Nykyään todellisuus on, että karanteenin ja koronaviruksen vuoksi monet yritykset joutuvat miettimään, kuinka tarjota työntekijöilleen etätyötä. Lähes joka päivä ilmestyy artikkeleita, jotka paljastavat etätyöhön siirtymisen ongelman sekä tekniset että psykologiset näkökohdat. Samaan aikaan laaja kokemus tällaisesta työstä on jo kertynyt esimerkiksi freelancereilta tai niiltä IT-yrityksiltä, jotka ovat työskennelleet pitkään ympäri maailmaa asuvien työntekijöiden ja asiakkaiden kanssa.
Suuren IT-yrityksen siirtyminen etätöihin ei välttämättä ole helppo tehtävä. Monissa tapauksissa selviää kuitenkin tunnetuilla työkaluilla ja tekniikoilla. Tässä artikkelissa tarkastellaan kokemustamme etätyöstä tekniseltä puolelta. Toivomme näiden tietojen auttavan yrityksiä sopeutumaan uusiin olosuhteisiin. Olisin kiitollinen kaikista kommenteista, ehdotuksista ja lisäyksistä.
Etäpääsy yrityksen resursseihin
Jos IT-yritys työskentelee toimistossa, siellä on yleensä järjestelmäyksiköitä, kannettavia tietokoneita, palvelimia, tulostimia ja skannereita sekä puhelimia. Kaikki tämä on yhdistetty Internetiin reitittimen kautta. Ensimmäisinä toimintavuosina yrityksemme sijoitti toimistoon juuri tällaisia laitteita.
Kuvittele nyt, että sinun on lähetettävä kaikki työntekijäsi nopeasti kotiin 1-2 päivän sisällä, jotta projektityö ei lopu. Mitä tehdä tässä tapauksessa?
Kannettavien tietokoneiden kanssa kaikki on selvää – työntekijät voivat yksinkertaisesti ottaa ne mukaansa. Järjestelmäyksiköitä ja näyttöjä on vaikeampi kuljettaa, mutta tämä voidaan silti tehdä.
Mutta mitä tehdä palvelimille, tulostimille ja puhelimille?
Toimiston palvelimiin pääsyn ongelman ratkaiseminen
Kun työntekijät muuttavat kotiin, mutta palvelimet jäävät toimistoon ja heistä on joku, joka huolehtii heistä, ei jää muuta kuin ratkaista ongelma työntekijöiden turvallisen etäkäytön järjestämisestä yrityksesi palvelimille. Tämä on tehtävä järjestelmänvalvojalle.
Jos Microsoft Windows Server on asennettu toimistopalvelimille (kuten meillä oli ensimmäisinä työvuosina), niin heti kun järjestelmänvalvoja määrittää päätteen pääsyn RDP-protokollan kautta, työntekijät voivat työskennellä palvelimen kanssa kotoa käsin. On mahdollista, että joudut ostamaan lisää lisenssejä terminaaliin pääsyä varten. Joka tapauksessa työntekijät tarvitsevat kotonaan tietokoneen, jossa on Microsoft Windows.
Palvelimet, joissa on Linux-käyttöjärjestelmä, ovat käytettävissä kotoa käsin ilman lisenssien ostamista. Yrityksesi järjestelmänvalvojan tarvitsee vain määrittää pääsy protokollien, kuten SSH, POP3, IMAP ja SMTP, kautta.
Jos tätä ei ole vielä tehty, palvelimien suojaamiseksi luvattomalta käytöltä on järkevää, että järjestelmänvalvoja asentaa ainakin palomuuri (palomuuri) toimistopalvelimiin sekä määrittää etäkäytön työntekijöillesi VPN:n avulla. Käytämme OpenVPN-ohjelmistoa, joka on saatavana lähes kaikille alustoille ja käyttöjärjestelmille.
