تحول دیجیتالی کسب و کارهای کوچک را خودتان انجام دهید

اشتباه رایج تجار تازه کار این است که به جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده ها، بهینه سازی فرآیندهای کاری و نظارت بر شاخص های کلیدی توجه کافی ندارند. این منجر به کاهش بهره وری و اتلاف زمان و منابع نابهینه می شود. وقتی فرآیندها بد هستند، باید چندین بار اشتباهات مشابه را اصلاح کنید. با افزایش تعداد مشتریان، خدمات بدتر می شود و بدون تجزیه و تحلیل داده ها، درک روشنی از آنچه باید بهبود یابد وجود ندارد. در نتیجه تصمیمات از روی هوس گرفته می شود.

برای رقابتی بودن، کسب و کار مدرن، علاوه بر محصولات و خدمات با کیفیت، باید فرآیندهای شفاف و جمع آوری داده های تحلیلی داشته باشد. بدون این، درک وضعیت واقعی امور در تجارت و تصمیم گیری صحیح دشوار است. بنابراین، مهم است که در زرادخانه خود ابزارهای لازم را داشته باشید که نه تنها برای استفاده راحت هستند، بلکه به شما امکان می دهند کار خود را ساده کنید و شفاف ترین فرآیندهای ممکن را ایجاد کنید.

امروزه تعداد زیادی ابزار و راه حل وجود دارد. اما بیشتر کارآفرینان از آن‌ها استفاده نمی‌کنند، زیرا یا ارزش آن‌ها را نمی‌دانند، یا نمی‌دانند چگونه از آن‌ها استفاده کنند، یا گران هستند، یا پیچیده‌اند، یا 100500 بیشتر. اما کسانی که آن را کشف کرده اند، چنین ابزارهایی را پیدا کرده اند یا برای خود ساخته اند، در میان مدت مزیتی دارند.

برای بیش از 10 سال، من محصولات و راه حل های فناوری اطلاعات را ایجاد می کنم که به کسب و کارها کمک می کند تا از طریق اتوماسیون و تبدیل دیجیتالی فرآیندها، سود خود را افزایش دهند. من به ده ها استارت آپ کمک کرده ام و ده ها ابزار آنلاین ایجاد کرده ام که توسط صدها هزار نفر در سراسر جهان استفاده می شود.

در اینجا یکی از نمونه های خوب در تمرین من است که مزایای تحول دیجیتال را نشان می دهد. برای یک شرکت حقوقی کوچک آمریکایی، من و تیمم ابزاری برای تولید اسناد حقوقی ایجاد کردیم، این ابزار به وکلا اجازه داد تا اسناد را سریعتر تولید کنند. و بعداً با گسترش عملکرد این ابزار ، یک سرویس آنلاین ایجاد کردیم و شرکت را کاملاً متحول کردیم. اکنون آنها نه تنها در شهر خود، بلکه در سراسر کشور به مشتریان خدمات ارائه می دهند. در طول سه سال، سرمایه شرکت چندین بار افزایش یافته است.

در این مقاله تجربه واقعی ایجاد یک سیستم شفاف برای نظارت بر شاخص های کلیدی کسب و کار را با شما به اشتراک می گذارم. من سعی خواهم کرد ارزش استفاده از راه حل های دیجیتال را القا کنم، نشان خواهم داد که دشوار نیست و همیشه گران نیست. پس بزن بریم!

چگونه همه شروع شد

اگر می خواهید چیزی داشته باشید که هرگز نداشته اید، باید کاری را انجام دهید که هرگز انجام نداده اید.
کوکو شانل

همسرم از مرخصی زایمان خسته شده بود و ما تصمیم گرفتیم یک تجارت کوچک باز کنیم - اتاق بازی کودکان. از آنجایی که من تجارت شخصی خود را دارم، همسرم به طور کامل از اتاق بازی مراقبت می کند و من در مسائل استراتژیک و توسعه کمک می کنم.

