Yhteistyö on perinteisten toimistotyökalujen kipukohta. Kun kymmenen ihmistä työskentelee tiedoston parissa samanaikaisesti, enemmän aikaa ja vaivaa ei kulu muokkauksiin, vaan muutosten ja niiden tekijöiden etsimiseen. Tätä vaikeuttavat monet sovellukset, jotka eivät aina ole yhteensopivia. Yksi tapa ratkaista tämä ongelma on siirtyä pilvipohjaisiin toimistopaketteihin. Niitä ei ole paljon, ja kerromme sinulle, kuinka voitimme Forex Clubin työntekijöiden konservatiivisuuden ja pystyimme siirtämään satatoimistoa sisältävän hajautetun yrityksen G Suiteen vain parissa kuukaudessa.
Miksi päätit tehdä muutoksen?
Forex Club muistetaan yleensä valuuttakurssien verkkokaupan yhteydessä. Mutta tämä yritys työskentelee useiden erityyppisten valuuttainstrumenttien kanssa maailman eri maissa. Tämän vuoksi sillä on erittäin monimutkainen IT-infrastruktuuri, jolla on oma alusta asiakkailleen.
Tapaamishetkellä yrityksen taustatoimisto käytti useita erilaisia alustoja ja sovelluksia. Useimpien työntekijöiden pääasiallinen työväline oli Microsoftin toimistoohjelmisto ja Zimbra-posti. Ennen kaikkea tämä oli lisätallennustila, varmuuskopiot, virustorjunta, lukuisat liittimet ja integraatiot sekä Microsoftin ja Zimbran lisenssien hallinta säännöllisin tarkastein.
Tämän järjestelmän ylläpito oli kallista Forex Clubin IT-osastolle. Monimutkainen infrastruktuuri vaati useiden palvelimien vuokraamista, DRP-suunnitelmia näiden palvelimien sammuttamisen tai Internet-yhteyden katkeamisen varalta sekä varmuuskopioita. Ongelmattoman toiminnan varmistamiseksi ajan mittaan muodostettiin erityinen järjestelmänvalvojien osasto, joille annettiin edelleen lupatarkastuksia.
Erilaisten ohjelmien runsauden vuoksi ongelmia ilmeni tavallisten Forex Club -työntekijöiden keskuudessa. Ilman asiakirjaversion seurantaa oli vaikea löytää joidenkin versioiden kirjoittajaa ja tekstin tai taulukon lopullista versiota.
Ylläpitokustannusten vähentämiseksi Forex Club etsi yksinkertaisempaa tapaa ratkaista samat ongelmat. Tästä vuorovaikutuksemme alkoi.
Vaihtoehtoa etsimässä
Täydellisen yhteistyön toteuttamiseksi oli tarpeen muuttaa itse lähestymistapaa - siirtyä paikallisesta tallennustilasta pilveen. Forex Club alkoi etsiä yhteistä pilviratkaisua kaikille toimistosovelluksille. Ehdokkaita oli kaksi: Office 365 ja G Suite.
Office 365 oli etusijalla, koska monet Microsoft-lisenssit ostettiin Forex Clubilta. Office 365 tuo kuitenkin vain osan toimistopaketin toiminnoista pilveen. Käyttäjien on silti ladattava sovellus henkilökohtaiselta tililtään ja käytettävä sitä dokumenttien käsittelyyn vanhan järjestelmän mukaisesti: lähetä ja tallenna kopiot versiohakemistojen kanssa.
Google Cloudin G Suitessa on enemmän yhteistyöominaisuuksia ja se on halvempi. Microsoft-tuotteiden tapauksessa joudut käyttämään yrityssopimusta, ja tämä on täysin erilainen kulutus (jopa ostettu ohjelmisto huomioon ottaen). Ja meidän avullamme G Suiten käyttöönotto tapahtui Google-ohjelman puitteissa, mikä kompensoi suurille asiakkaille siirtymisen kustannuksia yrityksen palveluihin.
Suurin osa työntekijöiden käyttämistä palveluista suunniteltiin siirrettäväksi G Suiteen:
- Kalenteri ja sähköposti (Gmail ja Google-kalenteri);
- Muistiinpanot (Google Keep);
- Chat ja online-konferenssit (Chat, Hangouts);
- Office-ohjelmisto ja kyselygeneraattori (Google Docs, Google Forms);
- Jaettu tallennustila (GDrive).
