Ohjelmistoharppauksesta tulee pian yritysten hyvin yleinen sairaus. Ohjelmiston vaihtamisesta toiseen jokaisen pienen asian takia, teknologiasta teknologiaan hyppäämisestä, elävän liiketoiminnan kokeilemisesta on tulossa normi. Samanaikaisesti toimistossa alkaa todellinen sisällissota: toteutumista vastaan muodostuu vastarintaliike, partisaanit tekevät kumouksellista työtä uutta järjestelmää vastaan, vakoojat edistävät urheaa uutta maailmaa uusilla ohjelmistoilla, hallintaa panssaroidusta autosta. yritysportaali lähettää rauhasta, työstä ja KPI:istä. Vallankumous päättyy yleensä täydelliseen epäonnistumiseen toisella puolella.
Tiedämme lähes kaiken toteutuksesta, joten yritetään keksiä, miten vallankumouksesta saadaan evoluutio ja toteutuksesta saadaan mahdollisimman hyödyllinen ja kivuton. No, tai ainakin kerromme sinulle, mihin saatat joutua prosessissa.
Ihanteellinen visualisointi työntekijöiden hyväksymisestä uusille ohjelmistoille Lähde - Yandex.Images
Ulkomaiset konsultit aloittaisivat tämän artikkelin suunnilleen näin: "Jos tarjoat työntekijöillesi laadukkaita ohjelmistoja, jotka voivat parantaa heidän työtään ja vaikuttaa laadullisesti suorituskykyyn, uuden ohjelman tai järjestelmän käyttöönotto tapahtuu luonnollisesti." Mutta olemme Venäjällä, joten epäilyttävät ja sotaa olevat työntekijät ovat erittäin tärkeitä. Luonnollinen siirtymä ei toimi edes minimaalisella ohjelmistolla, kuten yritysviestintä tai softphone.
Mistä ongelman jalat tulevat?
Nykyään jokaiselle yritykselle on asennettuna kokonainen eläintarha ohjelmistoja (otamme yleisen tapauksen, koska IT-yrityksissä ohjelmistojen määrä on kaksin- tai kolminkertainen ja sopeutumisongelmat menevät osittain päällekkäin ja ovat hyvin spesifisiä): projektinhallintajärjestelmät, CRM/ERP, sähköpostiohjelmat, pikaviestit, yritysportaali jne. Eikä tässä lasketa sitä tosiasiaa, että on yrityksiä, joissa jopa siirtyminen selaimesta selaimeen suorittaa poikkeuksetta koko tiimi (ja on myös tiimejä, jotka perustuvat täysin Internet Explorer Edgeen). Yleisesti ottaen artikkelistamme voi olla hyötyä useissa tilanteissa:
- Joidenkin tehtäväryhmien ensisijainen automatisointiprosessi on käynnissä: ensimmäinen CRM/ERP otetaan käyttöön, yritysportaali avataan, teknisen tuen järjestelmä asennetaan jne.;
- yksi ohjelmisto korvataan toisella jostain syystä: vanhentuminen, uudet vaatimukset, skaalautuminen, toiminnan muutos jne.;
- olemassa olevan järjestelmän moduuleja rakennetaan kehitystä ja kasvua varten (esim. yritys avasi tuotannon ja päätti siirtyä päälle maksimaalisella toiminnallisuudella);
- Suuri käyttöliittymä- ja toiminnallinen ohjelmistopäivitys on meneillään.
Tietenkin kaksi ensimmäistä tapausta ovat paljon akuutimpia ja tyypillisempiä ilmenemismuodossaan, kiinnitä niihin erityistä huomiota.
Joten ennen kuin aloitat työskentelyn tiimin kanssa (jotka ovat jo epäilleet, että muutoksia tulee pian), yritä ymmärtää, mitkä ovat todelliset syyt ohjelmiston vaihtamiseen ja oletko samaa mieltä siitä, että muutokset ovat niin tarpeellisia.
