تاریخچه ایمیل به چندین دهه قبل باز می گردد. در طول این مدت، این استاندارد ارتباطات شرکتی نه تنها قدیمی نشده است، بلکه هر ساله به دلیل معرفی سیستم های همکاری در شرکت های مختلف که به طور خاص مبتنی بر ایمیل هستند، محبوبیت بیشتری پیدا می کند. با این حال، به دلیل عدم کارایی ایمیل، کاربران بیشتری آن را به سمت چت متنی، تماس صوتی و تصویری و ویدئو کنفرانس رها می کنند. چنین روش‌هایی از ارتباطات شرکتی به کارکنان کمک می‌کند تا زمان زیادی را صرفه‌جویی کنند و در نتیجه کارآمدتر باشند و پول بیشتری برای شرکت به ارمغان بیاورند.
با این حال، استفاده از چت و ارتباطات ویدئویی برای حل مسائل کاری اغلب منجر به ظهور تهدیدات جدیدی برای امنیت اطلاعات یک شرکت می شود. واقعیت این است که در غیاب یک راه حل مناسب شرکتی، کارمندان می توانند به طور مستقل در خدمات عمومی مکاتبه و ارتباط برقرار کنند، که می تواند منجر به نشت اطلاعات مهم شود. از سوی دیگر، مدیریت سازمانی همیشه مایل به تخصیص بودجه برای اجرای پلتفرم‌های شرکتی برای کنفرانس ویدیویی و چت نیست، زیرا بسیاری مطمئن هستند که آنها بیش از افزایش کارایی کارکنان را از کار منحرف می‌کنند. راه برون رفت از این وضعیت می تواند استقرار چت شرکتی و ویدئو کنفرانس بر اساس سیستم های اطلاعاتی موجود باشد. کسانی که از Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition به عنوان یک پلتفرم همکاری استفاده می کنند، می توانند مشکل ایجاد چت شرکتی و کنفرانس ویدیویی با تیم Zextras را حل کنند، راه حلی که بسیاری از ویژگی های جدید مرتبط با ارتباطات آنلاین شرکتی را به Zimbra OSE اضافه می کند.
تیم Zextras در دو نسخه ارائه می شود: Zextras Team Basic و Zextras Team Pro، و در مجموعه عملکردهای ارائه شده متفاوت هستند. اولین گزینه تحویل کاملاً رایگان است و به شما امکان می‌دهد چت‌های متنی را در قالب‌های چت یک به یک و گروهی و همچنین چت‌های ویدیویی و تماس‌های صوتی یک به یک بر اساس Zimbra OSE سازماندهی کنید. در این حالت، تمام این توابع مستقیماً از سرویس گیرنده وب Zimbra OSE در دسترس خواهند بود. علاوه بر این، کاربران Zextras Team Basic می توانند از اپلیکیشن موبایلی که در پلتفرم های iOS و اندروید موجود است استفاده کنند. این برنامه ها به شما امکان دسترسی به چت های خصوصی و متنی را می دهند و در آینده به شما امکان برقراری تماس های تصویری را می دهند. اجازه دهید فوراً توجه داشته باشیم که برای چت‌های ویدیویی و تماس‌های صوتی، کاربران تیم Zextras به یک وب‌کم و/یا میکروفون مناسب نیاز دارند.
اما Zextras Team Pro عملکرد بسیار غنی تری را ارائه می دهد. علاوه بر قابلیت‌هایی که قبلاً ذکر شده است، کاربران تیم Zextras این فرصت را خواهند داشت که کنفرانس‌های ویدئویی را برای تعداد زیادی از کارمندان ایجاد کنند. این به شما امکان می دهد جلساتی را در بین کارمندانی که از نظر جغرافیایی در مکان های مختلف قرار دارند برگزار کنید و در نتیجه در زمانی که قبلاً برای جمع آوری شرکت کنندگان در جلسه در یک اتاق صرف می شد صرفه جویی کنید و آن را صرف مطالعه عمیق تر موضوعات یا حل وظایف کاری خاص کنید.
Zextras Team Pro همچنین به شما امکان ایجاد فضاهای مجازی و جلسات مجازی برای کارمندان را می دهد. این فضا می تواند شامل چندین اتاق جلسه به طور همزمان باشد که در آن شرکت کنندگان مختلف در فضا می توانند در مورد موضوعات مشترک بحث کنند. به عنوان مثال، شرکتی را در نظر بگیرید که دارای بخش فروش 16 نفره است. از این تعداد، 5 کارمند در فروش b2c، 5 کارمند فروش b2b و 5 کارمند دیگر در b2g کار می کنند. کل بخش توسط رئیس بخش فروش اداره می شود.
