Aloittelevien liikemiesten yleinen virhe on se, että he eivät kiinnitä tarpeeksi huomiota tiedon keräämiseen ja analysointiin, työprosessien optimointiin ja tunnuslukujen seurantaan. Tämä johtaa tuottavuuden laskuun ja epäoptimaaliseen ajan ja resurssien hukkaan. Kun prosessit ovat huonoja, sinun on korjattava samat virheet useita kertoja. Asiakasmäärän kasvaessa palvelu heikkenee, eikä ilman data-analyysiä ole selkeää käsitystä siitä, mitä parannettavaa on. Tämän seurauksena päätökset tehdään mielijohteesta.
Ollakseen kilpailukykyinen nykyaikaisella liiketoiminnalla tulee laadukkaiden tuotteiden ja palveluiden lisäksi olla läpinäkyviä prosesseja ja kerätä analyyttistä tietoa. Ilman tätä on vaikea ymmärtää liiketoiminnan todellista tilaa ja tehdä oikeita päätöksiä. Siksi on tärkeää, että arsenaalissasi on tarvittavat työkalut, jotka eivät ole vain käteviä käyttää, vaan myös antavat sinun yksinkertaistaa työtäsi ja luoda mahdollisimman läpinäkyvimpiä prosesseja.
Nykyään työkaluja ja ratkaisuja on valtava määrä. Mutta useimmat yrittäjät eivät käytä niitä, koska he eivät joko näe niiden arvoa tai eivät ymmärrä miten niitä käytetään, tai ne ovat kalliita, monimutkaisia tai 100500 XNUMX enemmän. Mutta niillä, jotka ovat keksineet, löytäneet tai luoneet sellaisia työkaluja itselleen, on jo etua keskipitkällä aikavälillä.
Olen yli 10 vuoden ajan luonut IT-tuotteita ja -ratkaisuja, jotka auttavat yrityksiä kasvattamaan voittoa automatisoinnin ja prosessien digitaalisen muuntamisen kautta. Olen auttanut löytämään kymmeniä startup-yrityksiä ja luonut kymmeniä verkkotyökaluja, joita käyttävät sadat tuhannet ihmiset ympäri maailmaa.
Tässä on yksi hyvistä esimerkeistäni, joka osoittaa digitaalisen muutoksen hyödyt. Yhdelle pienelle amerikkalaiselle asianajotoimistolle loimme tiimini kanssa työkalun oikeudellisten asiakirjojen luomiseen. Sen avulla asianajajat pystyivät luomaan asiakirjoja nopeammin. Ja myöhemmin tämän työkalun toiminnallisuuden laajentamisen jälkeen loimme verkkopalvelun ja muutimme yrityksen kokonaan. Nyt he palvelevat asiakkaita paitsi omassa kaupungissa, myös koko maassa. Kolmen vuoden aikana yhtiön pääoma on kasvanut useita kertoja.
Tässä artikkelissa jaan kanssasi todellisen kokemuksen läpinäkyvän järjestelmän luomisesta keskeisten liiketoiminnan indikaattoreiden seurantaan. Yritän juurruttaa digitaalisten ratkaisujen käytön arvoa, näytän, että se ei ole vaikeaa eikä aina kallista. Mennään siis!
Miten kaikki alkoi
Jos haluat saada jotain, mitä sinulla ei ole koskaan ollut, sinun on tehtävä jotain, mitä et ole koskaan tehnyt.
Coco Chanel
Vaimoni oli kyllästynyt äitiyslomaan, ja päätimme avata pienen yrityksen - lasten leikkihuoneen. Koska minulla on oma yritys, vaimoni hoitaa pelihuoneen kokonaan ja minä autan strategisissa asioissa ja kehittämisessä.
Yrityksen avaamisen yksityiskohdat ovat täysin eri tarina, mutta tiedonkeruun ja kilpailijoiden analysoinnin vaiheessa kiinnitimme tämän liiketoiminnan erityisongelmien korostamisen lisäksi huomiota sisäisten prosessien ongelmiin, joiden kanssa useimmat kilpailijat eivät kamppaillut. .
Yllätyksekseni XNUMX-luvulla lähes kukaan ei pitänyt CRM:ää missään muodossa; monet pitivät kirjaa kirjallisesti, muistikirjoissa. Samaan aikaan omistajat itse valittivat, että työntekijät varastavat, tekevät virheitä laskennassa ja he joutuvat käyttämään paljon aikaa uudelleenlaskemiseen ja kirjanpitomerkintöjen tarkistamiseen, tiedot varauksista ja talletuksista katoavat, asiakkaat lähtevät tuntemattomista syistä niitä.