جزئیات افتتاح یک کسب و کار داستان کاملا متفاوتی است، اما در مرحله جمع آوری داده ها و تجزیه و تحلیل رقبا، علاوه بر برجسته سازی مشکلات خاص این کسب و کار، به مشکلات فرآیندهای داخلی نیز توجه کردیم که اکثر رقبا با آن دست و پنجه نرم نمی کردند. .

در کمال تعجب، در قرن بیست و یکم تقریباً هیچ کس CRM را به هیچ شکلی نگهداری نمی کرد؛ بسیاری سوابق را به صورت مکتوب و در دفترچه یادداشت نگه می داشتند. در همان زمان، خود مالکان شکایت داشتند که کارمندان دزدی می کنند، هنگام محاسبه اشتباه می کنند و باید زمان زیادی را صرف محاسبه مجدد و بررسی با ورودی های دفتر حسابداری کنند، داده های رزرو و سپرده ها از بین رفته است، مشتریان به دلایل نامعلومی ترک می کنند. آنها

با تجزیه و تحلیل داده های جمع آوری شده متوجه شدیم که نمی خواهیم اشتباهات آنها را تکرار کنیم و به یک سیستم شفاف نیاز داریم که این خطرات را به حداقل برساند. اول از همه، ما شروع به جستجوی راه حل های آماده کردیم، اما نتوانستیم راه حل هایی را پیدا کنیم که به طور کامل نیازهای ما را برآورده کند. و سپس تصمیم گرفتم سیستم خود را بسازم، اگرچه ایده آل نیست، اما کارآمد و ارزان (تقریبا رایگان).

هنگام انتخاب یک ابزار، معیارهای زیر را در نظر گرفتم: باید ارزان باشد، باید انعطاف پذیر و در دسترس باشد و استفاده از آن آسان باشد. من می توانستم یک سیستم تمام عیار، قدرتمند و گران برای این تجارت بنویسم، اما زمان کمی داشتیم و بودجه کمی داشتیم، به علاوه ما به طور کامل نمی دانستیم که آیا پروژه ما کار می کند یا خیر، و صرف منابع زیادی برای آن غیر منطقی است. این سیستم بنابراین در زمان تست فرضیه تصمیم گرفتم با MVP (Minimum Viable Product – Minimum Viable Product) شروع کنم و در کمترین زمان ممکن با کمترین سرمایه گذاری یک نسخه کاری بسازم و به مرور زمان آن را به پایان برسانم یا دوباره انجام دهم.

در نتیجه، انتخاب من روی خدمات Google (Drive، Sheets، Calendar) افتاد. منبع اصلی اطلاعات ورودی/خروجی Google Sheets است، از آنجایی که همسرم تجربه کار با صفحات گسترده را دارد، در صورت لزوم می تواند خودش تغییراتی را اعمال کند. من همچنین این واقعیت را در نظر گرفتم که این ابزار توسط کارمندانی که ممکن است در استفاده از رایانه خیلی خوب نباشند نیز استفاده خواهد شد و آموزش نحوه وارد کردن داده ها در جدول بسیار آسان تر از آموزش نحوه کار با افراد متخصص خواهد بود. برنامه ای مثل 1C

داده های وارد شده به جداول در زمان واقعی تغییر می کند ، یعنی در هر زمان می توانید وضعیت امور شرکت را مشاهده کنید ، امنیت داخلی وجود دارد ، می توانید دسترسی به افراد خاصی را محدود کنید.

توسعه معماری و ساختار داده

اتاق بازی کودکان چندین خدمات اساسی را ارائه می دهد.