Mutta mitä tehdä, jos toimisto on kokonaan suljettu ja kaikki palvelimet sammutettuina? Jäljellä on neljä vaihtoehtoa:
- Jos mahdollista, siirry kokonaan pilviteknologioihin - käytä pilvi-CRM-järjestelmää, tallenna jaetut asiakirjat Google-dokumentteihin jne.;
- kuljettaa palvelimet järjestelmänvalvojan kotiin (hän on iloinen...);
- siirtää palvelimet johonkin datakeskukseen, joka hyväksyy ne;
- vuokrata palvelinkapasiteettia konesalissa tai pilvessä
Ensimmäinen vaihtoehto on hyvä, koska sinun ei tarvitse siirtää tai asentaa palvelimia. Pilviteknologiaan siirtymisen tulokset ovat jatkossakin hyödyllisiä sinulle; niiden avulla voit säästää rahaa ja vaivaa tuessa ja ylläpidossa.
Toinen vaihtoehto aiheuttaa ongelmia kotona järjestelmänvalvojalle, koska palvelin on ympäri vuorokauden ja melko meluisa. Entä jos yrityksen toimistossa ei ole yhtä palvelinta, vaan koko teline?
Palvelinten kuljettaminen datakeskukseen ei myöskään ole helppoa. Pääsääntöisesti palvelinkeskukseen voidaan sijoittaa vain telineasennukseen soveltuvia palvelimia. Samaan aikaan toimistot käyttävät usein Big Tower -palvelimia tai jopa tavallisia pöytätietokoneita. Sinun on vaikea löytää palvelinkeskusta, joka suostuu isännöimään tällaisia laitteita (vaikka tällaisia palvelinkeskuksia on olemassa; esimerkiksi isännöimme niitä PlanetaHost-palvelinkeskuksessa). Voit tietysti vuokrata tarvittavan määrän telineitä ja asentaa varusteesi sinne.
Toinen ongelma palvelimien siirtämisessä datakeskukseen on, että joudut todennäköisesti muuttamaan palvelimien IP-osoitteita. Tämä puolestaan voi edellyttää palvelinohjelmiston uudelleenmäärittämistä tai muutosten tekemistä ohjelmistolisensseihin, jos ne on sidottu IP-osoitteisiin.
Mahdollisuus vuokrata palvelinkapasiteettia konesalissa on yksinkertaisempi, sillä palvelimia ei tarvitse kuljettaa minnekään. Järjestelmänvalvojan on kuitenkin asennettava kaikki ohjelmistot uudelleen ja kopioitava tarvittavat tiedot toimistoon asennetuilta palvelimilta.
Jos toimistoteknologiasi perustuvat Microsoft Windows -käyttöjärjestelmän käyttöön, voit vuokrata Microsoft Windows -palvelimen tarvittavalla määrällä päätellisenssejä konesalista. Ota yksi tällainen lisenssi jokaiselle työntekijällesi, joka työskentelee palvelimen kanssa etänä.
Fyysisten palvelimien vuokraus voi olla 2-3 kertaa halvempaa kuin virtuaalisten palvelimien vuokraaminen pilvessä. Mutta jos tarvitset hyvin vähän virtaa, etkä koko palvelinta, pilvivaihtoehto voi olla halvempi.
Pilviresurssien kohonnut hinta johtuu laitteistoresurssien varaamisesta pilveen. Tämän seurauksena pilvi voi toimia luotettavammin kuin vuokrattu fyysinen palvelin. Mutta tässä sinun on jo arvioitava riskit ja laskettava rahat.
Mitä tulee yritykseemme, joka harjoittaa verkkokauppojen luomista, kaikki tarvittavat resurssit ovat jo pitkään olleet palvelinkeskuksissa ja niihin pääsee etänä. Nämä ovat omistamia ja vuokrattuja fyysisiä palvelimia, joita käytetään myymälöiden isännöintiin, sekä virtuaalikoneita ohjelmistokehittäjille, taittosuunnittelijoille ja testaajille.
Työasemien siirto toimistosta kotiin
Kuten olemme jo todenneet, työntekijät voivat yksinkertaisesti ottaa mukaansa työtietokoneensa - kannettavat tietokoneet tai näytöllä varustetut järjestelmäyksiköt. Tarvittaessa voit ostaa työntekijöille uusia kannettavia tietokoneita ja toimittaa ne kotiisi. Tietysti joudut asentamaan tarvittavat ohjelmistot uusiin tietokoneisiin, mikä vie lisäaikaa.
