ما چندین بار در مورد چگونگی کمک فن آوری هایمان نوشته ایم و حتی پردازش اطلاعات از هر نوع اسناد و وارد کردن داده ها به سیستم های حسابداری. امروز به شما می گوییم که چگونه پیاده سازی کردیم в - بزرگترین تامین کننده گرما و آب گرم در مسکو.
خودتان را به جای یک حسابدار معمولی تصور کنید. ما درک می کنیم که این آسان نیست، اما به هر حال سعی کنید. هر روز تعداد زیادی قبض کاغذی، فاکتور، گواهی و غیره دریافت می کنید. و به خصوص بسیار - در روزهای قبل از گزارش. کلیه جزئیات و مبالغ باید به سرعت و با دقت بررسی شود، مجدداً تایپ شود و در سیستم حسابداری وارد شود، معاملات به صورت دستی انجام شود و اسناد به بایگانی ارسال شود تا بتوان آنها را سریعاً برای تأیید به حسابرسان داخلی، خدمات مالیاتی، تعرفه ارسال کرد. مقامات نظارتی و دیگران دشوار؟ اما این یک روش تجاری دیرینه است که در بسیاری از شرکت ها وجود دارد. همراه با MOEK، ما این کار پر زحمت را ساده کرده و آن را راحت تر کرده ایم. اگر به این موضوع علاقه دارید که چگونه بود، به گربه خوش آمدید.
این عکس مسکو CHPP-21، بزرگترین تولید کننده انرژی حرارتی اروپا را نشان می دهد. گرمای تولید شده در این ایستگاه توسط MOEK برای 3 میلیون ساکن شمال مسکو تامین می شود. .
MOEK دارای دوازده و نیم شعبه در مسکو است. آنها به 15 کیلومتر شبکه گرمایشی، 811 ایستگاه حرارتی و دیگ بخار، 94 نقطه گرمایشی و 10 ایستگاه پمپاژ خدمات رسانی می کنند و همچنین سیستم های تامین حرارت جدید را ساخته و نصب می کنند. این شرکت تجهیزات و خدمات مختلفی را برای فعالیت های تجاری خریداری می کند: . تهیه اسناد در هر بخش شروع کننده خرید توسط کارمندان ویژه - سرپرستان قرارداد انجام می شود.
قراردادها در یک شرکت بزرگ چگونه کار می کنند؟ هنگامی که متصدیان قرارداد منعقد می کنند، اسناد کاغذی مهم بسیاری را از طرف مقابل خود دریافت می کنند: یادداشت های تحویل، گواهی های ارائه خدمات، فاکتورها، گواهی ها و غیره. سیستم مدیریت. کنترل کننده مالی به صورت دستی تمام داده ها را بررسی می کند. پس از این، متصدی اسناد اصلی را به بخش حسابداری می برد. یا پیک این کار را انجام می دهد، و سپس انتقال اسناد ممکن است بیشتر طول بکشد - از چند ساعت تا چند روز.
و همه چیز خوب خواهد بود، اما، مانند بسیاری از شرکت های دیگر:
- ممکن است مقالات چندین روز قبل از ارسال گزارش به بخش حسابداری برسد. سپس حسابداران باید روزها و شبها را در محل کار خود بگذرانند. شما باید به صورت دستی بررسی کنید که آیا تمام فاکتورها، فاکتورها و غیره به درستی پر شده اند یا خیر. سپس، اگر همه چیز درست باشد، کارمند داده ها را مجدداً در سیستم حسابداری تایپ می کند و ارسال می کند. در همان زمان، 90٪ از زمان حسابدار صرف چاپ مجدد داده ها می شود - جزئیات، مبالغ، تاریخ، شماره اقلام و غیره. به همین دلیل، خطر اشتباه وجود دارد.
- ممکن است اسناد با خطا وارد شوند. و گاهی اوقات برخی از صورتحساب ها یا گواهی ها گم می شوند. گاهی اوقات این موضوع در روزهای آخر قبل از ارائه گزارش مشخص می شود. به همین دلیل، زمان تایید سند ممکن است به تاخیر بیفتد.
