هابر، سلام! نام من اولگ است و مسئولیت خدمات فناوری اطلاعات در گروه شرکت های ABBYY را بر عهده دارم. بیش از یک ماه پیش، کارمندان ABBYY در سراسر جهان شروع به کار و زندگی در خانه کردند. دیگر خبری از فضای باز یا سفرهای کاری نیست. آیا شغل من تغییر کرده است؟ خیر اگرچه به طور کلی بله، 2-3 سال پیش تغییر کرد. و اکنون ما از نظر فنی عملکرد دفاتر در 13 کشور را به همان روش قبلی تضمین می کنیم. فقط این است که اکنون ما این کار را در حالی که در خانه نشسته ایم انجام می دهیم - در آشپزخانه، روی مبل یا بالکن، و در دفتر فقط یک نفر در حال انجام وظیفه است. اتفاقاً اینجاست:
امروز من در مورد مشکلاتی که اکنون سرویس ABBYY IT باید حل کند صحبت خواهم کرد، کارکنان اداری چگونه ما را نجات می دهند، چرا تیم های MS و Zoom اکنون همه چیز ما هستند و خیلی چیزهای دیگر. به گربه خوش آمدید
خیلی وقت پیش، قبل از قرنطینه...
5-7 سال پیش ABBYY شرکتی بود که بر توسعه زیرساخت های داخلی تمرکز داشت. ما از محصولات ابری کم استفاده کردیم - سعی کردیم برنامه ها را به صورت داخلی مستقر کنیم و بنابراین دسترسی به آنها از خارج دشوار بود. اما زمانه عوض شده...
محصولات ابری بسیار سریعتر توسعه یافتند، آنها انعطاف پذیری و تنوع بیشتری را در عملکرد ارائه کردند. و اکنون یافتن آنالوگ با قابلیت های داخلی اغلب به سادگی غیرممکن است.
کارکنان به تحرک نیاز داشتند. فروشندگان و بازاریابان دائماً در سفرهای کاری، سفر به سراسر جهان، رفتن به جلسات هستند - آنها به سادگی نیاز به دسترسی به سیستم های شرکتی در هر زمان و هر مکان دارند.
نسل مردم نیز تغییر کرده است. کارمندان جوان جدید ترجیح می دهند در فضاهای کاری، کافه ها یا از خانه کار کنند. تحرک برای آنها مهم است. بنابراین، ما از نظر فنی یک محیط کاری مشابه آنچه در زندگی روزمره وجود دارد ایجاد کردیم. همکاران زمانی که مجبور نباشند بین دفتر کار و محل دیگری جابجا شوند، راحت تر می شوند.
در حال حاضر دفاتر بین المللی ABBYY در 13 کشور از ایالات متحده آمریکا تا استرالیا باز است. و داشتن یک زیرساخت ابری مشترک بسیار راحت تر از "پیوند" بودن به یک مکان خاص توسط سرویس های داخلی است.
چندین سال پیش، ما استراتژی خود را اصلاح کردیم و شروع به استفاده فعال از برنامه های کاربردی ابری برای کار خود کردیم. به عنوان مثال، ما واقعاً بسته آفیس 365 را دوست داریم - MS Teams، OneDrive، SharePoint و دیگران.
این بدان معنا نیست که همه کارمندان به راه حل های ابری وابسته هستند. ABBYY دارای زیرساخت داخلی غنی است؛ به عنوان مثال، توسعه دهندگان از امکانات محلی برای آموزش شبکه های عصبی استفاده می کنند. من می گویم که ما از محصولات ابری و زیرساخت های داخلی خودمان حدود 50/50 استفاده می کنیم.
درباره محبوبیت RDP
ما همیشه اجازه کار با شبکه داخلی را از راه دور داده‌ایم و همه روشی را انتخاب کردند که برایشان راحت بود. کسانی که بیشتر در دفتر کار می کنند RDP (دسکتاپ از راه دور) را ترجیح می دهند. به عنوان یک قاعده، هر کس تجهیزات خود را در خانه دارد: همیشه قدرتمند نیست و تمام خانواده می توانند از آن استفاده کنند. و در محل کار یک کامپیوتر مدرن وجود دارد که پیکربندی شده و به همه چیز متصل است. بنابراین، اتصال به RDP از خانه و محل کار بدون توجه به آنچه در رایانه شخصی شما وجود دارد راحت تر است.