Jos työntekijöillä on jo Microsoft Windows -käyttöinen kotitietokone, he voivat käyttää niitä Microsoft Windows Server -päätteinä tai käyttää Linuxia käyttäviä palvelimia. Riittää, kun määrität VPN-yhteyden.
Työntekijämme työskentelevät sekä Windows- että Linux-käyttöjärjestelmissä. Meillä on hyvin vähän Microsoft Windows -palvelimia, joten sinun ei tarvitse ostaa päätellisenssejä tälle käyttöjärjestelmälle. Mitä tulee palvelinkeskuksissa sijaitseviin resursseihin, se on järjestetty VPN:n avulla, ja sitä rajoittavat lisäksi jokaiselle palvelimelle asennetut palomuurit.
Älä unohda tarjota kotoa työskenteleville työntekijöille kuulokkeet (mikrofonilla varustetut kuulokkeet) ja videokamera. Tämän avulla voit kommunikoida etäyhteydellä erittäin tehokkaasti, melkein kuin toimistossa.
Monet ihmiset yrittävät hallita sitä, mitä työntekijät tekevät kotona työaikana, asentamalla tietokoneisiinsa erilaisia erikoisnäyttöjä. Emme koskaan tehneet tätä, kontrolloimme vain työn tuloksia. Yleensä tämä riittää.
Mitä tehdä tulostimelle ja skannerille
Web-sivustojen ohjelmistokehittäjät tarvitsevat harvoin tulostimia ja skannereita. Jos tällaiset laitteet ovat kuitenkin työntekijöille välttämättömiä, syntyy ongelma etätyöhön siirtyessä.
Tyypillisesti toimistoon on asennettu verkkoon kytketty monitoimilaite, joka on nopea, suuri ja painava. Kyllä, se voidaan lähettää sen työntekijän kotiin, jonka on useimmiten tulostettava ja skannattu. Jos tällä työntekijällä on tietysti mahdollisuus isännöidä sitä.
Mutta jos monet työntekijäsi skannaavat ja tulostavat asiakirjoja usein, sinun on ostettava monitoimilaite ja asennettava se heidän kotiinsa tai muutettava yrityksen liiketoimintaprosesseja.
Vaihtoehtona uusien MFP-laitteiden kuljetukselle ja ostamiselle siirrytään nopeutettuun sähköiseen asiakirjahallintaan aina kun mahdollista.
Työskentely paperisten ja sähköisten asiakirjojen kanssa
On parasta, jos ennen etätyöhön siirtymistä onnistut siirtämään kaiken asiakirjavirran sähköiseen muotoon. Käytämme DIADOKia esimerkiksi kirjanpitoasiakirjojen vaihtoon ja laskujen maksamiseen asiakaspankin kautta.
Tällaista järjestelmää toteutettaessa on välttämätöntä tarjota kaikille sähköiseen asiakirjahallintaan osallistuville työntekijöille (esimerkiksi kirjanpitäjille) avaimet, joissa on tehostettu pätevä sähköinen allekirjoitus. Tällaisten avainnippujen saaminen voi kestää jonkin aikaa, joten on parempi harkita tätä asiaa etukäteen.
DIADOKissa (kuten vastaavissa palveluissa) voit määrittää verkkovierailut muiden sähköisten dokumenttien hallintaoperaattoreiden kanssa. Tämä vaaditaan, jos vastapuolet käyttävät muita asiakirjojen hallintajärjestelmiä kuin sinun.
Jos sinä tai osa vastapuolistasi käsittelet asiakirjoja vanhanaikaisesti, sinun on lähetettävä ja vastaanotettava tavallisia paperikirjeitä käymällä postissa tai soittamalla kuriireille. Karanteenin tapauksessa tällaiset toiminnot on vähennettävä minimiin.
Mitä tehdä puhelimella
Yrityksemme käytti ensimmäisinä toimintavuosina lanka- ja matkapuhelimia. Huomasimme kuitenkin hyvin pian, että suuren henkilöstö- ja asiakasmäärän vuoksi tarvitsimme sopivamman ratkaisun.
