سلام به همه. بعد از شش ماه گذشت و در این مدت موفق شدم در دو کنفرانس دیگر سخنرانی کنم و در دو شرکت بزرگ فناوری اطلاعات با موضوع مدیریت دانش سخنرانی کنم. با برقراری ارتباط با همکاران، متوجه شدم که در فناوری اطلاعات هنوز می توان در مورد مدیریت دانش در سطح "مبتدی" صحبت کرد، یا به عبارت بهتر، به سادگی متوجه شد که مدیریت دانش برای هر بخش از هر شرکت ضروری است. امروز حداقل تجربه شخصی من وجود خواهد داشت - من می خواهم استانداردهای بین المللی موجود در زمینه مدیریت دانش را بررسی کنم.
بیایید با احتمالاً محبوب ترین مارک در زمینه استاندارد شروع کنیم - ISO. تصور کنید یک استاندارد مجزا به سیستم های مدیریت دانش اختصاص داده شده است (ISO 30401:2018). اما امروز در مورد آن کوتاهی نمی کنم. قبل از اینکه بفهمیم یک سیستم مدیریت دانش چگونه باید به نظر برسد و کار کند، باید توافق کنیم که اصولاً به آن نیاز است.
برای مثال در نظر بگیرید ISO 9001: 2015 (سیستم های مدیریت کیفیت). همانطور که از نام آن پیداست، این استانداردی است که به سیستم مدیریت کیفیت اختصاص داده شده است. برای دریافت گواهینامه تحت این استاندارد، یک سازمان باید از شفافیت و تداوم فرآیندهای کاری و محصولات و/یا خدمات تولید شده اطمینان حاصل کند. به عبارت دیگر، گواهی به این معنی است که همه چیز در شرکت شما به آرامی و روان کار می کند، شما می دانید سازماندهی فعلی فرآیندها چه خطراتی را به همراه دارد، می دانید چگونه این خطرات را کنترل کنید و برای به حداقل رساندن آنها تلاش می کنید.
مدیریت دانش درباره چیست؟ و این چیزی است که:
7.1.6 دانش سازمانی
سازمان باید دانش لازم برای عملیات فرآیندهای خود و دستیابی به انطباق محصولات و خدمات را تعیین کند.
دانش باید حفظ شود و در حد لازم در دسترس قرار گیرد.
در بررسی تغییر نیازها و روندها، سازمان باید دانش موجود خود را در نظر گرفته و نحوه دستیابی یا دسترسی به دانش اضافی و به روز رسانی آن را تعیین کند.
یادداشت 1 دانش سازمانی دانش خاص سازمان است. بیشتر بر اساس تجربه
دانش اطلاعاتی است که برای دستیابی به اهداف سازمانی استفاده و به اشتراک گذاشته می شود.
یادداشت 2 پایگاه دانش یک سازمان می تواند:
الف) منابع داخلی (مانند مالکیت معنوی، دانش به دست آمده از تجربه، درس های آموخته شده از پروژه های ناموفق یا موفق، جمع آوری و به اشتراک گذاری دانش و تجربه غیرمستند، نتایج بهبود فرآیند، محصول و خدمات)؛
ب) منابع خارجی (مانند استانداردها، دانشگاه ها، کنفرانس ها، دانش مشتریان و ارائه دهندگان خارجی).
و در زیر، در برنامه های کاربردی:
الزامات دانش سازمانی به موارد زیر معرفی شده است:
الف) حفاظت از سازمان در برابر از دست دادن دانش، به عنوان مثال به دلیل:
- گردش مالی کارکنان؛
- عدم امکان کسب و تبادل اطلاعات؛
ب) تشویق سازمان به کسب دانش، به عنوان مثال از طریق:
- یاد گرفتن از طریق انجام دادن؛
- مربیگری؛
- محک زدن
بنابراین استاندارد ISO در زمینه مدیریت کیفیت بیان می کند که یک بنگاه اقتصادی برای اطمینان از کیفیت فعالیت های خود باید به مدیریت دانش بپردازد. درست است، هیچ جایگزینی وجود ندارد - "باید". در غیر این صورت عدم انطباق، و خداحافظ. این واقعیت به تنهایی نشان می دهد که این یک جنبه اختیاری در سازمان نیست، زیرا مدیریت دانش در فناوری اطلاعات اغلب مورد توجه قرار می گیرد، بلکه جزء اجباری فرآیندهای تجاری است.
