مدیریت توسعه و تولید در آسانا

سلام به همه، نام من کنستانتین کوزنتسوف است، من مدیرعامل و بنیانگذار RocketSales هستم. در زمینه IT، زمانی که بخش توسعه در جهان خودش زندگی می کند، یک داستان کاملاً رایج وجود دارد. در این جهان، بر روی هر دسکتاپ، دستگاه های مرطوب کننده هوا، مجموعه ای از ابزارها و پاک کننده ها برای مانیتورها و صفحه کلیدها، و به احتمال زیاد، سیستم مدیریت وظایف و پروژه خودش وجود دارد.

چه چیزی داخل این هست؟

شاید برای بعضی ها چیزی نباشد. اما ما به مشکل بر خوردیم. ما سیستم‌های فروش را می‌سازیم و خودکار می‌کنیم، CRM را پیاده‌سازی می‌کنیم و زیرساخت ابری را برای تجارت ایجاد می‌کنیم. علاوه بر بخش های توسعه و تولید، پروژه های مشتری اغلب شامل بازاریابان، فروشندگان، حسابداران و سایر کارمندان می شود. و ما شروع کردیم به فکر کردن در مورد چگونگی سازماندهی یک فرآیند مدیریت پروژه موثر.

اگر فرآیند توسعه و تولید در پلتفرمی مانند Jira یا GitLab سازماندهی شود، پس هیچ کس جز توسعه نمی فهمد که چیست. برای مشارکت دادن یک کارمند شخص ثالث در یک پروژه، باید با او ملاقات کنید، زمینه را توضیح دهید، کار را در جایی ثبت کنید، سپس میزان آمادگی در چت های کاری را زیر نظر بگیرید، نتیجه را از طریق چت دریافت کنید و آن را وارد Jira کنید. و هر بار همینطور.

توسعه از بخش های دیگر شرکت قطع شده است، آنها نمی دانند چگونه ما را درگیر کنند و ما نمی دانیم که آیا آنها به مشارکت ما نیاز دارند یا خیر.

چند سال پیش پلتفرم آسانا را کشف کردیم. در این مطلب می خواهم به شما بگویم که چگونه فرآیند توسعه و مدیریت تولید را سازماندهی کردیم تا:

• کل شرکت در یک اکوسیستم واحد کار می کرد،
• همه قابلیت های کافی داشتند،
• برآورد هزینه هر پروژه بر حسب ساعت و پول امکان پذیر بود،
• کار با مشتریان درازمدت بود: نه در چارچوب یک کار، بلکه در چارچوب کل پروژه با انباشت ایده‌های ثابت.

کمی در مورد آشنایی با آسانا

من 10 سال را صرف جستجوی نرم افزار مناسب برای مدیریت پروژه کردم. Trello، Jira، Planfix، Megaplan، Bitrix24 و ده ها ردیاب وظیفه دیگر تست قدرت را قبول نکردند. سپس آسانا را پیدا کردم. و همه چیز درست شد.

به نظر ما، این بهترین و سریعترین پلتفرم در حال رشد برای مدیریت وظایف و پروژه است. امروزه آسانا رهبر جهانی محبوبیت و رضایت کاربران است. این را نمودار رتبه بندی g2 نشان می دهد.

ما از طرفداران آسانا هستیم، حتی گواهینامه دریافت کردیم که بتوانیم آن را برای مشتریان خود پیاده سازی کنیم.

من به طور خلاصه روند فروش تا اجرای پروژه را شرح خواهم داد

از آنجایی که ما خدمات فناوری اطلاعات را می فروشیم، قیف ما بسیار طولانی است و در پایان وارد بخش تولید و گاهی اوقات توسعه می شود.

بخش فروش دستکاری های استاندارد را انجام می دهد: ممیزی، تأیید CP، امضای توافق نامه، انتقال معامله به تولید. تولید ممکن است قرارداد را نپذیرد: باید بودجه، تاریخ انتقال به تولید و بودجه زمان برآورد شده برای اجرای پروژه را مشخص کند.

به لطف ترکیب amoCRM + Asana، هنگام انتقال تراکنش از بخش فروش به تولید و برگشت، کار هیچ جا قطع نمی شود. آبی نشان دهنده ناحیه مسئولیت بخش فروش، نارنجی نشان دهنده بخش تولید و صورتی نشان دهنده بخش توسعه است.