برای دفتری که در مسکو واقع شده است (مرکز تحقیق و توسعه، دفاتر ABBYY روسیه و بازارهای نوظهور ABBYY در اینجا قرار دارند)، ما معمولاً همیشه دو دروازه دسکتاپ از راه دور (RD Gateway) برای اتصال از راه دور داشتیم. اما اکنون این روش اتصال بسیار محبوب شده است. برای متعادل کردن بار، سرویس فناوری اطلاعات دو دروازه اضافی را مستقر کرد. این احتمالاً تنها تغییر زیرساختی است که از ماه مارس انجام داده ایم.
از این پس، من آماری را در مورد دفتر ABBYY در مسکو ارائه خواهم کرد، زیرا بیش از 800 نفر در اینجا کار می کنند و داده ها نشان دهنده ترین هستند.
VPN
همکارانی هستند که به کار با VPN عادت دارند. اکنون بسیاری تجهیزات شرکتی را به خانه برده اند. بیشتر لپ تاپ و مانیتور با خود می بردیم. وقتی دائماً از راه دور کار می کنید، مانیتور بزرگ دیگری بسیار راحت تر است. ما تجهیزات اضافی برای کارمندان خود خریداری نکردیم.
افسران وظیفه
حتی در دوران قرنطینه نیز نمی توان بدون افراد در دفتر کار کرد. ما دو مدیر سیستم را به عنوان وظیفه تعیین کردیم - یورا و استاس. هر کدام از آنها یک هفته در دفتر کار می کنند و یک هفته در خانه کار می کنند. بچه ها یک برنامه معمولی دارند - از 10 تا 19.
آنها به عیب یابی مشکلات فنی که کارکنان با آن مواجه هستند کمک می کنند. ما وسایل زیادی داریم و گاهی خراب می شود. اغلب اوقات، رایانه شخصی یخ می‌زند. چند بار در هفته هارد دیسک خراب می شود، چیزی می سوزد و نیاز به تعویض یا تعمیر دارد.
چندین مورد از قطع برق وجود داشته است، به این معنی که شخصی نیاز به راه اندازی مجدد رایانه دارد زیرا کارمندان نمی توانند این کار را از راه دور انجام دهند. به طور کلی، 90 درصد از زمان آنها صرف روشن نگه داشتن تجهیزات اداری می شود.
همچنین چندین کار غیرعادی وجود دارد که افسران وظیفه در دوران قرنطینه شروع به انجام آن کردند.
- کاغذ را در چاپگرها قرار دهید و اسناد چاپ شده را بردارید. این برای کارمندانی که اسناد دریافتی را پردازش می کنند و آنها را از رایانه های خانگی روی چاپگر کار چاپ می کنند ضروری است. هنگامی که آنها به دفتر باز می گردند، به جای چاپ 100500 صفحه، بلافاصله تمام اسناد را تحویل می گیرند. البته، امکان انجام این کار بعدا وجود داشت، اما ما به همکاران خود کمک می کنیم تا روند معمول را تغییر ندهند - اکنون چیزهای غیرعادی زیادی وجود دارد.
- ما اسکنرها و پرینترها را بسته بندی کردیم و به همکارانی که برای کار به آنها نیاز داشتند تحویل دادیم. یکی از کارمندان که در خانه اش خلوت کرده بود، کمک شد تا کابلی را وصل کند تا بتواند اینترنت پایدار داشته باشد.
به هر حال، برنامه تلفن همراه ABBYY FineScanner AI همچنین به اسکن اسناد و همچنین تشخیص متن در آنها، اضافه کردن امضا، تبدیل فایل ها به 12 فرمت محبوب و موارد دیگر کمک می کند. تا 31 جولای فراگیر ما دسترسی ممتاز به هوش مصنوعی ABBYY FineScanner.
آخر هفته چطور؟
آخر هفته هیچ کارمندی در اداره وجود ندارد. ما با مدیر سیستم خود که در Otradny (جایی که دفتر ما در آن قرار دارد) زندگی می کند، توافق کردیم که اگر اتفاقی افتاد، او بیاید و کمک کند. و کمک او مفید واقع شد: چندین مورد قطع برق در آخر هفته وجود داشت و لازم بود عملکرد تجهیزات بازیابی شود.
پاس می دهد
در ماه مارس، ما برای همه کارمندانی که باید در طول قرنطینه به دفتر مراجعه کنند، به mos.ru مجوز صادر کردیم. اکنون، اگر نیاز به رفتن به محل کار داشته باشید، کارمند نیز یک پاس با کد QR صادر می کند. اما امکان حضور در دفتر به این معنا نیست که همکاران هر روز به آنجا بروند. معمولاً فقط یک نفر در ساختمان وظیفه دارد. بقیه فقط در مواقع ضروری مجاز به حضور هستند.
