Valmiita toiminnanohjausjärjestelmiä otettaessa käyttöön 53 % yrityksistä vakavia haasteita, jotka edellyttävät muutoksia liiketoimintaprosesseihin ja organisaation lähestymistapoihin, ja 44 % yrityksistä kohtaa merkittäviä teknisiä ongelmia. Artikkelisarjassa kerromme, mitä ERP-järjestelmä on, miten se hyödyttää, miten sen käyttöönoton tarve selvitetään, mitä sinun tulee tietää alustantarjoajaa valittaessa ja miten se otetaan käyttöön.
ERP-järjestelmän käsite tulee Yhdysvalloista ja se käännetään kirjaimellisesti toiminnanohjausjärjestelmäksi - Enterprise Resource Planning. Akateemisesti se näyttää tältä: "ERP on organisaatiostrategia tuotannon ja toiminnan, työvoimanhallinnan, taloushallinnon ja omaisuudenhallinnan integroimiseksi, joka keskittyy jatkuvaan yrityksen resurssien tasapainottamiseen ja optimointiin erikoistuneen, integroidun sovellusohjelmistopaketin (ohjelmiston) avulla, joka tarjoaa yhteisen tietomallin ja prosessit kaikille toiminta-aloille."
Jokainen toimittaja voi ymmärtää kehittämäänsä järjestelmää omalla tavallaan painopisteensä ja ratkaistavien tehtäviensä perusteella. Esimerkiksi yksi ERP-järjestelmä sopii paremmin vähittäiskauppaan, mutta ei sovellu öljynjalostamolle. Lisäksi jokainen alustaa käyttävä yritys ja sen työntekijä kuvittelee sen eri tavalla sen mukaan, minkä osan kanssa he kohtaavat työssään.
Pohjimmiltaan ERP on tietojärjestelmä kaikkien liiketoimintaprosessien ja yrityksen resurssien hallintaan yhden tietokannan pohjalta.
Miksi tarvitset ERP-järjestelmän?
Kuten kaikki tietojärjestelmät, ERP toimii tietojen kanssa. Jokainen työntekijä ja osasto luo jatkuvasti satoja megatavuja tietoa. Pienessä organisaatiossa johtajalla on suora pääsy kaikkiin tietoihin ja aikaa seurata prosesseja. Jos yhden tai kahden liiketoimintaprosessin puitteissa syntyy suuri määrä dataa, johtajan tarvitsee vain digitalisoida se kohdistetuilla IT-ratkaisuilla. Yleensä organisaatio ostaa kirjanpitoohjelmiston ja esimerkiksi CRM:n.
Yrityksen kasvaessa ne yksittäiset prosessit, joiden hallinta vei aiemmin vähän aikaa, muuttuvat suuriksi tietomääriksi. Yhdessä muiden liiketoimintaprosessien kanssa erilaiset tietovirrat vaativat valtavan hallinnollisen henkilöstön yhdistämään ja analysoimaan niitä. Siksi ERP-järjestelmää eivät vaadi pienet, vaan keskisuuret ja suuret yritykset.
Kuinka ymmärtää, että yritys tarvitsee ERP-järjestelmän
Tyypillinen tarina asiakkaillemme menee näin. Jossain vaiheessa käy selväksi, että kaikki pääprosessit ovat automatisoituja, eikä työn tehokkuus kasva.
Osoittautuu, että jokainen prosessi sijaitsee omassa erillisessä tietojärjestelmässään. Linkittääkseen ne työntekijät syöttävät tiedot manuaalisesti kuhunkin järjestelmään, minkä jälkeen johto kerää manuaalisesti päällekkäiset tiedot analysoidakseen koko yrityksen toimintaa. Periaatteessa tällainen työmekaniikka on tuottavaa tiettyyn pisteeseen asti. Tärkeintä on määrittää maksimaalisen tehokkuuden saavuttamisen hetki ennen kuin se tapahtuu, eikä silloin, kun on tarpeen muuttaa prosessien mekanismeja hätätilassa.
Mikään tietojärjestelmä ei koskaan raportoi, että on tullut hetki, jolloin yritys on kasvanut tasolle, jolla ERP-järjestelmää tarvitaan. Maailman kokemus osoittaa 4 päämerkkiä, joiden avulla voit ymmärtää tämän:
Tietoa ei ole tarpeeksi tietoisen johdon päätöksen tekemiseen.
Kaikilla liiketoimintapäätöksillä on seurauksia, jotka johtavat lopulta taloudellisiin tappioihin tai päinvastoin tuloihin. Päätöksen laatu riippuu tiedoista, joihin se perustuu. Jos tiedot ovat vanhentuneita, epätäydellisiä tai virheellisiä, päätös on virheellinen tai epätasapainoinen.
Tärkeimmät syyt tietojen epäjohdonmukaisuuteen:
-
kriittistä tietoa on hajallaan yksittäisten työntekijöiden ja osastojen kesken;
-
tietojen keräämiselle ei ole säännöksiä;
-
Tietoa keräävät työntekijät eri rooleissa ja eri aikoina.