- Vanhan ohjelman kanssa on vaikea työskennellä: se on kallis, hankala, toimimaton, ei enää täytä vaatimuksiasi, ei sovellu mittakaavallesi jne. Tämä on objektiivinen välttämättömyys.
- Myyjä lopetti järjestelmän tukemisen tai tuki ja muutokset muuttuivat loputtomaksi sarjaksi hyväksyntöjä ja rahanhukkaa. Jos kustannukset ovat nousseet merkittävästi ja tulevaisuudessa ne lupaavat nousta vielä enemmän, ei ole mitään odotettavaa, sinun on leikattava. Kyllä, uusi järjestelmä maksaa myös rahaa, mutta optimointi maksaa lopulta vähemmän kuin tällainen tuki.
- Ohjelmiston vaihtaminen on yhden henkilön tai työntekijäryhmän mielijohteesta. Esimerkiksi CTO haluaa peruuttamisen ja lobbaa uuden, kalliimman järjestelmän käyttöönottamista - tätä tapahtuu suurissa yrityksissä. Toinen esimerkki: projektipäällikkö suosittelee Asanan vaihtamista Basecampiksi, sitten Basecampin Jiraksi ja monimutkaisen Jiran Wrikeksi. Usein tällaisten muuttojen ainoa motiivi on esitellä kiireistä työtään ja säilyttää asemansa. Tällaisissa tapauksissa on tarpeen määrittää tarpeellisuuden aste, motiivit ja perustelut sekä pääsääntöisesti voimakkaalla päätöksellä kieltäytyä muutoksista.
Puhumme syistä siirtymiseen ohjelmistosta toiseen, emme ensisijaisesta automaatiosta - vain siksi, että automaatio on a priori välttämätöntä. Jos yrityksesi tekee jotain manuaalisesti ja rutiininomaisesti, mutta se voitaisiin automatisoida, hukkaat vain aikaa, rahaa ja todennäköisesti arvokasta yritystietoa. Automatisoi se!
Kuinka voit ylittää: suuri harppaus vai kyykistävä tiikeri?
Maailmankäytännössä on kolme päästrategiaa uuteen ohjelmistoon siirtymiseen ja siihen sopeutumiseen - ja ne näyttävät meille erittäin sopivilta, joten älkäämme keksikö pyörää uudelleen.
Alkuräjähdys
Hyväksyminen "Big Bang" -menetelmällä on vaikein mahdollinen siirtymä, kun asetat tarkan päivämäärän ja suoritat jyrkän siirron poistamalla vanhan ohjelmiston käytöstä 100%.
Pros
+ Kaikki työskentelevät yhdessä järjestelmässä, tietoja ei tarvitse synkronoida, työntekijöiden ei tarvitse valvoa kahta käyttöliittymää kerralla.
+ Yksinkertaisuus järjestelmänvalvojalle - yksi siirto, yksi tehtävä, yksi järjestelmätuki.
+ Kaikki mahdolliset muutokset tapahtuvat yhdessä vaiheessa ja ovat havaittavissa lähes välittömästi - ei tarvitse eristää mikä ja missä suhteessa vaikutti tuottavuuteen, kehitysnopeuteen, myyntiin jne.
Miinukset
— Toimii onnistuneesti vain yksinkertaisilla ohjelmistoilla: chatit, yritysportaali, pikaviestit. Jopa sähköposti voi epäonnistua, puhumattakaan projektinhallintajärjestelmistä, CRM/ERP:stä ja muista vakavista järjestelmistä.
— Räjähdysmäinen siirtyminen suuresta järjestelmästä toiseen aiheuttaa väistämättä kaaosta.
Tärkeintä tällaisessa siirtymisessä uuteen työympäristöön on koulutus.
Rinnakkaisjuoksu
Rinnakkaissovitus ohjelmistoon on pehmeämpi ja yleismaailmallisempi siirtymätapa, jossa asetetaan aikajakso, jonka aikana molemmat järjestelmät toimivat samanaikaisesti.
