Olemme kirjoittaneet useita kertoja siitä, kuinka teknologiamme auttavat ja jopa käsitellä tietoja kaikentyyppisistä asiakirjoista ja syöttää tietoja kirjanpitojärjestelmiin. Tänään kerromme, kuinka toteutimme в - Moskovan suurin lämmön ja kuuman veden toimittaja.
Kuvittele itsesi tavallisen kirjanpitäjän tilalle. Tiedämme, että se ei ole helppoa, mutta yritä silti. Joka päivä saat valtavan määrän paperilaskuja, laskuja, todistuksia ja niin edelleen. Ja erityisen paljon - päivinä ennen raporttien lähettämistä. Kaikki tiedot ja summat on tarkistettava nopeasti ja huolellisesti, kirjoitettava uudelleen ja syötettävä kirjanpitojärjestelmään, suoritettava tapahtumat manuaalisesti ja lähetettävä arkistoon, jotta ne voidaan myöhemmin toimittaa tarkastettavaksi sisäisille tarkastajille, veroviranomaisille, tariffiviranomaisille ja muut. Vaikea? Mutta tämä on pitkäaikainen liiketoimintakäytäntö, joka on olemassa monissa yrityksissä. Yhdessä MIPC:n kanssa olemme yksinkertaistaneet tätä huolellista työtä ja tehneet siitä mukavampaa. Jos olet kiinnostunut miten se oli, tervetuloa alle cat.
Kuvassa Moskovan CHPP-21, Euroopan suurin lämpöenergian tuottaja. MIPC toimittaa tällä asemalla tuotetun lämmön 3 miljoonalle Moskovan pohjoisosan asukkaalle. .
MIPC:llä on tusina ja puoli sivukonttoria Moskovassa. Ne palvelevat 15 811 kilometriä lämpöverkkoja, 94 lämpöasemaa ja kattilataloa, 10 000 lämpöpistettä ja 24 pumppuasemaa sekä rakentavat ja säätävät uusia lämmönjakelujärjestelmiä. Yritys ostaa erilaisia laitteita ja palveluita liiketoimintaan: . Asiakirjat kussakin alaosastossa-hankinta-aloitteentekijässä käsittelevät erikoistyöntekijät - sopimuskuraattorit.
Miten sopimusten toimeenpano isossa yrityksessä järjestetään? Kun kuraattorit solmivat sopimuksen, he saavat vastapuolilta monia tärkeitä paperiasiakirjoja: rahtikirjat, tiedoksiantoasiakirjat, laskut, todistukset jne. Yleensä kuraattori skannaa yrityspaperit ja liittää sitten skannatut asiakirjat tilaukseen yrityksen resurssienhallintajärjestelmässä. Varainhoidon valvoja tarkistaa manuaalisesti kaikki tiedot. Tämän jälkeen kuraattori vie alkuperäiset asiakirjat kirjanpitoon. Tai kuriiri tekee tämän, ja sitten asiakirjojen siirto voi kestää kauemmin - useista tunteista muutamaan päivään.
Ja kaikki olisi hyvin, mutta kuten monissa muissakin yrityksissä:
- Paperit voivat tulla kirjanpitoon muutama päivä ennen raportointia. Sitten kirjanpitäjien on yötä päivää työpaikalla. Sinun on tarkistettava manuaalisesti, että kaikki laskut, laskut jne. on täytetty oikein, ja jos kaikki on oikein, työntekijä kirjoittaa tiedot uudelleen kirjanpitojärjestelmään ja tekee kirjaukset. Samanaikaisesti 90 % kirjanpitäjän ajasta kuluu tietojen uudelleentulostukseen - tiedot, summat, päivämäärät, tuotenumerot jne. Tästä johtuen on olemassa riski tehdä virhe.
- Asiakirjoissa voi jo olla virheitä. Ja joskus joitain laskuja tai todistuksia puuttuu. Joskus se selviää viimeisinä päivinä ennen raportoimista. Tästä johtuen asiakirjojen hyväksymisehdot voivat viivästyä.