Kätevin vaihtoehto meille oli MangoTelecomin virtuaalinen puhelinvaihde. Sen avulla pääsimme eroon yhteydestä kaupunkien puhelinnumeroihin (ja siten toimiston fyysisestä sijainnista). Saimme myös mahdollisuuden integroida PBX CRM:ään, nauhoittaa asiakastuen keskusteluja asiakkaiden kanssa, määrittää soitonsiirtoa jne.
Seuraavaksi voit asentaa virtuaalisen PBX-sovelluksen älypuhelimeesi, kannettavaan tietokoneeseen tai pöytätietokoneeseen. Näin voit soittaa venäläisiin numeroihin tai vastaanottaa puheluita kotimaan hinnoilla, jopa ulkomailta.
Näin ollen virtuaalisen PBX:n avulla voit tehdä työntekijöiden muuton toimistosta kotiin lähes huomaamattomaksi liiketoiminnan jatkuvuuden kannalta.
Jos käytät toimistovaihdetta ja sen sulkeminen on väistämätöntä vaihtaessasi, harkitse vaihtamista virtuaaliseen PBX:ään. Tarkista puhelinoperaattoriltasi, onko mahdollista ottaa soitonsiirto käyttöön lankapuhelimen PBX-numeroista saapuviin virtuaalisiin PBX-numeroihin. Tässä tapauksessa, kun vaihdat virtuaaliseen PBX:ään, et menetä saapuvia puheluita.
Mitä tulee työntekijöiden välisiin puheluihin, kun työskentelet virtuaalisen PBX:n kanssa, tällaisista puheluista ei yleensä veloiteta.
Työntekijöiden etävalinta ja koulutus
Henkilökuntaamme täydennettynä yrityksemme ensimmäisinä vuosina kutsuimme aina ehdokkaita toimistoon, teimme klassisia haastatteluja ja annoimme tehtäviä. Seuraavaksi järjestimme henkilökohtaista koulutusta toimiston uusille tulokkaille.
Ajan myötä siirryimme kuitenkin kokonaan etärekrytointiin.
Ensisijainen valinta voidaan tehdä HH:n nettisivuilla tai missä tahansa muussa rekrytointipalvelussa tehtävän liitteenä olevilla testeillä. On sanottava, että oikein suunniteltuna nämä testit voivat suodattaa pois huomattavan määrän ehdokkaita, jotka eivät täytä vaatimuksia.
Ja sitten kaikki on yksinkertaista - käytämme Skypeä. Skypen avulla ja aina videokameran ollessa päällä voit suorittaa haastattelun yhtä tehokkaasti kuin jos ehdokas istuisi vieressäsi pöydässä.
Vaikka Skypellä on tiettyjä haittoja, sillä on myös erittäin tärkeitä etuja vastaaviin järjestelmiin verrattuna. Ensinnäkin Skypen kautta voit järjestää esittelyn tietokoneesi työpöydästä, ja tämä on erittäin tarpeellista opetuksessa ja työasioista keskustelemisessa. Seuraavaksi Skype on ilmainen, saatavilla kaikilla tärkeimmillä alustoilla ja helppo asentaa tietokoneellesi tai älypuhelimeesi.
Jos sinun on järjestettävä kokous tai koulutus useille työntekijöille, luo ryhmä Skypessä. Jakamalla työpöytänsä esittelijä tai opettaja voi tarjota kokouksen osallistujille kaikki tarvittavat materiaalit. Chat-ikkunassa voit julkaista linkkejä, tekstiviestejä, vaihtaa tiedostoja tai käydä keskusteluja.
Skype-tuntien lisäksi valmistamme opetuselokuvia (Camtasia Studio -ohjelmalla, mutta voit käyttää sitä, mihin olet tottunut). Jos nämä elokuvat ovat vain sisäiseen käyttöön, julkaisemme ne palvelimillemme, ja jos kaikille, niin YouTubeen.
Useimmissa tapauksissa tämä opetuselokuvien, Skype-ryhmien luokkien dialogin ja työpöydän esittelyjen sekä opettajan ja opiskelijoiden välisen henkilökohtaisen viestinnän yhdistelmä antaa meille mahdollisuuden suorittaa koulutusta täysin etänä.
