Hei kaikki, nimeni on Konstantin Kuznetsov, olen RocketSalesin toimitusjohtaja ja perustaja. IT-alalla on melko yleinen tarina, kun kehitysosasto elää omassa universumissaan. Tässä maailmankaikkeudessa jokaisella työpöydällä on ilmankostuttimet, joukko laitteita ja puhdistusaineita näytöille ja näppäimistöille sekä todennäköisesti oma tehtävä- ja projektinhallintajärjestelmä.
Mitä siinä on?
Ehkä joillekin se ei ole mitään. Mutta törmäsimme ongelmaan. Rakennamme ja automatisoimme myyntijärjestelmiä, toteutamme CRM:n ja luomme pilviinfrastruktuuria yrityksille. Asiakasprojekteissa on kehitys- ja tuotantoosastojen lisäksi usein markkinoijia, myyjiä, kirjanpitäjiä ja muita työntekijöitä. Ja aloimme miettiä, kuinka organisoida tehokas projektinhallintaprosessi.
Jos kehitys- ja tuotantoprosessi järjestetään alustalla, kuten Jira tai GitLab, niin kukaan muu kuin kehitys ei ymmärrä mitä on. Jos haluat ottaa kolmannen osapuolen työntekijän mukaan projektiin, sinun täytyy tavata hänet, selittää konteksti, tallentaa tehtävä jonnekin, seurata sitten valmiusastetta työkeskusteluissa, saada tulos chatin kautta ja syöttää se Jiraan. Ja niin joka kerta.
Kehitys on katkaistu yrityksen muilta osastoilta, he eivät osaa ottaa meitä mukaan, emmekä tiedä tarvitsevatko he osallistumistamme.
Pari vuotta sitten löysimme Asana-alustan. Tässä materiaalissa haluan kertoa, kuinka organisoimme kehitys- ja tuotannonhallintaprosessin, jotta:
- koko yritys työskenteli yhdessä ekosysteemissä,
- kaikilla oli tarpeeksi toimintoja,
- oli mahdollista arvioida kunkin projektin kustannukset tunneissa ja rahassa,
- asiakkaiden kanssa työskentely oli pitkäkestoista: ei yhden tehtävän puitteissa, vaan kokonaisen projektin puitteissa jatkuvalla ideointiruuhkalla.
Hieman Asanaan tutustumisesta
Etsin 10 vuotta käteviä ohjelmistoja projektinhallintaan. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 ja kymmenet muut tehtäväseuraajat eivät läpäisseet vahvuustestiä. Sitten löysin Asanan. Ja kaikki sujui.
Mielestämme tämä on paras ja nopeimmin kasvava alusta tehtävä- ja projektinhallintaan. Nykyään Asana on maailman johtava suosion ja käyttäjätyytyväisyyden suhteen. Tämän todistaa g2-luokitustaulukko.
Olemme Asanan faneja, saimme jopa sertifikaatin pystyäksemme toteuttamaan sen asiakkaillemme.
Kuvaan lyhyesti prosessia myynnistä projektin toteuttamiseen
Koska myymme IT-palveluita, suppilomme on melko pitkä ja menee loppua kohti tuotanto- ja joskus kehitysosastolle.
Myyntiosasto suorittaa vakiomanipulaatioita: auditointi, CP:n hyväksyntä, sopimuksen allekirjoittaminen, kaupan siirtäminen tuotantoon. Tuotanto ei saa hyväksyä sopimusta: siinä on ilmoitettava budjetti, tuotantoon siirtymisen päivämäärä ja arvioitu aikarahasto hankkeen toteuttamiselle.
AmoCRM + Asana -yhdistelmän ansiosta siirrettäessä tapahtumaa myyntiosastolta tuotantoon ja takaisin työ ei keskeydy missään. Sininen osoittaa myyntiosaston vastuualueen, oranssi tuotantoosaston ja vaaleanpunainen kehitysosaston.