- Kirjaamisen jälkeen kirjanpitäjät tallentavat laskut, laskut ja asiakirjat erilaisiin paperi- ja sähköisiin arkistoihin. Miksi se on vaikeaa? Esimerkiksi MIPC työskentelee tariffeilla, joten se on velvollinen raportoimaan säännöllisesti kuluistaan toimeenpanoviranomaisille. Ja kun seuraava valtion- tai verotarkastus tulee kirjanpitoon, työntekijöiden on etsittävä asiakirjoja pitkään.
Miltä MIPC:n kirjanpitoosaston työsuunnitelma näytti aiemmin:
MIPC oli ensimmäinen energia-alalla, joka suunnitteli ja yksinkertaisti tämän järjestelmän voidakseen tehdä kaupat ja toimittaa raportit nopeammin, arvioida paremmin markkinoiden muutoksia hankinnoissa ja suunnitella rahoitusstrategiaansa. Itsenäisesti, yksin ei ollut helppoa muuttaa pitkällä aikavälillä vakiintunutta kirjanpidon työsuunnitelmaa, joten yritys päätti muuttaa sen yhdessä kumppanin - ABBYY:n kanssa.
Ei ennemmin sanottu kuin tehty
ABBYY:n asiantuntijatiimi otti käyttöön yleisen alustan älykkään tiedonkäsittelyn MIPC:ssä ja konfiguroitu:
- joustavat kuvaukset (tietojen poimintamallit) asiakirjojen käsittelyyn. Siitä, mitä se on ja mihin se on tarkoitettu, puhuimme yksityiskohtaisesti Habréssa и . MIPC käsittelee ratkaisulla yli 30 asiakirjatyyppiä (esimerkiksi asennettujen laitteiden teko tai välityspalkkio) ja poimii niistä yli 50 attribuuttia (asiakirjan numero, kokonaissumma arvonlisäveroineen, ostajan nimi, myyjä, urakoitsija, tavaroiden määrä jne.);
- liitin tarkistusten suorittamiseen ja tietojen lataamiseen, joka yhdisti ABBYY FlexiCapturen, SAP:n ja OpenTextin. Liittimen ansiosta tilauksen ja sopimuksen tiedot tuli automaattisesti tarkastettua eri hakemistoista. Puhumme tästä alla;
- asiakirjojen vienti OpenTextiin perustuvaan sähköiseen arkistoon. Nyt kaikki asiakirjaskannatut asiakirjat tallennetaan yhteen paikkaan;
- luonnokset kirjanpitokirjauksista SAP ERP:ssä ja linkit skannattuihin asiakirjoihin.
Sitten ABBYYn ja MIPC:n työntekijät kehittivät hakulomakkeen, jotta kirjanpitäjä löysi sähköisestä arkistosta sekunneissa millä tahansa määritteellä tärkeät laskut ja toimitti ne verotarkastuksia varten.
Haku on mahdollista 26 eri kriteerillä (kuvaa voi klikata):
Kun MIPC testasi onnistuneesti koko järjestelmän, se otettiin käyttöön. Koko hanke hyväksynnät, selvennykset ja parannukset mukaan lukien toteutettiin 10 kuukaudessa.
Työsuunnitelma ABBYY FlexiCapturen käyttöönoton jälkeen:
Tuntuuko sinusta, ettei mikään ole muuttunut? Kyllä, liiketoimintaprosessi on pysynyt samana, vain suurin osa toiminnoista on nyt koneen suorittama.
Johdot, tule!
Miten asiat ovat nyt? Oletetaan, että sopimuksen kuraattori sai joukon ensisijaisia asiakirjoja kauppaa varten lämpövoimaloiden pumppujen toimittamisesta tai esimerkiksi lämpöverkkojen rakentamisesta. Asiantuntijan ei enää tarvitse itse tarkistaa asiakirjojen täydellisyyttä ja sisältöä, kutsua kuriiria ja lähettää alkuperäisiä asiakirjoja kirjanpitoon. Kuraattori yksinkertaisesti skannaa allekirjoitetun ensisijaisten asiakirjojen joukon, ja sitten teknologiat ottavat vallan.
