احتمالاً 20-25 بار سعی کردم وظایف را به طور سیستماتیک مدیریت کنم. و هر تلاشی، همانطور که اکنون متوجه شدم، به دو دلیل شکست خورد.
اولاً، برای اختصاص دادن زمان به انجام کارها، باید بدانید که چرا این کار انجام می شود.
شما شروع به مدیریت وظایف، صرف زمان برای آنها، انجام کارهای کمتر می کنید، همه چیز شروع به جمع شدن می کند - برای چه؟
انجام هر کاری دشوار است وقتی دلیل آن را نمی فهمید. "مرتب زندگی خود" مناسب ترین هدف نیست، زیرا "زندگی منظم" پدیده ای نسبتا مبهم است. اما "کاهش سطح اضطراب با کاهش سطح عدم اطمینان" هدف بسیار دقیق تر و بهتری است که به راحتی می توان یک ساعت در روز را برای آن صرف کرد.
ثانیاً، تمام متدولوژی هایی که من خوانده ام بلافاصله وضعیت نهایی فرآیند را توصیف می کنند. "شما باید ToDoIst را انتخاب کنید، آن را به پروژه ها تقسیم کنید، با تقویم ادغام کنید، وظایف هفته را مرور کنید، آنها را اولویت بندی کنید..." شروع کردن فوراً دشوار است. همانطور که در توسعه نرم افزار، من معتقدم که شما باید استفاده کنید - بصورت تکراری
بنابراین ، من "تکرار" خود را مرور می کنم و شاید به همان شکل برای شما مفید باشد. به هر حال، دلیل خوبی برای استفاده از تعطیلات ماه مه برای بازگشت به کار با استفاده از یک الگوی (نسبتا) جدید چیست؟
می توانید بخوانید که چگونه به این موضوع رسیدم .
Trello، چند لیست
ما فقط 4 لیست ایجاد می کنیم، از برنامه های دسکتاپ و موبایل استفاده می کنیم.
لیست ها:
- کارها - تمام کارهایی که به ذهنتان می رسد را در اینجا یادداشت کنید. و به محض اینکه به ذهنتان آمد آنها را یادداشت کنید. "پرت کردن سطل زباله" یک وظیفه است. "شستن ظرف ها" یک وظیفه است. "برنامه ریزی یک جلسه برنامه ریزی" یک وظیفه است. خوب، و غیره. حتی واضح ترین یا مهم ترین چیزها را می توان فراموش کرد اگر اتفاق غیرمنتظره ای رخ دهد یا فقط یک روز سخت داشته باشید.
- کارهای امروز - هر شب من چیزها را از تابلوی "کارها" به تابلوی "کارها برای امروز" منتقل می کنم. اگر برخی از کارهای شما در عصر آنجا باقی بماند، طبیعی است؛ در ادامه در مورد آن بیشتر توضیح خواهیم داد. با گذشت زمان، متوجه می شوید که چه تعداد کار می تواند در لیست باشد، به طوری که اکثر آنها می توانند در روز برنامه ریزی شده تکمیل شوند.
- امروز ساخته شده است. این تابلو راه اصلی برای کاهش اضطراب "من امروز کاری انجام ندادم" و راه خوبی برای تأمل بیشتر در مورد خود سازماندهی است. من تمام کارهایی که امروز انجام دادم را اینجا می نویسم، حتی کارهایی که در لیست برنامه ریزی شده نیستند. او آن را یادداشت کرد: "در مورد اسناد با واسیا تماس گرفتم." یادداشت کردم: «از من خواستند که اوراق را امضا کنم. او نوشت: «ما در مورد توافق با آنتون بحث کردیم. به این ترتیب، در پایان روز، متوجه خواهید شد که واقعاً وقت خود را صرف چه چیزی کرده اید و فقط به خاطر تکمیل برنامه می توانستید از آن وظایف کنار بگذارید.
- انجام شد - فهرستی از تمام کارهای تکمیل شده. در ابتدا یا انتهای روز، آنها را از «امروز انجام شد» به «انجام شد» منتقل می‌کنم. در اصل، این یک سطل زباله است که می توانید به سادگی کارهای تکمیل شده را در آن پیدا کنید و بنابراین نیاز به تمیز کردن منظم دارد.
