تاریخچه ایمیل به چندین دهه برمیگردد. در طول این مدت، این استاندارد ارتباطات سازمانی نه تنها همچنان مطرح بوده است، بلکه هر ساله به دلیل پیادهسازی سیستمهای همکاری در شرکتهای مختلف که معمولاً مبتنی بر ایمیل هستند، محبوبیت بیشتری پیدا کرده است. با این حال، به دلیل عدم کارایی ایمیل، کاربران بیشتری آن را رها میکنند و به چتهای متنی، تماسهای صوتی و تصویری و کنفرانسهای ویدیویی روی میآورند. این روشهای ارتباطات سازمانی به کارمندان کمک میکند تا در زمان صرفهجویی قابل توجهی داشته باشند و در نتیجه، کارآمدتر باشند و درآمد بیشتری برای شرکت ایجاد کنند.
با این حال، استفاده از چت و کنفرانس ویدیویی برای حل مسائل کاری اغلب تهدیدات جدیدی را برای امنیت اطلاعات سازمانی ایجاد میکند. بدون یک راهکار مناسب شرکتی، کارمندان میتوانند به پیامرسانی و برقراری ارتباط در سرویسهای عمومی متوسل شوند که به طور بالقوه منجر به نشت اطلاعات حساس میشود. از سوی دیگر، مدیریت اغلب تمایلی به سرمایهگذاری در پلتفرمهای کنفرانس ویدیویی و چت شرکتی ندارد، زیرا بسیاری معتقدند که این پلتفرمها بیش از آنکه بهرهوری کارمندان را بهبود بخشند، آنها را منحرف میکنند. یک راه حل برای این مشکل میتواند استقرار راهکارهای چت و کنفرانس ویدیویی شرکتی در سیستمهای اطلاعاتی موجود باشد. کسانی که از Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition به عنوان پلتفرم همکاری خود استفاده میکنند، میتوانند راهکارهای چت و کنفرانس ویدیویی شرکتی را با Zextras Team پیادهسازی کنند، راهکاری که مجموعهای از ویژگیهای جدید را به Zimbra OSE برای ارتباطات آنلاین شرکتی اضافه میکند.
Zextras Team در دو نسخه موجود است: Zextras Team Basic و Zextras Team Pro که از نظر مجموعه ویژگیهایشان متفاوت هستند. نسخه اول کاملاً رایگان است و چتهای متنی مبتنی بر Zimbra OSE را در قالبهای تک نفره و گروهی و همچنین چتهای ویدیویی و تماسهای صوتی تک نفره امکانپذیر میکند. همه این ویژگیها مستقیماً از طریق کلاینت وب Zimbra OSE قابل دسترسی هستند. کاربران Zextras Team Basic همچنین میتوانند از یک برنامه تلفن همراه موجود برای iOS و اندروید استفاده کنند. این برنامهها امکان دسترسی به چتهای خصوصی و متنی را فراهم میکنند و در نهایت امکان تماسهای ویدیویی را نیز فراهم میکنند. لازم به ذکر است که کاربران Zextras Team برای چتهای ویدیویی و تماسهای صوتی به یک وبکم و/یا میکروفون سالم نیاز دارند.
با این حال، Zextras Team Pro قابلیتهای بسیار بیشتری را ارائه میدهد. علاوه بر ویژگیهای ذکر شده، کاربران Zextras Team قادر خواهند بود برای چندین کاربر کنفرانس ویدیویی ایجاد کنند. این امر امکان برگزاری جلسات بین کارمندان مستقر در مکانهای مختلف را فراهم میکند و در زمانی که قبلاً برای جمعآوری شرکتکنندگان در یک اتاق تلف میشد، صرفهجویی میکند و به آنها اجازه میدهد تا روی بحثهای عمیقتر یا حل وظایف کاری خاص تمرکز کنند.
Zextras Team Pro همچنین به شما امکان میدهد فضاهای مجازی و اتاقهای جلسه مجازی برای کارمندان ایجاد کنید. یک فضا میتواند شامل چندین اتاق جلسه باشد و به شرکتکنندگان مختلف اجازه میدهد تا در مورد موضوعات مشترک بحث کنند. به عنوان مثال، شرکتی را در نظر بگیرید که دارای یک بخش فروش ۱۶ نفره است. پنج نفر از این کارمندان در فروش B2C، پنج نفر در فروش B2B و پنج نفر در فروش B2G کار میکنند. کل بخش توسط یک مدیر فروش رهبری میشود.