- پس از ثبت، حسابداران فاکتورها، فاکتورها را ذخیره می کنند و در آرشیوهای کاغذی و الکترونیکی جداگانه اقدام می کنند. چرا این مشکل است؟ به عنوان مثال، MOEK بر اساس تعرفه کار می کند و بنابراین موظف است هزینه های خود را به طور منظم به مقامات اجرایی گزارش دهد. و هنگامی که ممیزی ایالتی یا مالیاتی بعدی به بخش حسابداری می رسد، کارمندان باید برای مدت طولانی اسناد را جستجو کنند.
این همان چیزی است که بخش حسابداری MOEK قبلاً به نظر می رسید:
MOEK برای اولین بار در صنعت انرژی تصمیم به بازسازی و ساده سازی این طرح به منظور بستن سریع معاملات و ارائه گزارش ها، ارزیابی بهتر تغییرات بازار در تدارکات و برنامه ریزی استراتژی مالی خود گرفت. تغییر سیستم طولانی مدت کار بخش حسابداری به تنهایی آسان نبود، بنابراین شرکت تصمیم گرفت آن را به همراه شریک خود - ABBYY تغییر دهد.
زودتر گفته شود
تیمی از متخصصان ABBYY یک پلت فرم جهانی برای پردازش هوشمند اطلاعات در MOEK پیاده سازی کرده اند. و پیکربندی کرد:
- توضیحات انعطاف پذیر (الگوهای استخراج داده ها) برای پردازش اسناد. ما به طور مفصل در مورد آنچه که آن است و برای چه چیزی مورد نیاز است در Habré صحبت کردیم и . با استفاده از راه حل، MOEK بیش از 30 نوع سند (به عنوان مثال، گواهی تجهیزات نصب شده یا گواهی هزینه نمایندگی) را پردازش می کند و بیش از 50 ویژگی (شماره سند، مبلغ کل شامل مالیات بر ارزش افزوده، نام خریدار، فروشنده، پیمانکار، مقدار کالا و غیره.
- یک رابط برای انجام بررسی ها و آپلود داده ها که ABBYY FlexiCapture، SAP و OpenText را به هم متصل می کند. به لطف اتصال دهنده، بررسی خودکار داده ها از سفارش و قرارداد با استفاده از دایرکتوری های مختلف امکان پذیر شد. در ادامه در این مورد صحبت خواهیم کرد؛
- صادرات اسناد به آرشیو الکترونیکی مبتنی بر متن باز. اکنون تمام اسکن های اسناد در یک مکان ذخیره می شوند.
- پیش نویس ورودی های حسابداری در SAP ERP با پیوندهایی به تصاویر اسکن شده اسناد.
سپس کارمندان ABBYY و MOEK یک فرم جستجو ایجاد کردند تا حسابدار بتواند در عرض چند ثانیه حساب‌های مهم را با هر ویژگی در آرشیو الکترونیکی پیدا کند و آنها را برای بازرسی مالیاتی ارسال کند.
جستجو با استفاده از 26 معیار مختلف امکان پذیر است (تصویر قابل کلیک است):
پس از اینکه MOEK با موفقیت کل سیستم را آزمایش کرد، به بهره برداری رسید. کل پروژه اعم از مصوبات، شفاف سازی و اصلاحات در مدت 10 ماه به پایان رسید.
طرح کار پس از اجرای ABBYY FlexiCapture:
آیا احساس می کنید چیزی تغییر نکرده است؟ بله، روند کسب و کار یکسان باقی می ماند، فقط این است که اکثر عملکردها اکنون توسط دستگاه انجام می شود.
سیم کشی انجام شد
الان اوضاع چطوره؟ فرض کنید متصدی قرارداد مجموعه ای از اسناد اولیه را برای معامله برای تامین پمپ های نیروگاه های حرارتی یا مثلاً ساخت شبکه های گرمایشی دریافت کرده است. متخصص دیگر نیازی به بررسی کامل و محتوای مدارک خود، تماس با پیک و ارسال اصل مدارک به حسابداری ندارد. متصدی به سادگی مجموعه امضا شده اسناد اولیه را اسکن می کند و سپس فناوری کار را به دست می گیرد.