• بازدید استاندارد - وقتی مشتری زمانی را که در اتاق بازی فرزندانش سپری می کند می خرد.
• بازدید تحت نظارت - وقتی مشتری زمانی را که در اتاق بازی فرزندانش سپری می‌کند می‌خرد و برای نظارت هزینه اضافی می‌پردازد. یعنی مشتری می تواند کودک را رها کند و به کار خود بپردازد و کارگر اتاق در غیاب والدین کودک را تماشا می کند و با او بازی می کند.
• تولد باز - مشتری یک میز جداگانه برای غذا و نشستن مهمانان اجاره می کند و هزینه بازدید استاندارد از اتاق بازی را می پردازد، در حالی که اتاق طبق معمول کار می کند.
• تولد تعطیل شده - مشتری کل محل را اجاره می کند؛ در طول مدت اجاره اتاق سایر مشتریان را نمی پذیرد.

برای مالک مهم است که بداند چند نفر از اتاق بازدید کرده اند، چه سنی بوده اند، چقدر وقت صرف کرده اند، چقدر پول به دست آورده اند، چقدر هزینه داشته است (اغلب اتفاق می افتد که مدیر نیاز به خرید چیزی یا پرداخت دارد. برای چیزی، به عنوان مثال، تحویل یا آب)، چند تولد وجود داشت؟

مانند هر پروژه IT، من با فکر کردن در مورد معماری سیستم آینده و کار کردن ساختار داده شروع کردم. از آنجایی که همسر مسئولیت کسب و کار را بر عهده دارد، همه چیزهایی را که باید ببیند، کنترل کند و حکومت کند می داند، بنابراین به عنوان مشتری عمل می کند. ما با هم یک طوفان فکری انجام دادیم و الزامات سیستم را ترسیم کردیم که بر اساس آن به عملکرد سیستم فکر کردم و ساختار فایل ها و پوشه های زیر را در Google Drive ایجاد کردم:

سند "خلاصه" حاوی اطلاعات کلی در مورد شرکت است: درآمد، هزینه ها، تجزیه و تحلیل

سند هزینه ها حاوی اطلاعاتی در مورد هزینه های ماهانه شرکت است. برای شفافیت بیشتر، به دسته هایی تقسیم می شود: هزینه های دفتر، مالیات، هزینه های پرسنل، هزینه های تبلیغات، هزینه های دیگر.

هزینه های ماهانه

جدول خلاصه هزینه های سال

پوشه درآمد شامل 12 فایل Google Sheets است، یکی برای هر ماه. اینها اسناد کاری اصلی هستند که کارکنان هر روز پر می کنند. آنها حاوی یک برگه و برگه های داشبورد اجباری برای هر روز کاری هستند. تب داشبورد تمام اطلاعات لازم برای ماه جاری را برای درک سریع امور نمایش می دهد و همچنین به شما امکان می دهد قیمت ها را تعیین کنید و خدمات اضافه کنید.

برگه داشبورد

برگه روزانه

در روند توسعه تجارت، نیازهای اضافی به شکل تخفیف، اشتراک، خدمات اضافی و رویدادها ظاهر شد. ما نیز همه اینها را در طول زمان پیاده سازی کردیم، اما این مثال نسخه اولیه سیستم را نشان می دهد.

ایجاد قابلیت

بعد از اینکه شاخص‌های اصلی را فهمیدم، معماری و تبادل داده‌ها را بین موجودیت‌ها کار کردم، پیاده‌سازی را شروع کردم. اولین کاری که انجام دادم ایجاد یک سند Google Sheet در پوشه درآمد من بود. من دو تب در آن ایجاد کردم: داشبورد و روز اول ماه که جدول زیر را به آن اضافه کردم.

کاربرگ اصلی

این کاربرگ اصلی است که مدیر با آن کار خواهد کرد. او فقط باید فیلدهای مورد نیاز را پر کند (با رنگ قرمز مشخص شده است) و سیستم به طور خودکار تمام شاخص های لازم را محاسبه می کند.

