Hyvää päivää kaikille! Tänään haluaisin jakaa pienen esimerkin uusien työntekijöiden poistumispyyntöjen luomisen automatisoinnista Microsoft SharePointin, PowerApps-, Power Automate- ja Teams-tuotteiden avulla. Tätä prosessia toteutettaessa sinun ei tarvitse ostaa erillisiä PowerApps- ja Power Automate -käyttösuunnitelmia, vaan Office365 E1/E3/E5 -tilaus riittää. Luomme luetteloita ja sarakkeita SharePoint-sivustolle, PowerApps auttaa sinua luomaan lomakkeen ja Power Automate tarjoaa mahdollisuuksia muokata liiketoimintaprosessien logiikkaa. Yhdistämme lopullisen prosessin MS Teams -tiimiin. Älä tuhlaa aikaa ja katso mitä tapahtuu.
Ensimmäisessä vaiheessa luomme luettelot ja yksityiskohdat. Tarvitsemme listoja:
- Työntekijän poistumispyynnöt
- yksikkö
- HR osastoittain
- Järjestelmänvalvojat
Jokaisella listalla on roolinsa tulevaisuudessa, ja katsotaan mikä. Luo tiedot ja määritä navigointivalikko:
PowerApps
Tehdään nyt lomake "Työntekijän poistumispyynnöt" -luettelolle PowerAppsilla. Lopullisessa muodossa se näyttää tältä:
Työntekijä-kentässä valitset Office 365 -käyttäjien luettelosta, "Poistumispäivä" näkyy kalenterissa, "Divisioona" näkyy osastohakemistossa ja "HR" valitaan "HR osastoittain" -kohdasta. hakemisto:
Mutta on tarpeen varmistaa, että valittavissa oleva HR-luettelo suodatetaan lomakkeessa mainitun osaston mukaan. Suodatetaan tiedot PowerAppsissa kaavalla. "HR"-kentän "Items"-ominaisuuden kohdalla kirjoitamme:
Lisäksi voit tehdä pieniä muutoksia lomakkeen Tila-kentän oletusarvoon. "Status"-kentän "Oletus"-ominaisuudelle kirjoitamme:
Jos elementin luontilomake avautuu, "Status"-kenttään kirjoitetaan arvo "Uusi", muuten lomakkeen tilakenttään korvataan nykyisen elementin SharePoint-sarakkeen arvo.
Yksi PowerApps-ongelmista on kyvyttömyys hakea tietoja helposti SharePoint-ryhmistä. Tästä johtuen lomakkeen kenttien tai objektien näkyvyyttä/saatavuutta ei ole mahdollista määrittää helposti, jos halutaan luottaa siihen, että käyttäjä on SharePoint-ryhmän jäsen. Mutta voit tehdä kiertotavan. Erityisesti tätä tarkoitusta varten olemme luoneet etukäteen luettelon ylläpitäjistä:
Tämä luettelo sisältää vain lomakkeessa näkyvän "Työntekijä"-kentän, jonka tyyppi on "Käyttäjä tai ryhmä", ja "Nimi"-kentän, johon kirjoitetaan valitun työntekijän nimi, joka näkyy vain luettelonäkymässä. Kokeillaan nyt pientä temppua PowerAppsissa. Voit esimerkiksi määrittää minkä tahansa kentän saatavuuden, jos nykyinen käyttäjä on Järjestelmänvalvojat-luettelossa. Etsi "Näyttötila"-ominaisuus "Julkaisupäivä"-kentästä ja kirjoita:
Tämän kaavan mukaan, jos järjestelmänvalvojien luettelossa on vähintään yksi työntekijä, jonka kirjautumistunnus vastaa nykyisen käyttäjän kirjautumista, kenttä on muokattavissa, muuten katseltavissa. Luotettavuuden lisäämiseksi vähennämme kirjautumisen pieniin kirjaimiin, muuten kaikenlaisia tapauksia voi tapahtua.
Olet ehkä huomannut, että lomakkeen otsikossa on painike "Toiminnot sovelluksessa":
Tämä painike siirtyy toiseen näyttöön, jossa kaikki mahdolliset sovelluksen toiminnot kerätään mukavuuden vuoksi:
Kunkin painikkeen napsautuksen jälkeen avautuu lisätoimintoikkuna, esimerkiksi jos "Peruuta sovellus" -toiminto on valittuna, avautuu lisäikkuna, jossa voi kirjoittaa kommentin:
Vahvista-painikkeen painamisen jälkeen sovelluksen tila muuttuu, ja tämä voidaan tehdä jopa käynnistämättä Power Automate -kulkua. Käytetään "Patch"-toimintoa painikkeen "OnSelect"-ominaisuuteen:
Patch-toiminnolla päivitämme tilausluettelon kohteen suodattamalla sen nykyisen tuotteen tunnuksen mukaan. Muutamme "Tila" -kentän arvoa ja siirrymme päänäyttöön. Muiden toimintopainikkeiden logiikka on samanlainen.
Jäljelle jää vain hyväksymisprosessin määrittäminen. Tehdään se yksinkertaisimmassa muodossa.
Teho automatisoida
Hyväksyntäprosessimme käynnistyy automaattisesti, kun lippu on luotu. Suorituksen aikana hakemuksen tila muuttuu, osaston johtaja saa sen ja johtajalle lähetetään sähköposti-ilmoitus uudesta hakemuksesta. Johtajan määrittämiseksi meillä on hakemisto "Divisioonat":
Luo Power Automate -kulku:
Tätä kulkua suoritettaessa osastopäällikkö saa sähköposti-ilmoituksen uuden sovelluksen luomisesta ja voi seurata linkkiä tehdäkseen päätöksen klikkaamalla painiketta:
"Hyväksyn" tai "Hylkää" -painikkeen napsauttaminen käynnistää myös Power Automate -virran, joka muuttaa sovelluksen tilaa ja lähettää sähköposti-ilmoituksen HR-asiantuntijalle:
Prosessi on valmis.
joukkueet
Ja viimeinen silaus on yhteistyön järjestäminen tämän prosessin kanssa. Voit tehdä tämän yhdistämällä prosessin MS Teams -komentoon:
Nyt kaikilla MS Teams -tiimin jäsenillä on pääsy uuteen työntekijöiden uloskirjautumisprosessiin erillisellä välilehdellä.
Voit tietysti tarjota monivaiheisia hyväksyntöjä kulkulogiikassasi, ja voit käyttää hyväksyntäkomponenttia Power Automate -tehtävien määrittämiseen. Voit myös mukauttaa raportteja ja luoda ilmoituksia, jotka lähetetään Microsoft Teams -chatbotille. Mutta siitä lisää tulevissa artikkeleissa. Kiitos huomiosta ja mukavaa päivää kaikille!
Lähde: will.com