مهم این است که دپارتمان توسعه، بر خلاف دپارتمان طراحی، در هر پروژه ای دخیل نباشد. گاهی اوقات راه اندازی یک سیستم نیازی به راه حل های سفارشی ندارد.

بنابراین وقتی مدیر پروژه را برای تولید پذیرفت، مدیر فروش با 1 کلیک به آسانا می رود (اسکرین شات). از amoCRM، پروژه به طور خودکار در Asana ایجاد می شود.

یک کار (وظیفه) با نقشه پروژه و پیشنهادات تجاری به طور خودکار در تابلوی پروژه مشتری مشترک ایجاد می شود. تمام مشتریانی که در حال حاضر در حال تولید هستند در اینجا نمایش داده می شوند. در اینجا یک مدیر مسئول تعیین می شود، ضرب الاجل تعیین می شود، نوع کار انتخاب می شود و وضعیت وظایف تغییر می کند.

مدیر می تواند هر یک از فرآیندهای تجاری خودکار پیشنهادی را در این کار راه اندازی کند:

1. یافتن/ایجاد یک پروژه مشتری + یک کار را در آنجا ضمیمه کنید
2. کار را با اطلاعات تراکنش پر کنید
3. یک معامله از کار فعلی ایجاد کنید

پروژه با تمام داده های مشخص شده در amoCRM پر شده است. بسته به نوع سرویس، مجموعه ای از وظایف فرعی بلافاصله برای پیاده سازی بلوک های واقعی کار ایجاد می شود. مدیر پروژه باقی می ماند تا وظایف دقیق را تجزیه و تحلیل کند، مسئولیت ها و ضرب الاجل ها را تعیین کند.

این هیئت به انجام پروژه های جدید کمک می کند. اما نظارت بر وضعیت فعلی و وجود پروژه های در معرض خطر در آن ناخوشایند است.

چگونه وظایف و پروژه های مشتریان را گروه بندی می کنیم

از هیئت عمومی همه پروژه ها، مدیر پروژه را به 3 تابلوی دیگر اضافه می کند:

1. هیئت مدیره شخصی مشتری؛
2. نمونه کارها از مشتریان فعال؛
3. پورتفولیوی مدیر

بیایید بفهمیم که چرا به هر یک از موجودیت ها نیاز داریم.

در تصویری که می بینید هیئت مدیره شخصی مشتری

چرا این هیئت؟

قبلاً از نظر وظایف فکر می کردیم. کار را تمام کردم و رفتم کار دیگری انجام دهم. معلوم شد که ما دقیقاً همان مقدار کاری را که مشتری خواسته بود برای او انجام می دادیم. اما ما می خواستیم روابط بلندمدت ایجاد کنیم، بنابراین از کار با وظایف به کار با مشتریان تغییر مکان دادیم.

ما مطمئن می شویم که همه ایده های بهبود را برای مشتری یادداشت می کنیم. حتی اگر فکری است که مشتری به طور تصادفی به هوا پرتاب می کند، آن را رفع می کنیم و به پایان می رسانیم. اینگونه است که مجموعه کارهای عقب افتاده تشکیل می شود؛ کار با مشتری به پایان نمی رسد.

در این تابلو چه چیزی وجود دارد؟

آسانا ما به چندین سرویس متصل است:

• سیستم CRM (برای تعامل با بخش فروش)،
• TimeDoctor (برای ردیابی زمان)،
• سیستم ERP (برای جمع آوری تمام داده ها در یک رابط واحد).

ما یک کنترل پنل سریع منابع را در آسانا معرفی کرده ایم. به صفحه بالای کار اشاره می‌کنید و می‌بینید چه کسی و برای چه مدت روی آن کار کار کرده و چه پاداشی به دست آورده است.

کار بخش تولید بر حسب ساعت تخمین زده می شود، بنابراین برای ما مهم بود که به شدت نظارت کنیم که هر کارمند چقدر زمان صرف حل مشکلات مشتری می کند.