On tärkeää, että kehitysosasto, toisin kuin suunnitteluosasto, ei ole mukana jokaisessa projektissa. Joskus järjestelmän käyttöönotto ei vaadi mukautettuja ratkaisuja.
Joten kun johtaja hyväksyi projektin tuotantoon, myyntipäällikkö siirtyy Asanaan yhdellä napsautuksella (kuvakaappaus). AmoCRM:stä projekti luodaan automaattisesti Asanassa.
Tehtävä (tehtävä) projektikartalla ja kaupallisilla ehdotuksilla luodaan automaattisesti yhteiselle asiakasprojektitaululle. Kaikki tällä hetkellä tuotannossa olevat asiakkaat näkyvät täällä. Täällä nimetään vastuullinen johtaja, asetetaan määräajat, valitaan työn tyyppi ja muutetaan tehtävien tiloja.
Johtaja voi käynnistää minkä tahansa tehtävässä ehdotetuista automaattisista liiketoimintaprosesseista:
- Etsi/luo asiakasprojekti + Liitä tehtävä siihen
- Täytä tehtävä tapahtumatiedoilla
- Luo sopimus nykyisestä tehtävästä
Projekti on täytetty kaikilla amoCRM:ssä määritellyillä tiedoilla. Palvelutyypistä riippuen luodaan välittömästi joukko alitehtäviä toteuttamaan varsinaiset työlohkot. Projektipäällikkö jatkaa yksityiskohtaisten tehtävien purkamista, vastuiden ja määräaikojen jakamista.
Tämä hallitus auttaa uusien projektien toteuttamisessa. Mutta nykytilan ja vaarassa olevien hankkeiden läsnäolon seuranta on hankalaa.
Miten ryhmittelemme asiakkaiden tehtävät ja projektit
Kaikkien projektien yleishallituksesta johtaja lisää projektin kolmeen muuhun tauluun:
- asiakkaan henkilökohtainen taulu;
- aktiivisten asiakkaiden portfolio;
- johtajan portfolio.
Selvitetään, miksi tarvitsemme jokaista kokonaisuutta.
Kuvakaappauksessa näet asiakkaan henkilökohtainen taulu.
Miksi tämä taulu?
Aiemmin ajattelimme tehtäviä. Suoritin tehtävän ja menin tekemään toista. Kävi ilmi, että teimme asiakkaalle juuri sen verran työtä kuin hän pyysi. Halusimme kuitenkin rakentaa pitkäaikaisia suhteita, joten siirryimme tehtävien parissa työskentelemisestä asiakkaiden kanssa työskentelemiseen.
Varmistamme, että kirjoitamme kaikki parannusideat asiakkaalle muistiin. Vaikka se olisi asiakkaan vahingossa ilmaan heittämä ajatus, korjaamme sen ja viimeistelemme sen. Näin muodostuu tehtävien ruuhka, työ asiakkaan kanssa ei lopu.
Mitä tällä palstalla on?
Asanamme on yhteydessä useisiin palveluihin:
- CRM-järjestelmä (vuorovaikutusta varten myyntiosaston kanssa),
- TimeDoctor (ajan seurantaan),
- ERP-järjestelmä (kaikkien tietojen yhdistämiseen yhdessä rajapinnassa).
Olemme ottaneet käyttöön nopean resurssien ohjauspaneelin Asanassa. Osoitat tehtävän yläpuolella olevaa levyä ja näet, kuka työskenteli tehtävässä ja kuinka kauan sekä minkä bonuksen he ansaitsivat.
Tuotantoosaston työ on tuntiarvioitua, joten meille oli tärkeää seurata tarkasti, kuinka paljon aikaa kukin työntekijä käyttää asiakkaan ongelmien ratkaisemiseen.
Mitä hyötyä taulun käytöstä on?
Tämän seurauksena ERP-järjestelmässä näemme Projekti raportti. Tapahtuman tila, projektin osallistujat, projektin budjetti, työtuntien määrä ja määräajat.