Kerättyä dataa analysoimalla ymmärsimme, että emme halua toistaa heidän virheitään ja tarvitsemme läpinäkyvän järjestelmän, joka minimoi nämä riskit. Ensinnäkin aloimme etsiä valmiita ratkaisuja, mutta emme löytäneet sellaisia, jotka vastasivat täysin tarpeitamme. Ja sitten päätin tehdä oman järjestelmän, vaikkakaan ei ihanteellinen, mutta toimiva ja edullinen (melkein ilmainen).
Työkalua valittaessa otin huomioon seuraavat kriteerit: sen tulee olla edullinen, joustava ja helposti saatavilla oleva sekä helppokäyttöinen. Voisin kirjoittaa täysimittaisen, tehokkaan ja kalliin järjestelmän tälle yritykselle, mutta meillä oli vähän aikaa ja pieni budjetti, ja lisäksi emme täysin ymmärtäneet, toimiiko projektimme, ja olisi kohtuutonta käyttää paljon resursseja tämä järjestelmä. Siksi hypoteesia testattaessa päätin aloittaa MVP:llä (Minimum Viable Product – vähimmäiselinkelpoinen tuote) ja tehdä toimivan version mahdollisimman lyhyessä ajassa minimaalisella investoinnilla ja sitten viimeistellä tai muokata sen ajan myötä.
Tämän seurauksena valintani putosi Googlen palveluihin (Drive, Sheets, Kalenteri). Pääasiallinen syöttö-/tulostustietojen lähde on Google Sheets, koska vaimollani on kokemusta laskentataulukoiden kanssa työskentelystä, hän voi tarvittaessa tehdä muutoksia itse. Otin myös huomioon sen, että työkalua käyttävät myös työntekijät, jotka eivät ehkä ole kovin hyviä tietokoneen käytössä, ja tietojen syöttämisen opettaminen taulukkoon on paljon helpompaa kuin opettaa työskentelemään joidenkin erikoistuneiden kanssa. ohjelma, kuten 1C.
Taulukoihin syötettävät tiedot muuttuvat reaaliajassa, eli milloin tahansa näet yrityksen asioiden tilanteen, turvallisuus on sisäänrakennettu, voit rajoittaa pääsyä tietyille henkilöille.
Arkkitehtuurin ja tietorakenteen kehittäminen
Lasten leikkihuone tarjoaa useita peruspalveluita.
- Normaali vierailu - kun asiakas ostaa lastensa leikkihuoneessa vietettyä aikaa.
- Valvottu vierailu – kun asiakas ostaa lastensa leikkihuoneessa vietettyä aikaa ja maksaa ylimääräistä valvonnasta. Toisin sanoen asiakas voi jättää lapsen ja lähteä hoitamaan asioitaan, ja huonetyöntekijä seuraa lasta ja leikkii hänen kanssaan vanhemman poissa ollessa.
- Avoin syntymäpäivä — asiakas vuokraa erillisen pöydän ruoka- ja istumavieraille ja maksaa normaalin pelihuonekäynnin, kun huone toimii normaalisti.
- Suljettu syntymäpäivä — asiakas vuokraa koko tilan, vuokra-aikana huone ei ota vastaan muita asiakkaita.
Omistajalle on tärkeää tietää kuinka monta ihmistä vieraili huoneessa, minkä ikäisiä he olivat, kuinka paljon aikaa he viettivät, kuinka paljon rahaa he ansaitsivat, kuinka paljon kuluja oli (usein käy niin, että ylläpitäjän täytyy ostaa jotain tai maksaa jollekin, esimerkiksi toimitukselle tai vedelle), Kuinka monta syntymäpäivää siellä oli?
Kuten kaikki IT-projektit, aloitin miettimällä tulevaisuuden järjestelmän arkkitehtuuria ja laatimalla tietorakenteen. Koska vaimo on vastuussa liiketoiminnasta, hän tietää kaiken, mitä hänen tarvitsee nähdä, hallita ja hallita, joten hän toimi asiakkaana. Yhdessä teimme aivoriihen ja laadimme järjestelmälle vaatimukset, joiden perusteella mietin järjestelmän toimivuutta ja loin seuraavan tiedosto- ja kansiorakenteen Google Driveen:
Yhteenvetodokumentti sisältää yleistä tietoa yrityksestä: tuotot, kulut, analytiikka
Kulut-asiakirja sisältää tiedot yrityksen kuukausikuluista. Paremman läpinäkyvyyden vuoksi jaettu luokkiin: toimistokulut, verot, henkilöstökulut, mainoskulut, muut kulut.
kuukausikulut
Yhteenveto vuoden kuluista
Tulot-kansio sisältää 12 Google Sheets -tiedostoa, yksi joka kuukausi. Nämä ovat tärkeimmät työasiakirjat, jotka työntekijät täyttävät päivittäin. Ne sisältävät pakollisen kojelautavälilehden ja välilehdet jokaiselle työpäivälle. Kojelauta-välilehti näyttää kaikki tarvittavat tiedot kuluvalle kuukaudelle asioiden nopeaan ymmärtämiseen, ja voit myös asettaa hintoja ja lisätä palveluita.
