Uskon, että me kaikki käymme ravintolassa ystävien tai työtovereiden kanssa. Ja hauskan ajan jälkeen tarjoilija tuo shekin. Ongelma voidaan sitten ratkaista useilla tavoilla:
- Menetelmä yksi, "herrasmies". Sekkisummaan lisätään 10–15 % "tippi" tarjoilijalle ja saatu summa jaetaan tasan kaikkien miesten kesken.
- Toinen menetelmä on "sosialistinen". Sekki jaetaan tasan kaikkien kesken riippumatta siitä, kuinka paljon he söivät ja joivat.
- Kolmas tapa on "reilu". Jokainen käynnistää puhelimensa laskimen ja alkaa laskea ruokien hintaa plus tietty määrä "tippiä", myös yksilöllisesti.
Ravintolatilanne on hyvin samanlainen kuin yritysten IT-kustannusten tilanne. Tässä postauksessa puhumme kulujen jakautumisesta osastojen välillä.
Mutta ennen kuin sukeltaamme IT:n kuiluun, palataan ravintolaesimerkkiin. Jokaisella edellä mainituista "kustannusten jakamismenetelmistä" on hyvät ja huonot puolensa. Toisen menetelmän ilmeinen haittapuoli: yksi voisi syödä kasvissyöjä Caesar-salaattia ilman kanaa ja toinen ribeye-pihvi, joten määrät voivat vaihdella merkittävästi. ”Reilun” menetelmän haittapuoli on se, että laskentaprosessi on erittäin pitkä ja rahan kokonaismäärä on aina pienempi kuin sekissä on. Yleinen tilanne?
Kuvitellaan nyt, että meillä oli hauskaa ravintolassa Kiinassa, ja sekki tuotiin kiinaksi. Siellä on selvää vain määrä. Vaikka jotkut saattavat epäillä, että tämä ei ole ollenkaan summa, vaan nykyinen päivämäärä. Tai oletetaan, että tämä tapahtuu Israelissa. He lukevat oikealta vasemmalle, mutta kuinka he kirjoittavat numerot? Kuka voi vastata ilman Googlea?
Miksi IT:lle ja liiketoiminnalle tarvitaan allokaatiota?
IT-osasto palvelee siis kaikkia yrityksen yksiköitä ja itse asiassa myy palvelujaan liiketoimintayksiköille. Ja vaikka yrityksen sisällä ei välttämättä ole muodollisia taloudellisia suhteita osastojen välillä, jokaisen liiketoimintayksikön tulisi ymmärtää ainakin kuinka paljon se käyttää IT:hen, kuinka paljon maksaa uusien tuotteiden lanseeraus, uusien aloitteiden testaus jne. On selvää, ettei infrastruktuurin modernisointia ja laajentamista maksa myyttinen "modernisoija, järjestelmäintegraattoreiden ja laitevalmistajien suojelija", vaan yritys, jonka on ymmärrettävä näiden kustannusten tehokkuus.
Liiketoimintayksiköt vaihtelevat sekä kooltaan että IT-resurssien käytön intensiteetiltä. Siten IT-infrastruktuurin päivityskustannusten jakaminen tasan osastojen kesken on toinen tapa kaikkine haittoineen. "Reilu" menetelmä on tässä tapauksessa edullisempi, mutta se on liian työvoimavaltainen. Optimaalisin vaihtoehto näyttää olevan "lähes reilu" vaihtoehto, jolloin kustannuksia ei kohdisteta penniin, vaan kohtuullisella tarkkuudella, aivan kuten koulugeometriassa käytetään lukua π 3,14:nä, eikä koko numerosarjaa. desimaalipilkun jälkeen.
IT-palveluiden kustannusten arviointi on erittäin hyödyllistä omistuksissa, joissa on yksi IT-infrastruktuuri, kun osa omistusosuudesta yhdistetään tai erotetaan erilliseksi rakenteeksi. Näin voit laskea IT-palveluiden kustannukset välittömästi, jotta nämä summat voidaan ottaa huomioon suunnittelussa. Myös IT-palveluiden kustannusten ymmärtäminen auttaa vertailemaan erilaisia IT-resurssien käyttö- ja omistamisvaihtoehtoja. Kun usean tuhannen dollarin puvuissa pukeutuvat miehet puhuvat siitä, kuinka heidän tuotteensa voi optimoida IT-kustannuksia, lisätä lisättävää ja vähentää sitä, mikä tarvitsee vähentää, IT-palveluiden juoksevien kustannusten arvioiminen antaa tietohallintojohtajalle mahdollisuuden olla sokeasti luottamatta markkinointilupauksiin. , vaan arvioida odotettua vaikutusta tarkasti ja hallita tuloksia.
Yrityksille allokaatio on mahdollisuus ymmärtää IT-palveluiden kustannukset etukäteen. Mitään liiketoiminnan tarvetta ei arvioida kokonaisen IT-budjetin kasvuksi niin monella prosentilla, vaan se määritetään tietyn vaatimuksen tai palvelun määräksi.