Verkkoskannausjärjestelmän avulla työntekijä lähettää skannaukset TIFF- tai PDF-muodossa itselleen kuumakansioon tai postitse. Sitten hän avaa ABBYY FlexiCapture Capture Web Station -aseman ja valitsee käsiteltävän asiakirjajoukon tyypin. Esimerkiksi "töiden/palvelujen osto edustuspalkkiolla", "materiaalien ja teknisten resurssien vastaanotto (MTR)" tai "omaisuuden kirjanpito".
Sarjan tyyppi määrittää vaadittujen asiakirjojen ja tietojen määrän ja tyypit, jotka järjestelmän on luokiteltava, tunnistettava ja tarkistettava.
Kuraattori lataa skannaukset tunnistettaviksi. Järjestelmä tarkistaa automaattisesti kaikkien asiakirjojen saatavuuden, jokaisen paperin sisällön ja tiedot tunnistetaan palvelimella - sopimuksen päivämäärä, summa, osoite, TIN, KPP ja muut tiedot. MIPC on muuten ensimmäinen energiayhtiö Venäjällä, joka käyttää tätä lähestymistapaa.
Jos kuraattori ei ladannut kaikkia asiakirjoja tai jokin lasku ei sisällä kaikkia tietoja, järjestelmä huomaa tämän ja pyytää välittömästi työntekijää korjaamaan virheen:
Järjestelmä vannoo ja pyytää lisäämään puuttuvat asiakirjat (jäljempänä kuvakaappauksia voi napsauttaa):
Järjestelmä havaitsi, että asiakirja on vanhentunut:
Näin ollen työntekijän ei enää tarvitse määrittää, onko asiakirja toteutettu oikein. Jos kaikki on oikein, suurin osa tietojen tarkistuksista tapahtuu automaattisesti suoraan verkkosyöttöasemalla. Riittää, kun syötät SAP ERP:ssä määritetty tilausnumero. Tämän jälkeen tunnistettuja tietoja verrataan SAP:ssa käsiteltyihin tietoihin: vastapuolen TIN ja KPP, sopimusnumerot ja -määrät, ALV, tavaroiden tai palveluiden nimikkeistö. Yhden asiakirjan käsittely ja tarkistaminen vie vain muutaman minuutin.
Yksityiskohtien mukaan - TIN ja KPP - voit valita haluamasi yrityksen hakemistosta:
Jos laskussa tai rahtikirjassa on virhe, se ei salli asiakirjan vientiä arkistoon. Jos esimerkiksi asiakirja on laadittu väärin tai jokin hahmoista tunnistetaan väärin, järjestelmä ilmoittaa tästä ja pyytää työntekijää korjaamaan kaikki epätarkkuudet. Tässä on esimerkki:
Järjestelmä havaitsi, että Vasilek CJSC ei ole mukana MOEK-toimittajien luettelossa.
Näin työntekijät voivat jäljittää virheet jo ennen kuin asiakirja on tullut kirjanpitoon.
Jos kaikki tarkastukset on läpäissyt, asiakirjan skannattu kopio lähetetään yhdellä napsautuksella OpenText-sähköiseen arkistoon ja linkki ja kortti metadadoineen ilmestyvät SAP:iin. Kirjanpitäjä tai kuraattori voi aina etsiä sähköisestä arkistosta tarvittavan tilauksen asiakirjoja ja tietoja siitä, kuka, missä ajassa ja millä tuloksella on käsitellyt asiakirjat.
Pjotr Petrovitš katsoi sähköiseen arkistoon, ...
…nähdäksesi kuka latasi asiakirjoja tilaukseen nro 1111.
Kun tiedot ja skannaukset on ladattu ABBYY FlexiCapturesta SAP:iin, näkyviin tulee tapahtumaluonnos, jossa on esitäytettyjä tietoja ja linkkejä asiakirjojen skannattuihin kuviin.