Kojelauta-välilehti
Päivittäinen välilehti
Liiketoiminnan kehittämisessä alkoi ilmaantua lisätarpeita alennusten, tilausten, lisäpalvelujen ja tapahtumien muodossa. Olemme myös toteuttaneet kaiken tämän ajan myötä, mutta tämä esimerkki näyttää järjestelmän perusversion.
Toimivuuden luominen
Kun selvitin tärkeimmät indikaattorit, kehitin arkkitehtuurin ja tiedonvaihdon entiteettien välillä, aloitin toteutuksen. Ensimmäinen asia, jonka tein, oli luoda Google Sheet -asiakirja Tulot-kansioon. Loin siihen kaksi välilehteä: kojelauta ja kuukauden ensimmäinen päivä, joihin lisäsin seuraavan taulukon.
Päälaskentataulukko
Tämä on päälaskentataulukko, jonka kanssa järjestelmänvalvoja työskentelee. Hänen tarvitsee vain täyttää vaaditut kentät (merkitty punaisella), ja järjestelmä laskee automaattisesti kaikki tarvittavat indikaattorit.
Syöttövirheiden ja käyttömukavuuden vähentämiseksi "Käynnin tyyppi" -kenttä otettiin käyttöön tarjottujen palveluiden avattavana luettelona, jota voimme muokata kojelautasivulla. Tätä varten lisäämme näihin soluihin tietojen vahvistuksen ja osoitamme alueen, josta tiedot otetaan.
Inhimillisten virheiden vähentämiseksi laskelmissa lisäsin automaattisen laskelman asiakkaan huoneessa viettämästä tunteista ja maksettavasta rahamäärästä.
Tätä varten Järjestelmänvalvojan tulee yksinkertaisesti merkitä asiakkaan saapumisaika (sarake E) ja lähtöaika (sarake F) muodossa HH: MM. Lasketakseni kokonaisajan, jonka asiakas viettää pelihuoneessa, käytän tätä kaavaa:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)Palveluiden käytön rahasumman laskemiseksi automaattisesti jouduimme käyttämään monimutkaisempaa kaavaa, koska tunnin hinta voi vaihdella palvelutyypistä riippuen. Siksi minun piti sitoa tiedot kojelautasivun palvelutaulukkoon QUERY-toiminnolla:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)Päätoimintojen lisäksi lisäsin lisätoimintoja ei-toivottujen IFERROR- tai ISBLANK-virheiden poistamiseksi sekä ROUNDDOWN-toiminnon - jotta ei tarvitsisi vaivata pienistä asioista, pyöristin loppusumman alaspäin, asiakasta kohti.
Päätulon (vuokra-ajan) lisäksi lasten leikkihuoneessa on lisätuloja palveluiden tai lelujen myynnin muodossa, ja työntekijät tekevät joitain pieniä kuluja, esimerkiksi maksamalla juomavedestä tai ostamalla karkkia kohteliaisuuksista, kaikki tämä on myös otettava huomioon.
Siksi lisäsin vielä kaksi taulukkoa, joihin tallennamme nämä tiedot:
Merkkien kanssa työskentelyn helpottamiseksi värjäsin ne ja lisäsin soluihin ehdollisen muotoilun.
Päätaulukot ovat valmiit, nyt on laitettava pääindikaattorit erilliseen taulukkoon, jotta näet selkeästi kuinka paljon ansaitsit päivässä ja kuinka paljon tästä rahasta on kassalla ja kuinka paljon kortilla.
Rahan summaamiseksi maksutyypin mukaan käytin jälleen QUERY-toimintoa:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")Työpäivän lopussa järjestelmänvalvojan tarvitsee vain tarkistaa tulot uudelleen, eikä hänen tarvitse tehdä manuaalista uudelleenlaskentaa. Emme pakota henkilöä lisätöihin, ja omistaja voi katsoa ja hallita tilannetta milloin tahansa.
