابزار جدید جبران می‌کرد. و در پایان هر آموزش، کارکنان می‌توانستند سوالات خود را مطرح کنند، که در ابتدای کار، مشکلات را برطرف می‌کرد.
اگرچه Forex Club سمینارهای آموزشی برای مشتریان خود برگزار می کند، اما این شرکت به دلیل عدم وجود معلمان با صلاحیت های لازم، نتوانست به تنهایی آموزش G Suite را راه اندازی کند. برای ارزیابی تاثیر آموزش‌های ما، فارکس کلاب نظرسنجی‌هایی از دانشجویان قبل از آموزش و مدتی بعد از آن انجام داد. نظرسنجی اول نشان داد که اکثراً درک منفی از تغییرات آتی وجود دارد. دوم، برعکس، افزایش مثبت است. مردم متوجه شدند که این در کار آنها نیز صدق می کند.
دفتر خلبانی
این پروژه در پایان سال 2017 آغاز شد، زمانی که ده مدیر سیستم به G Suite تغییر مکان دادند. این افراد باید به پیشگامانی تبدیل می شدند که جوانب مثبت و منفی راه حل را شناسایی کرده و زمینه را برای تحول فراهم می کردند. ما بازخوردها و توصیه‌های آنها را در نظر گرفتیم و در ژانویه 2018 یک شعبه متوسط با یک مدیر سیستم محلی را برای اولین انتقال آزمایشی کارمندان غیر IT انتخاب کردیم.
انتقال به طور همزمان انجام شد. بله، تغییر ابزارهای جدید برای افراد دشوار است، بنابراین با توجه به انتخاب بین راه حل ابری و برنامه دسکتاپ، کاربران به سمت دسکتاپ آشناتر متمایل می شوند و برنامه های ارتقاء جهانی را کاهش می دهند. بنابراین پس از اتمام آموزش دفتر خلبانی، ما به سرعت همه را به G Suite منتقل کردیم. در یکی دو هفته اول، مقاومت هایی وجود داشت، توسط مدیر سیستم محلی که همه نکات دشوار را توضیح داد و نشان داد، با آن برخورد شد.
به دنبال دفتر آزمایشی، کل بخش فناوری اطلاعات فارکس کلاب را به طور کامل به G Suite منتقل کردیم.
تغییر شبکه شعب
پس از تجزیه و تحلیل تجربه پروژه آزمایشی، همراه با بخش فناوری اطلاعات فارکس کلاب، ما یک برنامه انتقال برای بقیه شرکت ها ایجاد کردیم. در ابتدا قرار بود این روند در دو مرحله انجام شود. در مرحله اول، ما می‌خواستیم فقط وفادارترین کارمندان Forex Club را به محصول آموزش دهیم که پروژه را در دفاتر خود تبلیغ کنند و به همکاران کمک کنند تا به عنوان بخشی از مرحله دوم به پلتفرم جدید بروند. برای انتخاب "انجیلیان" در شرکت، نظرسنجی انجام دادیم که نتایج آن فراتر از همه انتظارات بود: حدود نیمی از کل کل فارکس پاسخ دادند. سپس تصمیم گرفتیم که روند را طولانی نکنیم و از مرحله "اجرا از طریق کارکنان" صرف نظر کردیم.
همانطور که در پروژه آزمایشی، ابتدا دفاتر مرکزی مهاجرت کردند، جایی که یک مدیر سیستم محلی وجود دارد - او به مقابله با مشکلات در حال ظهور کمک کرد. در هر دفتر، انتقال به ابزارهای جدید با آموزش مقدم بود. آموزش باید طبق یک برنامه منعطف برنامه ریزی می شد که مناطق زمانی و برنامه های کاری مختلف را در نظر می گرفت. به عنوان مثال، برای دفاتر در قزاقستان و چین، آموزش باید از ساعت 5 صبح به وقت مسکو شروع شود (به هر حال، G Suite در چین عالی کار می کند، مهم نیست که چه باشد).
پس از دفاتر مرکزی، شبکه شعب به G Suite تغییر یافت - حدود 100 نقطه. ویژگی آخرین مرحله پروژه این بود که این شعبه ها عمدتاً توسط فروشندگانی کار می کنند که زیاد با صفحات گسترده کار می کنند. ما برای کمک به انتقال داده ها به مدت دو هفته برای آنها آموزش دادیم.