Negatiivisuuden voittaminen
Minkä tahansa työkalun, jopa kätevimmän, käyttöönotto kohtaa aina loppukäyttäjien negatiivisia reaktioita. Pääsyynä on konservatiivisuus, koska ihmiset eivät halua muuttaa mitään ja tottua uusiin työtapoihin. Tilannetta vaikeutti erityinen käsitys web-läsnäolosta vain sivustoilla kävelemisenä (mutta ei näillä sivustoilla työskentelynä), joka on yleinen muiden kuin IT-työntekijöiden keskuudessa. He eivät vain ymmärtäneet kuinka toimia sen kanssa.
Forex CLubin puolella projektin toteuttamisesta vastasi Dmitry Ostroverkhov. Hän seurasi toteutusvaiheita, keräsi käyttäjäpalautetta ja priorisoi tehtäviä. Yhteiset valmistelut, henkilöstökyselyt ja yrityksen sääntöjen selitykset helpottivat aloittamistamme.
Softlinen päätehtävänä tässä projektissa oli kouluttaa käyttäjiä ja järjestelmänvalvojia sekä tarjota teknistä tukea ensimmäisessä vaiheessa. Selvitimme koulutussarjan kautta, miten tuotteen tulisi toimia. Yhteensä teimme 15 4 tunnin koulutusta. Ensimmäinen - ennen pilottia - järjestelmänvalvojille, jotka valmistelivat maaperää muutokselle. Ja seuraavat ovat tavallisille työntekijöille.
Osana pääkoulutusohjelmaa painotimme etuja, jotka kompensoivat loppukäyttäjien vaikeudet tottua uuteen työkaluun. Ja jokaisen koulutuksen lopussa työntekijät saattoivat esittää omia kysymyksiään, jotka poistivat työn alussa olevat sudenkuopat.
Vaikka Forex Club järjestää koulutusseminaareja omille asiakkailleen, yritys ei pystynyt käynnistämään G Suite -koulutusta yksinään tarvittavan pätevyyden omaavien opettajien puutteen vuoksi. Arvioidakseen koulutustemme vaikutusta Forex Club teki opiskelijakyselyitä ennen koulutusta ja jonkin aikaa sen jälkeen. Ensimmäinen tutkimus osoitti enimmäkseen negatiivisen käsityksen tulevista muutoksista. Toinen on päinvastoin positiivisuuden nousu. Ihmiset alkoivat ymmärtää, että tämä koskee heidän työtään.
Pilottitoimisto
Projekti alkoi vuoden 2017 lopussa, kun kymmenen järjestelmänvalvojaa siirtyi G Suiteen. Näistä ihmisistä piti tulla edelläkävijöitä, jotka tunnistivat ratkaisun hyvät ja huonot puolet ja asettivat alustan muutokselle. Otimme heidän palautteensa ja suosituksensa huomioon ja valitsimme tammikuussa 2018 keskikokoisen konttorin, jossa on paikallinen järjestelmänvalvoja, ensimmäistä ei-IT-työntekijöiden koesiirtoa varten.
Siirto tehtiin samanaikaisesti. Kyllä, ihmisten on vaikea siirtyä uusiin työkaluihin, joten koska pilviratkaisun ja työpöytäsovelluksen välillä on mahdollisuus valita, käyttäjät kallistuvat tutumpaan työpöytään ja hidastavat globaaleja päivityssuunnitelmia. Niinpä pilottitoimistokoulutuksen päätyttyä siirsimme kaikki nopeasti G Suiteen. Parin ensimmäisen viikon aikana vastustettiin, ja sen käsitteli paikallinen järjestelmänvalvoja, joka selitti ja näytti kaikki vaikeat kohdat.
Pilottitoimiston jälkeen siirsimme Forex Clubin koko IT-osaston kokonaan G Suiteen.
Toimipisteverkoston vaihto
Pilottiprojektin kokemusten analysoinnin jälkeen kehitimme yhdessä Forex Clubin IT-osaston kanssa siirtymäsuunnitelman muulle yritykselle. Alun perin suunniteltiin, että prosessi tapahtuisi kahdessa vaiheessa. Ensimmäisessä vaiheessa halusimme kouluttaa tuotteelle vain uskollisimmat Forex Clubin työntekijät, jotka edistäisivät projektia toimistossaan ja auttaisivat kollegoita siirtymään uudelle alustalle osana toista vaihetta. Valitaksemme yrityksen "evankelistat" teimme kyselyn, jonka tulokset ylittivät kaikki odotukset: noin puolet koko Forex Clubista vastasi. Sitten päätimme olla viivyttelemättä prosessia ja ohitimme "toteutus työntekijöiden kautta" -vaiheen.