Todellinen tapaus
Suuren yrityksen tietohallintojohtajan keskeinen "tuska" oli, että oli ymmärrettävä, miten kustannukset jaetaan liiketoimintayksiköiden kesken ja tarjotaan osallistumista IT-kehitykseen kulutuksen suhteessa.
Ratkaisuksi kehitimme IT-palvelulaskurin, joka pystyi kohdistamaan IT-alan kokonaiskustannukset ensin IT-palveluihin ja sitten liiketoimintayksiköihin.
Tehtäviä on itse asiassa kaksi: laske IT-palvelun kustannukset ja jakaa kustannukset tätä palvelua käyttävien liiketoimintayksiköiden kesken tiettyjen tekijöiden mukaan ("lähes reilu" menetelmä).
Ensi silmäyksellä tämä saattaa näyttää yksinkertaiselta, jos IT-palvelut kuvaillaan alusta alkaen oikein, tiedot syötetään CMDB-konfiguraatiotietokantaan ja IT-omaisuudenhallintajärjestelmään ITAM, rakennettaisiin resurssi- ja palvelumalleja ja laadittaisiin luettelo IT-palveluista. kehitetty. Itse asiassa tässä tapauksessa mille tahansa IT-palvelulle on mahdollista määrittää, mitä resursseja se käyttää ja kuinka paljon nämä resurssit maksavat, ottaen huomioon poistot. Mutta olemme tekemisissä tavallisen venäläisen liiketoiminnan kanssa, ja tämä asettaa joitain rajoituksia. Siten ei ole olemassa CMDB:tä ja ITAM:ia, on vain luettelo IT-palveluista. Jokainen IT-palvelu edustaa yleensä tietojärjestelmää, pääsyä siihen, käyttäjätukea jne. IT-palvelu käyttää infrastruktuuripalveluita, kuten "DB Server", "Application Server", "Data Storage System", "Data Network" jne. Vastaavasti osoitettujen tehtävien ratkaiseminen edellyttää:
- määrittää infrastruktuuripalvelujen kustannukset;
- jakaa infrastruktuuripalvelujen kustannukset IT-palveluille ja laskea niiden kustannukset;
- määrittää ajurit (kertoimet) IT-palveluiden kustannusten jakautumiselle liiketoimintayksiköille ja kohdistaa IT-palveluiden kustannukset liiketoimintayksiköille ja siten jakaa IT-osaston kustannusten määrä yhtiön muiden divisioonien kesken.
Kaikki vuosittaiset IT-kulut voidaan esittää rahapussina. Osa tästä laukusta käytettiin laitteisiin, muuttotöihin, modernisointiin, lisensseihin, tukeen, työntekijöiden palkkoihin jne. Monimutkaisuus on kuitenkin IT-alan käyttöomaisuuden ja aineettoman hyödykkeen kirjanpitomenettelyssä.
Otetaan esimerkki SAP-infrastruktuurin modernisointiprojektista. Osana projektia hankitaan laitteita ja lisenssejä sekä työ tehdään järjestelmäintegraattorin avulla. Hanketta päättäessään johtajan tulee laatia paperit siten, että kirjanpitovälineet sisältyvät käyttöomaisuuteen, lisenssit aineettomiin hyödykkeisiin ja muut suunnittelu- ja käyttöönottotyöt kirjataan siirtovelkoihin. Ongelma numero yksi: käyttöomaisuudeksi rekisteröidessään asiakkaan kirjanpitäjä ei välitä millä nimellä sitä kutsutaan. Siksi käyttöomaisuuteen saamme omaisuuden "UpgradeSAPandMigration". Jos osana hanketta modernisoitiin levyryhmä, jolla ei ole mitään tekemistä SAP:n kanssa, se vaikeuttaa entisestään kustannusten ja lisäallokoinnin etsimistä. Itse asiassa kaikki laitteet voidaan piilottaa "UpgradeSAPandMigration" -resurssin taakse, ja mitä enemmän aikaa kuluu, sitä vaikeampaa on ymmärtää, mitä sieltä ostettiin.
Sama koskee aineetonta omaisuutta, jolla on paljon monimutkaisempi laskentakaava. Lisää monimutkaisuutta lisää se, että laitteiden käynnistys- ja taseeseen asettamisen hetki voi poiketa noin vuoden verran. Lisäksi poistot ovat 5 vuotta, mutta itse asiassa laitteet voivat toimia enemmän tai vähemmän, olosuhteista riippuen.
IT-palveluiden hinta on siis teoriassa mahdollista laskea 100 % tarkkuudella, mutta käytännössä tämä on pitkä ja turha harjoitus. Siksi valitsimme yksinkertaisemman menetelmän: kustannukset, jotka voidaan helposti kohdentaa mihin tahansa infrastruktuuriin tai IT-palveluun, kohdistetaan suoraan vastaavaan palveluun. Loput kustannukset jaetaan IT-palvelujen kesken tiettyjen sääntöjen mukaisesti. Näin voit saada noin 85% tarkkuuden, mikä on aivan tarpeeksi.