Pros
+ Käyttäjillä on riittävästi aikaa tottua uuteen ohjelmistoon samalla kun työskennellään nopeasti vanhassa, löytää rinnakkaisuuksia ja ymmärtää käyttöliittymän uusi logiikka.
+ Äkillisten ongelmien sattuessa työntekijät jatkavat työtä vanhassa järjestelmässä.
+ Käyttäjäkoulutus on vähemmän tiukkaa ja yleensä halvempaa.
+ Työntekijöiltä ei käytännössä tule negatiivista reaktiota - heiltä ei loppujen lopuksi riistetty tavanomaisia työkaluja tai tapa toimia (jos automaatio tapahtuu ensimmäistä kertaa).
Miinukset
— Hallinto-ongelmat: tuki molemmille järjestelmille, tietojen synkronointi, turvallisuuden hallinta kahdessa sovelluksessa kerralla.
— Siirtymäprosessi venyy loputtomiin - työntekijät ymmärtävät, että heillä on melkein ikuisuus jäljellä, ja he voivat laajentaa tutun käyttöliittymän käyttöä vielä hieman.
- Käyttäjien hämmennys - Kaksi käyttöliittymää ovat hämmentäviä ja aiheuttavat toiminta- ja tietovirheitä.
- Raha. Maksat molemmista järjestelmistä.
Vaiheittainen adoptio
Vaiheittainen mukauttaminen on pehmein vaihtoehto uuteen ohjelmistoon vaihtamiseen. Siirtyminen tapahtuu toiminnallisesti, määräajoin ja osastoittain (esimerkiksi 1. alkaen lisäämme uusia asiakkaita vain uuteen CRM-järjestelmään, 20. alkaen suoritamme tapahtumia uudessa järjestelmässä, 1. asti siirrämme kalentereita ja tapaukset, ja syyskuun 30. päivään mennessä saamme päätökseen siirto on erittäin karkea kuvaus, mutta yleisesti ottaen selvä).
Pros
+ Organisoitu siirtymä, hajautettu kuorma järjestelmänvalvojien ja sisäisten asiantuntijoiden kesken.
+ Enemmän harkittua ja syvällistä oppimista.
+ Muutosta ei vastusteta, koska se tapahtuu mahdollisimman hellästi.
Miinukset - suunnilleen sama kuin rinnakkaissiirrossa.
Joten nyt vain asteittainen siirtyminen?
Looginen kysymys, olet samaa mieltä. Miksi pitää ylimääräistä vaivaa, kun voi tehdä aikataulun ja toimia selkeän suunnitelman mukaan? Itse asiassa kaikki ei ole niin yksinkertaista.
- Ohjelmiston monimutkaisuus: jos puhumme monimutkaisista ohjelmistoista (esim. ), silloin vaihesovitus on sopivampi. Jos ohjelmisto on yksinkertainen (messenger, yritysportaali), sopiva malli on, kun ilmoitat päivämäärän ja poistat vanhan ohjelmiston käytöstä sovittuna päivänä (jos olet onnekas, työntekijällä on aikaa vetää kaikki tarvitsemansa tiedot , ja jos et luota onneen, sinun on tuotava automaattisesti tarvittavat tiedot vanhasta järjestelmästä uuteen, jos se on teknisesti mahdollista).
- Yrityksen riskiaste: mitä riskialtisempi toteutus, sitä hitaampaa sen tulisi olla. Toisaalta viivästyminen on myös riski: esimerkiksi siirryt CRM-järjestelmästä toiseen ja joudut siirtymäkauden aikana maksamaan molemmista, mikä lisää uuden järjestelmän käyttöönoton kustannuksia ja kustannuksia. tarkoittaa, että takaisinmaksuaikaa pidennetään.
- Työntekijöiden määrä: Big Bang ei todellakaan sovi, jos haluat skaalata ja määrittää useita käyttäjäprofiileja. Vaikka on tapauksia, joissa erittäin nopea käyttöönotto on suuren yrityksen etu. Tämä vaihtoehto saattaa sopia järjestelmiin, joita monet työntekijät käyttävät, mutta sillä ei välttämättä ole vaatimuksia, koska räätälöintiä ei ole tarkoitettu. Mutta jälleen kerran, tämä on iso bang loppukäyttäjille ja valtava askel askeleelta työ samalle IT-palvelulle (esimerkiksi laskutus- tai käyttöoikeusjärjestelmälle).