Johdon veto:
Sitten kirjanpitäjä saa sähköposti-ilmoituksen, jossa on linkki valmiiseen luonnokseen ja skannaukset. Asiantuntijan ei tarvitse enää kärsiä paperista. Hänen tarvitsee vain tarkistaa tapahtuman lopullinen summa skannauksista, sinetin olemassaolo, allekirjoitus ja tehdä kauppa. Kirjanpitäjä käyttää siihen nyt alle minuutin.
Hankkeen tulokset
- ABBYY:n teknologioiden avulla MIPC on yksinkertaistanut ja nopeuttanut paitsi kirjanpitoa myös talouden valvontaa. Johdotuksen tekemiseksi työntekijöiden ei enää tarvitse odottaa kuriiria alkuperäisten asiakirjojen kanssa - riittää, että saat skannauksen jo tarkistetuilla tiedoilla sähköisestä arkistosta yhdellä napsautuksella. Totta, paperiasiakirja tarvitaan edelleen. Mutta nyt se voidaan lähettää kirjanpitoon myöhemmin. Kun työntekijä saapuu paikalle, hän valitsee kirjanpitojärjestelmässä "Alkuperäinen vastaanotettu" -valintaruudun.
- Työntekijät saavat välittömästi kaikki tarvittavat tiedot tapahtumasta skannauksista, tekevät tapahtumat ajallaan ja valmistelevat kaikki asiakirjat raportointia varten etukäteen. Nyt he eivät pelkää sisäisiä tai ulkoisia tarkastuksia.
- Kirjanpitäjät suorittavat taloustoimet 3 kertaa nopeammin, ja MIPC sulkee raportointikauden 10 päivää aikaisemmin.
- Kaikki MIPC-konttorit tallentavat kirjanpitoasiakirjat yhteen sähköiseen arkistoon. Tämän ansiosta löydät minkä tahansa laskun, sopimuksen tai valmistumistodistuksen sekä niiden attribuutit (summat, ALV, tavara- tai palvelunimikkeistö) 4 kertaa nopeammin kuin ennen.
- Ratkaisu käsittelee yli 2,6 miljoonaa sivua asiakirjoja vuodessa.
Sen sijaan johtopäätös
MIPC käyttää 2 vuotta ja tänä aikana keräsin tilastoja. Kävi ilmi, että kirjanpitäjät tekevät 95 % kirjauksista tekemättä muutoksia luonnoksiin. Ja tämä tarkoittaa, että tällaiset julkaisut voidaan ohittaa tulevaisuudessa täysin automaattisesti. Sattui niin, että tästä tuotteesta tuli itse asiassa yrityksen ensimmäinen askel "keinoälyn" elementtien tuomisessa yrityksen liiketoimintaprosesseihin: MIPC kehittää sopivaa ohjelmaa.
Myös muut venäläiset yritykset automatisoivat kirjanpitotyötä: ne tekevät siitä yksinkertaisempaa ja mukavampaa. Esimerkiksi ABBYYn teknologioiden avulla taloushallintopalvelu "» Hanki tärkeitä yritystietoja jopa 2 kertaa nopeammin ja käytä 20 % vähemmän aikaa oikeiden laskujen ja lähetysluetteloiden etsimiseen. Älykkäät tietojenkäsittelytekniikat auttavat tilan kirjanpitoosaston työntekijöitä "» Löydä tarvittavat talousasiakirjat välittömästi joukkoverotarkastusten aikana. Vuonna 2019 yhtiön asiantuntijat suunnittelevat käsittelevänsä noin 10 miljoonaa sivua asiakirjoja.
Haluatko oppia lisää MIPC- ja ABBYY-projektista? 3. huhtikuuta klo 11 MIPC:n tietotekniikkakeskuksen apulaisjohtaja Vladimir Feoktistov puhuu tapauksen yksityiskohdista ilmaisessa tilaisuudessa. . Liity jos haluat esittää kysymyksiä.
Elizabeth Titarenko,
ABBYYn yritysblogin toimittaja
Lähde: will.com