Monet yritykset ovat jo pystyneet arvostamaan MegaFonin Virtual PBX:n puhelujen käsittelyn etuja. Monet käyttävät myös Bitrix24:ää kätevänä ja helppopääsyisenä CRM-järjestelmänä myynnin automaatioon.
MegaFon päivitti äskettäin integraationsa Bitrix24:n kanssa laajentaen merkittävästi sen ominaisuuksia. Tässä artikkelissa tarkastellaan, mitä toimintoja yritykset voivat käyttää näiden kahden järjestelmän integroinnin jälkeen.
Syy tämän artikkelin kirjoittamiseen on se, että monet yritykset käyttävät palveluita erikseen tietämättä, mitä etuja niiden keskinäinen integraatio voi tarjota. Analysoimme integrointiominaisuudet yksityiskohtaisesti ja näytämme kuinka se tarkalleen on konfiguroitu.
Katsotaanpa ensin, mitä järjestelmiä aiomme integroida. MegaFonin virtuaalinen PBX on palvelu, jonka avulla voidaan hallita kaikkia yrityksen puheluita. Virtuaalinen PBX toimii sekä pöytätietokoneiden IP-puhelimien ja -laitteiden kanssa että matkapuhelimien kanssa ja suoraan CRM-järjestelmästä puhelunkäsittelyn kautta selaimessa.
CRM Bitrix24 on järjestelmä, joka auttaa järjestämään tapahtumia ja asiakkaita koskevien tietojen automaattisen tallennuksen sekä optimoimaan tehokkaasti työprosesseja. Toiminnallisuus, yksinkertaisuus ja ilmaisen suunnitelman saatavuus tekivät siitä yhden Venäjän suosituimmista CRM-järjestelmistä. Toinen järjestelmän ominaisuus on sen monipuolisuus; Bitrix24 on laajalti käytössä useissa kauppa- ja palveluyrityksissä.
Integrointi voidaan konfiguroida sekä boxed office -versioon, jossa on asennus yrityksen palvelimille, että Bitrix24:n pilviversioon, johon pääsee WEB-rajapinnan kautta julkisesta Internetistä. On tärkeää muistaa, että toisessa tapauksessa integrointi toimii suoraan kahden pilvipalvelun välillä, palvelut jatkavat vuorovaikutusta, vaikka sähkö tai netti katkeaisi toimistossasi.
Katsotaanpa tarkemmin integrointivaihtoehtoja.
1. Pop-up-asiakaskortti saapuvan puhelun yhteydessä
Integraation puuttuessa työntekijä joutuu käyttämään aikaa ja vaivaa asiakaskortin tai tapahtuman tekemiseen manuaalisesti, jolloin tapahtuu, että yhteystiedot ja tapahtumat katoavat ja parhaassa tapauksessa asiakkaaseen on otettava uudelleen yhteyttä pahimmassa tapauksessa tilaus menetetään. Kun saapuva puhelu vastaanotetaan, työntekijä näkee, että puhelu tuli asiakkaalta, joka ei ole Bitrix24:lle tuttu. Ponnahduskortissa näkyy numero, josta puhelu tuli ja mistä numerosta se tuli. Näemme, ettei asiakkaalle ole vielä tapahtumia tai kommentteja. Alexey Belyakov nimetään automaattisesti asiakkaalle vastaavaksi johtajaksi.
Jos yhteystieto tai tapahtuma on jo olemassa, johtaja tietää asiakkaan nimen jo ennen kuin hän ottaa puhelimeen.
Pääset vastaavaan sopimukseen klikkaamalla sen nimeä.
Kuinka luoda yhteystieto manuaalisesti?
Jos sinulla on mahdollisuus luoda automaattisesti pois käytöstä yhteystieto ja saat puhelun asiakkaalta, jonka numero ei ole Bitrix24:ssä, voit luoda uuden yhteystiedon ponnahdusikkunassa, jolloin myös liidit ja tarjoukset luodaan automaattisesti, mikä puhumme vähän myöhemmin. Jos integraatiota ei ole, ponnahdusikkunaa ei tule, ja asiakas on luotava kokonaan manuaalisesti, mikä vie paljon aikaa johtajalta.
CRM-asetuksissa voit valita yhden kahdesta käyttötilasta:
- Yksinkertainen (ei liidejä)
- Klassinen (johdoilla)
Kuinka tehdä tarjouksia?
Yksinkertaisessa CRM-tilassa tarjoukset luodaan välittömästi ilman liidejä.