برای کاهش خطاهای ورودی و راحتی، فیلد «نوع بازدید» به عنوان یک لیست کشویی از خدمات ارائه شده پیاده سازی شد که می توانیم آن را در صفحه داشبورد ویرایش کنیم. برای انجام این کار، تأیید داده ها را به این سلول ها اضافه کنید و محدوده ای را که از آن داده ها گرفته می شود را مشخص کنید.

برای کاهش خطای انسانی در محاسبات، یک محاسبه خودکار از ساعت‌هایی که مشتری در اتاق سپری می‌کند و مقدار پول پرداختی اضافه کردم.

برای انجام این کار، مدیر باید به سادگی زمان ورود مشتری (ستون E) و زمان خروج (ستون F) را با فرمت HH: MM مشخص کند. برای محاسبه کل زمانی که مشتری در اتاق بازی می گذراند، از این فرمول استفاده می کنم:

=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)

برای محاسبه خودکار مقدار پول برای استفاده از خدمات، مجبور شدیم از فرمول پیچیده تری استفاده کنیم، زیرا قیمت یک ساعت بسته به نوع سرویس می تواند متفاوت باشد. بنابراین، من مجبور شدم داده ها را با استفاده از تابع QUERY به جدول خدمات در صفحه داشبورد متصل کنم:

=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)

علاوه بر اقدامات اصلی، عملکردهای اضافی را برای حذف خطاهای IFERROR یا ISBLANK ناخواسته و همچنین عملکرد ROUNDDOWN اضافه کردم - برای اینکه با چیزهای کوچک خسته نشوید، مقدار نهایی را به سمت مشتری گرد کردم.

علاوه بر درآمد اصلی (زمان اجاره)، در اتاق بازی کودکان درآمد اضافی به صورت خدمات یا فروش اسباب بازی وجود دارد و کارمندان هزینه های کوچکی را انجام می دهند، به عنوان مثال پرداخت هزینه آب آشامیدنی یا خرید آب نبات برای تعارف، همه اینها نیز باید در نظر گرفته شود.

بنابراین، من دو جدول دیگر اضافه کردم که در آنها این داده ها را ثبت خواهیم کرد:

برای سهولت کار با علائم، آنها را رنگ کردم و قالب بندی شرطی را به سلول ها اضافه کردم.

جداول اصلی آماده است، اکنون باید شاخص های اصلی را در یک جدول جداگانه قرار دهید تا به وضوح ببینید چقدر در یک روز درآمد داشته اید و چه مقدار از این پول در صندوق وجود دارد و چقدر روی کارت است.

برای جمع کردن پول بر اساس نوع پرداخت، من دوباره از تابع QUERY استفاده کردم:

=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")

در پایان روز کاری، مدیر فقط باید درآمد را دوباره بررسی کند و نیازی به محاسبه مجدد دستی نداشته باشد. ما فرد را مجبور به انجام کار اضافی نمی کنیم و مالک هر لحظه می تواند به وضعیت نگاه کند و آن را کنترل کند.

تمام جداول لازم آماده است، اکنون فقط تب را برای هر روز کپی می کنیم، آن را شماره گذاری می کنیم و موارد زیر را دریافت می کنیم.

عالی! تقریباً همه چیز آماده است، تنها چیزی که باقی می ماند این است که تمام شاخص های اصلی ماه را در برگه داشبورد نمایش دهید.

برای دریافت کل درآمد ماه می توانید فرمول زیر را بنویسید

='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1

که در آن D1 سلول با درآمد روزانه است و '1'، '2' و غیره نام برگه است. دقیقاً به همان روشی که من اطلاعات مربوط به درآمد و هزینه های اضافی را دریافت می کنم.

برای وضوح، تصمیم گرفتم کل سودآوری را بر اساس دسته بندی نمایش دهم. برای این کار باید از بین تمام تب ها یک انتخاب و گروه بندی پیچیده انجام می دادم و سپس خطوط خالی و غیر ضروری را فیلتر و حذف می کردم.