در همان زمان، متخصصان ما «در پشت» از خود باشگاه فارکس پشتیبانی کردند، زیرا بلافاصله پس از انتقال به G Suite، تعداد تماس‌ها با پشتیبانی فنی همانطور که انتظار می‌رفت افزایش یافت. اوج درخواست ها در زمان انتقال شبکه شعب اتفاق افتاد، اما به تدریج تعداد درخواست ها شروع به کاهش کرد. درخواست برای محصولات اداری و ایمیل، مدیریت مجوز نرم افزار، کار با سرورها و تجهیزات شبکه و همچنین کانال های ارتباطی پشتیبان به ویژه کاهش یافته است. یعنی پیاده سازی بار روی خط اول پشتیبانی و بک آفیس را کاهش داده است.
در مجموع، انتقال دفاتر حدود دو ماه طول کشید: در فوریه 2018، کار در ادارات اصلی و در ماه مارس - در کل شبکه شعب تکمیل شد.
مشکلات
سرعت انتقال ایمیل به یک مشکل بزرگ تبدیل شده است. انتقال یک ایمیل از Zimbra به Gmail با استفاده از IMAP Sync 1 ثانیه طول کشید. حدود 700 کارمند در صد دفتر کلاب فارکس کار می کنند و هر یک از آنها هزاران نامه دارند (در مجموع به بیش از 2 میلیون مشتری خدمات ارائه می دهند). بنابراین، برای سرعت بخشیدن به انتقال، از ابزار انتقال G Suite استفاده کردیم؛ با آن، فرآیند کپی ایمیل ها سریعتر انجام شد.
نیازی به انتقال داده ها از تقویم ها و وظایف نبود. اگرچه راه حل هایی در زیرساخت های قدیمی وجود داشت، اما به طور کامل توسط کارکنان استفاده نشد. به عنوان مثال، تقویم های شرکتی در قالب یک پورتال در Bitrix پیاده سازی شدند، که ناخوشایند است، بنابراین کارکنان ابزارهای خود را داشتند و کارمندان به تنهایی انتقال داده ها را انجام می دادند.
همچنین انتقال اسناد عملیاتی در دست کاربران بود (ما فقط در مورد داده های کار فعلی صحبت می کنیم - راه حل متفاوتی برای پایگاه دانش شرکت استفاده می شود). اینجا هیچ سوالی وجود نداشت فقط در مقطعی یک خط اداری ترسیم شد - مسئولیت اطلاعات ذخیره شده به صورت محلی به خود کاربران منتقل شد، در حالی که ایمنی و امنیت داده ها در Google Drive قبلاً توسط بخش فناوری اطلاعات نظارت می شد.
متأسفانه، یافتن آنالوگ در G Suite برای همه گردش کار ممکن نبود. برای مثال، صندوق‌های پستی عمومی، که کارمندان فارکس کلاب به استفاده از آنها عادت دارند، در جی‌میل فیلتر ندارند، بنابراین یافتن یک نامه خاص دشوار است. مشکل مشابهی با مجوز SSO در Google Chat وجود داشت، اما این مشکل از طریق درخواست به پشتیبانی Google حل شد.
مشکلات اصلی کاربران مربوط به این واقعیت است که سرویس‌های Google هنوز برخی از عملکردهای رقبا را ندارند، به عنوان مثال، اسکایپ یا آفیس 365. Hangouts فقط به شما امکان برقراری تماس را می‌دهد، Google Chat فاقد نقل قول، و Google Sheets فاقد پشتیبانی است. برای ماکروهای مایکروسافت اکسل
علاوه بر این، محصولات مایکروسافت و Google Cloud رویکرد متفاوتی به ابزارهای ویرایش جدول دارند. فایل های Word حاوی جداول گاهی اوقات با قالب بندی نادرست در Google Docs باز می شوند.
همانطور که ما به زیرساخت های جدید عادت کردیم، برخی از مشکلات از طریق رویکردهای جایگزین حل شد. به عنوان مثال، به جای ماکروها در صفحات گسترده، از اسکریپت ها استفاده می شود که کارمندان فارکس کلاب آن را راحت تر می دانستند. یافتن آنالوگ فقط برای بخش مالی Forex Club که با گزارش های 1C (با اسکریپت ها، قالب بندی پیچیده) سروکار دارد، ممکن نبود. بنابراین او فقط برای همکاری به Google Sheet تغییر مکان داد. برای سایر مدارک همچنان از بسته آفیس (اکسل) استفاده می شود.
