Media on täynnä uutisia epidemiologisesta tilanteesta ja suosituksia eristäytymiseen.
Mutta yksinkertaisia liiketoimintaa koskevia suosituksia ei ole. Yritysjohtajat kohtasivat uuden haasteen - kuinka siirtää työntekijät etänä minimaalisilla menetyksillä tuottavuuteen ja organisoida heidän työnsä niin, että kaikki on "kuten ennen".
Se, mikä toimi toimistossa, ei useinkaan toimi etänä. Kuinka hajautetut tiimit voivat ylläpitää tehokasta yhteistyötä ja viestintää tiimin sisällä ja ulkopuolella?
Matkaviestinnän saatavuus, nopea Internet, kätevät sovellukset ja muut nykyaikaiset tekniikat auttavat yleensä voittamaan monia esteitä ja rakentamaan tuottavaa työtä kumppaneiden tai kollegoiden kanssa.
Mutta meidän on valmistauduttava.
Kaikki menee suunnitelmien mukaan. Jos hän on
Etätyö vaatii erityistä sisäisten prosessien ja viestinnän rakentamista. Ja valmisteluvaiheessa voidaan poistaa monia kysymyksiä ja ongelmia ennen kuin niitä syntyy.
Sekä toimistossa että etätyöolosuhteissa kaikki rakentuu neljälle pilarille:
- Планирование
- Organisaatio
- Ohjaa
- Motivaatio
Ensinnäkin sinun ja tiimisi on asetettava oikeat tavoitteet, rakennettava uudelleen raportointijärjestelmä ja yhdistettävä oikein asynkroninen ja synkroninen viestintä tiimin sisällä. Asynkroninen viestintä sisältää kirjeet, chatit, päivitetyt raportit ja kaikki viestintävaihtoehdot, jotka eivät vaadi välitöntä vastausta. Synkroninen viestintä on reaaliaikaista viestintää nopealla palautteella.
On erittäin tärkeää muistaa, että etätyössä suunnittelu vaatii säännöllisyyttä. On tarpeen ylläpitää työn tasapainoa strategisten ja operatiivisten tehtävien kanssa ja asettaa työn vauhti ensisijaisiin tehtäviin viikoittain tai jopa päivittäin. Oikea suunnittelu ja tavoitteiden asettaminen selkeyttää työtä ja auttaa välttämään työntekijöiden työuupumusta. He eivät tunne olevansa eristettyjä prosessista.
Videoneuvottelut: ykköstyökalu
Etätyöntekijöiden eristäminen on enemmän informaatiota kuin sosiaalista. He eivät kaipaa niin paljon jonkun viereen istumista (vaikka se vaihtelee), he ovat enimmäkseen huolissaan nopean tiedonsaannin ja työtovereiden kanssa kommunikoinnin puutteesta. Heillä ei ole mahdollisuutta kysyä kollegalta kysymystä ja saada välitöntä vastausta, juhlia pientä voittoa tai selvitystä, ideoida tai vain jutella viikonlopun suunnitelmista.
Tätä vajetta kompensoivat osittain videoneuvottelupalvelut.
Videoneuvottelujen avulla yksi tai useampi henkilö voi keskustella reaaliajassa joko puhelimitse tai online-videoneuvottelualustojen kautta. Puhelut ovat synkroninen viestintäkanava, mutta sitä voidaan käyttää myös silloin, kun vain yksi henkilö puhuu ryhmälle - esim. . Esimerkkejä tällaisista palveluista: , Zoom, BlueJeans, GoToMeeting.
Hyödyt:
- Videopuhelut välittävät keskustelukumppanin intonaatiota, tunteita, kasvoja ja muita sanallisia signaaleja, mikä auttaa selventämään ja ymmärtämään hänen mielialaansa.
- Lisätiedot selkeyttävät viestejä, lisäävät tunteiden sisältöä ja auttavat rakentamaan yhteyttä ja luottamusta.
Haitat:
- Koordinointi ajan myötä. Puhelut voivat tapahtua vain reaaliajassa, mikä vaikeuttaa kommunikaatiota eri aikavyöhykkeille hajautetulle tiimille.
- Viestinnän kulkua ei dokumentoida millään tavalla. Haasteet eivät jätä kirjallista tulosta.
- Tulkinta. Viestinnän laatu ei ole kaikille optimaalinen (etenkään niille, jotka eristyvät maassa). Sanoja ei aina ymmärretä oikein.
