Huolimatta sähköisen dokumentinhallinnan aiheen suosiosta venäläisissä pankeissa ja ylipäätään finanssisektorilla suurin osa transaktioista tehdään vanhanaikaisesti, paperilla. Ja pointti ei ole niinkään pankkien ja niiden asiakkaiden konservatiivisuus, vaan riittävien ohjelmistojen puute markkinoilla.
Mitä monimutkaisempi tapahtuma on, sitä epätodennäköisempää on, että se toteutetaan EDI:n puitteissa. Leasingkauppa on esimerkiksi monimutkainen siinä mielessä, että siihen osallistuu vähintään kolme osapuolta - pankki, vuokraaja ja toimittaja. Niihin lisätään usein takaaja ja pantinantaja. Päätimme, että tällaiset tapahtumat voidaan digitalisoida kokonaan, minkä vuoksi loimme E-Leasing-järjestelmän - ensimmäisen palvelun Venäjällä, joka tarjoaa täysin EDI:n tällaisissa skenaarioissa. Tämän seurauksena heinäkuun 2019 alussa 37 % kaikista leasingtransaktioista tapahtuu E-Leasingin kautta. Leikkauksen alla analysoimme E-Leasing-toimintaa toimivuuden ja teknisen toteutuksen näkökulmasta.
Aloitimme järjestelmän kehittämisen vuoden 2017 alussa. Vaikein osa oli alkuun pääseminen: tuotteen vaatimusten muotoilu, ideoiden muuntaminen erityisiksi teknisiksi spesifikaatioiksi. Seuraavaksi etsitään urakoitsija. Teknisten eritelmien valmistelu, konsultaatiot - kaikki tämä kesti noin neljä kuukautta. Vielä neljä kuukautta myöhemmin, marraskuussa 2017, järjestelmän ensimmäinen julkaisu julkaistiin, mikä on melko nopeaa näin kunnianhimoiselle projektille. E-Leasingin ensimmäisessä versiossa oli asiakirjojen pyytäminen ja allekirjoittaminen - ei vain tärkeimmät, vaan myös takaussopimus ja muut lisäsopimukset, joita voi tarvita leasingsopimuksen työprosessissa. Maaliskuussa 2018 lisäsimme osaksi seurantaa asiakirjojen pyytämisen ja saman vuoden heinäkuussa mahdollisuuden lähettää sähköisiä laskuja.
Miten e-leasing toimii?
Aloitimme järjestelmän kehittämisen vuoden 2017 alussa. Koko polku tuotteen vaatimusten muotoilusta urakoitsijan valintaan ja ensimmäisen julkaisun julkaisemiseen kesti alle vuoden – valmistuimme marraskuussa.
Asiakirjapaketin pyynnöt vastapuolilta tehdään Corus SQL -tietokantaan ja Microsoft Dynamics NAV 2009:ään perustuvasta liiketoimintajärjestelmästämme. Sinne lähetetään myös tallennettavaksi kaikki osallistujien osana tapahtumaa toimittamat asiakirjat. Frontend on E-Leasing-portaali, jonka avulla tavarantoimittajat ja asiakkaat voivat pyytää, ladata, tulostaa asiakirjoja ja allekirjoittaa ne ECES:n (enhanced qualified electronic signature) avulla.
Katsotaanpa nyt järjestelmän toimintaa yksityiskohtaisemmin yllä olevan kaavion mukaisesti.
Pyyntö luodaan "Vastapuolikortti"- tai "Projekti"-yksiköstä. Kun pyyntö lähetetään, tietueet luodaan pyyntötaulukkoon. Se sisältää kuvauksen pyynnöstä ja parametreista. Codeunit-objekti on vastuussa pyynnön luomisesta. Taulukkoon luodaan merkintä Valmis-tilassa, mikä tarkoittaa, että pyyntö on valmis lähetettäväksi. Pyyntötaulukko sisältää kuvauksen pyynnön rungosta. Kaikki pyydetyt asiakirjat sijaitsevat asiakirjataulukossa. Asiakirjaa pyydettäessä "EDS Status" -kentän arvoksi tulee "Pyydetty".
SQL-agentilla suoritettava työ CORUS-palvelimella valvoo tietueita, joiden kyselytaulukon tila on Valmis. Kun tällainen tietue löytyy, tehtävä lähettää pyynnön E-Leasing-portaaliin. Jos lähetys onnistui, merkintä merkitään taulukkoon Vastattu-tilalla, jos ei, Virhe-tilalla. Vastauksen tulos kirjataan eri taulukoihin: palvelimen vastauskoodi ja virheen kuvaus, jos pyyntöä ei voitu lähettää, yhteen taulukkoon; vastauksen runkoa kuvaavat tietueet - toiseen ja kolmanteen - tietueet, joissa on pyynnön seurauksena vastaanotettuja tiedostoja, joiden Tila-kentässä on Luo-arvo ja Skannauksen tila -kentässä Tarkista-arvo. Lisäksi tehtävä seuraa tapahtumia E-Leasing-portaalista ja luo kyselyitä kyselytaulukoihin, jotka se käsittelee itse.
