Postin arkistointi ja mahdollisuus tarkastella niitä tulevaisuudessa on tärkeä ominaisuus suurille yrityksille. Sitä voidaan käyttää erilaisten valitusten ratkaisemiseen, tutkinnan suorittamiseen ja monissa muissa tilanteissa. Tämä ominaisuus on hyödyllinen myös SaaS-palveluntarjoajille suojautuakseen siltä varalta, että häikäilemätön käyttäjä käyttää heidän palveluaan laittomiin toimiin.
Erityisesti näihin tarkoituksiin luotiin Zimbra Archiving and Discovery -laajennus, jonka avulla voit arkistoida lähtevät ja saapuvat kirjeet jokaiseen postilaatikkoon ja jopa luonnoksiin tallennetut kirjeet. Tämä ratkaisu ei kuitenkaan ole vailla haittoja. Ensinnäkin se toimii vain maksullisen Zimbra Collaboration Suite Network Editionin kanssa, ja toiseksi se toimii vain verkkoasiakasohjelmassa eikä arkistoi mitään käytettäessä työpöytä- tai mobiilisähköpostiohjelmia. Tässä suhteessa kerromme sinulle, kuinka voit toteuttaa saapuvan ja lähtevän postin arkistoinnin ilmaisessa ZImbra Collaboration Suite Open-Source -versiossa. joka lisäksi arkistoi kaikilta sähköpostiohjelmilta lähetetyt kirjeet.
Postin arkistointi toteutetaan sisäänrakennetun Postfix BCC -toiminnon avulla. Se toimii seuraavasti: järjestelmänvalvoja asettaa postilaatikolle arkiston sähköpostiosoitteen, syöttää tietyt asetukset, minkä jälkeen jokainen saapuva ja lähtevä kirje kopioidaan arkistopostiin, josta haluttu kirje myöhemmin löytyy. Suosittelemme erillisen verkkotunnuksen luomista sähköpostiarkistolle. Tämä tekee arkiston postilaatikoiden hallinnasta paljon helpompaa tulevaisuudessa.
Lähtevien sähköpostien arkistointi
Otetaan käyttöön lähtevien sähköpostien arkistointi. Otetaan esimerkiksi tili [sähköposti suojattu] ja tee hänelle arkistopostilaatikko [sähköposti suojattu]. Jotta lähtevät sähköpostit voidaan arkistoida, sinun on tehtävä useita muutoksia Postfix-asetuksiin. Tätä varten sinun on avattava tiedosto /opt/zimbra/postfix/conf/main.cf ja lisää lopuksi rivi sender_bcc_maps = lmdb:/opt/zimbra/postfix/conf/sender_bcc. Tämän jälkeen sinun on luotava tiedosto /opt/zimbra/postfix/conf/sender_bcc ja lisää siihen postilaatikot, jotka aiotaan arkistoida, sekä postilaatikot, joihin arkistoidut kirjeet lähetetään. On mahdollista arkistoida useita postilaatikoita yhdeksi. Tämä tehdään seuraavasti:
[sähköposti suojattu] [sähköposti suojattu]
[sähköposti suojattu] [sähköposti suojattu]
[sähköposti suojattu] [sähköposti suojattu]
Kun kaikki postilaatikot on lisätty, jäljellä on vain suorittaa komento postmap /opt/zimbra/postfix/conf/sender_bcc ja käynnistä Postfix uudelleen komennolla postfixin uudelleenlataus. Kuten esimerkistämme seuraa, uudelleenkäynnistyksen jälkeen kaikki tilien lähtevät sähköpostit [sähköposti suojattu] и [sähköposti suojattu] menee samaan postilaatikkoon [sähköposti suojattu]ja lähtevät sähköpostit tilille [sähköposti suojattu] arkistoidaan postilaatikkoon [sähköposti suojattu]
Saapuvien sähköpostien arkistointi
Otetaan nyt käyttöön saapuvien sähköpostien automaattinen arkistointi. Voit tehdä tämän käyttämällä samaa Postfix BCC:tä. Kuten lähtevien sähköpostien arkistoinnin yhteydessä, sinun on avattava tiedosto /opt/zimbra/postfix/conf/main.cf ja lisää siihen rivi recipient_bcc_maps = lmdb:/opt/zimbra/postfix/conf/recipient_bcc. Tämän jälkeen sinun on luotava tiedosto /opt/zimbra/postfix/conf/recipient_bcc ja lisää siihen tarvittavat postiosoitteet samassa muodossa.
Kun olet lisännyt laatikoita, sinun on suoritettava komento postmap /opt/zimbra/postfix/conf/recipient_bcc ja käynnistä Postfix uudelleen komennolla postfixin uudelleenlataus. Nyt kaikki tilien saapuvat sähköpostit [sähköposti suojattu] и [sähköposti suojattu] arkistoidaan postilaatikkoon [sähköposti suojattu]ja tilin saapuvat sähköpostit [sähköposti suojattu] kopioidaan postilaatikkoosi [sähköposti suojattu].
Esimerkki saapuvien viestien suodattimen määrittämisestä
Huomaamme erityisesti, että jokaisen sähköpostiosoitteiden lisäämisen tai poistamisen yhteydessä luetteloihin /opt/zimbra/postfix/conf/sender_bcc и /opt/zimbra/postfix/conf/recipient_bcc sinun on suoritettava komento uudelleen postikartta ilmoittamalla muuttuneen luettelon ja lataa myös Postfix uudelleen. Suosittelemme myös Zimbra OSE -postisuodattimien käyttöä lähettäjän ja vastaanottajan nimeen, jotta saapuvat ja lähtevät viestit lajitellaan kansioihin ja myöhemmin on helpompi löytää haluamasi kirje.
Esimerkki lähtevien viestien suodattimen määrittämisestä
Voit etsiä viestejä luoduista postiarkistoista myöhemmin käyttämällä sisäänrakennettua Zimbra OSE -hakua. Huomaa myös, että sähköpostien säilytysaika arkistossa on huomattavasti pidempi kuin tilillä, mikä tarkoittaa, että niille on asetettava korkeampi kiintiö sekä säilytyskäytäntö, jolla on pitempi aika. Jos arkistopostilaatikot on tallennettu eri verkkotunnukseen, tämä on paljon helpompaa.
Kaikissa Zextras Suiteen liittyvissä kysymyksissä voit ottaa yhteyttä Zextrasin edustajaan Ekaterina Triandafilidiin sähköpostitse [sähköposti suojattu]
Lähde: will.com