از آنجایی که همه کارمندان در یک بخش کار میکنند، ایجاد یک فضای مشترک برای آنها جهت بحث در مورد تمام موضوعاتی که مربوط به هر کارمند فروش است، منطقی به نظر میرسد. با این حال، اغلب موضوعاتی مطرح میشوند که مختص آن بخش هستند، به عنوان مثال، B2B. البته، کارمندان فروشی که در حوزههای دیگر کار میکنند نیازی به شرکت در بحث در مورد چنین موضوعاتی ندارند، اما مدیر بخش باید در بحثهای درون هر بخش مشارکت داشته باشد. بنابراین، در فضای اختصاص داده شده به نیازهای بخش فروش، میتوان اتاقهای جلسه مجازی جداگانهای برای هر بخش ایجاد کرد تا کارمندان بتوانند با یکدیگر و با مدیر بخش ارتباط برقرار کنند. خود مدیر نیز هر سه اتاق جلسه مجازی را به راحتی در یک فضای جداگانه قرار خواهد داد. و با توجه به اینکه همه ارتباطات به صورت آنلاین انجام میشود، سرورها از آنجایی که شرکتها و دادههای آنها به جایی منتقل نمیشوند، چنین چتهایی را میتوان از نظر امنیت اطلاعات کاملاً امن در نظر گرفت. فراتر از بخش فروش، مفهوم فضاها و اتاقهای جلسه مجازی را میتوان در کل سازمان به کار برد.
علاوه بر جلسات ویدیویی، کاربران به تماسهای صوتی نیز دسترسی دارند. در حالی که این تماسها به طور قابل توجهی استفاده از پهنای باند را کاهش میدهند، بسیاری از کارمندان اغلب از ارتباط ویدیویی خجالت میکشند و حتی اغلب وبکم لپتاپ خود را با نوار میپوشانند.
علاوه بر چتهای ویدیویی و تماسهای صوتی با کارمندان، Zextras Team به شما امکان میدهد با هر کاربر خارج از شرکت، با ایجاد و ارسال یک لینک ویژه برای پیوستن به جلسه، چتهای ویدیویی و تماسهای صوتی ایجاد کنید. از آنجایی که Zextras Team فقط به یک مرورگر مدرن نیاز دارد، این ویژگی به شما امکان میدهد در زمانی که پیامرسانی سنتی خیلی طول میکشد، به سرعت با مشتری یا شریک تجاری خود ارتباط برقرار کنید. Zextras Team همچنین از اشتراکگذاری فایل پشتیبانی میکند و به کارمندان اجازه میدهد تا مستقیماً در طول یک تماس ویدیویی یا پیام متنی، فایلها را ارسال و دریافت کنند.
همچنین لازم به ذکر است که اپلیکیشن اختصاصی موبایل، Zextras Team، به کارمندان اجازه میدهد تا در زمان غیبت از محل کار، در چتهای شرکتی شرکت کنند. این اپلیکیشن برای پلتفرمهای iOS و اندروید در دسترس است و در حال حاضر به کاربران اجازه میدهد:
- با ارسال و دریافت پیام در تلفن هوشمند خود چت کنید
- ایجاد، حذف و پیوستن به چتهای خصوصی
- ایجاد، پیوستن و حذف چتهای گروهی
- به فضاهای مجازی و اتاقهای جلسه بپیوندید، ایجاد کنید و حذف کنید
- کاربران را به فضاهای مجازی و اتاقهای جلسات دعوت کنید، یا برعکس، آنها را از آنجا حذف کنید
- اعلانهای فوری دریافت کنید و ارتباط امنی با شرکت خود برقرار کنید سرور.
در آینده، این برنامه ویژگیهایی برای چتهای ویدیویی خصوصی، کنفرانس ویدیویی و اشتراکگذاری فایل اضافه خواهد کرد.
یکی دیگر از ویژگیهای جالب Zextras Team، امکان پخش محتوای صفحه کامپیوتر به صورت بلادرنگ و انتقال کنترل به کاربر دیگر است. این ویژگی میتواند برای وبینارهای آموزشی جهت آشنایی کارمندان با یک رابط کاربری جدید بسیار مفید باشد. همچنین میتواند به بخش فناوری اطلاعات شرکت کمک کند تا بدون حضور فیزیکی متخصص فناوری اطلاعات، به کارمندان در حل مشکلات کامپیوتری کمک کند.
بنابراین، Zextras Team یک راهکار کامل برای ارتباط آنلاین راحت بین کارمندان چه در داخل و چه در خارج از شبکه داخلی شرکت است. به لطف توانایی Zextras Backup در پشتیبانگیری کامل از تمام اطلاعات تولید شده در Zextras Team، این اطلاعات هرگز از بین نخواهند رفت و بسته به میزان سختگیری سیاستهای امنیتی، مدیر سیستم میتواند محدودیتهای مختلفی را به طور مستقل برای کاربران پیکربندی کند.
برای تمام سوالات مربوط به Zextras Suite، میتوانید با نماینده Zextras، Ekaterina Triandafilidi، از طریق ایمیل katerina@zextras.com تماس بگیرید.
منبع: www.habr.com