Kuinka luoda liidejä?
Klassisessa CRM-tilassa liidit luodaan ensin, ja ne voidaan sitten muuntaa kontakteiksi ja diileiksi.
2. Liidien, kontaktien ja sopimusten automaattinen luominen
Kun saat saapuvan puhelun, mahdollisuus luoda yhteystieto automaattisesti varmistaa, että et menetä yhtäkään asiakasta. Keskustelun päätyttyä keskustelun tallenne lisätään automaattisesti kauppaan. Liidi tai yhteyshenkilö luodaan, vaikka kukaan työntekijä ei vastaisi puheluun, ja se voidaan käsitellä myöhemmin.
Yhteyshenkilö säilyttää numeron, josta hän soitti, ja hänelle annetaan uusi tapahtuma; yhteyshenkilön nimeä ei määritetä.
Jos johtaja ei ole luonut yhteystietoa keskustelun aikana sellaisen asiakkaan kanssa, jonka numeroa ei ole yhteystietoluettelossa, tämä yhteystieto voidaan luoda automaattisesti. Tätä varten sinun on otettava käyttöön yhteystietojen tai liidien automaattinen luominen, kun soitat numeroon, jota ei ole yhteystietoluettelossasi.
Miksi tämä voi olla tarpeen? Kuvitellaan, että esimies soittaa asiakkaille tietokannasta, jota ei ole ladattu Bitrix24:ään, tai soittaa käyntikortilla olevaan numeroon, mutta unohti syöttää sen CRM:ään. Yhteystiedot luodaan automaattisesti ja työntekijän tarvitsee vain täyttää tarvittavat tiedot.
Tällä yhteyshenkilöllä on numero ja sopimus luodaan, mutta nimeä ei ilmoiteta.
3. Automaattinen tehtävien luominen
Integrointiasetuksissa voit valita, kenelle ja missä tilanteissa haluat antaa tehtäviä myöhempään puhelunkäsittelyyn. Voit lisätä tehtävän kuvauksen ja otsikon. Voit lisätä tehtävään vastuuhenkilön ja tarkkailijan työntekijäluettelosta.
Puhelulla luodut tehtävät näkyvät liidi-, sopimus-, yhteystietokortissa ja tehtäväluettelossa Tehtävät ja projektit -osiossa.
4. Soita yhdellä napsautuksella
Sinun ei enää tarvitse valita puhelinnumeroa ohjelmistopuhelimesta tai puhelimesta. Napsauta sen sijaan vain luurin kuvaketta tai tallennettua numeroa.
Ensin puhelu saapuu laitteellesi (puhelimeen tai softphoneen), otat puhelimeen, jonka jälkeen Virtuaalinen PBX valitsee asiakkaan numeron. Ja näytölle tulee asiakaskortti.
5. Kaikkien puheluiden tallentaminen asiakaskorttiin
Kaikki liidi-, yhteydenotto- ja deal-toiminnot näkyvät asiakaskortissa. Joten mennään sopimukseen.
Syötteen oikealla puolella näkyvät tapahtumaan liittyvät puhelut. Täällä voit kuunnella mitä tahansa puhelua (tämän tekemiseksi sinun on otettava käyttöön "Puhelun tallennus" -vaihtoehto Virtual PBX - henkilökohtaisessa tilissä Tariffi-osiossa). Tiedot puhelutiedot ja historia näkyvät asiakaskortilla suoraan Bitrix24:ssä.
Suosittelemme jokaisen keskustelun jälkeen kirjaamaan tiedot asiakkaasta ja tehdyistä sopimuksista asiakaskorttiin sekä luomaan tehtäviä jatkotoimia varten.
6. Automaattinen yhteys asiakkaan ja henkilökohtaisen esimiehen välillä
Mahdollisuus muodostaa automaattisesti yhteys henkilökohtaiseen johtajaan antaa asiakkaalle mahdollisuuden olla tuhlaamatta aikaa ensimmäisellä rivillä ja ottaa välittömästi yhteyttä henkilökohtaiseen johtajaan. Lisäksi integrointiasetuksista voit valita työntekijän tai osaston, jolle puhelu lähetetään, jos työntekijä ei vastaa 15 sekunnin kuluessa.
Tämä asetus näkyy Virtual PBX -liittymässä alla olevan kuvakaappauksen mukaisesti:
Kuinka määrittää Virtual PBX -integraatio Bitrix24:n kanssa?