در دفاتر کشورهای دیگر
وضعیت در سایر دفاتر ABBYY به طور کلی یکسان است - آنها بسته هستند و کارمندان از خانه کار می کنند و از ابزارهای مشابه استفاده می کنند. به عنوان مثال، در یک دفتر آمریکایی حتی یک افسر وظیفه وجود ندارد. مدیر سیستم محلی قبل از قرنطینه برخی از تجهیزات را از انبار برداشت و هنگامی که کارمند جدیدی وارد می‌شود، لپ‌تاپ پیکربندی شده را به سادگی از طریق پست ارسال می‌کند.
چگونه متصل بمانیم
اکنون بار کانال های ارتباطی حتی نسبت به زمانی که مردم در دفتر کار می کردند کاهش یافته است. ترافیک اصلی - دانلود فایل ها و تماشای فیلم ها - اکنون بر روی ارائه دهندگان خانگی است. نیازی به گسترش کانال ها نبود، هرچند امسال برنامه ریزی کردیم.
در طول قرنطینه، اولین کاری که انجام دادیم این بود که مقررات بازیابی ارتباطات را به دقت بررسی کردیم - چندین آزمایش نظارتی را اضافه کردیم، طرحی را برای تغییر به کانال‌های پشتیبان کار کردیم و قوانین تعادل بار را بررسی کردیم.
چگونه امنیت را از راه دور تضمین کردید؟
بدون شک مهمترین چیز تامین امنیت بود. اما ما برای این نیز آماده شده ایم. یک سال پیش، احراز هویت دو مرحله ای معرفی شد. من فکر می کنم این یکی از موارد اجباری است که افراد خارج از محیط شرکت زیاد کار می کنند. و این همان چیزی است که نمی توانید سریع آن را نصب کنید. امروزه دسترسی به هر گونه منابع شرکتی نیازمند دو عامل است. اگر شخصی قصد دارد به کار از راه دور تغییر مکان دهد، از نظر امنیت اطلاعات این یک الزام است.
ما می بینیم که چگونه کلاهبرداران فعال تر شده اند و در تلاش برای به دست آوردن اعتبار خود هستند. اینها عمدتاً حملات فیشینگ هستند. و اگرچه ایمیل محافظت می شود، از نظر فنی نمی توان به طور کامل از فیشینگ جلوگیری کرد. مهم است که خود کارمندان بدانند که نباید روی پیوندهای مشکوک کلیک کنند یا فایل هایی را از پیام هایی که انتظارش را نداشتند باز کنند. برای این کار یک وبینار برای کارمندان برگزار کردیم و به آنها یادآوری کردیم که در چنین مواقعی چه کاری انجام دهند. اکنون زمان بسیار مناسبی برای چنین وبینارهایی است، زیرا افراد با قرار گرفتن در یک موقعیت غیرعادی، جمع‌آوری شده، متمرکز، نسبت به اطلاعات بازتر هستند و آن را بهتر درک می‌کنند.
ما همچنین به قوانین ساده برای کار از خانه توجه کردیم، به عنوان مثال، نیاز به خاموش کردن جلسه کار، قفل کردن رایانه هنگام خروج، حساب های جداگانه: شما زیر یکی کار می کنید، کودک زیر دیگری بازی می کند. این بسیار مهم است، زیرا کودک می بیند که پدر یا مادر روی صفحه کلید ضربه می زنند و او هم می خواهد این کار را انجام دهد. او می آید و در می زند، اما ما نمی دانیم که او در آنجا چه خواهد زد و در چه برنامه ای داده ها را حذف یا جایگزین می کند.
ما همچنین از همکارانمان خواستیم که بررسی کنند اینترنت خانگی آنها چگونه پیکربندی شده است، رمز عبور چیست و آیا اصلاً وجود دارد یا خیر. البته آنها رزرو کردند: اگر شخصی نمی داند چه کاری باید انجام دهد، بهتر است این کار را انجام ندهید. ارتباط ماندن بسیار مهمتر است. آنها از کارمندان خواستند روترهای وای فای خانگی خود را نیز بررسی کنند. حتی به برخی توصیه می شد چیز دیگری بخرند، زیرا آنها چنین تجهیزات قدیمی داشتند که به آنها اجازه نمی داد با سرعت فعلی ارائه دهندگان کار کنند.