Liiketoimintaprosesseihisi sopivan ERP-alustan avulla voit keskittää kaiken tietosi. Jokainen työntekijä ja osasto luovat kaikki tiedot yhteen järjestelmään reaaliajassa. Tämä tarkoittaa, että sinun ja kenen tahansa muun yrityksessä mahdollisesti tarvitsemasi tiedot ovat aina mahdollisimman tarkkoja ja ajantasaisia.
Integraation puute IT-järjestelmien välillä johtaa toimintahäiriöihin ja hidastaa yrityksen kasvua.
Jokaisella IT-järjestelmällä on omat tietomuodolle omat vaatimuksensa, jotka on rakennettu eri aikoina ja käyttämällä erilaisia teknologioita, periaatteita ja ohjelmointikieliä. Tämä heijastuu ikään kuin eri kielillä vuorovaikutuksessa olevien työntekijöiden työssä ja vuorovaikutuksen nopeuksissa.
ERP-järjestelmä yhdistää yksittäiset toiminnot yhdeksi integroiduksi ja helposti ymmärrettäväksi tilaan. ERP-järjestelmä toimii kääntäjänä ja puhuu useita ohjelmointikieliä varmistaakseen yhteistyön ja johdonmukaisuuden.
Asiakkaasi ovat tyytymättömiä palveluun.
Jos asiakkaat valittavat tai lähtevät, kannattaa miettiä tehokkuutta. Tämä johtuu tarjonnan ylittävästä kysynnästä, myöhästyneistä toimituksista, hitaasta palvelusta tai vain yleisestä tunteesta, ettei yrityksellä ole resursseja tai aikaa hoitaa jokaista asiakasta.
Kun yritys on kasvanut keskikokoiseksi tai suureksi, ERP muuttaa tyytymättömät asiakkaat uskollisiksi. Asiakkaat alkavat tuntea palvelun paranemista ja kokevat muutokset yrityksen mukana.
Käytät vanhentuneita järjestelmiä.
Mukaan Veeam 2020 Data Protection Trends -raportin mukaan digitaalisen liiketoiminnan muutoksen suurin este on vanhentuneet teknologiat. Jos yritys edelleen työskentelee manuaalisten syöttöjärjestelmien tai paperiasiakirjojen kanssa, se jää pandemian jälkeisenä aikana ehdottomasti taakse.
Lisäksi yrityksen IT-järjestelmät voivat olla varsin nykyaikaisia, mutta hajoavia. Tällöin jokainen osasto luo oman tietobunkkerin, josta tiedot tulevat ulos annoksina tai väärin. Jos yksittäisten järjestelmien integrointi on erittäin kallista tai mahdotonta, ne on vaihdettava yhdeksi ERP-järjestelmäksi.
Mitä hyötyä ERP-järjestelmästä on yritykselle?
ERP-järjestelmä on tuote, jonka yritys ostaa omalla kustannuksellaan. Sen toteuttaminen nähdään investointina, jonka pitäisi tuottaa voittoa. Yksikään ERP-järjestelmän valmistaja ei takaa, että se tuo yritykselle liikevaihdon kasvua. Tämä ei koske vain ERP-järjestelmiä, vaan myös kaikkia IT-ratkaisuja. Kaikki toteutuksen edut vaikuttavat kuitenkin epäsuorasti voittoihin:
Säästöjä IT-järjestelmissä
Sen sijaan, että käyttäisit resursseja useisiin eri järjestelmiin, joista jokainen vaatii erityistukea, infrastruktuuria, lisenssejä ja työntekijöiden koulutusta, voit keskittää kaikki kustannukset yhteen ERP-alustaan. Se koostuu moduuleista, jotka korvaavat erilaiset järjestelmät integroiduilla osilla.
Jos ERP-järjestelmä kehitetään tyhjästä tietyn yrityksen tarpeisiin, se voi sisältää kolmannen osapuolen järjestelmiä ja palveluita, joiden kanssa liikekumppanit, tavarantoimittajat, asiakkaat ja muut vastapuolet voivat työskennellä.
Täysi avoimuus
ERP tarjoaa johdolle täyden pääsyn minkä tahansa osaston liiketoimintaprosesseihin 24/7. Voit esimerkiksi seurata varastoa päivittäin, mukaan lukien suunnitellut toimitukset ja kuljetettavat toimitukset. Kun sinulla on täydellinen kuva varastotasoista, voit hallita käyttöpääomaa tarkemmin.
Automatisoidut raportit ja tehokas suunnittelu
ERP luo yhden, yhtenäisen raportointijärjestelmän kaikille prosesseille. Se luo automaattisesti hyödyllisiä raportteja ja analytiikkaa milloin tahansa. Sen avulla johdon ei tarvitse kerätä manuaalisesti laskentataulukoita ja kirjeitä.
