Kuvittele, että sinulla on täysi palvelinhuone teknisiä laitteita: useita kymmeniä ilmastointilaitteita, joukko dieselgeneraattoreita ja keskeytymättömät virtalähteet. Jotta laitteisto toimisi niin kuin sen pitäisi, tarkista säännöllisesti sen suorituskyky ja älä unohda ennaltaehkäisevää huoltoa: suorita koeajoja, tarkista öljytaso, vaihda osia. Jopa yhdelle palvelinhuoneelle on tallennettava paljon tietoa: laiterekisteri, varaston kulutustarvikeluettelo, ennaltaehkäisevän huollon aikataulu sekä takuuasiakirjat, sopimukset toimittajien ja urakoitsijoiden kanssa.
Kerrotaan nyt salien määrä kymmenellä. Logistisia ongelmia ilmeni. Missä varastossa mitä pitäisi säilyttää, jotta sinun ei tarvitse juosta jokaisen varaosan perässä? Kuinka täydentää tarvikkeita ajoissa, jotta suunnittelemattomat korjaukset eivät yllätä sinua? Jos laitteita on paljon, on mahdotonta pitää kaikkea teknistä työtä päässä, ja vaikeaa paperilla. Tässä MMS eli ylläpidon hallintajärjestelmä tulee apuun.
MMS:ssä laadimme ennaltaehkäisy- ja korjaustyön aikataulut ja säilytämme ohjeita insinööreille. Kaikissa konesaleissa ei ole tällaista järjestelmää, vaan monet pitävät sitä liian kalliina ratkaisuna. Mutta oman kokemuksemme perusteella olemme vakuuttuneita siitä Ei työkalulla ole väliä, vaan lähestymistavalla työskennellä tiedon kanssa. Teimme ensimmäisen järjestelmän Excelissä ja kehitimme siitä vähitellen ohjelmistotuotteen.
Kanssa päätimme jakaa kokemuksemme oman MMS:n kehittämisestä. Näytän, kuinka järjestelmä kehittyi ja kuinka se auttoi ottamaan käyttöön parhaat ylläpitokäytännöt. Aleksei kertoo, kuinka hän peri MMS-viestin, mikä on muuttunut tänä aikana ja kuinka järjestelmä helpottaa insinöörien elämää nyt.
Kuinka pääsimme omaan MMS-viestiimme
Ensin oli kansioita. 8-10 vuotta sitten tietoa säilytettiin hajallaan. Huollon jälkeen allekirjoitimme tehdyistä töistä tehdyt raportit, säilytimme paperialkuperäiskappaleita arkistoon ja skannatimme kopiot verkkokansioihin. Samalla tavalla tiedot varaosista: varaosista, työkaluista ja tarvikkeista kerättiin kansioihin laitekohtaisesti eriteltyinä. Näin voit elää, jos rakennat näille kansioille rakenteen ja käyttöoikeustasot.
Mutta sitten sinulla on kolme ongelmaa:
- navigointi: kansioiden välillä siirtyminen kestää kauan. Jos haluat nähdä tiettyjen laitteiden korjauksia useiden vuosien ajan, sinun on tehtävä paljon napsautuksia.
- tilastot: sinulla ei ole sitä, ja ilman sitä on vaikea ennustaa, kuinka nopeasti erilaiset laitteet hajoavat tai kuinka monta varaosaa suunnitellaan ensi vuodelle.
- nopea vastaus: kukaan ei muistuta sinua siitä, että komponentit ovat jo loppumassa ja ne on tilattava uudelleen. Ei myöskään ole ilmeistä, että tämä ei ole ensimmäinen kerta, kun sama laite on viallinen.
Jonkin aikaa säilytimme tällaisia dokumentteja, mutta sitten löysimme Excelin :)
MMS Exceliin. Ajan myötä dokumentaatiorakenne siirtyi Exceliin. Se perustui laiteluetteloon, johon oli liitetty huoltoaikataulut, tarkistuslistat ja linkit töiden valmistumistodistuksiin:
Laiteluettelosta käy ilmi tärkeimmät ominaisuudet ja sijainti datakeskuksessa:
Tuloksena on eräänlainen navigaattori, josta voit nopeasti ymmärtää, mitä laitteille ja sen huollolle tapahtuu. Tarvittaessa voit katsoa yksittäisiä tekoja huoltoaikataulusta linkkien kautta:
Jos dokumenttia ylläpidetään tunnollisesti Excelissä, ratkaisu sopii hyvin pieneen palvelinhuoneeseen. Mutta se on myös väliaikaista. Vaikka käyttäisimme yhtä ilmastointilaitetta ja huoltaisimme kerran kuukaudessa, viiden vuoden aikana kertyy satoja virheitä ja Excel turpoaa. Jos lisäät toisen ilmastointilaitteen, yhden dieselgeneraattorin, yhden UPS:n, sinun on tehtävä useita levyjä ja linkitettävä ne yhteen. Mitä pidempi tarina, sitä vaikeampaa on saada heti tarttua tarvittava tieto.