Ensimmäisessä vaiheessa Infrastruktuuripalveluiden kustannusten jakamiseen käytetään IT-projektien talous- ja kirjanpitoraportteja ja "tervettä vapaaehtoisuutta" tapauksissa, joissa kustannuksia ei voida kohdistaa mihinkään infrastruktuuripalveluun. Kustannukset kohdistetaan joko suoraan IT-palveluihin tai infrastruktuuripalveluihin. Vuosikustannusten jakautumisen tuloksena saamme kunkin infrastruktuuripalvelun kustannusmäärän.
Toisessa vaiheessa Jakokertoimet IT-palveluiden välillä määritetään sellaisille infrastruktuuripalveluille kuin "sovelluspalvelin", "tietokantapalvelin", "tietovarasto" jne. Joitakin infrastruktuuripalveluita, kuten "Työpaikat", "Wi-Fi-yhteys", "Videoneuvottelut" ei jaeta IT-palvelujen kesken, vaan ne on allokoitu suoraan liiketoimintayksiköille.
Tässä vaiheessa hauskuus alkaa. Esimerkkinä voidaan harkita sellaista infrastruktuuripalvelua kuin "sovelluspalvelimet". Se on läsnä lähes kaikissa IT-palveluissa, kahdessa arkkitehtuurissa, virtualisoinnilla ja ilman, redundanssilla ja ilman. Yksinkertaisin tapa on jakaa kustannukset suhteessa käytettyihin ytimiin. Jotta voidaan laskea "identtiset papukaijat" ja olla sekoittamatta fyysisiä ytimiä virtuaalisiin, ylitilaus huomioiden, oletamme, että yksi fyysinen ydin on yhtä suuri kuin kolme virtuaalista ydintä. Tällöin kunkin IT-palvelun "Application Server" -infrastruktuuripalvelun kustannusten jakautumiskaava näyttää tältä:
,
jossa Rsp on "Application Servers" -infrastruktuuripalvelun kokonaiskustannukset, ja Kx86 ja Kr ovat kertoimia, jotka osoittavat x86- ja P-sarjan palvelimien osuuden.
Kertoimet määritetään empiirisesti IT-infrastruktuurin analyysin perusteella. Klusteriohjelmistojen, virtualisointiohjelmistojen, käyttöjärjestelmien ja sovellusohjelmistojen hinta lasketaan erillisinä infrastruktuuripalveluina.
Otetaan monimutkaisempi esimerkki. Infrastruktuuripalvelu "tietokantapalvelimet". Se sisältää laitteistokustannukset ja tietokantalisenssien kustannukset. Siten laitteiden ja lisenssien kustannukset voidaan ilmaista kaavalla:
missä РHW ja РLIC ovat laitteiden kokonaiskustannukset ja vastaavasti tietokannan lisenssien kokonaiskustannukset, ja KHW ja KLIC ovat empiirisiä kertoimia, jotka määrittävät laitteiston ja lisenssien kustannusten osuuden.
Lisäksi laitteistolla se on samanlainen kuin edellinen esimerkki, mutta lisensseillä tilanne on hieman monimutkaisempi. Yrityksen maisema voi käyttää useita erilaisia tietokantoja, kuten Oracle, MSSQL, Postgres jne. Näin ollen kaava tietyn tietokannan, esimerkiksi MSSQL:n, kohdistamisen laskentaan tietylle palvelulle näyttää tältä:
jossa KMSSQL on kerroin, joka määrittää tämän tietokannan osuuden yrityksen IT-ympäristössä.
Tilanne on vielä monimutkaisempi tietotallennusjärjestelmän laskennassa ja allokoinnissa eri taulukkovalmistajien ja erityyppisten levyjen kanssa. Mutta tämän osan kuvaus on erillisen postauksen aihe.
Tulos?
Tämän harjoituksen tuloksena voi olla Excel-laskin tai automaatiotyökalu. Kaikki riippuu yrityksen kypsyydestä, käynnistetyistä prosesseista, toteutetuista ratkaisuista ja johdon halusta. Tällainen laskin tai visuaalinen esitys tiedoista auttaa jakamaan kustannukset oikein liiketoimintayksiköiden kesken ja näyttämään, miten ja mitä IT-budjetti on kohdennettu. Samalla työkalulla voidaan helposti osoittaa, kuinka palvelun luotettavuuden parantaminen (redundanssi) lisää sen kustannuksia, ei palvelimen hinnalla, vaan kaikki siihen liittyvät kustannukset huomioiden. Tämän ansiosta yritys ja tietohallintojohtaja voivat "pelata samalla laudalla" samojen sääntöjen mukaisesti. Uusia tuotteita suunniteltaessa kustannukset voidaan laskea etukäteen ja arvioida toteutettavuus.
Igor Tyukachev, Jet Infosystemsin konsultti
Lähde: will.com