Habr, hei! Nimeni on Oleg ja olen vastuussa IT-palvelusta ABBYY-konsernissa. Yli kuukausi sitten ABBYYn työntekijät ympäri maailmaa alkoivat työskennellä ja asua vain kotona. Ei enää avoimia tiloja tai työmatkoja. Onko työni muuttunut? Ei. Vaikka yleensä kyllä, se muuttui 2-3 vuotta sitten. Ja nyt varmistamme teknisesti toimistojen toiminnan 13 maassa samalla tavalla kuin ennenkin. Nyt vain teemme sen kotona istuen - keittiössä, sohvalla tai parvekkeella, ja toimistossa on vain yksi henkilö päivystyksessä. Tässä se muuten on:
Tänään puhun siitä, mitä ongelmia ABBYY IT -palvelun on nyt ratkaistava, kuinka toimistotyöntekijät pelastavat meidät, miksi MS Teams ja Zoom ovat nyt kaikki kaikessamme ja paljon muuta. Tervetuloa kissalle.
Kauan sitten, ennen karanteenia...
5-7 vuotta sitten ABBYY oli sisäisen infrastruktuurin kehittämiseen keskittynyt yritys. Pilvituotteita käytimme vähän - yritimme ottaa sovelluksia käyttöön sisäisesti, ja siksi niihin pääsy ulkopuolelta oli vaikeaa. Mutta ajat ovat muuttuneet...
Pilvituotteet kehittyivät paljon nopeammin, ne tarjosivat enemmän joustavuutta ja monipuolisuutta toiminnassa. Ja nyt on usein yksinkertaisesti mahdotonta löytää analogeja, joilla on paikalliset ominaisuudet.
Työntekijät tarvitsivat liikkuvuutta. Myyjät ja markkinoijat ovat jatkuvasti työmatkoilla, matkustavat ympäri maailmaa, käyvät kokouksissa – he tarvitsevat vain pääsyn yrityksen järjestelmiin milloin tahansa ja missä tahansa.
Myös ihmisten sukupolvi on vaihtunut. Uudet nuoret työntekijät työskentelevät mieluummin coworking-tiloissa, kahviloissa tai kotoa käsin. Heille liikkuvuus on tärkeää. Siksi loimme teknisesti arkielämän kaltaisen työympäristön. Kollegoista tulee paljon mukavampaa, kun heidän ei tarvitse vaihtaa toimiston ja muun työpaikan välillä.
Tällä hetkellä ABBYY:n kansainväliset toimistot ovat avoinna 13 maassa Yhdysvalloista Australiaan. Ja yhteisen pilviinfrastruktuurin omistaminen on paljon kätevämpää kuin sisäisten palveluiden "sidottu" tiettyyn paikkaan.
Muutimme useita vuosia sitten strategiaamme ja aloimme käyttää aktiivisesti pilvisovelluksia työssämme. Pidämme esimerkiksi todella paljon Office 365 -paketista - MS Teams, OneDrive, SharePoint ja muut.
Tämä ei tarkoita, että kaikki työntekijät olisivat riippuvaisia pilviratkaisuista. ABBYYllä on rikas sisäinen infrastruktuuri, esimerkiksi kehittäjät käyttävät paikallisia tiloja neuroverkkojen kouluttamiseen. Sanoisin, että käytämme pilvituotteita ja omaa sisäistä infrastruktuuriamme noin 50/50.
Tietoja RDP:n suosiosta
Olemme aina sallineet sisäverkon etätyöskentelyn ja jokainen valitsi itselleen sopivan tavan. Ne, jotka ovat useammin toimistossa, suosivat RDP:tä (etätyöpöytä). Pääsääntöisesti jokaisella on omat laitteet kotona: ne eivät aina ole tehokkaita, ja koko perhe voi käyttää niitä. Ja töissä on moderni tietokone, joka on konfiguroitu ja yhdistetty kaikkeen. Siksi on helpompaa muodostaa yhteys RDP:hen kotoa ja töistä kiinnittämättä huomiota siihen, mitä tietokoneellasi on.