در مجموع، Forex Club حدود 10٪ از مجوزهای Microsoft Office را حفظ کرد. این یک روش عادی برای چنین پروژه هایی است: تعداد کمی از کارمندان از عملکردهای پیشرفته مجموعه های اداری استفاده می کنند، بنابراین بقیه به راحتی جایگزینی را می پذیرند.
لازم به ذکر است که در بقیه زیرساخت ها هیچ گونه تحول بزرگی صورت نگرفت. فارکس کلاب Jira و Confluence را رها نکرده است، اگرچه Google Keep را برای کارهای عملیاتی پیاده سازی کرده است. برای ادغام Jira و Confluence با G Suite، افزونه‌هایی را مستقر کرده‌ایم که به شما امکان انتقال سریع داده‌ها را می‌دهند. سیستم نظارت و همچنین بسیاری از ابزارهای اضافی حفظ شده است: Trello، Teamup، CRM، Metrics، AWS و غیره. طبیعتاً مدیران سیستم در شعب باقی ماندند.
آزمایش Chromebook
به دنبال راهی برای کاهش هزینه‌ها، فارکس کلاب در نظر داشت همه را به ایستگاه‌های کاری سیار مجهز به Chromebook منتقل کند. خود دستگاه بسیار ارزان است و با استفاده از سرویس های ابری می توان به سرعت ایستگاه کاری را روی آن مستقر کرد.
ایستگاه های کاری سیار را روی گروه کوچکی از کاربران 25 نفره در بخش فروش آزمایش کردیم. کارمندان این بخش وظایفی نداشتند که فقط از طریق وب مانع از کار آنها شود، بنابراین این مهاجرت باید برای آنها یکپارچه می بود. اما بر اساس نتایج آزمایش، مشخص شد که سخت افزار یک کروم بوک ارزان قیمت برای عملکرد صحیح همه برنامه های شرکتی فارکس کلاب کافی نیست. و مدل‌های گران‌تر که با پارامترهای فنی مطابقت داشتند، از نظر هزینه با لپ‌تاپ‌های کلاسیک مبتنی بر ویندوز قابل مقایسه بودند. در نتیجه تصمیم گرفتند این پروژه را رها کنند.
آنچه با ورود G Suite تغییر کرده است
برخلاف تمام پیشداوری ها و بی اعتمادی ها، در حال حاضر 3 ماه پس از آموزش، 80٪ از کارمندان در نظرسنجی ها خاطرنشان کردند که G Suite واقعا کار با اسناد را برای آنها آسان تر کرده است. پس از انتقال، تحرک کارمندان افزایش یافت و آنها شروع به کار بیشتر با استفاده از دستگاه های پوشیدنی کردند:
آمار استفاده از تلفن همراه طبق فارکس کلاب
Google Forms محبوبیت زیادی به دست آورده است. در داخل بخش ها، آنها امکان انجام سریع نظرسنجی هایی را فراهم می کنند که قبلاً به استفاده از نامه نیاز داشت و نتایج را به صورت دستی جمع آوری کرد. انتقال به Google Chat و Hangouts Meet بیشترین سؤالات و شکایات را ایجاد کرد، زیرا آنها معمولاً عملکردهای کمتری دارند، اما استفاده از آنها باعث شد بسیاری از پیام رسان های فوری در شرکت کنار گذاشته شوند.
نتایج این پروژه توسط دیمیتری استروورخوف، که با او کار کردیم، فرموله شد: «این پروژه هزینه‌های کلوپ فارکس را برای زیرساخت‌های فناوری اطلاعات کاهش داد و پشتیبانی آن را ساده کرد. یک لایه کامل از وظایف نگهداری فرآیند ناپدید شده است، زیرا این مشکلات از طرف Google حل شده است. اکنون همه سرویس‌ها را می‌توان از راه دور پیکربندی کرد، آنها توسط چند مدیر Google پشتیبانی می‌شوند و بخش فناوری اطلاعات زمان و منابع را برای موارد دیگر آزاد کرده است.»
منبع: www.habr.com