Kaikki tarvittavat taulukot ovat valmiina, nyt kopioimme välilehden jokaiselle päivälle, numeroimme sen ja saamme seuraavat tiedot.
Loistava! Melkein kaikki on valmis, jäljellä on vain näyttää kaikki kuukauden tärkeimmät indikaattorit kojelautavälilehdellä.
Saadaksesi kuukauden kokonaistulot, voit kirjoittaa seuraavan kaavan
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1missä D1 on solu, jossa on päivittäiset tulot, ja "1", "2" ja niin edelleen ovat välilehden nimi. Täsmälleen samalla tavalla saan tietoja lisätuloista ja -kuluista.
Selvyyden vuoksi päätin näyttää kokonaiskannattavuuden kategorioittain. Tätä varten minun piti tehdä monimutkainen valinta ja ryhmittely kaikista välilehdistä ja sitten suodattaa ja poistaa tyhjät ja tarpeettomat rivit.
Kannattavuus kategorioittain
Päätulolaskentatyökalu on valmis, nyt kopioimme tiedoston jokaiselle vuoden kuukaudelle.
Kun tein työkalun tulojen laskentaan ja seurantaan, ryhdyin luomaan kulutaulukon, jossa otamme huomioon kaikki kuukausikulut: vuokrat, palkat, verot, tavaroiden ostot ja muut kulut.
Nykyiseen vuosikansioon loin Google Sheet -asiakirjan ja lisäsin siihen 13 välilehteä, kojelaudan ja XNUMX kuukautta.
Kojelauta-välilehti
Selvyyden vuoksi olen koonnut kojelautavälilehdelle kaikki tarvittavat tiedot vuoden rahoituskuluista.
Ja jokaiseen kuukausivälilehteen loin taulukon, jossa pidämme kirjaa kaikista yrityksen kassakuluista luokittain.
Kuukausi-välilehti
Se osoittautui erittäin käteväksi, nyt voit nähdä ja hallita kaikki yrityksen kulut ja tarvittaessa tarkastella historiaa ja jopa tehdä analytiikkaa.
Koska tiedot tuloista ja kuluista sijaitsevat eri tiedostoissa, eikä niitä ole kovin kätevää seurata, päätin luoda yhden tiedoston, johon koonnut kaikki olennaiset tiedot, joita omistaja tarvitsee yrityksen ohjaamiseen ja johtamiseen. Nimesin tälle tiedostolle "yhteenveto".
pivot-taulukko
Tähän tiedostoon loin taulukon, joka vastaanottaa kuukausittaiset tiedot taulukoista, tähän käytin vakiotoimintoa:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")jossa välitän asiakirjan tunnuksen ensimmäisenä argumenttina ja tuodun alueen toiseksi parametriksi.
Sitten laadin vuosisaldon: kuinka paljon ansaittiin, kuinka paljon kulutettiin, mikä oli voitto, kannattavuus. Visualisoi tarvittavat tiedot.
Ja käyttömukavuuden vuoksi, jotta yrityksen omistaja näkee kaikki tiedot yhdestä paikasta eikä selata tiedostoja, olen integroinut mahdollisuuden valita mikä tahansa kuukausi vuodesta ja näyttää keskeiset indikaattorit reaaliajassa.
Tätä varten loin linkin kuukauden ja asiakirjatunnuksen välille
Sitten loin avattavan luettelon käyttämällä "Data -> Data Validation", määritin linkin alueen ja määritin tuonnin dynaamisella linkillä asiakirjaan
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")Johtopäätös
Kuten näet, yrityksesi prosessien parantaminen ei ole niin vaikeaa kuin miltä se saattaa näyttää, eikä sinun tarvitse olla supertaitoja tehdäksesi sitä. Tietysti tässä järjestelmässä on paljon puutteita, ja liiketoiminnan kasvaessa sen käyttö on mahdotonta, mutta pienyritykselle tai hypoteesin testaamisen alussa tämä on erinomainen ratkaisu.
Tämä pelihuone on työskennellyt tämän ratkaisun parissa kolmatta vuotta ja vasta tänä vuonna, kun ymmärrämme jo selkeästi kaikki prosessit, tunnemme asiakkaamme ja markkinat. Päätimme luoda täysimittaisen online-liiketoiminnanhallintatyökalun.
PS.
Google Sheetsin käyttäminen yrityksesi seuraamiseen ei ole kovin kätevää, etenkään puhelimellasi. Niin minä tein , joka näyttää kaikki keskeiset liiketoiminnan indikaattorit reaaliajassa kätevässä muodossa
Lähde: will.com