رسانه ها مملو از اخبار در مورد وضعیت اپیدمیولوژیک و توصیه هایی برای خود انزوا هستند.
اما هیچ توصیه ساده ای در مورد تجارت وجود ندارد. مدیران شرکت با چالش جدیدی روبرو شدند - اینکه چگونه کارمندان را از راه دور با حداقل ضرر به بهره وری منتقل کنند و کار خود را به گونه ای ساختار دهند که همه چیز "مانند قبل" باشد.
آنچه در دفتر کار می کرد اغلب از راه دور کار نمی کند. چگونه تیم های توزیع شده می توانند همکاری و ارتباطات موثر در داخل و خارج تیم را حفظ کنند؟
در دسترس بودن ارتباطات سیار، اینترنت سریع، برنامه های کاربردی راحت و سایر فناوری های مدرن به طور کلی به غلبه بر بسیاری از موانع و ایجاد کار سازنده با شرکا یا همکاران کمک می کند.
اما ما باید آماده شویم.
همه چیز طبق برنامه پیش خواهد رفت. اگر او باشد
کار از راه دور نیاز به ساخت ویژه فرآیندهای داخلی و ارتباطات دارد. و مرحله آماده سازی می تواند بسیاری از سوالات و مشکلات را قبل از ایجاد آنها برطرف کند.
چه در دفتر و چه در شرایط کار از راه دور، همه چیز بر روی چهار ستون بنا شده است:
- برنامه ریزی
- سازمان
- کنترل
- انگیزه
اول از همه، شما و تیمتان باید اهداف درستی را تعیین کنید، سیستم گزارش دهی را دوباره بسازید و ارتباطات ناهمزمان و همزمان را در تیم به درستی ترکیب کنید. ارتباطات ناهمزمان شامل نامه‌ها، چت‌ها، گزارش‌های به‌روز شده و هر گزینه ارتباطی است که نیازی به پاسخ فوری ندارد. ارتباط همزمان، ارتباط بلادرنگ با بازخورد سریع است.
یادآوری این نکته بسیار مهم است که هنگام کار از راه دور، برنامه ریزی نیاز به نظم دارد. حفظ تعادل کار با وظایف استراتژیک و عملیاتی، تنظیم سرعت کار بر روی وظایف اولویت دار به صورت هفتگی یا حتی روزانه ضروری است. برنامه ریزی و هدف گذاری مناسب کار را شفاف تر می کند و به جلوگیری از فرسودگی کارمندان کمک می کند. آنها احساس انزوا از این روند نخواهند داشت.
ویدئو کنفرانس: ابزار شماره یک
انزوای کارمندان از راه دور بیشتر اطلاعاتی است تا اجتماعی. آنها آنقدر دلتنگ نشستن در کنار کسی نیستند (اگرچه متفاوت است) بیشتر نگران عدم دسترسی سریع به اطلاعات و ارتباط با همکاران هستند. آنها این فرصت را ندارند که از یک همکار سؤال بپرسند و فوراً پاسخی دریافت کنند، یک پیروزی کوچک یا خلاصه را جشن بگیرند، طوفان فکری کنند یا فقط در مورد برنامه های آخر هفته گپ بزنند.
این کسری تا حدی با خدمات ویدئو کنفرانس جبران می شود.
کنفرانس ویدیویی به یک یا چند نفر امکان می‌دهد تا در زمان واقعی مکالمه داشته باشند، چه از طریق تلفن یا از طریق پلتفرم‌های ویدئو کنفرانس آنلاین. تماس ها یک کانال ارتباطی همزمان هستند، اما همچنین می توانند زمانی که فقط یک نفر با یک گروه صحبت می کند - برای مثال برای برقراری ارتباط استفاده شود. . نمونه هایی از این خدمات: ، زوم، بلوجین، GoToMeeting.
مزایا:
- تماس‌های ویدیویی صداها، احساسات، چهره و سایر علائم کلامی مخاطب را منتقل می‌کنند و از این طریق به شفاف‌سازی و درک خلق و خوی او کمک می‌کنند.
- اطلاعات اضافی پیام ها را واضح تر می کند، محتوای احساسی را اضافه می کند و به ایجاد ارتباط و اعتماد کمک می کند.
معایب:
- هماهنگی در طول زمان تماس‌ها فقط می‌توانند در زمان واقعی اتفاق بیفتند و ارتباط را برای تیمی که در مناطق زمانی مختلف پخش شده است دشوار می‌کند.
- مسیر ارتباطی به هیچ وجه مستند نیست. چالش ها نتیجه ای مکتوب به جا نمی گذارند.
- تفسیر. کیفیت ارتباطات برای همه (به ویژه برای کسانی که در کشور خود انزوا هستند) مطلوب نیست. کلمات همیشه به درستی درک نمی شوند.