- Valitun ohjelmiston toteutuksen ominaisuudet (versio jne.). Joskus toteutus on aluksi vaiheittainen - vaatimusten keruulla, tarkennuksella, koulutuksella jne. Esimerkiksi, se toteutetaan aina asteittain, ja jos joku lupaa sinulle "toteutus ja konfigurointi 3 päivässä tai jopa 3 tunnissa" - muista tämä artikkeli ja ohita tällaiset palvelut: asennus ≠ käyttöönotto.
Jälleen kerran, edes lueteltujen parametrien tiedossa, ei voida varmasti valita yhtä tai toista polkua. Arvioi yritysympäristöäsi – tämä auttaa sinua ymmärtämään voimatasapainon ja määrittämään, mikä malli (tai joidenkin niiden elementtien yhdistelmä) sopii sinulle.
Vaikutusagentit: vallankumous tai evoluutio
Ensimmäinen asia, johon sinun tulee kiinnittää huomiota, ovat työntekijät, joihin uusien ohjelmistojen käyttöönotto vaikuttaa. Itse asiassa ongelma, jota nyt tarkastelemme, on puhtaasti inhimillinen tekijä, joten työntekijöihin kohdistuvien vaikutusten analysointia ei voida välttää. Olemme jo maininneet joitain niistä edellä.
- Yritysjohtajat päättävät, kuinka uusi ohjelmisto hyväksytään yleisesti. Ja tämä ei ole mainospuheiden ja tulisten puheiden paikka - on tärkeää osoittaa täsmälleen muutoksen tarve, välittää ajatus siitä, että tämä on vain viileämmän ja kätevämmän työkalun valintaa, sama kuin vanhan kannettavan tietokoneen vaihtaminen. Johdon suurin virhe tällaisessa tilanteessa on pestä kätensä ja vetäytyä pois: jos johto ei tarvitse yrityksen automaatiota, miksi sen pitäisi kiinnostaa työntekijöitä? Ole prosessissa.
- Osastopäälliköt (projektipäälliköt) ovat välilinkki, jonka tulee osallistua kaikkiin prosesseihin, hallita tyytymättömyyttä, osoittaa tahtoa ja työskennellä kollegoiden jokaisen vastalauseen läpi sekä järjestää laadukasta ja syvällistä koulutusta.
- IT-palvelu (tai järjestelmänvalvojat) - ensi silmäyksellä nämä ovat varhaislintujasi, mukautuvimpia ja mukautuvimpia, mutta... ei. Usein varsinkin pienissä ja keskisuurissa yrityksissä järjestelmänvalvojat vastustavat kaikkia IT-infrastruktuurin muutoksia (vahvistamista), eikä tämä johdu mistään teknisistä perusteista, vaan laiskuudesta ja haluttomuudesta tehdä työtä. Kuka meistä ei olisi etsinyt tapoja välttää työntekoa? Mutta tämä ei saa olla koko yrityksen vahingoksi.
- Loppukäyttäjät haluavat pääsääntöisesti toisaalta työskennellä hyvin ja kätevästi ja, kuten kaikki elävät ihmiset, pelkäävät muutosta. Pääargumentti heille on rehellinen ja yksinkertainen: miksi otamme käyttöön/muutamme, mitkä ovat hallinnan rajat, miten työtä arvioidaan, mikä muuttuu ja mitkä ovat riskit (muuten, riskit kannattaa arvioida jokaisen - vaikka olemme myyjiä , mutta emme ryhdy väittämään, että kaikki sujuu aina mutkattomasti: kaikissa yrityksen sisällä tapahtuvissa prosesseissa on riskejä).