Moskovassa sijaitsevalle toimistolle (t&k-keskus, ABBYY Venäjän ja ABBYY Emerging Marketsin toimistot sijaitsevat täällä) meillä oli yleensä aina kaksi etätyöpöytäyhdyskäytävää (RD Gateway) etäyhteyttä varten, he selvisivät. Mutta nyt tästä yhteysmenetelmästä on tullut erittäin suosittu. Tasapainottaakseen kuormitusta IT-palvelu otti käyttöön kaksi lisäyhdyskäytävää. Tämä on luultavasti ainoa infrastruktuurimuutos, jonka olemme tehneet maaliskuun jälkeen.
Jäljempänä annan tilastot ABBYY:n Moskovan toimistosta, koska täällä työskentelee yli 800 henkilöä ja tiedot ovat suuntaa antavin.
VPN
On kollegoita, jotka ovat tottuneet työskentelemään VPN:n kanssa. Nyt monet ovat vieneet yrityksen laitteet kotiin. Useimmiten otimme mukanamme kannettavat tietokoneet ja näytöt. Kun työskentelet jatkuvasti etänä, toinen suuri näyttö on paljon kätevämpi. Emme ostaneet lisälaitteita työntekijöillemme.
Päivystäjät
Myös karanteenin aikana on mahdotonta tulla toimeen ilman ihmisiä toimistossa. Valitsimme kaksi järjestelmänvalvojaa - Yuran ja Stasin. Jokainen heistä työskentelee viikon toimistossa ja viikon kotoa. Kaverilla on normaali aikataulu - klo 10-19.
Ne auttavat ratkaisemaan työntekijöiden kohtaamia teknisiä ongelmia. Meillä on paljon laitteita, ja joskus ne hajoavat. Useimmiten jonkun tietokone jäätyy. Pari kertaa viikossa kovalevy hajoaa, jotain palaa ja se on vaihdettava tai korjattava.
On ollut useita sähkökatkoksia, mikä tarkoittaa, että jonkun on käynnistettävä tietokoneet uudelleen, koska työntekijät eivät voi tehdä sitä etänä. Yleensä 90 % heidän ajastaan kuluu toimistolaitteiden pitämiseen päällä.
On myös useita epätavallisia tehtäviä, joita päivystäjät alkoivat suorittaa karanteenin aikana.
- Aseta paperi tulostimiin ja poista tulostetut asiakirjat. Tämä on tarpeen työntekijöille, jotka käsittelevät saapuvia asiakirjoja ja tulostavat ne kotitietokoneista työtulostimella. Kun he palaavat toimistoon, he hakevat välittömästi kaikki asiakirjat sen sijaan, että he tulostaisivat 100500 XNUMX sivua. Tietysti tämä oli mahdollista tehdä myöhemminkin, mutta autamme kollegoitamme olemaan muuttamatta tavallista prosessia - nyt on niin paljon epätavallisia asioita.
- Pakkaamme ja toimitimme skannerit ja tulostimet niitä tarvittaville työtovereille. Yhtä työntekijää, joka oli eristäytynyt mökkiinsä, autettiin kytkemään kaapeli, jotta hänellä olisi vakaa internetyhteys.
Muuten, ABBYY FineScanner AI -mobiilisovellus auttaa myös skannaamaan asiakirjoja, tunnistamaan niissä olevan tekstin, lisäämään allekirjoituksia, muuttamaan tiedostoja 12 suosittuun muotoon ja paljon muuta. 31. heinäkuuta asti me ensiluokkainen pääsy ABBYY FineScanner AI:hen.
Entä viikonloppuna?
Viikonloppuisin toimistolla ei ole työntekijöitä. Sovimme järjestelmänvalvojamme kanssa, joka asuu Otradnyssa (missä toimistomme sijaitsee), että jos jotain tapahtuu, hän tulee auttamaan. Ja hänen apunsa auttoi: viikonlopun aikana oli useita sähkökatkoksia, ja laitteiden toiminta oli tarpeen palauttaa.
Passit
Myönsimme vielä maaliskuussa osoitteeseen mos.ru kaikille työntekijöille, joiden täytyy tulla toimistolle karanteenin aikana. Nyt, jos sinun täytyy mennä töihin, työntekijä antaa myös QR-koodilla varustetun passin. Mutta kyky tulla toimistoon ei tarkoita, että kollegat käyvät siellä joka päivä. Rakennuksessa on yleensä vain yksi päivystävä henkilö. Loput saavat tulla vain hätätapauksessa.