Kyllä, on palveluita, jotka on suunniteltu esittelemään työpöytää käyttäjäryhmälle, järjestämään webinaareja ja jopa koulutusalustoja (mukaan lukien ilmaiset). Mutta kaikesta tästä joudut maksamaan joko rahalla tai alustalla työskentelyn oppimiseen käytetyllä ajalla. Ilmaiset alustat voivat lopulta tulla maksullisiksi. Samaan aikaan Skypen ominaisuudet riittävät monissa tapauksissa.
Yhteistyö projekteissa
Kun työskentelemme yhdessä projektien parissa, pidämme päivittäin ja viikoittain kokouksia, käytämme pariohjelmointia ja kooditarkastuksia. Kokouksia ja koodin tarkistusta varten on luotu Skype-ryhmiä ja tarvittaessa käytetään työpöytäesittelyjä. Mitä tulee koodiin, se on tallennettu GitLab-palvelimellemme, joka sijaitsee datakeskuksessa.
Järjestämme dokumenttien yhteistyötä Google Docsilla.
Kaiken tämän lisäksi meillä on sisäinen Klondike-tietokanta, joka on integroitu sovelluskäsittely- ja resurssisuunnittelujärjestelmään (CRM ja ERP). Olemme luoneet ja parantaneet näitä työkaluja, joita isännöidään palvelinkeskuksen palvelimilla vuosien varrella. Niiden avulla voimme tehokkaasti käsitellä lukuisia asiakkaidemme pyyntöjä, määrätä toimeenpanijoita, käydä keskusteluja hakemuksista, kirjata työajat ja tehdä paljon muuta.
Todennäköisesti yritykselläsi on jo käytössä jotain vastaavaa, ja työntekijöiden etätöihin siirtyessä riittää, että tarjoat etäyhteyden sopiviin resursseihin.
Etäkäyttäjätuki
Käyttäjämme ovat lähes kaikilla Venäjän alueilla toimivien verkkokauppojen omistajia ja johtajia. Toki tarjoamme heille tukea etänä.
Tukitiimimme toimii lippujärjestelmän kautta, vastaa kysymyksiin sähköpostitse ja puhelimitse sekä chattaa verkkokaupan hallinnollisten verkkosivujen ja yrityksemme verkkosivujen kautta.
Tehtävien keskusteluvaiheessa käytämme asiakkaan käytettävissä olevia pikaviestintälaitteita, esimerkiksi Telegramia, WhatsAppia, Skypeä.
Joskus on tarve nähdä, mitä asiakas tekee tietokoneessaan. Tämä voidaan tehdä Skypen kautta työpöydän demotilassa.
Tarvittaessa voit työskennellä etänä käyttäjän tietokoneella käyttämällä työkaluja, kuten TeamViewer, Ammee Admin, AnyDesk jne. Käyttääkseen näitä työkaluja asiakkaan on asennettava tietokoneelleen sopiva ohjelmisto.
VPN-käytön määrittäminen
Meillä on OpenVPN-palvelimia asennettuna virtuaalikoneille, jotka sijaitsevat eri tietokeskuksissa (käyttämällä Debian 10 -käyttöjärjestelmää). OpenVPN-asiakasohjelma on asennettu työntekijöidemme työtietokoneille Debianissa, Ubuntussa, MacOS:ssa ja Microsoft Windowsissa.
Internetistä löydät monia ohjeita OpenVPN-palvelimen ja -asiakkaan asentamiseen. Voit myös käyttää minun .
On sanottava, että manuaalinen menettely avainten luomiseksi työntekijöille on erittäin työlästä. Varmistaaksemme, että uuden käyttäjän yhdistäminen vie enintään kymmentä sekuntia, käytämme spoilerin alla alla olevan kaltaista komentosarjaa.