علاوه بر این، استاندارد می گوید که مدیریت دانش برای حذف چه خطراتی طراحی شده است. در واقع، آنها کاملاً آشکار هستند.
بیایید تصور کنیم... نه، اینطور نیست - لطفاً موقعیتی از حرفه خود را به یاد بیاورید که در آن واقعاً به اطلاعاتی در محل کار نیاز داشتید و تنها حامل آن در آن لحظه در تعطیلات / سفر کاری بود، شرکت را به طور کلی ترک کرد یا فقط بیمار بود. . به یاد آورد؟ فکر می کنم تقریباً همه ما این را تجربه کرده ایم. در آن لحظه چه احساسی داشتید؟
اگر بعد از مدتی مدیریت واحد به تحلیل شکست مهلت های پروژه بپردازد، البته مقصر را پیدا کرده و در این مورد آرام خواهد گرفت. اما در لحظه ای که به دانش نیاز بود، شخصاً به شما کمک نکرد که درک کنید که "RM مقصر است که به بالی رفت و در صورت سوال هیچ دستورالعملی را ترک نکرد." مسلماً او مقصر است. اما کمکی به حل مشکل شما نمی کند.
اگر دانش در یک سیستم قابل دسترسی برای افرادی که ممکن است به آن نیاز داشته باشند مستند شده باشد، داستان توصیف شده "مرکز" تقریباً غیرممکن می شود. بنابراین، تداوم فرآیندهای تجاری تضمین می شود، به این معنی که تعطیلات، خروج کارکنان و عامل اتوبوس بسیار بدنام برای شرکت وحشتناک نیست - کیفیت محصول / خدمات در سطح معمول خود باقی می ماند.
اگر شرکتی بستری برای تبادل و ذخیره اطلاعات و تجربیات داشته باشد و فرهنگ (عادت) استفاده از این بستر شکل گرفته باشد، کارمندان مجبور نیستند چندین روز منتظر پاسخ همکار خود بمانند (یا حتی به دنبال آن باشند. این همکار برای چند روز) و به این دلیل قرار دهید تا وظایف خود را نگه دارید.
چرا از عادت صحبت می کنم؟ زیرا ایجاد یک پایگاه دانش برای مردم برای شروع استفاده از آن کافی نیست. همه ما عادت داریم در گوگل برای پاسخ به سوالات خود جستجو کنیم و اینترانت اغلب با برنامه های تعطیلات و تابلوی اعلانات مرتبط است. ما عادت "به دنبال اطلاعات در مورد فریمورک های Agile" (به عنوان مثال) در اینترانت نداریم. بنابراین، حتی اگر جالب ترین پایگاه دانش را در یک ثانیه داشته باشیم، هیچ کس در ثانیه بعد (و حتی ماه بعد) شروع به استفاده از آن نخواهد کرد - هیچ عادتی وجود ندارد. تغییر عادات دردناک و زمان بر است. همه برای این کار آماده نیستند. به خصوص اگر برای 15 سال "و آنها به همان روش کار می کردند." اما بدون این، ابتکار دانش شرکت شکست خواهد خورد. به همین دلیل است که استادان KM به طور جدایی ناپذیری مدیریت دانش را با مدیریت تغییر پیوند می دهند.
همچنین شایان توجه است که "یک سازمان هنگام در نظر گرفتن نیازها و روندهای تغییر یافته باید دانش موجود خود را در نظر بگیرد ..."، یعنی. فرهنگ رجوع به تجربیات قبلی هنگام تصمیم گیری در دنیای در حال تغییر را توسعه دهید. و دوباره توجه کنید "باید".