Trello، "تقویم کوچک"
در برخی موارد مشخص می شود که برخی از کارها دقیقاً محدود به زمان هستند و نمی خواهید آنها را در طول هفته فراموش کنید تا برای این زمان چیز دیگری برنامه ریزی نکنید. من همیشه با تقویم مشکل داشتم، بنابراین چندین تابلو با نام‌های «کارهای روز دوشنبه»، «کارها برای سه‌شنبه» و غیره اضافه کردم، که در آنها شروع به فهرست کردن با زمان محدود به- کردم. dos.
بنابراین، وقتی مردم از من می پرسند، "آیا می توانیم پنجشنبه ساعت 16 بعد از ظهر صحبت کنیم؟" - من فقط به تابلوی مربوطه می روم و ببینم برای این مدت در آنجا چه نوشته ایم. و ما نباید فراموش کنیم که وظایف را بین لیست ها به موقع در طول هفته منتقل کنیم: به عنوان مثال، "کارهای انجام شده برای پنجشنبه" هنگامی که پنجشنبه می آید - به "کارها برای امروز".
چرا تقویم نیست؟ برای من، استفاده از دو ابزار به طور همزمان بسیار دشوار است. اگر از یک تقویم برای این کار استفاده می کنم، باید وارد آن شوم، آن را پر کنم، مرتباً آن را بررسی کنم تا بررسی کنم که آیا چیزی را فراموش کرده ام یا نه...
در این مرحله من به محدودیت های Trello رسیده ام. مشکل اصلی این بود که بیش از 50 کار در روز ثبت می‌شد، و مجموعه نسبتاً بزرگی از کارها هم به فهرست کلی و هم به لیست‌های مرتبط با روزهای مرتبط بود. چگونه بفهمم که قبلاً کاری را که باید انجام دهم یادداشت کرده ام؟ موارد تکراری شروع به ظاهر شدن کردند. چگونه می توان به طور همزمان همه وظایف را برای یکی از پروژه ها اولویت بندی کرد؟ چگونه به دیگران این فرصت را بدهیم که برنامه های تقویم شما را ببینند؟
من به سیستمی نیاز داشتم که در عین سادگی نسبی:
- من می توانم وظایف را بر اساس پروژه ها گروه بندی کنم.
- یک پیوند تقویم داشته باشید (فردا این کار را انجام دهید)، و به طور خودکار به وظایف امروز، زمانی که روز فرا رسید، انتقال دهید.
- با تقویم گوگل ادغام می شود.
اینجا بود که به ToDoist برگشتم و در این مرحله بهترین راه حل بود.
موضوع فعلی در ToDoist
صندوق
من هر کار ورودی را در Inbox می نویسم که سعی می کنم فوراً آنها را مرتب کنم. تجزیه یعنی:
- تعیین تاریخ تکمیل کار (برای کارهای کوتاه، من اغلب امروز را تنظیم می کنم و تا عصر می فهمم که در واقع چه زمانی می توان آن را انجام داد).
- تعیین پروژه ای که می توان کار را به آن نسبت داد (برای آمار و توانایی تغییر اولویت تمام وظایف در پروژه).
کارهایی که به ذهن می رسد و نیازی به انجام آنها در آینده نزدیک نیست، وارد پروژه ها می شوند دسته بندی نشده شخصی ("جای لیوان را داخل ماشین ببرید") و کار دسته بندی نشده ("به این فکر کنید که چه زمانی می توانیم یک جلسه روابط عمومی استراتژیک ترتیب دهیم"). ToDoist به شما امکان می دهد وظایف تکرار شونده را تعیین کنید، بنابراین هر آخر هفته من یک وظیفه به نام "شخصی دسته بندی نشده" و هر دوشنبه "کار دسته بندی نشده" دارم.
ادغام تقویم
ToDoist در هر دو جهت کاملاً با Google Calendar ادغام می شود. من تقویمم را با همکارانم به اشتراک می‌گذارم تا ببینند چه زمانی قطعاً نمی‌توانند به من دسترسی پیدا کنند.
در همان زمان، وظایف از تقویم در جهت مخالف منتقل می شوند: می توانم بگویم "Seryoga، به وقت من برای جمعه نگاه کنید و یک جلسه را در آنجا بنویسید" که هم در تقویم و هم در ToDoist ظاهر می شود. بنابراین، در واقع، من برای اولین بار بدون نیاز به ایجاد رویدادها از یک تقویم شروع به استفاده از تقویم کردم.
