Haluaisin jakaa kokemukseni tietokantajärjestelmien käytön kehityksestä online-kielikoulussa GLASHA.
Koulu on perustettu vuonna 2012 ja työnsä alussa kaikki 12 opiskelijaa opiskelivat siellä, joten aikataulujen ja maksujen hallinnassa ei ollut ongelmia. Kuitenkin, kun uusia opiskelijoita kasvoi, kehittyi ja ilmaantui, tietokantajärjestelmän valinnasta tuli akuutti kysymys.
Tehtävänä oli tehdä:
- hakemisto kaikista asiakkaista (opiskelijoista), joka tallentaa heidän koko nimensä, aikavyöhykeensä, yhteystietonsa ja muistiinpanot;
- samanlainen luettelo opettajista, joilla on samat tiedot heistä;
- luo opettajan aikataulu samassa järjestelmässä;
- luoda automaattinen toimintaloki;
- seurata luokkahistoriaasi;
- kirjanpito sekä opiskelijoiden budjettien poistamiseen että opettajien palkanmaksuun;
- järjestelmä opiskelijoiden velallisten jäljittämiseksi;
- muistivihko muistiinpanoille joistakin oppituntien vivahteista ja ponnahdusmuistutuksista.
Kummallista kyllä, kaikki tämä monimutkainen raportointi tehtiin Excelillä.
Lisäksi laskentataulukoiden avulla oli mahdollista yhdistää opiskelijoiden budjetit yhdeksi (jos saman perheen jäsenet opiskelevat), yhdistää opettajien budjetteja (jos he edustavat kumppanikouluja), syöttää erilaisia kertoimia opettajille maksettaville maksuille, asettaa erilaisia hinnastoja opiskelijoille, seurata Skype-koulun operaattoreiden bonuksia ja sakkoja, tarkastella maksujen ja oppituntien analyyseja.
Kuitenkin, kun opiskelijoiden määrä nousi kahteen sataan ja opettajien määrä 75:een, tämä Excel-ominaisuuksien partaalla tehty toiminto lakkasi olemasta kätevä.
Ensinnäkin raporttien määrästä tuli riittämätön hallintajärjestelmälle, ja toiseksi offline-versio vaati säännöllistä puhdistusta suuren nopeuden ylläpitämiseksi. Lisäksi vaadittiin integraatio robottien kanssa opettajien vapaan paikan tarkistamiseksi, saldon tarkistamiseksi opiskelijoiden pyynnöstä, tekstiviestien lähettämiseksi oppituntien peruuttamisesta jne.
Ja ajan myötä loimme GLASHA-verkkosovelluksen, joka on pohjimmiltaan , jonka avulla voit suunnitella opettajien työtaakkaa, ylläpitää opiskelijoiden henkilökohtaisia aikatauluja ja pitää myös talouskirjanpitoa.. Tämän ansiosta erilaisia raportointimuotoja tuli saataville, kuukausittaisen tietokantakorjauksen tarve poistui, tuli mahdolliseksi luoda asiakkaan henkilökohtainen tili ja lataa sinne kotitehtävät ja tietotestit , linkitä aikataulu kunkin opiskelijan aikavyöhykkeeseen jne.
Uskon, että tällainen suunnittelujärjestelmä olisi hyödyllinen kaikentyyppisten yritysten optimoinnissa.
Lähde: will.com