Muiden maiden toimistoissa
Muissa ABBYY:n toimistoissa tilanne on pääsääntöisesti sama - ne ovat kiinni, ja työntekijät työskentelevät kotoa käsin ja käyttävät samoja työkaluja. Esimerkiksi amerikkalaisessa toimistossa ei ole edes päivystävää. Paikallinen järjestelmänvalvoja vei osan laitteistosta varastosta ennen karanteenia, ja kun uusi työntekijä saapuu, hän lähettää konfiguroidun kannettavan vain postitse.
Kuinka pysyä yhteydessä
Nyt viestintäkanavien kuormitus on jopa laskenut verrattuna aikaan, jolloin toimistossa työskenteli. Pääliikenne - tiedostojen lataaminen ja videoiden katselu - on nyt kotipalveluntarjoajien kautta. Kanavia ei tarvinnut laajentaa, vaikka suunnittelimme sen tälle vuodelle.
Karanteenin aikana kävimme ensimmäisenä huolellisesti läpi viestinnän palauttamisen säännökset - lisäsimme useita valvontatestejä, laadimme suunnitelman varakanaviin siirtymiselle ja katselimme kuormituksen tasapainotussääntöjä.
Miten varmistat turvallisuuden etänä?
Epäilemättä tärkeintä oli turvallisuuden varmistaminen. Mutta olemme valmistautuneet myös tähän. Vuosi sitten otettiin käyttöön kaksivaiheinen todennus. Mielestäni tämä on yksi pakollisista asioista, kun ihmiset työskentelevät paljon yritysympäristön ulkopuolella. Ja tämä on sellainen asia, jota et voi asentaa nopeasti. Nykyään pääsy kaikkiin yrityksen resursseihin vaatii kaksitekijää. Jos joku aikoo siirtyä etätyöhön, niin tämä on tietoturvallisuuden näkökulmasta pakollinen.
Näemme, kuinka huijarit ovat tulleet aktiivisemmiksi ja yrittävät saada valtuuksiaan. Nämä ovat pääasiassa tietojenkalasteluhyökkäyksiä. Ja vaikka sähköposti on suojattu, tietojenkalastelua ei voida teknisesti täysin estää. On tärkeää, että työntekijät itse ymmärtävät, ettei heidän pidä klikata epäilyttäviä linkkejä tai avata tiedostoja viesteistä, joita he eivät odottaneet. Tätä varten järjestimme työntekijöille webinaarin ja muistutimme, mitä tällaisissa tilanteissa tulee tehdä. Nyt on erittäin hyvä aika tällaisille webinaareille, sillä ihmiset ovat epätavallisessa tilanteessa kerättyjä, keskittyneitä, avoimempia tiedolle ja näkevät sen paremmin.
Kiinnitimme huomiota myös yksinkertaisiin kotona työskentelyn sääntöihin, esimerkiksi tarpeeseen kytkeä työistunto pois päältä, lukita tietokone lähtiessä, erilliset tilit: sinä työskentelet yhden alla, lapsi leikkii toisen alla. Tämä on erittäin tärkeää, koska lapsi näkee isän tai äidin naputtavan näppäimistöä ja hän haluaa myös tehdä sen. Hän tulee ja koputtaa, mutta emme tiedä mitä hän koputtaa siellä ja missä ohjelmassa hän poistaa tai korvaa tiedot.
Pyysimme myös kollegoitamme tarkistamaan, miten heidän koti-internet on konfiguroitu, mikä salasana on ja onko sellaista ollenkaan. Tietenkin he tekivät varauksen: jos henkilö ei ymmärrä mitä tehdä, on parempi olla tekemättä sitä. Yhteydenpito on paljon tärkeämpää. He pyysivät työntekijöitä tarkistamaan myös kodin Wi-Fi-reitittimensä. Joitakin jopa suositeltiin ostamaan jotain muuta, koska heillä oli niin vanhat laitteet, jotka eivät antaneet heidän työskennellä tarjoajien nykyisten nopeuksien kanssa.