پردازش وظایف ورودی غیرعملیاتی
من به زور برای انجام کارها عجله نمی کنم، مگر برای کارهایی که آتش آشکار است. "ما باید فوراً با مدیریت شرکت ABC تماس بگیریم، زیرا سرور از کار افتاده است و هیچ پاسخی از جانب کارمندانش وجود ندارد" واضح است که یک کار فوری است که نمی توان آن را به تعویق انداخت، اما "ژنیا، می توانم اکنون با شما تماس بگیرم تا در مورد یک موضوع صحبت کنیم." پروژه جدید» به «زمان‌بندی زمانی که می‌توانید با X در مورد Y صحبت کنید» تبدیل می‌شود، که قبلاً به وظیفه «به X بگویید که می‌توانیم صحبت کنیم» و وظیفه «با X درباره Y صحبت کنیم» تبدیل می‌شود که از قبل محدود به زمان است. تقریباً هر کار ورودی ابتدا به "برنامه ..." تبدیل می شود.
اولویت بندی وظایف
تمام کارهایی که در روز گنجانده شده است قابل انجام نیستند. با مشاهده خودم، به موارد زیر پی بردم (هر عدد متفاوت خواهد بود، اما نکته اصلی این است که به نتیجه برسیم).
- برای هر روز حدود 50-70 کار را یادداشت می کنم.
- من می توانم تا 30 کار را به راحتی انجام دهم (بدون اینکه در پایان روز احساس خستگی کامل کنم).
- بعد از انجام حداکثر 50 کار، خسته می شوم، اما نه انتقادی.
- من می توانم 70 کار را انجام دهم، اما بعد از آن برای خارج شدن از "جریان اعتیاد به کار" مشکل خواهم داشت، در به خواب رفتن مشکل خواهم داشت و به طور کلی کمی اجتماعی خواهم بود.
بر این اساس تصمیم می‌گیرم امروز چه کار کنم. ToDoist برای هر کار اولویت بندی دارد، بنابراین صبح کارهای مهم را برای تکمیل انتخاب می کنم و بقیه را بر اساس توانایی ها و خواسته هایم انجام می دهم. هر روز حدود 40-20 کار را به کار بعدی منتقل می کنم: جالب این است که وظایف روز بعد دوباره 60-70 می شود.
حفظ آمار
من واقعاً می خواهم به طور کلی بفهمم که امروز چقدر زمان صرف امور مربوط به کار شده است و در کدام موارد. برای این من از برنامه استفاده می کنم ، که هم روی گوشی و هم در لپ تاپ و هم در Google Maps Location History وجود دارد (بله، من پارانوئید نیستم).
ما خارج از شهر زندگی می کنیم، بنابراین می توان از زمان صرف شده در جاده ها عاقلانه استفاده کرد. الان که خسته نمی شوم کتاب های صوتی گوش می دهم تا بتوانم به نحوی از این 40 دقیقه استفاده کنم.
من هنوز داده ها را جمع نمی کنم و نوعی دریاچه داده های شخصی ایجاد می کنم. وقتش برسد به آن می رسم.
نتیجه گیری نخواهد شد
- زندگی یک فرد مدرن جریان بزرگی از وظایف ورودی است. کاهش آن ممکن نخواهد بود. ما باید یاد بگیریم که این جریان را مدیریت کنیم.
- بیشترین اضطراب ناشی از ناشناخته های آینده است. اگر بفهمیم در روزهای آینده چه چیزی در انتظارمان است، اضطراب به میزان قابل توجهی کمتر خواهد شد.
- به همین دلیل، می توانید زمانی را صرف سازماندهی روز خود کنید. من می دانم امروز چه اتفاقی خواهد افتاد، فردا چه اتفاقی خواهد افتاد، و کارهایی را که قبلاً فراموش می کردم فراموش نمی کنم.
- انجام ردیابی وظایف به خودی خود یک هدف نیست، بلکه اگر دوست دارید، راهی برای خودآموزی است. کارهایی که قبلاً برای انجام آنها تنبل بودید یا کارهایی که هرگز نتوانستید انجام دهید، انجام آنها بسیار آسان تر می شوند. بسیاری از مردم (از جمله من) معمولاً وقتی وظایفی از دنیای بیرون تعیین می کنند، احساس بهتری دارند. ردیابی وظایف راهی برای تعیین وظایف برای خود و یادگیری زندگی بر اساس خواسته های خود است.
- کار به خودی خود هدف نیست. هدف این است که برنامه کاری خود را سازماندهی کنید تا زمان آزاد قابل پیش بینی داشته باشید که بتوانید از خود، خانواده و علایق خود مراقبت کنید.
منبع: www.habr.com