- Yrityksen "viranomaiset" ovat puolueita, jotka voivat vaikuttaa muihin työntekijöihin. Tämä ei välttämättä ole henkilö, jolla on korkea asema tai laaja kokemus - ohjelmistojen kanssa työskentelyssä "viranomainen" voi olla edistynyt tietävä, joka on esimerkiksi lukenut Habrin uudelleen ja alkaa pelotella. kaikki siitä, kuinka huonoksi kaikesta tulee. Hänellä ei ehkä ole edes tavoitetta pilata toteutus- tai siirtymäprosessi - vain esittely ja vastustuksen henki - ja työntekijät uskovat häntä. Sinun on työskenneltävä tällaisten työntekijöiden kanssa: selitä, kysy ja erityisen vaikeissa tapauksissa vihjaa seurauksista.
On olemassa yleinen resepti, jolla voidaan tarkistaa, pelkäävätkö käyttäjät todella jotain vai onko heillä ryhmäparanoiaa, jota johtaa taitava johtaja. Kysy heiltä tyytymättömyyden syistä, huolenaiheista - jos tämä ei ole henkilökohtainen kokemus tai mielipide, väitteet alkavat virrata 3-4 selventävän kysymyksen jälkeen.
Kaksi tärkeää tekijää "vastarintaliikkeen" onnistuneessa voittamisessa.
- Tarjoa koulutusta: myyjä ja sisäinen. Varmista, että työntekijät todella ymmärtävät kaiken, ovat hallinneet sen ja ovat koulutustasostaan riippumatta valmiita aloittamaan työnsä. Pakollinen koulutuksen attribuutti on painetut ja sähköiset ohjeet (määräykset) ja järjestelmän täydellisin dokumentaatio (itseään kunnioittavat toimittajat julkaisevat sen ohjelmiston mukana ja toimittavat sen ilmaiseksi).
- Etsi kannattajia ja valitse vaikuttajia. Sisäiset asiantuntijat ja varhaiset omaksujat ovat tukijärjestelmäsi, joka sekä kouluttaa että hälventää epäilyjä. Pääsääntöisesti työntekijät itse auttavat mielellään kollegoitaan ja esittelevät heille uusia ohjelmistoja. Sinun tehtäväsi on vapauttaa heidät väliaikaisesti työstään tai antaa heille kunnollinen bonus uudesta työmäärästä.
Mitä sinun on kiinnitettävä huomiota?
- Kuinka edistyneitä muutokset vaikuttavat työntekijöihin? (Suhteellisesti sanottuna, jos huomenna keksitään uusi kirjanpito-ohjelma, Jumala varjelkoon, että työnnät nenaasi kirjanpitoon yli 50-vuotiaiden naisten kanssa ja ehdotat siirtymistä 1C:stä, et selviä hengissä).
- Kuinka paljon se vaikuttaa työnkulkuihin? Yksi asia on vaihtaa sanansaattaja 100 hengen yrityksessä, toinen asia on ottaa käyttöön uusi CRM-järjestelmä, joka perustuu yrityksen avainprosesseihin (ja tämä ei ole vain myyntiä, esim. Senior-versioissa se vaikuttaa tuotantoon, varastoon, markkinointiin ja ylimpään johtajiin, jotka yhdessä tiimin kanssa rakentavat automatisoituja liiketoimintaprosesseja).
- Koulutusta järjestettiin ja millä tasolla?
Ainoa looginen siirtymä yritysajattelun järjestelmässä
Mikä säästää uuden ohjelmiston siirtymisen/toteutuksen?
Ennen kuin kerromme sinulle, mitkä avainkohdat auttavat sinua siirtymään mukavasti uuteen ohjelmistoon, kiinnitämme huomiosi yhteen asiaan. Jotakin ei ehdottomasti pidä tehdä - työntekijöitä ei tarvitse painostaa ja "motivoida" riistämällä heiltä bonuksia, hallinnollisia ja kurinpidollisia seuraamuksia. Tämä ei tee prosessista yhtään paremmaksi, mutta työntekijöiden asenne huononee: jos työnnät, niin kontrollia tulee; Jos he pakottavat sinut, se tarkoittaa, että he eivät kunnioita etujamme. Jos he pakottavat sen, se tarkoittaa, että he eivät luota meihin ja työhömme. Siksi teemme kaiken kurinalaisesti, selkeästi, pätevästi, mutta ilman painostusta tai tarpeetonta pakottamista.