Tietoja suosituimmista etäsovelluksista
Olet luultavasti jo arvannut, että nämä ovat viestintävälineitä. Koska käytämme Office 365:tä, työntekijät kommunikoivat Teams Messengerin kautta sekä keskenään että ulkopuolisten ihmisten kanssa. Hän on osoittanut itsensä erittäin hyvin.
Kaikkien toimipisteiden työntekijöiden Teamsissa lähettämien ryhmäviestien määrä on kasvanut:
- 21. helmikuuta - 20. maaliskuuta lähetimme yli 689 tuhatta viestiä.
- 21. maaliskuuta - 19. huhtikuuta lähetimme yli miljoona viestiä.
Myös puheluiden määrä (yksi yhteen) on kasvanut:
- Helmikuun 21. ja 20. päivän välisenä aikana niitä oli 11,5 tuhatta.
- 21. maaliskuuta - 19. huhtikuuta – > 16 tuhatta.
Teamsin lisäksi käytämme myös Zoomia, sillä tämän palvelun äänen ja kuvan laatu on yksi markkinoiden parhaista. Lisäksi Zoomin avulla voit "soittaa" konferenssiin ja muodostaa yhteyden puhelimitse.
Maaliskuun 15. päivään asti Zoom-tapaamisten määrä ei ylittänyt lähes 100:aa päivässä, ja kuun toisesta puoliskosta lähtien me ABBYYssä aloimme käyttämään tätä palvelua aktiivisemmin:
Huhtikuussa Zoomissa oli lähes joka työpäivä 100 tai enemmän kokousta:
Internetissä on nykyään monia raportteja Zoomin epäluotettavuudesta. Ei ole ollenkaan yllättävää, että suosituin instrumentti saa nyt tällaista huomiota. Olemme yhteydessä Zoomin edustajiimme ja katsomme kuinka vakavasti yritys ottaa kaikki havainnot. Teimme myös useita toimenpiteitä. Yksinkertaisin ja tehokkain niistä on kokoustallenteiden tallennus pilvitallennustilaan.
Internet-turvallisuus on ennen kaikkea työntekijän itsensä tarkkaavaisuutta. Uskomme Zoomin selviytyvän, ja tämä tilanne vain vahvistaa tätä palvelua.
Kaavio osoittaa, kuinka maaliskuun toisesta puoliskosta lähtien Zoom-kokousten osallistujamäärät alkoivat kasvaa. Samoin minuuttien lukumäärä.
Suuntaus jatkui huhtikuussa, kun yhä useammat työntekijät osallistuivat webinaareihin ja Zoom-kokouksiin.
Meille Zoom ja Teams ovat palveluja, jotka kopioivat toisiaan. Mutta kahden viestintävälineen käyttö on luultavasti nyt pakollista, koska tietoliikenteen kuormitus on valtava. Oli tapauksia, joissa yksi palveluista alkoi epäonnistua sopimattomalla hetkellä, jolloin työntekijät soittivat nopeasti toiseen palveluun ja jatkoivat työtä.
Lisäksi nämä ovat viestintävälineitä. Ihmisten on tärkeää pitää yhteyttä nyt. Useimmat puhelut ABBYY:hen soitetaan kamerat päällä. Kun työskentelin toimistossa, en mielestäni kytkenyt kameraa päälle. Nyt, riippumatta siitä, missä muodossa olet, otat sen aina käyttöön. Melkein aina.
Sen sijaan johtopäätös
Yrityksen valmistaminen teknisesti etätyöskentelyyn ei ole asia, joka ei onnistu muutamassa päivässä. Tähän on parempi valmistautua etukäteen. Aloitimme siirtymisen pilvipalveluihin kauan sitten, koska halusimme auttaa työntekijöitämme liikkumaan paremmin. Mutta kuten kävi ilmi, tämä liikkuvuus on hyödyllinen myös tilanteessa, jossa karanteeni julistetaan.
Todennäköisesti nyt olemme saaneet takaisin kaikki työkustannukset siirtymisestä ja infrastruktuurin muuttamisesta sisäisestä ulkoiseen, koska ihmiset ottivat laitteistonsa, lähtivät toimistoistaan, menivät koteihinsa ja mökkeihinsä... eikä mikään ole muuttunut.
Kiitos järjestelmänvalvojallemme Yura Anikeeville tämän postauksen kuvista.
Lähde: will.com