به هر حال، این پاراگراف کوچک استاندارد چیزهای زیادی در مورد تجربه می گوید. معمولاً وقتی نوبت به مدیریت دانش می‌رسد، کلیشه‌ها شروع به ایجاد تصویری از یک پایگاه دانش با صدها سند در قالب فایل‌ها (مقررات، الزامات) می‌کنند. اما ISO در مورد تجربه صحبت می کند. دانش به دست آمده از تجربیات گذشته شرکت و هر یک از کارکنان آن همان چیزی است که به شما امکان می دهد از خطر تکرار اشتباه جلوگیری کنید، بلافاصله تصمیمات بهتری بگیرید و حتی یک محصول جدید ایجاد کنید. در بالغ‌ترین شرکت‌ها در زمینه مدیریت دانش (از جمله شرکت‌های روسی)، مدیریت دانش به عنوان ابزاری برای افزایش سرمایه شرکت، ایجاد محصولات جدید، توسعه ایده‌های جدید و بهینه‌سازی فرآیندها تلقی می‌شود. این یک پایگاه دانش نیست، مکانیسمی برای نوآوری است. این به ما کمک می کند تا این موضوع را با جزئیات بیشتری درک کنیم. دستورالعمل PMI PMBOK.
PMB باشه راهنمای مجموعه دانش مدیریت پروژه، کتابچه راهنمای PMa است. ویرایش ششم (2016) این راهنما بخشی را در مورد مدیریت یکپارچه سازی پروژه معرفی می کند که به نوبه خود شامل بخشی در مورد مدیریت دانش پروژه است. این مورد "بر اساس نظرات کاربران کتابچه راهنما" ایجاد شده است. به محصول تجربه در استفاده از نسخه های قبلی راهنما در شرایط واقعی تبدیل شده است. و واقعیت نیاز به مدیریت دانش داشت!
خروجی اصلی آیتم جدید "ثبت درس های آموخته شده" است (به هر حال، در استاندارد ISO که در بالا توضیح داده شد، به آن نیز اشاره شده است). علاوه بر این، طبق دستورالعمل، تدوین این ثبت باید در طول اجرای پروژه انجام شود و نه در پایان آن، زمانی که زمان تجزیه و تحلیل نتیجه فرا می رسد. به نظر من، این بسیار شبیه به گذشته نگر در چابک است، اما من یک پست جداگانه در این مورد خواهم نوشت. به معنای واقعی کلمه، متن در PMBOK به این صورت است:
مدیریت دانش پروژه فرآیند استفاده از دانش موجود و ایجاد دانش جدید برای دستیابی به اهداف پروژه و ارتقای یادگیری در سازمان است.
حوزه دانش مدیریت یکپارچه سازی پروژه مستلزم ادغام نتایج به دست آمده در سایر حوزه های دانش است.
روندهای نوظهور در فرآیندهای یکپارچه سازی شامل موارد زیر است:
...
• مدیریت دانش پروژه
تحرک روزافزون و ماهیت متغیر نیروی کار همچنین مستلزم فرآیند دقیق تری برای جذب دانش در طول چرخه عمر پروژه و انتقال آن به مخاطبان هدف به گونه ای است که از هدر رفتن دانش جلوگیری کند.
***
مزایای کلیدی این فرآیند این است که از دانش کسب شده قبلی سازمان برای دستیابی یا بهبود نتایج پروژه استفاده می شود و دانش به دست آمده در طول اجرای پروژه فعلی برای پشتیبانی از عملیات سازمان و پروژه های آتی یا آنها در دسترس باقی می ماند. فاز. این فرآیند در طول پروژه انجام می شود.