Kuten pilottiprojektissakin, ensin siirrettiin pääkonttorit, joissa on paikallinen järjestelmänvalvoja – hän auttoi selviytymään syntyvistä vaikeuksista. Jokaisessa toimistossa uusiin työkaluihin siirtymistä edelsi koulutus. Harjoittelut piti suunnitella joustavan aikataulun mukaan eri aikavyöhykkeet ja työaikataulut huomioiden. Esimerkiksi Kazakstanin ja Kiinan toimistoissa koulutuksen piti alkaa klo 5 Moskovan aikaa (G Suite toimii muuten Kiinassa loistavasti riippumatta siitä, mitä).
Pääkonttorin jälkeen konttoriverkosto vaihtui G Suiteen - noin 100 pistettä. Projektin viimeisen vaiheen erikoisuus oli, että näissä toimipisteissä työskentelee pääosin myyjiä, jotka työskentelevät paljon laskentataulukoiden parissa. Järjestimme heille kahden viikon koulutusta tiedonsiirron helpottamiseksi.
Samaan aikaan asiantuntijamme työskentelivät "takana" tukeakseen itse Forex Clubia, koska heti G Suiteen siirtymisen jälkeen teknisen tuen puheluiden määrä kasvoi odotetusti. Pyyntöhuippu oli konttoriverkoston siirtymävaiheessa, mutta pyyntöjen määrä alkoi vähitellen laskea. Erityisesti toimistotuotteiden ja sähköpostin, ohjelmistolisenssien hallinnan, palvelimien ja verkkolaitteiden kanssa työskentelyn sekä varaviestintäkanavien pyynnöt ovat vähentyneet. Toisin sanoen käyttöönotto on vähentänyt ensimmäisen tukilinjan ja taustatoimiston kuormitusta.
Toimipisteiden siirto kesti yhteensä noin kaksi kuukautta: helmikuussa 2018 työt saatiin päätökseen pääosastoilla ja maaliskuussa koko toimipisteverkostossa.
Sudenkuopat
Sähköpostin siirtonopeudesta on tullut suuri ongelma. Yhden sähköpostin siirtäminen Zimbrasta Gmailiin IMAP-synkronoinnin avulla kesti 1 sekunnin. Noin 700 työntekijää työskentelee sadassa Forex Club -toimistossa, ja jokaisessa heistä on tuhansia kirjeitä (yhteensä ne palvelevat yli 2 miljoonaa asiakasta). Joten siirron nopeuttamiseksi käytimme G Suite Migration Toolia, jonka avulla sähköpostien kopiointi sujui nopeammin.
Kalentereista ja tehtävistä ei tarvinnut siirtää tietoja. Vaikka vanhassa infrastruktuurissa oli joitain ratkaisuja, ne eivät olleet työntekijöiden täysin käytössä. Esimerkiksi yrityskalenterit toteutettiin Bitrixissä portaalin muodossa, mikä on hankalaa, joten työntekijöillä oli omat työkalunsa ja työntekijät suorittivat tiedonsiirron itse.
Myös operatiivisten asiakirjojen siirto oli käyttäjien käsissä (puhumme vain nykyisen työn tiedoista - yrityksen tietopohjaan käytetään eri ratkaisua). Täällä ei ollut kysymyksiä. Jossain vaiheessa vain vedettiin hallinnollinen viiva – vastuu paikallisesti tallennetuista tiedoista siirtyi käyttäjille itselleen, kun taas Google Driven tietojen turvallisuutta valvoi jo IT-osasto.
Valitettavasti G Suitesta ei löytynyt analogeja kaikille työnkulkuille. Esimerkiksi yleisissä postilaatikoissa, joita Forex Clubin työntekijät ovat tottuneet käyttämään, Gmailissa ei ole suodattimia, joten tiettyä kirjettä on vaikea löytää. Samanlainen ongelma oli kertakirjautumisen valtuutuksessa Google Chatissa, mutta tämä ongelma ratkesi Google-tuelle lähetetyllä pyynnöllä.
Käyttäjien suurimmat ongelmat liittyivät siihen, että Googlen palveluissa ei vielä ole joitain kilpailijoiden toimintoja, esimerkiksi Skype tai Office 365. Hangouts sallii vain soittamisen, Google Chatista puuttuu lainaus ja Google Sheets -tuki. Microsoft Excel -makroille.