Näin alusta vapauttaa aikaa strategiseen suunnitteluun, parempaan analysointiin ja osastojen suoritusten vertailuun. ERP-järjestelmä auttaa löytämään analytiikan trendejä, joita ei aiemmin huomattu ja joilla ei ollut edes mahdollisuutta huomata.
Tehokkuuden kasvu
ERP itsessään ei ole ihmelääke. On tärkeää paitsi noudattaa yrityksen erityispiirteitä, myös toteuttaa se oikein. Mukaan 315 valmiin ERP-järjestelmän toimittajan kanssa vain osittain onnistuneiden toteutusten osuuden arvioitiin olevan 25-41 prosenttia toimialasta riippuen. Oikea ERP vähentää merkittävästi rutiinitöihin käytettyä aikaa ja vaivaa.
Asiakaspalvelu
Asiakaspalvelu on tärkeä osa liiketoimintaa. ERP-järjestelmä siirtää työntekijöiden painopisteen asiakasrekisterien ylläpidosta asiakassuhteiden rakentamiseen ja ylläpitoon.
Tilastot osoittavat, että 84 prosenttia asiakkaista yrityksessä, jos he eivät saa tarpeeksi vastauksia kyselyihin. ERP antaa työntekijälle kaikki tarvittavat tiedot ja asiakashistorian heti yhteydenottohetkellä. Sen avulla työntekijät eivät käsittele byrokratiaa, vaan houkuttelevat ja pitävät asiakkaita. Asiakkaat tuntevat sen käyttöönoton hyödyt, vaikka eivät tietäisikään yrityksen muutoksista.
Tietosuoja
Tuskin on tietojärjestelmää, joka voisi taata ehdottoman tietoturvan. Asiakkaiden ja työntekijöiden henkilötiedot, sähköpostit, immateriaalioikeudet, taloustiedot, laskut, sopimukset - mitä useampi järjestelmä käsittelee näitä tietoja, sitä vaikeampaa on riskien jäljittäminen. ERP-järjestelmä ottaa käyttöön yhtenäiset standardit pääsylle, tiedon syötölle ja ulostulolle sekä keskitetylle tiedon tallentamiselle.
Kuitenkin, mitä suurempi markkinaosuus valmiilla ERP-järjestelmällä on, sitä useammin se joutuu hakkereiden hyökkäyksiin. Suositeltavaa olisi kehittää oma ERP-järjestelmä, jonka koodikanta on vain sinun käytettävissäsi. Jos yrityksesi ERP-järjestelmä on kehitetty tyhjästä, hakkerit eivät pysty löytämään kopioita järjestelmästä testatakseen sen haavoittuvuuksien varalta.
Yhteistyön tuottavuus
Usein kiinnostus osastojen tai työntekijöiden väliseen yhteistyöhön hiipuu, koska tiedonsiirto vaatii monia rutiinitoimintoja tai johtuen yrityksen psykologisesta ilmapiiristä. Yhtenäinen järjestelmä automatisoi tiedonsaannin, eliminoi inhimillisen tekijän negatiiviset kokemukset ja nopeuttaa viestintää yrityksen sisällä.
Yhtenäiset liiketoimintaprosessit
Valmiiksi rakennetut ERP-järjestelmät kehitetään alan parhaiden käytäntöjen mukaisesti. Näin yritykset voivat standardoida omia prosessejaan.
Todellisuudessa yrityksen on kuitenkin tehtävä vaikea valinta: joko ERP-järjestelmän perustaminen ja muokkaaminen yrityksen standardien mukaiseksi vie kauan ja kallista aikaa tai on tuskallista mukauttaa omia liiketoimintaprosessejaan. ERP-järjestelmän standardit.
Kolmas tapa on kehittää järjestelmä aluksi omia liiketoimintaprosessejasi varten.
Skaalautuvuus
Laajennatpa asiakaskuntaasi, laajennat uusille markkinoille, esittelet uusia prosesseja, osastoja tai tuotteita tai muuten skaalaat liiketoimintaasi oikean toimittajan avulla, ERP-alustasi voi mukautua muutoksiin.
Koska ERP-järjestelmä otetaan käyttöön kaikkiin yrityksen prosesseihin, etujen lista voi kasvaa erityispiirteiden mukaan. Markkinoilla on kehitetty kymmeniä ja satoja valmiita ratkaisuja, jotka pakottavat ostajat liittymien, päivitysten ja tuen nopeuden, suljetun toiminnallisuuden ja arkkitehtuurin kehykseen - yhden toimittajan puitteissa. Vain oman ERP-järjestelmän kehittäminen tarjoaa maksimaaliset mahdollisuudet ilman rajoituksia.
Lue seuraavat artikkelit oppiaksesi valitsemaan ERP-järjestelmän valmistaja, mitä kysymyksiä kysyä, jotta et menetä rahaa ja mitä tulee ottaa huomioon käyttöönottoa suunniteltaessa.
Lähde: will.com