سودآوری بر اساس دسته بندی

ابزار اصلی حسابداری درآمد آماده است، اکنون فقط فایل را برای هر ماه از سال کپی می کنیم.

پس از ایجاد ابزاری برای حسابداری و نظارت بر درآمد، شروع به ایجاد جدول هزینه کردم که در آن تمام هزینه های ماهانه را در نظر می گیریم: اجاره، حقوق و دستمزد، مالیات، خرید کالا و سایر هزینه ها.

در پوشه سال جاری، یک سند Google Sheet ایجاد کردم و 13 برگه، یک داشبورد و دوازده ماه به آن اضافه کردم.

برگه داشبورد

برای وضوح، در تب داشبورد تمام اطلاعات لازم در مورد هزینه های مالی سال را خلاصه کرده ام.

و در هر برگه ماهانه جدولی ایجاد کردم که در آن تمام هزینه های نقدی شرکت را بر اساس دسته بندی پیگیری خواهیم کرد.

برگه ماه

معلوم شد که بسیار راحت است، اکنون می توانید تمام هزینه های شرکت را ببینید و کنترل کنید و در صورت لزوم به تاریخچه نگاه کنید و حتی تجزیه و تحلیل کنید.

از آنجایی که اطلاعات درآمد و هزینه ها در فایل های مختلف قرار دارد و نظارت بر آن چندان راحت نیست، تصمیم گرفتم یک فایل ایجاد کنم که در آن تمام اطلاعات مربوطه لازم برای مالک برای کنترل و مدیریت شرکت را جمع آوری کنم. من نام این فایل را "خلاصه" گذاشتم.

جدول محوری

در این فایل من جدولی ایجاد کردم که داده های ماهانه را از جداول دریافت می کند، برای این کار از تابع استاندارد استفاده کردم:

=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")

جایی که شناسه سند را به عنوان اولین آرگومان و محدوده وارد شده را به عنوان پارامتر دوم ارسال می کنم.

سپس تراز سالانه را جمع آوری کردم: چقدر به دست آمد، چقدر خرج شد، سود چقدر بود، سودآوری. داده های لازم را تجسم کرد.

و برای راحتی، به طوری که صاحب کسب و کار بتواند همه داده ها را در یک مکان ببیند و از طریق فایل ها اجرا نشود، من توانایی انتخاب هر ماه از سال و نمایش شاخص های کلیدی را در زمان واقعی یکپارچه کردم.

برای انجام این کار، من یک پیوند بین ماه و شناسه سند ایجاد کردم

سپس یک لیست کشویی با استفاده از "Data -> Data Validation" ایجاد کردم، محدوده پیوند را مشخص کردم و واردات را با یک پیوند پویا به سند پیکربندی کردم.

=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")

نتیجه

همانطور که می بینید، بهبود فرآیندهای کسب و کار شما آنقدرها هم که به نظر می رسد دشوار نیست و برای انجام آن نیازی به داشتن مهارت های فوق العاده ندارید. البته این سیستم کاستی‌های زیادی دارد و با رشد کسب‌وکار استفاده از آن غیرممکن خواهد بود، اما برای یک کسب‌وکار کوچک یا در ابتدا هنگام آزمایش یک فرضیه، این یک راه‌حل عالی است.

این اتاق بازی برای سومین سال است که روی این راه حل کار می کند و تنها امسال، زمانی که ما به وضوح تمام فرآیندها را درک کرده ایم، مشتری و بازار خود را می شناسیم. ما تصمیم گرفتیم یک ابزار مدیریت کسب و کار آنلاین کامل ایجاد کنیم. برنامه آزمایشی در Google Drive

PS

استفاده از Google Sheets برای نظارت بر کسب و کار شما بسیار راحت نیست، به خصوص از طریق تلفن شما. من هم همین کار را کردم برنامه PWA، که تمام شاخص های کلیدی کسب و کار را در زمان واقعی در قالبی مناسب نمایش می دهد

منبع: www.habr.com