درباره محبوب ترین برنامه های کاربردی از راه دور
احتمالاً قبلاً حدس زده اید که اینها ابزارهای ارتباطی هستند. از آنجایی که ما از Office 365 استفاده می کنیم، کارمندان از طریق پیام رسان Teams هم با یکدیگر و هم با افراد خارجی ارتباط برقرار می کنند. او خود را به خوبی ثابت کرده است.
تعداد پیام های گروهی ارسال شده در تیم ها توسط کارمندان تمام دفاتر افزایش یافته است:
- از 21 فوریه تا 20 مارس بیش از 689 هزار پیام ارسال کردیم.
- از 21 مارس تا 19 آوریل، بیش از 1 میلیون پیام ارسال کردیم.
تعداد تماس ها (یک به یک) نیز افزایش یافته است:
- از 21 فوریه تا 20 مارس 11,5 هزار نفر بودند.
- از 21 مارس تا 19 آوریل -> 16 هزار.
ما علاوه بر Teams از Zoom نیز استفاده می کنیم، زیرا کیفیت صوتی و تصویری این سرویس یکی از بهترین های موجود در بازار است. علاوه بر این، Zoom به شما امکان می دهد به کنفرانس "تماس بگیرید" و از طریق تلفن وصل شوید.
تا 15 مارس، تعداد جلسات Zoom تقریباً از 100 جلسه در روز تجاوز نمی کرد و از نیمه دوم ماه ما در ABBYY شروع به استفاده فعالتر از این سرویس کردیم:
در ماه آوریل، تقریباً در هر روز کاری 100 جلسه یا بیشتر در Zoom وجود داشت:
در حال حاضر گزارش های زیادی در اینترنت در مورد غیرقابل اعتماد بودن Zoom وجود دارد. اصلاً تعجب آور نیست که محبوب ترین ساز اکنون چنین مورد توجه قرار گرفته است. ما با نمایندگان خود از زوم در تماس هستیم و می بینیم که شرکت تا چه حد تمام یافته ها را جدی می گیرد. اقدامات متعددی نیز انجام دادیم. ساده ترین و مؤثرترین آنها ممنوعیت ذخیره ضبط جلسات در فضای ذخیره سازی ابری است.
امنیت اینترنت، اول از همه، توجه خود کارمند است. ما معتقدیم که زوم با این کار کنار می آید و این وضعیت فقط این سرویس را قوی تر می کند.
این نمودار نشان می‌دهد که چگونه از نیمه دوم مارس، تعداد شرکت‌کنندگان در جلسات Zoom شروع به رشد کردند. و همچنین تعداد دقیقه.
این روند در آوریل ادامه یافت و کارمندان بیشتری به وبینارها و جلسات زوم پیوستند.
برای ما، Zoom و Teams خدماتی هستند که یکدیگر را کپی می کنند. اما داشتن دو ابزار برای ارتباط احتمالاً اکنون اجباری است، زیرا بار روی مخابرات بسیار زیاد است. مواردی وجود داشت که یکی از خدمات در نامناسب ترین لحظه شروع به شکست کرد، سپس کارمندان به سرعت سرویس دیگری را فراخوانی کردند و به کار خود ادامه دادند.
علاوه بر این، اینها ابزارهایی برای ارتباط هستند. برای مردم مهم است که اکنون در ارتباط بمانند. بیشتر تماس‌ها با ABBYY با دوربین‌های روشن انجام می‌شود. وقتی در دفتر کار می کردم، فکر نمی کنم دوربین را روشن کرده باشم. حالا مهم نیست در چه فرمی هستید، همیشه آن را روشن می کنید. تقریبا همیشه.
به جای یک نتیجه گیری
از نظر فنی آماده سازی یک شرکت برای کار از راه دور کاری نیست که بتوان در چند روز انجام داد. بهتر است از قبل برای این کار آماده شوید. ما مدتها پیش انتقال به خدمات ابری را آغاز کردیم زیرا می خواستیم به کارمندان خود کمک کنیم تا تحرک بیشتری داشته باشند. اما همانطور که مشخص شد، این تحرک در شرایطی که قرنطینه اعلام می شود نیز مفید است.
احتمالاً اکنون ما تمام هزینه‌های نیروی کار خود را برای انتقال و تغییر زیرساخت‌ها از داخلی به خارجی‌تر جبران کرده‌ایم، زیرا مردم تجهیزات خود را گرفتند، دفاتر خود را ترک کردند، به خانه‌ها و ویلاهای خود رفتند و هیچ چیز تغییر نکرده است.
با تشکر از مدیر سیستم ما یورا آنیکیف برای عکس های موجود در این پست.
منبع: www.habr.com