با استفاده از یک سیستم اسکن شبکه، یک کارمند اسکن ها را با فرمت TIFF یا PDF به پوشه یا ایمیل داغ خود ارسال می کند. سپس ایستگاه ورودی وب ABBYY FlexiCapture را باز می کند و نوع سند تنظیم شده برای پردازش را انتخاب می کند. به عنوان مثال، «خرید کار/خدمات با هزینه نمایندگی»، «دریافت منابع مادی و فنی (MTR)» یا «حسابداری اموال».
نوع مجموعه تعیین کننده تعداد و انواع اسناد و داده های مورد نیاز است که سیستم باید آنها را طبقه بندی، شناسایی و تأیید کند.
متصدی اسکن ها را برای شناسایی آپلود می کند. سیستم به طور خودکار وجود تمام اسناد، محتویات هر مقاله را بررسی می کند و سرور جزئیات - تاریخ قرارداد، مبلغ، آدرس، شماره شناسایی مالیاتی، ایست بازرسی و سایر داده ها را تشخیص می دهد. به هر حال، MOEK اولین شرکت انرژی در روسیه است که از این رویکرد استفاده می کند.
اگر متصدی همه اسناد را آپلود نکرده باشد یا برخی از فاکتورها حاوی تمام داده ها نباشد، سیستم متوجه این موضوع شده و بلافاصله از کارمند می خواهد که خطا را اصلاح کند:
سیستم شکایت می کند و می خواهد اسناد گم شده را اضافه کند (از این پس اسکرین شات ها قابل کلیک هستند):
سیستم متوجه شد که سند منقضی شده است:
بنابراین، کارمند دیگر نیازی به تعیین اینکه آیا سند به درستی تنظیم شده است یا خیر. اگر همه چیز درست باشد، بیشتر بررسی های داده به طور خودکار درست در ایستگاه ورودی وب انجام می شود. کافی است شماره سفارش مشخص شده در SAP ERP را وارد کنید. پس از این، داده های شناسایی شده با اطلاعات پردازش شده در SAP مقایسه می شود: TIN و KPP طرف مقابل، تعداد و مقادیر قرارداد، مالیات بر ارزش افزوده، نام محصول یا خدمات. پردازش و بررسی یک سند فقط چند دقیقه طول می کشد.
با استفاده از جزئیات - INN و KPP - می توانید شرکت مورد نظر را از فهرست انتخاب کنید:
در صورت وجود خطایی در فاکتور یا فاکتور، اجازه صادر شدن سند به بایگانی را نمی دهد. به عنوان مثال، اگر سندی به اشتباه جمع‌آوری شده باشد یا یکی از کاراکترها اشتباه تشخیص داده شود، سیستم این را نشان می‌دهد و از کارمند می‌خواهد تا تمام نادرستی‌ها را تصحیح کند. در اینجا یک مثال است:
سیستم تشخیص داد که Vasilek CJSC در لیست تامین کنندگان MOEK گنجانده نشده است.
این به کارمندان اجازه می دهد تا قبل از اینکه سند به بخش حسابداری برسد، خطاها را ردیابی کنند.
اگر همه بررسی ها با موفقیت انجام شود، با یک کلیک یک کپی اسکن شده از سند به بایگانی الکترونیکی OpenText ارسال می شود و یک پیوند و یک کارت با ابرداده های آن در SAP ظاهر می شود. یک حسابدار یا متصدی همیشه می‌تواند فهرستی از اسناد را برای سفارش مورد نیاز و اطلاعاتی در مورد اینکه چه کسی، در چه بازه زمانی و با چه نتیجه‌ای اسناد را پردازش کرده است، در آرشیو الکترونیکی مشاهده کند.
پیتر پتروویچ به آرشیو الکترونیکی نگاه کرد، ...
برای اینکه ببینیم چه کسانی مدارک سفارش شماره 1111 را آپلود کرده اند.
پس از آپلود داده ها و اسکن ها از ABBYY FlexiCapture در SAP، یک تراکنش پیش نویس با داده های از پیش پر شده و پیوندهایی به تصاویر اسکن شده اسناد ظاهر می شود.