Integroidaksesi VATS:n Bitrix24:n kanssa, sinun on otettava käyttöön "Integration with CRM" -vaihtoehto MegaFon Virtual PBX -tilissä. Jos haluat äänittää ja kuunnella puheluita Bitrix24:n kautta, sinun on myös otettava käyttöön "Puhelun tallennus" -vaihtoehto.
1. Ensin sinun on asennettava , kirjaudu ensin CRM:ään ja siirry osoitteeseen .
2. Siirry MegaFonin virtuaalisen PBX:n henkilökohtaiselle tilillesi.
3. Siirry kohtaan "Asetukset" - "Integraatio CRM:n kanssa".
4. Napsauta "Yhdistä".
Voit määrittää integroinnin sekä Bitrix24:n pilvi- että laatikkoversioihin. Toisessa tapauksessa tarvitset toimivan SSL-varmenteen, muuten käyttäjän täsmäytysvaiheessa voi esiintyä ongelmia.
5. Syötä Bitrix24-osoite ja kirjaudu sisään VATSiin järjestelmänvalvojan oikeuksilla.
6. Seuraavaksi avautuu näyttö, jossa on kaksi integrointiasetusryhmää. Ensimmäisessä ryhmässä sinun on verrattava Bitrix24-käyttäjiä Virtual PBX -käyttäjiin. Ilman tätä järjestelmä ei pysty näyttämään tapahtumia oikein CRM:ssä ja tunnistamaan työntekijöitä.
Lisää työntekijöitä voidaan lisätä milloin tahansa. On tärkeää muistaa tehdä vastaavuus tulevaisuudessa lisäämillesi työntekijöille.
7. Toinen ryhmä näyttää mahdollisuudet, jotka ovat samat kaikissa skenaarioissa.
8. Seuraavaksi sinun on siirryttävä integraatioskenaarioihin. Jokainen tämän osan elementti on konfiguroitu erikseen sekä saapuville että lähteville puheluille.
Integrointi voidaan määrittää jokaiselle numerolle erikseen tai kaikille numeroille kerralla. Luo työskenaarioita Virtual PBX -liittymässä ja valitse numerot, joille tietty skenaario toimii.
Jotkut numerot voidaan jättää käsikirjoituksesta kokonaan pois, esimerkiksi varasto-, kirjanpitäjä- tai johtajanumerot. Tämä säästää Bitrix24:n tarpeettomilta tapahtumista, kontakteilta ja liideiltä. Katsotaanpa lähemmin käsikirjoituksen elementtejä:
- Tuntemattomasta numerosta tuleva puhelu voi luoda automaattisesti uuden liidin, kontaktin ja sopimuksen. / Vastuullinen henkilö on se, joka ei vastannut tai vastaanottanut puhelun. Tapauksissa, joissa puhelu katkeaa IVR:ssä, tervehdyksessä, soitattaessa osastolle tai jos päivystävä vastaanottaa sen, sinun on valittava, kuka on vastuussa tästä kaupasta, liidistä tai kontaktista.
- Saapuva puhelu olemassa olevalta asiakkaalta voi luoda automaattisesti toistuvan liidin ja sopimuksen. / Toistuva liidi tai sopimus luodaan, kun olemassa oleva asiakas vastaanottaa saapuvan puhelun. Vastaavaksi nimitetään Bitrix24:n vastuullinen johtaja. Vastuuhenkilön määräämismenettelyä voidaan muuttaa CRM-asetuksissa, se voi olla esimerkiksi puhelun vastaanottaja.
- Olemassa olevien asiakkaiden puhelut ohjataan Bitrix24:ssä määritellyille vastuullisille esimiehille. / Aluksi vaihtoehto on käytössä kaikille. Voit valita numerot, joissa vaihtoehto toimii, ja työntekijän, jolle puhelu siirtyy, jos vastuuhenkilö ei vastaa.
- Kun puhelu tulee tuntemattomasta numerosta, puhelun vastaanottaneelle työntekijälle voidaan luoda tehtävä onnistuneesta puhelusta tai päivystävälle epäonnistuneesta puhelusta. / Tätä elementtiä määritettäessä sinun on valittava aktiiviset toiminnot:
- Luo tehtävä työntekijälle, kun hän on vastaanottanut puhelun. Tätä varten sinun on määritettävä tehtävän otsikko, tehtäväteksti ja tarkkailija.
- luo tehtävä työntekijälle tai päivystävälle vastaamatta jääneelle puhelulle. Täällä sinun tulee valita päivystävä henkilö, tehtävän otsikko, tehtävän teksti ja tarkkailija.