Lisäksi Microsoft- ja Google Cloud -tuotteet lähestyvät taulukon muokkaustyökaluja eri tavalla. Taulukoita sisältävät Word-tiedostot avautuvat joskus Google-dokumenteissa virheellisillä muotoiluilla.
Kun totuimme uuteen infrastruktuuriin, osa vaikeuksista ratkesi vaihtoehtoisilla lähestymistavoilla. Esimerkiksi laskentataulukoiden makrojen sijasta käytetään skriptejä, jotka Forex Clubin työntekijät pitivät vielä kätevämpänä. Ei ollut mahdollista löytää analogia vain Forex Clubin talousosastolle, joka käsittelee 1C-raportteja (skripteillä, monimutkaisella muotoilulla). Joten hän vaihtoi Google Sheetin käyttöön vain yhteistyön vuoksi. Muissa asiakirjoissa käytetään edelleen toimistopakettia (Excel).
Yhteensä Forex Clubilla oli noin 10 % Microsoft Office -lisensseistä. Tämä on normaali käytäntö tällaisissa projekteissa: vähemmistö työntekijöistä käyttää toimistopakettien edistyneitä toimintoja, joten loput hyväksyvät vaihdon helposti.
On huomattava, että muuhun infrastruktuuriin ei tehty suuria muutoksia. Forex Club ei ole hylännyt Jiraa ja Confluencea, vaikka se on ottanut käyttöön Google Keepin operatiivisiin tehtäviin. Jiran ja Confluencen integroimiseksi G Suiteen otimme käyttöön laajennuksia, joiden avulla voit siirtää tietoja nopeasti. Valvontajärjestelmä on säilytetty, samoin kuin monet lisätyökalut: Trello, Teamup, CRM, Metrics, AWS jne. Haaroihin jäi luonnollisesti järjestelmänvalvojat.
Chromebook-kokeilu
Etsiessään tapaa leikata kustannuksia, Forex Club suunnitteli siirtävän kaikki Chromebookeilla toimiviin mobiilityöasemiin. Itse laite on äärimmäisen halpa, ja pilvipalveluiden avulla siihen pystyi nopeasti asentamaan työaseman.
Testasimme mobiilityöasemia pienellä 25 hengen käyttäjäryhmällä myyntiosastolla. Tämän osaston työntekijöillä ei ollut tehtäviä, jotka estäisivät työskentelemästä vain verkon kautta, joten siirtymisen olisi pitänyt olla heille saumatonta. Mutta testin tulosten perusteella kävi ilmi, että edullisen Chromebookin laitteisto ei riitä kaikkien Forex Club -yrityssovellusten oikeaan toimintaan. Ja kalliimmat mallit, jotka sopivat teknisiin parametreihin, osoittautuivat kustannuksiltaan verrattavissa klassisiin Windows-pohjaisiin kannettaviin. Tämän seurauksena he päättivät luopua projektista.
Mikä on muuttunut G Suiten tulon myötä
Vastoin kaikkia ennakkoluuloja ja epäluottamusta, jo 3 kuukautta koulutuksen jälkeen 80 % työntekijöistä totesi kyselyissä, että G Suite todella helpotti heidän työskentelyään asiakirjojen kanssa. Siirron jälkeen työntekijöiden liikkuvuus lisääntyi ja he alkoivat työskennellä enemmän puettavien laitteiden avulla:
Mobiililaitteiden käyttötilastot Forex Clubin mukaan
Google Forms on saavuttanut suuren suosion. Osastojen sisällä ne mahdollistavat aiemmin postin käyttöä vaatineiden kyselyiden nopean suorittamisen ja tulokset kerätään manuaalisesti. Eniten kysymyksiä ja valituksia aiheutti siirtyminen Google Chatiin ja Hangouts Meetiin, sillä niillä on yleensä vähemmän toimintoja, mutta niiden käyttö mahdollisti monien pikaviestien hylkäämisen yrityksen sisällä.
Projektin tulokset muotoili Dmitri Ostroverkhov, jonka kanssa työskentelimme: ”Projekti pienensi Forex Clubin IT-infrastruktuurin kustannuksia ja yksinkertaisti sen tukea. Kokonainen kerros prosessien ylläpitotehtäviä on kadonnut, koska nämä ongelmat ratkaistaan Googlen puolelta. Nyt kaikki palvelut voidaan konfiguroida etänä, niitä tukee pari Googlen järjestelmänvalvojaa, ja IT-osasto on vapauttanut aikaa ja resursseja muuhun.”
Lähde: will.com