Sähköpostin historia ulottuu useiden vuosikymmenten taakse. Tänä aikana tämä yritysviestinnän standardi ei ole vain vanhentunut, vaan siitä on tulossa yhä suositumpi joka vuosi, koska eri yrityksissä otetaan käyttöön yhteistyöjärjestelmiä, jotka yleensä perustuvat erityisesti sähköpostiin. Sähköpostin tehottomuuden vuoksi yhä useammat käyttäjät kuitenkin hylkäävät sen tekstikeskustelujen, ääni- ja videopuhelujen ja videoneuvottelujen hyväksi. Tällaiset yritysviestintämenetelmät auttavat työntekijöitä säästämään paljon aikaa ja sen seurauksena olemaan tehokkaampia ja tuomaan enemmän rahaa yritykselle.
Chatin ja videoviestinnän käyttö työongelmien ratkaisemiseen johtaa kuitenkin usein uusien uhkien syntymiseen yrityksen tietoturvalle. Tosiasia on, että sopivan yritysratkaisun puuttuessa työntekijät voivat itsenäisesti aloittaa kirjeenvaihdon ja viestinnän julkisissa palveluissa, mikä voi johtaa tärkeän tiedon vuotamiseen. Toisaalta yrityksen johto ei aina ole halukas jakamaan varoja yritysalustojen toteuttamiseen videoneuvotteluja ja chatteja varten, koska monet ovat varmoja, että ne häiritsevät työntekijöitä enemmän kuin lisäävät heidän tehokkuuttaan. Pääsy tästä tilanteesta voisi olla olemassa oleviin tietojärjestelmiin perustuvan yrityksen chatin ja videoneuvottelun käyttöönotto. Ne, jotka käyttävät Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition -versiota yhteistyöalustana, voivat ratkaista yrityskeskustelujen ja videoneuvottelujen luomisen Zextras Teamin avulla. Se on ratkaisu, joka lisää paljon yrityksen verkkoviestintään liittyviä uusia ominaisuuksia Zimbra OSE:hen.
Zextras Teamistä on saatavana kaksi versiota: Zextras Team Basic ja Zextras Team Pro, ja ne eroavat tarjottujen toimintojen osalta. Ensimmäinen toimitusvaihtoehto on täysin ilmainen, ja sen avulla voit järjestää tekstikeskusteluja sekä kahdenkeskisessä että ryhmäkeskustelumuodossa sekä kahdenkeskisiä videokeskusteluja ja äänipuheluita Zimbra OSE:n perusteella. Tässä tapauksessa kaikki nämä toiminnot ovat käytettävissä suoraan Zimbra OSE -verkkoasiakassovelluksesta. Lisäksi Zextras Team Basic -käyttäjät voivat käyttää mobiilisovellusta, joka on saatavilla iOS- ja Android-alustoilla. Näiden sovellusten avulla voit käyttää yksityisiä ja tekstiviestejä, ja tulevaisuudessa voit soittaa videopuheluita. Huomaa heti, että video- ja äänipuheluihin Zextras Teamin käyttäjät tarvitsevat kunnolla toimivan web-kameran ja/tai mikrofonin.
Mutta Zextras Team Pro tarjoaa paljon rikkaampia toimintoja. Jo lueteltujen ominaisuuksien lisäksi Zextras Teamin käyttäjillä on mahdollisuus luoda videoneuvotteluja suurelle määrälle työntekijöitä. Näin voit pitää kokouksia maantieteellisesti eri paikoissa olevien työntekijöiden kesken ja säästää näin aikaa, joka kului aiemmin kokouksen osallistujien kokoamiseen yhteen huoneeseen ja käyttää sen asioiden syvempään tutkimiseen tai tiettyjen työtehtävien ratkaisemiseen.
Zextras Team Pron avulla voit myös luoda virtuaalisia tiloja ja virtuaalisia kokouksia työntekijöille. Tila voi sisältää useita kokoustiloja kerralla, joissa tilan eri osallistujat voivat keskustella yhteisistä aiheista. Ajatellaanpa esimerkiksi yritystä, jolla on 16 hengen myyntiosasto. Näistä 5 työntekijää työskentelee B2C-myynnissä, 5 työntekijää B2B-myynnissä ja 5 työntekijää b2g-myynnissä. Koko osastoa johtaa myyntiosaston johtaja.