مزایای استفاده از برد چیست؟

در نتیجه در سیستم ERP می بینیم گزارش پروژه. وضعیت تراکنش، شرکت کنندگان پروژه، بودجه پروژه، تعداد ساعات کار و مهلت.

ما می‌توانیم هزینه پروژه‌های توسعه مشابه را پیش‌بینی کنیم، محاسبات KPI کاملاً شفاف می‌شوند و جایی برای توهم وجود ندارد که توسعه فقط چند ساعت طول می‌کشد. در صورت لزوم، ما همیشه یک رابط داریم که می توانیم آن را برای گزارش به مشتری نشان دهیم.

کیف آسانا

این قابلیت برای مدت طولانی در آسانا پیاده سازی شده است. اما ما بلافاصله از آن قدردانی نکردیم. در ابتدا، ما به سادگی تمام پروژه های مدیران خود را در پورتفولیو جمع آوری کردیم. معلوم شد که دنیس کیسلف در طول مدت حضور خود در این شرکت با 61 مشتری کار می کرد.

دانستن آن جالب است، اما برای توجیه زمان صرف شده برای جمع آوری آن کافی نیست. و روی کیف ها گل زدیم. همه چیز زمانی تغییر کرد که یک پروژه در آسانا را با یک تراکنش در سیستم CRM برابر کردیم.

پیش از این، مدیر در همه پروژه‌ها مشترک می‌شد و اعلان‌های همه تغییرات در صندوق ورودی (فید اعلان) را دریافت می‌کرد. هر به‌روزرسانی وضعیت و نظر جدید در فید نمایش داده می‌شود که با جدیدترین مورد شروع می‌شود. روز دوشنبه، مدیر نشست و وظایف را از صندوق ورودی به ترتیب انجام داد. هیچ صحبتی در مورد اولویت ها وجود نداشت و گاهی اوقات به وظایف مهمی هم نمی رسید.

اکنون یک نمونه کارمند و یک نمونه کار بخش پروژه وجود دارد. در اولی، مدیر پروژه های خود را مدیریت می کند، دومی به مدیر قابلیت کنترل در مورد حجم کاری فعلی همه کارکنان را می دهد.

نمونه کارها از بخش طراحی

در اسکرین شات می توانید پروژه های مرتب شده بر اساس کارمند را ببینید.

مدیر پروژه هفته ای یک بار وضعیت هر پروژه را به روز می کند. کارهایی را که هفته گذشته انجام شده و برای هفته آینده برنامه ریزی شده است را می نویسد. یکی از سه تگ را تنظیم می کند: تحت کنترل، در معرض خطر، مشکلات وجود دارد.

مدیر می تواند به سرعت ارزیابی کند:

• حجم فعلی مشتریان در بخش طراحی،
• تعداد پروژه های در حال کار برای هر مدیر،
• تعداد کارهای عقب افتاده در پروژه ها،
• وجود مشکلات و نیاز به مشارکت در پروژه ها،
• مهلت پروژه، زمان صرف شده، مرحله قیف و اولویت پروژه.

پورتفولیوها نیز در گزارش دهی به ما کمک می کنند. پس از به روز رسانی وضعیت پروژه، گزارشی از کارهای انجام شده و برنامه ریزی شده به طور خودکار به چت مشتری ارسال می شود.

نمونه کارها

حتی رئیس دپارتمان طراحی هم نمونه کارهای خودش را دارد. اگر pah-pah-pah اختیارات خود را حذف کند، فرد جدید تمام پروژه های تحت کنترل خود را خواهد دید که باید به نظارت خود ادامه دهد.

کارکنان خط همچنین از راحتی برنامه ریزی بار در مجموعه قدردانی کردند. در برگه "بار"، آسانا حجم وظایف را با در نظر گرفتن مهلت‌ها تجزیه و تحلیل می‌کند و در صورتی که کارمندی حجم زیادی از وظایف را برنامه‌ریزی کرده باشد هشدار می‌دهد. می‌توانید مهلت‌ها را تغییر دهید و جزئیات را بدون ترک این برگه تنظیم کنید.