چه زمانی از ویدئو کنفرانس استفاده کنیم؟
- جلسات منظم، هم تک به تک و هم گروهی
- دیدارهای تیمی
- برنامه ریزی و طوفان فکری (بهترین با ویدئو)
- رفع سوء تفاهم ها یا برخورد با موقعیت های فزاینده یا احساسی از کانال های دیگر (مانند ایمیل، چت)
اگر فکر می کنید کار تیمی از راه دور شما به اندازه کافی سازنده نیست، زمان را تلف نکنید - سعی کنید وضعیت را تغییر دهید.
- چک-این های روزانه را با تیم معرفی کنید.
- زمان و اهداف جلسه را به شدت دنبال کنید، آنها را در دعوت نامه یادداشت کنید و در همان ابتدا به آنها یادآوری کنید.
- مشقت را بنویس. برای جلسه آماده شوید و روی کاغذ بنویسید که چه ایده هایی شما را به این جلسه آورده است، چه انتظاراتی از شرکت کنندگان دارید و آنها از شما چه دارند؟
- از شرکت کنندگان بخواهید که نقش ها را به اشتراک بگذارند (یادداشت برداری، ارائه اطلاعات، ایفای نقش به عنوان مدیر جلسه).
- برای یک تیم بزرگ (بیش از 8 نفر) جلسات برگزار نکنید.
- به یاد داشته باشید که جلسات خود را با منطقه زمانی شرکت کنندگان همگام کنید.
وقتی همه با هم هستند: نحوه سازماندهی جلسات عمومی شرکت
جلسات همه کارکنان شرکت به روشی محبوب برای تبادل اطلاعات تبدیل شده است.
چندین نکته برای بهترین سازماندهی آنها وجود دارد:
- زمان. برای شرکت های روسیه، بهتر است چنین جلساتی در ساعت 11-12 ظهر برگزار شود. سعی کنید زمانی را انتخاب کنید که برای هر چه بیشتر کارمندان راحت باشد. حتما جلسه را ضبط کنید. در بسیاری از سیستم عامل ها، از جمله MegaFon، این کار را می توان با یک کلیک انجام داد و سپس در فرمت mp4 آپلود کرد.
- پخش زنده. این ممکن است برای شرکت های کوچک ضروری نباشد، اما برای شرکت های بزرگ با شبکه توزیع شده از شعب، انجام پخش زنده منطقی است.
- پرسش و پاسخ. شما می توانید از مردم بخواهید از قبل سوالاتی را مطرح کنند که به آنها مربوط می شود، سپس می توانید اطلاعات مرتبط با مخاطب را تهیه کنید.
- طنز را فراموش نکنید. این یک ترکیب در مدرسه نیست، بلکه فرصتی برای ایجاد ارتباط شخصی و کمک به ایجاد اعتماد بین تیم های توزیع شده است.
طوفان فکری: سردرگمی را از بین ببرید
وقتی صحبت از طوفان فکری می شود، برای تیم های توزیع شده مهم است که از یک ابزار دیجیتال مشترک استفاده کنند. این به شما امکان می دهد در طول طوفان فکری ایده ها را جمع آوری، گروه بندی و دسته بندی کنید.
در اینجا چند نکته مهم برای کمک به طوفان موثر وجود دارد:
- تیم راه دور ممکن است یک ابزار مدیریت پروژه مشترک را انتخاب کند که از عملکرد kanban-board پشتیبانی می کند که بسیاری از تیم ها قبلاً با آن آشنا هستند، مانند Trello.
- یک جایگزین می تواند گزینه ای باشد که پلتفرم ارائه می دهد. این ابزار یک تابلوی طراحی است که همه می توانند آن را ببینند و هر یک از شرکت کنندگان می توانند آن را ویرایش کنند.
- از گزینه رأی گیری برای ارزیابی اینکه کدام ایده برای اجرا جالب تر است استفاده کنید. تمام آمار را می توان بعداً با فرمت csv یا xlsx بارگیری کرد.
- تجربه نشان می دهد که بهتر است از قبل در مورد حمله به کارکنان هشدار داده شود تا زمانی برای فکر کردن به ایده ها داشته باشند. وقتی گروه دور هم جمع می شوند، شرکت کنندگان دیگر دست خالی نمی آیند.
ارتباطات همزمان، مانند تماس‌های ویدیویی، در صورت استفاده صحیح، می‌تواند ابزاری عالی برای انجام کار تیمی، ردیابی نتایج آن و ارائه حمایت عاطفی از همه اعضای تیم باشد. و هنگامی که با ابزارهای ناهمزمان ترکیب می شوند، به شرکت کنندگان توزیع شده در فرآیند کمک می کنند تا به همان اندازه (و گاهی اوقات بیشتر) از همکاران خود در دفتر کارایی داشته باشند.
منبع: www.habr.com