Ensimmäinen "aikuisten" järjestelmä. Vuonna 2014 suoritimme Uptime Instituten ensimmäisen toiminnan kestävän kehityksen standardien mukaisen Management & Operations -auditoinnin. Kävimme läpi lähes saman Excel-ohjelman, mutta paransimme sitä vuoden aikana huomattavasti: lisäsimme linkkejä ohjeisiin ja insinöörien tarkistuslistoihin. Tarkastajat pitivät tätä muotoa varsin toimivana. He pystyivät seuraamaan kaikkia laitteilla tapahtuvia toimintoja ja varmistivat, että tiedot olivat ajan tasalla ja prosessit olivat kunnossa. Auditointi meni sitten räjähdysmäisesti läpi ja sai 92 pistettä 100 mahdollisesta.
Heräsi kysymys: kuinka elää edelleen. Päätimme, että tarvitsemme "vakavan" MMS:n, katselimme useita maksullisia ohjelmia, mutta päätimme lopulta kirjoittaa ohjelmiston itse. Samaa Exceliä käytettiin laajennettuna teknisenä eritelmänä. Nämä ovat tehtäviä, jotka asetamme MMS-viestille.
Mitä halusimme MMS:ltä
Useimmissa tapauksissa MMS on joukko hakemistoja ja raportteja. Hakemistohierarkiamme näyttää suunnilleen tältä:
Aivan ensimmäinen huipputason hakemisto on rakennusten luettelo: konehuoneet, varastot, joissa laitteet sijaitsevat.
Seuraava tulee luettelo teknisistä laitteista. Keräsimme sen seuraavien järjestelmien mukaisesti:
- Ilmastointijärjestelmä: ilmastointilaitteet, jäähdyttimet, pumput.
- Virtalähdejärjestelmä: UPS, dieselgeneraattorisarjat, jakelukeskukset.
Keräämme jokaisesta laitteesta perustiedot: tyyppi, malli, sarjanumero, valmistajan tiedot, valmistusvuosi, käyttöönottopäivä, takuuaika.
Kun olemme täyttäneet laiteluettelon, laadimme sen huolto-ohjelma: kuinka ja kuinka usein huoltaa. Kuvaamme huolto-ohjelmassa joukko operaatioita, esimerkiksi: vaihda tämä akku, säädä tietyn osan toimintaa ja niin edelleen. Kuvaamme toiminnot erillisessä hakuteoksessa. Jos toimintoa toistetaan eri ohjelmissa, sitä ei tarvitse kuvata joka kerta uudelleen - otamme vain valmiin hakuteoksen:
Toiminnot "Lämpötilan asetusarvojen muuttaminen" ja "Pikairrotettavien kaapeliliitäntöjen vaihto" ovat yhteisiä saman valmistajan jäähdyttimille ja ilmastointijärjestelmille.
Nyt voimme luoda jokaiselle laitteelle kunnossapitoaikataulu. Yhdistämme huolto-ohjelman tiettyihin laitteisiin ja järjestelmä itse tarkastelee ohjelmasta, kuinka usein huoltoa pitää tehdä ja laskee työajan käyttöönottopäivästä alkaen:
Voit jopa automatisoida tällaisen aikataulun laatimisen Excel-kaavojen avulla.
Ei aivan ilmeinen tarina: meillä on erillinen hakemisto lykätty työ. Aikataulu on aikataulu, mutta olemme kaikki eläviä ihmisiä ja ymmärrämme, että mitä tahansa voi tapahtua. Esimerkiksi kulutustavara ei saapunut ajoissa ja huolto on siirrettävä viikoksi. Tämä on normaali tilanne, jos pidät sitä silmällä. Pidämme tilastoja viivästyneistä ja keskeneräisistä töistä ja pyrimme varmistamaan, että huollon peruutukset jäävät nollaan.
Jokaisesta laitteesta pidetään myös tilastoja onnettomuuksia ja suunnittelemattomia korjauksia. Tilastojen avulla suunnittelemme ostoja ja löydämme infrastruktuurin heikkoja kohtia. Esimerkiksi, jos kompressori palaa samassa paikassa kolme kertaa peräkkäin, tämä on signaali vikaantumisen syyn etsimiseen.
Tämä huolto- ja korjaushistoria on kertynyt 4 vuoden ajalta tietylle ilmastointilaitteelle.
Seuraava ohje on varaosat. Siinä otetaan huomioon, mitä kulutusosia laitteisiin tarvitaan, missä ja kuinka paljon niitä säilytetään. Tänne tallennamme myös tietoa toimitusajoista, jotta voimme paremmin suunnitella saapumiset varastoon.
Laskemme varaosien määrän vuosittaisesta korjaustilastosta konekohtaisesti. Kaikille varaosille ilmoitamme vähimmäissaldon: mitä vähimmäisvaraosia tarvitaan kussakin laitoksessa. Jos varaosat ovat loppumassa, niiden määrä hakemistossa on korostettu:
Korkeapaineanturien vähimmäistasapainon tulee olla vähintään kaksi, mutta jäljellä on vain yksi. Nyt on aika tehdä tilaus.