- Kun puhelu saapuu olemassa olevalta asiakkaalta, voidaan luoda tehtävä vastaavalle esimiehelle tai puhelun vastaanottaneelle työntekijälle. / Kuten edellisen elementin asetukset, sinun on valittava aktiiviset toiminnot:
- Luo onnistuneen puhelun jälkeen tehtävä puhelun vastaanottaneelle työntekijälle. Tätä varten sinun on määritettävä tehtävän otsikko, tehtävän teksti ja valittava myös tarkkailija.
- Luo työntekijälle tai päivystävälle tehtävä vastaamaton puhelu. Tätä varten sinun on valittava päivystävä vastuuhenkilö, tehtävän teksti, tehtävän nimi ja tarkkailija.
Seuraavaksi ovat lähtevien puhelujen asetukset.
- Kun soitat lähtevän puhelun tuntemattomaan numeroon, uusi liidi, yhteystieto ja sopimus voidaan luoda automaattisesti. / Tässä ei tarvita lisäasetuksia.
- Kun lähtevä puhelu soitetaan olemassa olevalle asiakkaalle, uusi liidi ja sopimus voidaan luoda automaattisesti. / Asetuksissa on ilmoitettava, kuka on vastuussa toistuvasta tapahtumasta tai liidistä onnistuneen puhelun tapauksessa: yhteyshenkilöstä vastaava henkilö vai puhelun soittaja? Sinun on erikseen valittava henkilö, joka vastaa, jos puhelu epäonnistuu.
- Kun lähtevä puhelu soitetaan olemassa olevalle asiakkaalle, uusi liidi ja sopimus voidaan luoda automaattisesti. / Asetuksissa tulee ilmoittaa onnistuneen puhelun tapauksessa uusintajohdosta tai kaupasta vastaava henkilö: puhelun soittaja vai yhteydenotosta vastaava henkilö? Sinun on myös valittava vastuuhenkilö, jos puhelu epäonnistuu.
- Kun lähtevä puhelu soitetaan tuntemattomaan numeroon, voidaan soittavalle työntekijälle luoda tehtävä. / Voit määrittää tehtäviä epäonnistuneille ja onnistuneille puheluille. Tehtävälle tulee antaa otsikko, teksti ja valita tarkkailija.
- Kun soitat lähtevälle puhelulle olemassa olevalle asiakkaalle, tehtävä voidaan luoda vastaavalle esimiehelle tai soittavalle työntekijälle. / Valitse asetuksista, luodaanko tehtäviä epäonnistuneille ja onnistuneille puheluille. Molemmissa tapauksissa sinun on valittava tehtävästä vastaava henkilö (soittaja tai yhteyshenkilö), tehtävän otsikko, teksti ja valitse tarkkailija.
9. Ja viimeinen asetus on sellaisten työntekijöiden puheluhistorian määrittäminen, jotka eivät ole Bitrix24:ssä. Näiden puheluiden historia voidaan tallentaa valitsemasi työntekijän nimeen.
Napsauta "Tallenna", vihreä "Connected" -viesti ilmestyy kuvakkeeseen - tämä tarkoittaa, että integrointi on käytössä ja toimii.
10. Jotta voit soittaa puheluita napsauttamalla puhelinnumeroa, tarvitaan vielä yksi asetus.
Napsauta Yleiset asetukset ja valitse lähtevien puhelujen numeroiksi MegaFon-sovellus.
Klikkaa "Save".
Tehdään yhteenveto.
Bitrix24 on työkalu tehokkaiden vähittäismyyntiprojektien rakentamiseen. Puhelimen integroinnin avulla voit laajentaa CRM:n toimintoja, minkä seurauksena sinulla on pääsy puhelutilastojen katseluun ja puhelutallenteiden kuunteluun suoraan Bitrix24:stä.
Saapuvan puhelun vastaanottaessa työntekijät näkevät asiakkaiden nimet ja säästävät aikaa liidejä, tarjouksia ja kontakteja luodessaan, ja jakelutoiminto henkilökohtaiselle esimiehelle tuo sinulle monia uusia tyytyväisiä asiakkaita.
Ilmeisesti kaikki asetukset voidaan tehdä muutamassa minuutissa, kun taas integrointi avaa monia lisämahdollisuuksia sekä puheluille Virtual PBX -yhteydellä että CRM:llä.
Lähde: will.com