Milloin videoneuvottelua kannattaa käyttää?
- Säännölliset tapaamiset, sekä yksilö- että ryhmätapaamiset
- Joukkueen tapaamiset
- Suunnittelu ja aivoriihi (paras videon kanssa)
- Väärinkäsitysten ratkaiseminen tai kärjistyvien tai tunnetilanteiden käsitteleminen muista kanavista (kuten sähköposti, chat)
Jos etätiimityösi ei ole mielestäsi tarpeeksi tuottavaa, älä tuhlaa aikaa – yritä muuttaa tilannetta.
- Esittele päivittäiset sisäänkirjautumiset tiimin kanssa.
- Noudata tarkasti kokouksen ajankohtaa ja tavoitteita, kirjoita ne ylös kutsuun ja muistuta niistä heti alussa.
- Tee kotitehtäväsi. Valmistaudu tapaamiseen ja kirjoita paperille, mitkä ideat toivat sinut tähän tapaamiseen, mitä odotuksia sinulla on osallistujilta ja mitä he odottavat sinulta?
- Pyydä osallistujia jakamaan roolit (muistiinpanojen tekeminen, tietojen esittäminen, kokouksen moderaattorina toimiminen).
- Älä pidä kokouksia suurelle tiimille (yli 8 henkilöä).
- Muista synkronoida kokouksesi osallistujien aikavyöhykkeen kanssa.
Kun kaikki ovat yhdessä: kuinka järjestää yhtiökokoukset
Yrityksen kaikkien työntekijöiden kokouksista on tullut suosittu tapa vaihtaa tietoja.
Niiden järjestämiseen on useita vinkkejä:
- Aika. Venäjällä toimiville yrityksille on parasta pitää tällaiset kokoukset klo 11-12. Yritä valita aika, joka sopii mahdollisimman monelle työntekijälle. Muista tallentaa kokous. Monilla alustoilla, mukaan lukien MegaFon, tämä voidaan tehdä yhdellä napsautuksella ja ladata sitten mp4-muodossa.
- Suora lähetys. Tämä ei ehkä ole tarpeen pienille yrityksille, mutta suurille, joilla on hajautettu sivukonttoriverkosto, on järkevää suorittaa suoria lähetyksiä.
- Kysymykset ja vastaukset. Voit pyytää ihmisiä esittämään heitä koskevia kysymyksiä etukäteen, minkä jälkeen voit valmistaa yleisöä kiinnostavaa tietoa.
- Älä unohda huumoria. Tämä ei ole kokoonpano koulussa, vaan mahdollisuus tarjota henkilökohtainen yhteys ja auttaa rakentamaan luottamusta hajautettujen tiimien välille.
Aivoriihi: Poista hämmennys
Aivoriihissä on tärkeää, että hajautetut tiimit käyttävät yhteistä digitaalista työkalua. Sen avulla voit kerätä, ryhmitellä ja luokitella ideoita aivoriihien aikana.
Tässä on muutamia tärkeitä vinkkejä, jotka auttavat sinua myrskyssäsi tehokkaasti:
- Etätiimi voi valita yhteiskäyttöisen projektinhallintatyökalun, joka tukee monille työryhmille jo tuttua kanban-board-toimintoa, kuten Trello.
- Vaihtoehto voisi olla alustan tarjoama vaihtoehto. Työkalu on piirustustaulu, jonka kaikki voivat nähdä ja jota kuka tahansa osallistuja voi muokata.
- Käytä äänestysvaihtoehtoa arvioidaksesi, mikä idea on mielenkiintoisin toteuttaa. Kaikki tilastot voidaan ladata myöhemmin csv- tai xlsx-muodossa.
- Kokemus osoittaa, että on parempi varoittaa työntekijöitä hyökkäyksestä etukäteen, jotta heillä on aikaa miettiä ideoita. Kun ryhmä kokoontuu, osallistujat eivät enää tule tyhjin käsin.
Synkroninen viestintä, kuten videopuhelut, voi oikein käytettynä olla erinomainen työkalu tiimityöskentelyyn, sen tulosten seurantaan ja henkisen tuen tarjoamiseen kaikille tiimin jäsenille. Ja yhdistettynä asynkronisiin työkaluihin, ne auttavat prosessin hajautettuja osallistujia olemaan yhtä (ja joskus enemmän) tuottavia kuin toimistotyöntekijät.
Lähde: will.com