سیم کشی پیش نویس:
سپس حسابدار یک اعلان ایمیل با پیوندی به پیش نویس تمام شده دریافت می کند و اسکن می کند. متخصص دیگر نیازی به مبارزه با کاغذ ندارد. تنها کاری که او باید انجام دهد این است که اسکن ها را برای کل مبلغ تراکنش، وجود مهر و امضا بررسی کرده و معامله را انجام دهد. حسابدار اکنون کمتر از یک دقیقه را صرف آن می کند.
نتایج پروژه
- با استفاده از فناوری های ABBYY، MOEK نه تنها حسابداری، بلکه کنترل مالی را نیز ساده و تسریع کرده است. برای ارسال پست، کارمندان دیگر نیازی به انتظار پیک با مدارک اصلی ندارند - تنها کاری که باید انجام دهند این است که یک اسکن با داده های تأیید شده از قبل از بایگانی الکترونیکی با یک کلیک دریافت کنند. درست است، یک سند کاغذی هنوز مورد نیاز است. ولی الان میشه بعدا به حسابداری ارسال کرد. هنگامی که کارمند به آنجا می رسد، کادر "دریافت اصلی" را در سیستم حسابداری بررسی می کند.
- کارمندان بلافاصله تمام اطلاعات لازم در مورد تراکنش را از اسکن دریافت می کنند، تراکنش ها را به موقع انجام می دهند و همه اسناد را برای گزارش از قبل آماده می کنند. حالا نه از بازرسی داخلی و نه از بیرون هراسی ندارند.
- حسابداران تراکنش های مالی را 3 برابر سریعتر انجام می دهند و MOEK دوره گزارش دهی را 10 روز زودتر می بندد.
- تمام شعب MOEK اسناد حسابداری را در یک آرشیو الکترونیکی ذخیره می کنند. با تشکر از این، شما می توانید هر فاکتور، قرارداد یا عمل تکمیل، و همچنین هر ویژگی از آنها (مبلغ، مالیات بر ارزش افزوده، محدوده محصول یا خدمات) را 4 برابر سریعتر از قبل پیدا کنید.
- این راه حل سالانه بیش از 2,6 میلیون صفحه سند را پردازش می کند.
به جای یک نتیجه گیری
MOEK استفاده می کند الان 2 سال است و در این مدت آمار جمع آوری کرده ام. مشخص شد که حسابداران 95٪ از ورودی ها را بدون ایجاد تغییر در پیش نویس ها انجام می دهند. این بدان معناست که در آینده می توان چنین پست هایی را به طور کامل به طور خودکار نادیده گرفت. این اتفاق افتاد که این محصول در واقع اولین گام شرکت برای معرفی عناصر "هوش مصنوعی" به فرآیندهای تجاری شرکت بود: MOEK در حال توسعه یک برنامه مربوطه است.
سایر شرکت های روسی نیز کار حسابداری را خودکار می کنند: آن را ساده تر و راحت تر می کنند. به عنوان مثال، با استفاده از فناوری های ABBYY، سرویس کنترل مالی "» اطلاعات مهم تجاری را 2 برابر سریعتر دریافت می کند و 20٪ زمان کمتری را صرف جستجوی فاکتورها و یادداشت های تحویل ضروری می کند. فناوری‌های پردازش هوشمند اطلاعات به کارکنان بخش حسابداری هلدینگ کمک می‌کند.» فوراً اسناد مالی لازم را در طول ممیزی مالیات انبوه بیابید. در سال 2019، متخصصان این شرکت قصد دارند حدود 10 میلیون صفحه سند را پردازش کنند.
آیا می خواهید درباره پروژه MOEK و ABBYY بیشتر بدانید؟ در 3 آوریل ساعت 11:00، معاون مرکز فناوری اطلاعات MOEK ولادیمیر فئوکتیستوف در مورد جزئیات پرونده در یک جلسه رایگان صحبت خواهد کرد. . اگر می خواهید سوال بپرسید عضو شوید.
الیزاوتا تیتارنکو،
ویرایشگر وبلاگ شرکتی ABBYY
منبع: www.habr.com