Toinen työ tarkkailee vastaanotettujen asiakirjojen taulukon merkintöjä, joiden arvo on Luo Tila-kentässä ja Vahvistettu-arvo Skannauksen tila -kentässä. Tehtävä suoritetaan kerran 10 minuutissa. Virustorjunta on vastuussa Scan Status -kentästä, ja jos tarkistus onnistui, Verified-arvo tallennetaan. Tämä toiminto liittyy tietoturvapalveluun. Codeunit-objekti vastaa tietueiden käsittelystä. Jos hyväksyttyjen tositteiden taulukon merkintä on käsitelty onnistuneesti, se merkitään Tila-kenttään arvolla Success ja pyydetty tosite tositetaulukon EDS-tila-kentässä saa tilan "Vastaanotettu". Jos hyväksyttyjen tositteiden taulukon merkintää ei voitu käsitellä, se merkitään Tila-kenttään arvolla Fail ja virheen kuvaus kirjoitetaan "Virheteksti"-kenttään. Mikään ei muutu asiakirjataulukossa.
Kolmas tehtävä valvoo kaikkia tositetaulukon tietueita, joiden tila ei ole tyhjä tai "Hyväksytty". Tehtävä suoritetaan kerran päivässä klo 23:30 ja palauttaa kaikki sopimusasiakirjat, joita ei ole allekirjoitettu kuluvan päivän aikana. Tehtävä luo pyynnön sopimusdokumentaation poistamisesta pyyntö- ja vastaustaulukoissa ja muuttaa "Tila"-kentän arvoksi "Peruttu" tositetaulukossa.
E-leasing käyttäjän puolelta
Käyttäjälle kaikki alkaa siitä, että asiakaspäällikkömme saa kutsun liittyä EDF:ään. Asiakas saa kirjeen ja käy läpi yksinkertaisen rekisteröintimenettelyn. Vaikeuksia voi syntyä vain, jos käyttäjän työpaikka ei ole valmis työskentelemään sähköisten allekirjoitusten kanssa. Merkittävä osa teknisen tuen puheluista liittyy tähän. Järjestelmän avulla vastapuoli voi myöntää työntekijöilleen pääsyn henkilökohtaiselle tililleen - esimerkiksi kirjanpitäjille laskujen käsittelyyn jne.
Rekisteröidy
Myös jatkotyösuunnitelma on mahdollisimman yksinkertainen kummallekin osapuolelle. Asiakirjojen pyytäminen tapahtumaa varten sekä sopimusasiakirjojen allekirjoittaminen tapahtuu asettamalla tehtävät sisäisessä järjestelmässämme.
Asiakirjapyyntö
Kun asiakkaalle on lähetetty allekirjoituspyyntö tai asiakirjat, hänen sähköpostiosoitteeseensa lähetetään ilmoitus, että hänen henkilökohtaiselle tililleen on syntynyt vastaava aktiviteetti. Asiakas lataa käyttöliittymästään asiakirjapaketin järjestelmään, laittaa sähköisen allekirjoituksen ja voimme tarkastella tapahtumaa. Tämän jälkeen sopimusasiakirjat allekirjoitetaan reitillä "Toimittaja - Asiakas - Sberbank Leasing".
Nykyinen sopimus
Sähköinen dokumenttien hallinta ei meidän tapauksessamme välttämättä tarkoita asiakkaan toimia alusta loppuun. Voit muodostaa yhteyden järjestelmään missä tahansa tapahtuman vaiheessa. Esimerkiksi asiakas toimitti asiakirjan paperilla ja päätti sitten allekirjoittaa sopimuksen EDI:ssä - tämä skenaario on täysin mahdollista toteuttaa. Samalla tavalla asiakkaat, joilla on voimassa oleva leasingsopimus Sberbank Leasingin kanssa, voivat muodostaa yhteyden E-Leasingiin vastaanottaakseen laskuja sähköisesti.
Laskettuamme E-Leasingin käytön taloudelliset vaikutukset tarjosimme asiakkaille lisäalennuksen palvelun käytöstä. Kävi ilmi, ettei loppujen lopuksi tarvinnut mennä asiakkaan ja toimittajan luo allekirjoittamaan sekä tulostamaan ja nidomaan sopimuksia. alentaa tapahtuman kustannuksia (luominen ja tuki) 18 %.
Miten hanke kehittyy
Tällä hetkellä E-Leasing toimii vakaasti, joskaan ei moitteettomasti. Työntekijöidemme sähköisten laskujen lähetysmekanismi ei ole vielä tarpeeksi käyttäjäystävällinen. Ongelma selittyy sillä, että tämä menettely itsessään on melko monimutkainen, koska EDF-operaattori on jatkuvasti mukana siinä. Hän antaa kuitin, jossa todetaan lähettäneensä laskun, ja johtaja allekirjoittaa tämän kuitin. Sitten toisella puolella oleva käyttäjä (asiakas) allekirjoittaa ilmoituksen ja kuitit, jotka taas kulkevat sähköisen dokumentinhallintaoperaattorin kautta. Tulevissa versioissa yritämme tehdä tästä prosessista mukavamman. "Kehitysvyöhykkeellä" on myös seuranta-asiakirjojen pyytäminen, mikä on varsin olennaista suurille asiakkaille.
Suunnittelemme seuraavan puolen vuoden aikana järjestelmän siirtämistä uudelle alustalle, jonka avulla voimme optimoida sähköisen dokumentinhallinnan työtä, tehdä käyttöliittymästä ymmärrettävämmän ja käyttäjäystävällisemmän sekä laajentaa henkilökohtaisen tilin toimivuutta. Ja lisää myös uusia toimintoja - pyynnön luomisesta asiakirjojen katseluun kaikista asiakkaan E-Leasingin kautta suorittamista tapahtumista. Toivomme, että järjestelmä, johon asiakkaat, toimittajat ja takaajat ovat jo aktiivisesti liittymässä, tulee entistäkin mukavammaksi kaikille.
Lähde: will.com