Heti kun varaosalähetys saapuu, täytämme hakemiston laskun tiedoilla ja ilmoitamme varastopaikan. Näemme heti tällaisten varaosien nykyisen saldon varastossa:
Ylläpidämme erillistä yhteystietoluetteloa. Syötämme siihen huoltoa suorittavien tavarantoimittajien ja urakoitsijoiden tiedot:
Todistukset ja sähköturvallisuusselvitysryhmät on liitetty jokaisen urakoitsija-insinöörin korttiin. Aikataulua laadittaessa voimme nähdä, millä asiantuntijoilla on vaadittu selvitys.
MMS-palvelun olemassaolon jälkeen työskentely sivustolupien kanssa on muuttunut. Lisätty on esimerkiksi dokumentteja, joissa on metodologiset ohjeet kunnossapidon suorittamiseksi. Jos aiemmin joukko toimintoja mahtui pieneen tarkistuslistaan, niin yksityiskohtaiset ohjeet kattavat kaiken: kuinka valmistautua, mitä ehtoja tarvitaan ja niin edelleen.
Hän kertoo esimerkin avulla, kuinka koko prosessi toimii nyt. .
Miten ylläpito toimii MMS:ssä?
Olipa kerran kauan sitten valmistuneet työt dokumentoitiin jälkikäteen. Teimme vain huollon ja sen jälkeen allekirjoitimme todistuksen työn valmistumisesta. 99% palvelimista tekee tämän, mutta kokemuksen mukaan tämä ei riitä. Jotta emme unohtaisi mitään, muodostamme ensin työlupa. Tämä on asiakirja, joka kuvaa työtä ja sen toteuttamisen ehtoja. Kaikki järjestelmämme huolto ja korjaukset alkavat siitä. Miten tämä tapahtuu:
- Katsomme huoltoaikataulussa seuraavat suunnitellut työt:
- Luomme uuden luvan. Valitsemme huoltourakoitsijan, joka ohjaa prosessia meiltä ja koordinoi työtä kanssamme. Ilmoitamme missä ja milloin työ tehdään, valitsemme laitetyypin ja ohjelman, jota seuraamme:
- Kun olet tallentanut kortin, siirry yksityiskohtiin. Ilmoitamme urakoitsijan ja tarkistamme, onko hänellä lupa tehdä vaaditut työt. Jos lupaa ei ole, kenttä on korostettu punaisella, etkä voi antaa työmääräystä:
- Ilmoitamme erityisvarusteet. Työn tyypistä riippuen huolto-ohjelmassa on määrätty alustavia toimia mm.: polttoaineen tilaaminen työmaalle, insinöörien perehdytystiedotuksen ajoitus ja kollegoille ilmoittaminen Toimintojen luettelo tulee automaattisesti näkyviin, mutta voimme lisätä omia kohteitamme , kaikki on melko joustavaa:
- Tallennamme tilauksen, lähetämme kirjeen hyväksyvälle henkilölle ja odotamme hänen vastaustaan:
- Kun insinööri saapuu, tulostamme työmääräyksen suoraan järjestelmästä.
- Työmääräys sisältää tarkistuslistan huolto-ohjelman toiminnoista. Palvelinkeskuksen työnjohtaja ohjaa ylläpitoa ja tarkistaa laatikot.
Hetkeksi riitti lyhyt tarkistuslista. Sitten esittelimme metodologiset ohjeet, tai MOP (menettelytapa). Tällaisen asiakirjan avulla jokainen valtuutettu insinööri voi tarkastaa minkä tahansa laitteen.
Kaikki on kuvattu mahdollisimman yksityiskohtaisesti ilmoituskirjeiden ja sääolosuhteiden malleihin asti:
Painettu asiakirja näyttää tältä:
Uptime Instituten standardien mukaan sellainen MOP pitäisi olla kaikissa toiminnoissa. Tämä on melko suuri määrä dokumentaatiota. Kokemuksen perusteella suosittelemme niiden kehittämistä asteittain, esimerkiksi yksi MOP kuukaudessa.
- Työn jälkeen insinööri antaa suorituksesta todistuksen. Skannaamme sen ja liitämme sen korttiin muiden asiakirjojen skannausten kanssa: lupa ja MOP.
- Merkitsemme työjärjestykseen tehdyt työt:
- Laitekortti sisältää huoltohistorian:
Näimme, kuinka järjestelmämme toimii nyt. Mutta MMS-työ ei ole ohi: useita parannuksia on jo suunniteltu. Esimerkiksi nyt tallennamme paljon tietoa skannauksiin. Jatkossa aiomme tehdä ylläpidosta paperittoman: yhdistä mobiilisovelluksen, jossa insinööri voi tarkistaa ruudut ja tallentaa tiedot välittömästi kortille.
Markkinoilla on tietysti monia valmiita tuotteita, joilla on samanlaiset toiminnot. Mutta halusimme näyttää, että pienestäkin Excel-tiedostosta voidaan kehittää täysimittainen tuote. Voit tehdä tämän itse tai ottaa mukaan urakoitsijat, tärkeintä on oikea lähestymistapa. Ja koskaan ei ole liian myöhäistä aloittaa.
Lähde: will.com