Skripti avainten luomiseen
#!/bin/bash
if [ -z "$1" ]
then
echo "============================================================="
echo "VPN -- Generate crt key pair"
echo "============================================================="
echo "Usage: bash gen.sh username"
exit
fi
echo "============================================================="
echo "VPN -- Generate crt key pair for user: $1"
echo "============================================================="
ADMIN_EMAIL="[email protected]"
USER=$1
RSA="/home/ca/easy-rsa-master/easyrsa3/"
PKI="$RSA"pki/
PKI_KEY="$PKI"private/
PKI_CRT="$PKI"issued/
USR_CRT="/home/ca/cert_generation/user_crt/"
USR_DISTR="/home/ca/cert_generation/user_distr/"
# If user key does not exists, create it
if [ ! -f "$PKI_KEY$USER.key" ]
then
echo "File $PKI_KEY$USER.key does not exists, creating..."
cd "$RSA"
./easyrsa build-client-full $USER nopass
fi
# Removing user folder, if exists
if [ -e "$USR_CRT$USER/" ]
then
echo "Already exists, removing user folder $USR_CRT$USER..."
rm -r -f "$USR_CRT$USER/"
fi
# Create user folder for key and other files
mkdir $USR_CRT/$USER/
# Copy OpenVPN key, cert and config files to user folder
cp "$PKI_KEY$USER.key" "$USR_CRT$USER/$USER.key"
cp "$PKI_CRT$USER.crt" "$USR_CRT$USER/$USER.crt"
cp "$PKI"ca.crt "$USR_CRT$1"
cp "$USR_DISTR"ta.key "$USR_CRT$USER"
cp "$USR_DISTR"openssl.cnf "$USR_CRT$USER"
# Copy Manual files
cp "$USR_DISTR"readme_vpn_win.txt "$USR_CRT$USER"
# Replace string "change_me" in configuration files whis user name $USER
cp "$USR_DISTR"server.conf "$USR_CRT$USER"/server.conf.1
cp "$USR_DISTR"mycompany_vpn.ovpn "$USR_CRT$USER"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1
cp "$USR_DISTR"readme_vpn_win.txt "$USR_CRT$USER"/readme_vpn_win.txt.1
sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/server.conf.1 > "$USR_CRT$1"/server.conf
rm "$USR_CRT$USER"/server.conf.1
sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1 > "$USR_CRT$1"/mycompany_vpn_$USER.ovpn
rm "$USR_CRT$USER"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1
sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/readme_vpn_win.txt.1 > "$USR_CRT$1"/readme_vpn_win.txt
rm "$USR_CRT$USER"/readme_vpn_win.txt.1
# Create tar.gz and send it to administrator e-mail
tar -cvzf "$USR_CRT$USER/$USER.tar.gz" "$USR_CRT$USER/"
echo "VPN: crt, key and configuration files for user $USER" | mutt $ADMIN_EMAIL -a $USR_CRT/$USER/$USER.tar.gz -s "VPN: crt, key and configuration files for user $USER"
echo "---------> DONE!"
echo "Keys fo user $USER sent to $ADMIN_EMAIL"
Kun tämä komentosarja käynnistetään, sille lähetetään käyttäjätunnus (käyttäen latinalaisia kirjaimia) parametrina.
Skripti pyytää varmenteen myöntäjän salasanaa, joka luodaan OpenVPN-palvelinta asennettaessa. Seuraavaksi tämä komentosarja luo hakemiston, jossa on kaikki OpenVPN-asiakkaiden tarvittavat sertifikaatit ja määritystiedostot sekä dokumentaatiotiedosto OpenVPN-asiakkaan asentamista varten.
Määritys- ja dokumentaatiotiedostoja luotaessa change_me korvataan käyttäjätunnuksella.
Seuraavaksi hakemisto, jossa on kaikki tarvittavat tiedostot, pakataan ja lähetetään järjestelmänvalvojalle (osoite ilmoitetaan suoraan komentosarjassa). Jäljelle jää vain välitettävä arkisto käyttäjälle hänen sähköpostiosoitteeseensa.
Toivomme, että pystyt käyttämään kodin pakkosankeen hyödyllisesti. Kun hallitset ilman toimistoa työskentelyn tekniikat, voit jatkaa etätyöntekijöiden työn aktiivista käyttöä.
Onnea muuttoon ja hedelmällistä kotityötä!
Lähde: will.com