من کل بخش بزرگ راهنما را در اینجا کپی نمی کنم. می توانید خودتان آن را بخوانید و نتیجه گیری مناسب را بگیرید. نقل قول های بالا به نظر من کافی است. به نظر من وجود چنین مشخصه ای از وظیفه RM برای مدیریت دانش پروژه از اهمیت این جنبه هنگام کار بر روی پروژه ها صحبت می کند. به هر حال، من اغلب این تز را می شنوم: "چه کسی به دانش ما در بخش های دیگر نیاز دارد؟" یعنی چه کسی به این درس ها نیاز دارد؟
در واقع، اغلب دیده می شود که یک واحد خود را به عنوان "واحد در خلاء" می بیند. اینجا ما با کتابخانه خود هستیم، اما بقیه شرکت وجود دارد، و دانش در مورد کتابخانه ما به هیچ وجه برای او مفید نخواهد بود. در مورد کتابخانه - شاید. در مورد فرآیندهای مرتبط چطور؟
یک مثال پیش پا افتاده: در جریان کار روی یک پروژه، تعامل با یک پیمانکار وجود داشت. مثلا با یک طراح. پیمانکار معلوم شد که چنین است، ضرب الاجل ها را از دست داده، بدون پرداخت اضافی از نهایی کردن خودداری می کند. RM در ثبت درسهای آموخته شده ثبت کرد که ارزش کار با این پیمانکار غیرقابل اعتماد را ندارد. در همان زمان، جایی در بازاریابی هم به دنبال طراح بودند و با همان پیمانکار مواجه شدند. و در این مرحله دو گزینه وجود دارد:
الف) اگر شرکت فرهنگ استفاده مجدد از تجربه را داشته باشد، اگر شخصی قبلاً با این پیمانکار تماس گرفته باشد، یک همکار بازاریابی در ثبت درس آموخته ها بررسی می کند، بازخورد منفی را از PM ما مشاهده می کند و زمان و هزینه ارتباط با این پیمانکار غیرقابل اعتماد را هدر نمی دهد. .
ب) اگر شرکت چنین فرهنگی نداشته باشد، بازاریاب به همان پیمانکار غیرقابل اعتماد مراجعه می کند، پول، زمان شرکت را از دست می دهد و ممکن است مثلاً یک کمپین تبلیغاتی مهم و فوری را مختل کند.
کدام گزینه موفق تر به نظر می رسد؟ و توجه داشته باشید که اطلاعات مربوط به محصول در دست توسعه مفید نبود، بلکه در مورد فرآیندهای توسعه همراه بود. و معلوم شد که نه برای RM دیگر، بلکه برای کارمندی از جهت کاملاً متفاوت مفید است. از این رو نتیجه گیری: نمی توان توسعه را جدا از فروش، پشتیبانی فنی از هوش تجاری و فناوری اطلاعات را از ACS در نظر گرفت. همه افراد در شرکت دارای تجربه کاری هستند که برای افراد دیگری در شرکت مفید خواهد بود. و اصلاً لازم نیست که آنها نماینده حوزه های مرتبط باشند.
با این حال، جنبه فنی پروژه ممکن است مفید باشد. پروژه های حسابرسی شرکت خود را در چند سال گذشته امتحان کنید. تعجب خواهید کرد که چند دوچرخه برای مشکلات مشابه اختراع شده است. چرا؟ زیرا فرآیندهای اشتراک دانش ایجاد نشده اند.
بنابراین، مدیریت دانش، طبق دفترچه راهنمای PMI، یکی از وظایف PM است. همانطور که می بینید، دو سازمان معروف که گواهینامه های پولی را مطابق با استانداردهای خود انجام می دهند، مدیریت دانش را در لیست ابزارهای ضروری برای کنترل کیفیت و کار پروژه قرار می دهند. چرا مدیران در شرکت های فناوری اطلاعات هنوز بر این باورند که مدیریت دانش مستندسازی است؟ چرا کولر و اتاق سیگار همچنان مراکز تبادل دانش هستند؟ همه چیز در مورد درک و عادات است. امیدوارم به تدریج درک حوزه مدیریت دانش در بین مدیران فناوری اطلاعات بیشتر و بیشتر شود و سنت شفاهی به عنوان ابزاری برای حفظ دانش در شرکت عمل نکند. استانداردهای کار خود را مطالعه کنید - آنها چیزهای جالب زیادی دارند!
منبع: www.habr.com