از آنجایی که همه کارمندان در یک بخش کار می کنند، عاقلانه است که یک فضای مشترک برای آنها ایجاد شود تا در مورد تمام موضوعات مربوط به هر کارمند فروش بحث کنند. در همان زمان، موضوعاتی اغلب مطرح می‌شوند که فقط مربوط به بخش‌هایی است که مثلاً با b2b کار می‌کند. البته کارمندان بخش فروش که در حوزه های دیگر کار می کنند نیازی به شرکت در بحث های این گونه موضوعات ندارند، اما رئیس بخش باید در بحث های هر بخش شرکت کند. به همین دلیل است که می توان جلسات مجازی جداگانه ای را برای هر جهت در فضای اختصاص داده شده برای نیاز بخش فروش اختصاص داد تا در هر یک از آنها کارکنان بتوانند با یکدیگر و با رئیس بخش ارتباط برقرار کنند. در همان زمان، خود مدیر هر سه جلسه مجازی را به راحتی در یک فضای جداگانه جمع آوری خواهد کرد. و اگر در نظر داشته باشید که تمام ارتباطات در سرورهای شرکت انجام می شود و داده ها به هیچ کجا از آنها منتقل نمی شود ، چنین چت هایی را می توان از نظر ایمنی اطلاعات کاملاً ایمن نامید. فراتر از بخش فروش، مفهوم فضاها و اتاق های جلسات مجازی را می توان برای کل سازمان اعمال کرد.
علاوه بر جلسات تصویری، تماس های صوتی نیز در اختیار کاربران قرار می گیرد. علاوه بر این واقعیت که آنها کانال های ارتباطی را بسیار کمتر بارگیری می کنند، بسیاری از کارمندان اغلب از برقراری ارتباط در قالب ویدیویی خجالت می کشند و اغلب حتی وب کم را روی لپ تاپ خود می پوشانند.
علاوه بر چت تصویری و تماس صوتی با کارمندان، تیم Zextras به شما این امکان را می دهد که با ایجاد و ارسال یک لینک ویژه برای پیوستن به جلسه، با هر کاربری که کارمند شرکت نیست، چت تصویری و تماس صوتی ایجاد کنید. از آنجایی که تیم Zextras فقط به یک مرورگر مدرن نیاز دارد، با استفاده از این عملکرد همیشه می توانید به سرعت با مشتری یا طرف مقابل در مواردی که مکاتبات منظم زمان زیادی می برد، ارتباط برقرار کنید. علاوه بر این، تیم Zextras از اشتراک‌گذاری فایل پشتیبانی می‌کند که کارمندان می‌توانند مستقیماً در طی تماس ویدیویی یا مکالمه متنی برای یکدیگر ارسال کنند.
غیرممکن است به برنامه ویژه تلفن همراه Zextras Team اشاره نکنیم که به کارمندان اجازه می دهد در حالی که در محل کار خود نیستند در چت های شرکتی شرکت کنند. این برنامه برای پلتفرم های iOS و اندروید در دسترس است و در حال حاضر به کاربران اجازه می دهد:
- مکاتبات را با دریافت و ارسال پیام در گوشی هوشمند خود انجام دهید
- ایجاد، حذف، و پیوستن به چت های خصوصی
- ایجاد، حذف، و پیوستن به چت های گروهی
- به فضاها و مکالمات مجازی بپیوندید و همچنین آنها را ایجاد و حذف کنید
- کاربران را به فضاها و مکالمات مجازی دعوت کنید و یا بالعکس آنها را از آنجا حذف کنید
- اعلان‌های فشاری را دریافت کنید و یک ارتباط امن با سرور شرکت برقرار کنید.
در آینده، این برنامه قابلیت هایی برای ارتباط ویدیویی خصوصی و همچنین کنفرانس ویدیویی و عملکرد اشتراک فایل اضافه خواهد کرد.
یکی دیگر از ویژگی های جالب تیم Zextras امکان پخش محتوای صفحه کامپیوتر به صورت بلادرنگ و همچنین انتقال کنترل آن به کاربر دیگر است. این ویژگی می تواند در هنگام برگزاری وبینارهای آموزشی بسیار مفید باشد که طی آن لازم است کارکنان با رابط کاربری جدید آشنا شوند. این ویژگی همچنین می تواند به بخش فناوری اطلاعات سازمانی کمک کند تا به کارمندان کمک کند تا بدون حضور فیزیکی یک فرد فناوری اطلاعات، مشکلات رایانه های خود را حل کنند.
بنابراین، تیم Zextras یک راه حل کامل برای سازماندهی ارتباطات آنلاین راحت بین کارکنان در داخل شبکه داخلی شرکت و فراتر از آن است. با توجه به اینکه Zextras Backup قادر به پشتیبان گیری کامل از تمامی اطلاعاتی است که در تیم Zextras تولید می شود، اطلاعات از آنجا در هیچ کجا از بین نمی رود و بسته به شدت سیاست های امنیتی، مدیر سیستم می تواند به طور مستقل پیکربندی های مختلف را انجام دهد. محدودیت برای کاربران
برای تمامی سوالات مربوط به سوئیت Zextras می توانید از طریق ایمیل با نماینده Zextras Ekaterina Triandafilidi تماس بگیرید. [ایمیل محافظت شده]
منبع: www.habr.com