Asiakirjojen yhteiskäsittelyn merkitystä nykyaikaisessa liiketoiminnassa ei voi yliarvioida. Mahdollisuus laatia sopimuksia ja sopimuksia lakiosaston työntekijöiden kanssa, kirjoittaa kaupallisia ehdotuksia esimiesten valvonnassa verkossa ja niin edelleen antaa yritykselle mahdollisuuden säästää tuhansia työtunteja, jotka aiemmin käytettiin lukuisiin hyväksyntöihin. Siksi yksi tärkeimmistä innovaatioista oli Zextras Docs -ratkaisu, jonka avulla voit järjestää täyden yhteistyön asiakirjojen kanssa suoraan Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition -verkkoasiakassovelluksessa.
Tällä hetkellä Zextras Docs tukee yhteistyötä tekstidokumenttien, laskentataulukoiden ja esitysten kanssa, ja se pystyy käsittelemään myös valtavan määrän tiedostomuotoja. Ratkaisun käyttöliittymä ei juuri eroa minkään tekstieditorin käyttöliittymästä, joten yrityksen työntekijöiden ei tarvitse käyttää paljon aikaa koulutukseen siirtyäkseen Zextras Docsin käyttöön. Mutta mielenkiintoisin asia, kuten aina, on "konepellin alla". Katsotaan yhdessä, miten Zextras Docs toimii ja mitä etuja tämä dokumenttien yhteiskäyttöratkaisu voi tarjota.
Zextras Docs kiinnostaa eniten niitä, jotka jo käyttävät Zimbra OSE:tä ja Zextras Suitea yrityksessään. Tämän ratkaisun avulla voit ottaa käyttöön uuden palvelun tuotantoon lisäämättä tietojärjestelmien määrää ja sen seurauksena ilman IT-infrastruktuurin omistamisen kustannuksia. Selvennetään, että Zextras Docs on yhteensopiva vain Zimbra OSE -version 8.8.12 ja vanhempien kanssa. Tästä syystä, jos käytät edelleen vanhentuneita Zimbran versioita, suosittelemme päivittämään versioon 8.8.15 LTS. Pitkän tukijakson ansiosta tämä versio pysyy relevanttina ja turvallisena vielä useita vuosia ja on myös yhteensopiva kaikkien nykyisten lisäosien kanssa.
Zextras Docsin etuihin kuuluu myös mahdollisuus ottaa se täysimääräisesti käyttöön yrityksen infrastruktuurissa. Näin vältetään tiedon siirtäminen kolmansille osapuolille, kuten usein tapahtuu hybridi- tai pilvipalveluita käytettäessä. Siksi Zextras Docs on ihanteellinen yrityksille, joilla on tiukka tietoturvapolitiikka, ja niille järjestelmänvalvojille, jotka haluavat hallita täysin yrityksessä tapahtuvia tietovirtoja ja prosesseja. Lisäksi paikallisesti käyttöönotetun dokumenttiyhteistyöpalvelun avulla voit välttää pilvipalvelun epäkäytettävyyteen liittyvät riskit, jos ongelmia ilmenee palveluntarjoajan kanssa tai jos ongelmia ilmenee nopean Internet-yhteyden kanssa.
Zextras Docs koostuu kolmesta osasta: erillisestä palvelimesta, laajennuksesta ja talvisoittimesta. Jokainen näistä kolmesta osasta suorittaa oman osuutensa:
- Zextras Docs -palvelin on LibreOffice-moottori, joka on suunniteltu yhteistyöhön ja integrointiin Zimbra OSE:n kanssa. Kaikki käyttäjien käyttämät asiakirjat avataan, käsitellään ja tallennetaan Zextras Docs -palvelimelle. Se on asennettava erilliseen laskentasolmuun, jossa on Ubuntu 16.04, Ubuntu 18.04 tai CentOS 7. Jos Zextras Docs -palvelun kuormitus on riittävän suuri, voit varata sille useita palvelimia kerralla.
- Zextras Docs -laajennus ei vaadi asennusta, koska se on sisäänrakennettu Zextras Suiteen. Tämän laajennuksen ansiosta käyttäjä on yhteydessä Zextras Docs -palvelimeen sekä kuormituksen tasapainotukseen käytettäessä useita palvelimia. Lisäksi Zextras Docs -laajennuksen kautta useat käyttäjät voivat samanaikaisesti muodostaa yhteyden yhteen asiakirjaan sekä ladata tiedostoja paikallisesta tallennustilasta palvelimelle.
- Zextras Docs -talvisettiä puolestaan tarvitaan integroimaan palvelu verkkoasiakkaaseen. Hänen ansiostaan Zimbra-verkkoasiakasohjelmassa on mahdollisuus luoda ja esikatsella Zextras Docs -asiakirjoja.
Jotta voit ottaa Zextras Docsin käyttöön yrityksessä, sinun on ensin varattava sille yksi tai useampi fyysinen tai virtuaalinen palvelin. Tämän jälkeen sinun on ladattava palvelinsovellusten jakelut Zextras-verkkosivustolta , tai , pura se pakkauksesta ja asenna se. Asennuksen viimeisessä vaiheessa palvelin pyytää sinua määrittämään LDAP-palvelimen IP-osoitteen sekä kirjautumis-/salasana-parin, jota käytetään uuden palvelimen tietojen syöttämiseen LDAP:hen. Huomaa, että kun asennus on valmis, jokainen Zextras Docs -palvelin näkyy kaikille muille infrastruktuurisolmuille.
Koska Zextras Docs -laajennus sisältyy jo Zextras Suiteen, voit ottaa sen käyttöön käyttäjille ja ryhmille, jotka tarvitsevat pääsyn dokumenttien yhteiskäyttötyökaluihin. Zextras Docs -talvisetin voidaan aktivoida Zimbra-hallintakonsolista. Huomaa, että kun olet lisännyt Zextras Docs -palvelimen Zimbra OSE -infrastruktuuriin, sinun on päivitettävä Zimbra Proxy -palvelimen kokoonpano. Voit tehdä tämän suorittamalla tiedoston /opt/zimbra/libexec/zmproxyconfgen Zimbra-käyttäjänä ja suorita sitten komento zmproxyctl käynnistyy uudelleen käynnistääksesi välityspalvelinpalvelun uudelleen.
Kaikissa Zextras Suiteen liittyvissä kysymyksissä voit ottaa yhteyttä Zextras-yhtiön edustajaan Katerina Triandafilidiin sähköpostitse [sähköposti suojattu]
Lähde: will.com