Sinulla on oltava yksityiskohtainen toimintasuunnitelma
Kaikkea muuta ei ehkä ole olemassa, mutta suunnitelma täytyy olla. Lisäksi suunnitelma on muokattavissa, päivitettävissä, selkeä ja väistämätön, samalla keskustelun kohteena ja läpinäkyvä kaikille kiinnostuneille työntekijöille. On mahdotonta kommunikoida määrätietoisesti, että klo 8-10 on saavutus ja klo 16:00 sota Englannin kanssa; on tärkeää nähdä koko suunnitelma perspektiivissä.
Suunnitelman tulee välttämättä heijastaa loppukäyttäjiksi tulevien työntekijöiden vaatimuksia – näin jokainen työntekijä tietää tarkalleen mitä haluaa ominaisuuden ja milloin hän voi käyttää sitä. Samaan aikaan siirtymä- tai toteutussuunnitelma ei ole mikään muuttumaton monoliitti, vaan on jätettävä mahdollisuus viimeistellä suunnitelma ja muuttaa sen ominaisuuksia (mutta ei loputtoman muokkausvirran ja uusien "toiveiden" muodossa) eikä määräaikojen jatkuvana siirtymisenä).
Mitä suunnitelmassa pitäisi olla?
- Tärkeimmät siirtymävaiheet (vaiheet) - mitä on tehtävä.
- Yksityiskohtaiset siirtymäkohdat jokaiselle vaiheelle - miten se tulisi tehdä.
- Keskeiset kohdat ja niiden raportointi (tuntien täsmäytys) - miten tehtyä mitataan ja kenen pitäisi olla tarkastuspisteessä.
- Vastuulliset ihmiset ovat ihmisiä, joilta voit kääntyä ja kysyä kysymyksiä.
- Määräajat ovat kunkin vaiheen alku ja loppu sekä koko prosessi kokonaisuudessaan.
- Vaikuttavat prosessit - mitä muutoksia liiketoimintaprosesseissa tapahtuu, mitä tulee muuttaa käyttöönoton/siirtymän yhteydessä.
- Lopullinen arviointi on joukko indikaattoreita, mittareita tai jopa subjektiivisia arvioita, jotka auttavat arvioimaan toteutunutta toteutusta/siirtymää.
- Toiminnan aloitus on tarkka päivämäärä, jolloin koko yritys liittyy päivitettyyn automatisoituun prosessiin ja työskentelee uudessa järjestelmässä.
Olemme törmänneet toteuttajien esityksiin, joissa punainen viiva on neuvo: toteuta väkisin, jätä reaktio huomiotta, älä puhu työntekijöille. Vastustamme tätä lähestymistapaa, ja tässä on syy.
Katso alla olevaa kuvaa:
Uusi hiiri, uusi näppäimistö, asunto, auto ja jopa työpaikka ovat miellyttäviä, iloisia tapahtumia, osa jopa saavutuksia. Ja käyttäjä menee Yandexiin selvittääkseen, kuinka tottua siihen ja sopeutua. Kuinka astua uuteen asuntoon ja ymmärtää, että se on sinun, avaa hana ensimmäistä kertaa, juo teetä, mene nukkumaan ensimmäistä kertaa. Kuinka päästä ratin taakse ja ystävystyä uuden auton kanssa, omasi, mutta toistaiseksi vieras. Uudet ohjelmistot työpaikalla eivät eroa kuvatuista tilanteista: työntekijän työ ei ole koskaan entisensä. Siksi ota käyttöön, mukauta ja kasva uusilla tehokkailla ohjelmistoilla. Ja tämä on tilanne, josta voimme sanoa: kiirehti hitaasti.
Lähde: will.com