Koska kaikki työntekijät työskentelevät samalla osastolla, olisi viisasta luoda heille yhteinen tila keskustellakseen kaikista jokaista myyntityöntekijää koskevista aiheista. Samalla herää usein aiheita, jotka koskevat vain esimerkiksi b2b:n kanssa työskentelevää osastoa. Muilla aloilla työskentelevien myyntiosaston työntekijöiden ei tietenkään ole tarvetta osallistua keskusteluihin tällaisista aiheista, mutta osaston johtajan tulee osallistua kunkin osaston keskusteluihin. Tästä syystä myyntiosaston tarpeisiin varatun tilan sisällä on mahdollista varata erilliset virtuaalikokoukset kumpaankin suuntaan, jotta jokaisessa niistä työntekijät voivat kommunikoida keskenään ja osastopäällikön kanssa. Samalla johtaja itse kerää kaikki kolme virtuaalista kokousta kätevästi erilliseen tilaan. Ja jos ajatellaan, että kaikki viestintä tapahtuu yrityksen palvelimilla ja tietoja ei siirretä heiltä minnekään, niin tällaisia keskusteluja voidaan kutsua tietoturvallisuuden kannalta melko turvalliseksi. Myyntiosaston lisäksi tilojen ja virtuaalisten kokoustilojen käsite soveltuu koko yritykseen.
Videokokousten lisäksi käyttäjien saatavilla on myös äänipuheluita. Sen lisäksi, että he kuormittavat viestintäkanavia paljon vähemmän, monet työntekijät ovat usein vain nolostuneet kommunikoimaan videomuodossa ja usein jopa peittävät kannettavan tietokoneensa verkkokameran.
Työntekijöiden kanssa käytävien videokeskustelujen ja äänipuheluiden lisäksi Zextras Team mahdollistaa video- ja äänipuheluiden luomisen kenen tahansa käyttäjän kanssa, joka ei ole yrityksen työntekijä, luomalla ja lähettämällä hänelle erityisen linkin kokoukseen liittymistä varten. Koska Zextras Team vaatii vain nykyaikaisen selaimen, tämän toiminnon avulla voit aina nopeasti kommunikoida asiakkaan tai vastapuolen kanssa tapauksissa, joissa säännöllinen kirjeenvaihto vie liikaa aikaa. Lisäksi Zextras Team tukee tiedostojen jakamista, jonka työntekijät voivat lähettää toisilleen suoraan videopuhelun tai tekstikeskustelun aikana.
On mahdotonta puhua erityisestä mobiilisovelluksesta Zextras Team, jonka avulla työntekijät voivat osallistua yrityskeskusteluihin, kun he eivät ole työpaikallaan. Sovellus on saatavilla iOS- ja Android-alustoille, ja tällä hetkellä käyttäjät voivat:
- Käy kirjeenvaihtoa vastaanottamalla ja lähettämällä viestejä älypuhelimellasi
- Luo, poista ja liity yksityisiin keskusteluihin
- Luo, poista ja liity ryhmäkeskusteluihin
- Liity virtuaalitiloihin ja keskusteluihin sekä luo ja poista niitä
- Kutsu käyttäjiä virtuaalitiloihin ja keskusteluihin tai päinvastoin, poista heidät sieltä
- Vastaanota push-ilmoituksia ja muodosta suojattu yhteys yrityksen palvelimeen.
Jatkossa sovellus lisää ominaisuuksia yksityiseen videoviestintään sekä videoneuvotteluihin ja tiedostojen jakamiseen.
Toinen Zextras Teamin mielenkiintoinen ominaisuus on kyky lähettää tietokoneen näytön sisältö reaaliajassa sekä siirtää sen hallinta toiselle käyttäjälle. Tämä ominaisuus voi olla erittäin hyödyllinen, kun järjestetään koulutusverkkoseminaareja, joiden aikana työntekijät on tutustuttava uuteen käyttöliittymään. Tämä ominaisuus voi myös auttaa yrityksen IT-osastoa auttamaan työntekijöitä ratkaisemaan tietokoneisiin liittyviä ongelmia ilman IT-henkilön fyysistä läsnäoloa.
Siten Zextras Team on täydellinen ratkaisu kätevän online-viestinnän järjestämiseen työntekijöiden välillä sekä yrityksen sisäisessä verkossa että sen ulkopuolella. Koska Zextras Backup pystyy varmuuskopioimaan kokonaan kaikki Zextras Teamissa luodut tiedot, sieltä tulevat tiedot eivät katoa mihinkään, ja suojauskäytäntöjen vakavuudesta riippuen järjestelmänvalvoja voi määrittää itsenäisesti erilaisia rajoituksia käyttäjille.
Kaikissa Zextras Suiteen liittyvissä kysymyksissä voit ottaa yhteyttä Zextrasin edustajaan Ekaterina Triandafilidiin sähköpostitse [sähköposti suojattu]
Lähde: will.com