حل اشکال و توسعه سفارشی

ما یک تیم جداگانه داریم که مسئول توسعه است. به عنوان بخشی از یک فرآیند تجاری، وظایفی از دو نوع دریافت می کند:

1. حشره،
2. توسعه جدید

اشکالات بررسی می شوند، از نظر بحرانی بودن ارزیابی می شوند و توسط سرویس پشتیبانی فنی به کار منتقل می شوند.
وظایف توسعه یا از انحراف محصول داخلی شرکت یا از مدیر پروژه در صورت وجود درخواست مربوطه از طرف مشتری می باشد.

روند توسعه، به طور کلی، شبیه به این است.

وظایف بر عهده هیئت توسعه در آسانا است. او اینجاست.

مدیر وظیفه نوع «اشکال» یا «ویژگی» را انتخاب می‌کند، درجه بحرانی بودن را تعیین می‌کند، مشتری و بخش‌های داخلی شرکت را نشان می‌دهد که کار بر آنها تأثیر می‌گذارد. هنگامی که کار تمام الزامات مقررات داخلی را برآورده می کند، مدیر بر روی نماد رعد و برق در نوار بالای کار کلیک می کند و فرآیند تجاری خودکار "ارزیابی در توسعه" را راه اندازی می کند.

رئیس بخش توسعه یک اخطار در مورد یک کار جدید برای ارزیابی دریافت می کند و خود وظیفه برای مدت زمان ارزیابی به یک هیئت جداگانه به همین نام منتقل می شود.

پس از ارزیابی، مدیر کار را به یک اسپرینت مطابق با ماه تکمیل برنامه ریزی شده منتقل می کند. کارها همیشه در چندین تابلو به طور همزمان هستند:

• در هیئت مدیره شخصی مدیر پروژه،
• در هیئت پشتیبانی فنی،
• در هیئت توسعه

همه شرکت‌کنندگان و کارمندانی که بر کار نظارت می‌کنند، پیشرفت کار را می‌بینند، اعلان‌ها را دریافت می‌کنند و مستقیماً در نظرات مربوط به کار بحث می‌کنند. هنگامی که یک کار تکمیل می شود، مدیر پروژه یا متخصص پشتیبانی فنی مسئول آن را به سمت خود می برد تا به کار روی پروژه ادامه دهد.

چه اتفاقی افتاد که بخش های توسعه و تولید را با تیم به یک محیط واحد برگردانیم؟

اول، پروژه های مشتری بلند مدت تر شده اند. به دلیل عقب ماندگی که به طور مداوم دوباره پر می شود، میانگین صورتحساب افزایش یافت.

دوم، کیفیت پروژه ها بسیار بهبود یافته است، زیرا بخش توسعه می تواند در هر زمان سوالات خود را در زمینه بازاریابی، فروش، حسابداری و غیره بپرسد. ما توانستیم به موقع شایستگی های لازم تیم را به هم وصل کنیم و راه حل هایی در سطح کاملا متفاوت ارائه دهیم.

ثالثا، کارمندان، مدیران و مشتریان شفافیت کامل در وظایف برنامه ریزی شده و تکمیل شده دریافت کردند. ما یاد گرفتیم که چگونه پروژه ها را مدیریت کنیم و متوجه شدیم که این یک فرآیند کاملاً فنی است که می توان تقریباً به طور کامل عامل انسانی را از آن حذف کرد.

چهارم، تیم متحدتر شده است. پیش از این، کارکنان تصور چندانی نداشتند که بخش‌های توسعه و تولید اسطوره‌ای چه می‌کنند.

اکنون با مشاهده روند توسعه و پیکربندی فنی سیستم ها:

• بخش فروش در آن ایده ها و الهاماتی در مورد نحوه فروش پیدا می کند،
• بازاریابان به طور منظم محتوای مفیدی را برای پست ها، مقالات، موقعیت یابی و متون تبلیغاتی دریافت می کنند،
• مدیران نیازها و رفتار مشتری را تجزیه و تحلیل می کنند و استراتژی را تنظیم می کنند.

نتیجه یک تحول برد-برد-برد بود که در آن ما، مشتریان و شرکای ما سود بردیم. خوشحال می شوم نظر خود را در نظرات به اشتراک بگذارید: آیا مطلب مفیدی در مقاله من وجود داشت و از چه روش های مدیریت پروژه در توسعه استفاده می کنید!

منبع: www.habr.com