Voimme ennustaa vastaavien kehitysprojektien kustannukset, KPI-laskelmat muuttuvat täysin läpinäkyviksi, eikä ole varaa illuusioihin, että kehitys kestää vain pari tuntia. Tarvittaessa meillä on aina käyttöliittymä, jonka voimme näyttää asiakkaalle raportointia varten.
Asana-salkut
Tämä toiminto on otettu käyttöön Asanassa pitkään. Mutta emme heti arvostaneet sitä. Aluksi yksinkertaisesti keräsimme kaikki johtajiemme projektit portfolioihin. Kävi ilmi, että Denis Kiselev työskenteli yrityksessä ollessaan 61 asiakkaan kanssa.
On hienoa tietää, mutta se ei riitä perustelemaan sen keräämiseen käytettyä aikaa. Ja teimme maalin salkuista. Kaikki muuttui, kun rinnastimme Asana-projektin yhteen tapahtumaan CRM-järjestelmässä.
Aiemmin johtaja tilasi kaikki projektit ja sai ilmoitukset kaikista muutoksista Saapuneet-kansioon (ilmoitussyöte). Jokainen tilapäivitys ja uusi kommentti näytettiin syötteessä uusimmasta alkaen. Maanantaina johtaja istui alas ja suoritti tehtävät postilaatikosta peräkkäin. Prioriteeteista ei puhuttu, ja joskus tärkeitä tehtäviä ei saavutettukaan.
Nyt on olemassa työntekijäportfolio ja projektiosaston portfolio. Ensimmäisessä johtaja hallitsee projektejaan, toinen antaa johtajalle ohjaustoiminnon koskien kaikkien työntekijöiden nykyistä työtaakkaa.
Suunnitteluosaston portfolio
Kuvakaappauksessa näet projektit työntekijäkohtaisesti lajiteltuina.
Kerran viikossa projektipäällikkö päivittää kunkin projektin tilan. Kirjoittaa, mitä viime viikolla tehtiin ja mitä on suunniteltu ensi viikolle. Asettaa yhden kolmesta tunnisteesta: hallinnassa, vaarassa, on ongelmia.
Johtaja voi nopeasti arvioida:
- suunnitteluosaston nykyinen asiakasmäärä,
- työssä olevien projektien määrä jokaiselle johtajalle,
- myöhässä olevien tehtävien määrä projekteissa,
- ongelmien olemassaolo ja tarve osallistua projekteihin,
- projektin määräajat, käytetty aika, suppilovaihe ja projektin prioriteetti.
Portfoliot auttavat meitä myös raportoinnissa. Projektin tilan päivityksen jälkeen asiakaschatiin lähetetään automaattisesti raportti suoritetusta ja suunnitellusta työstä.
Työntekijän portfolio
Jopa suunnitteluosaston johtajalla on oma portfolio. Jos, pah-pah-pah, hän poistaa valtuutensa, uusi henkilö näkee kaikki hallinnassaan olevat projektit, joita hänen on jatkettava.
Linjan työntekijät arvostivat myös salkun kuormituksen suunnittelun mukavuutta. "Lataa"-välilehdellä Asana analysoi tehtävien määrän ottaen huomioon määräajat ja varoittaa, jos työntekijä on suunnitellut liikaa tehtäviä. Voit muuttaa määräaikoja ja muokata tietoja poistumatta tästä välilehdestä.
Virheiden ratkaisu ja räätälöity kehitys
Meillä on erillinen kehitystyöryhmä. Osana liiketoimintaprosessia se saa kahdenlaisia tehtäviä:
- bugi,
- uusi kehitysaskel.
Tekninen tukipalvelu tarkistaa, arvioi virheet ja siirtää ne työhön.
Kehitystehtävät tulevat joko yrityksen sisäisestä tuotevarastosta tai projektipäälliköltä, mikäli asiakkaalta on vastaava pyyntö.
Kehitysprosessi näyttää yleisesti ottaen tältä.
Tehtävät kuuluvat Asanan kehityslautakunnalle. Tässä hän on.
Tehtäväjohtaja valitsee tyypin "Bug" tai "Feature", asettaa kriittisyyden asteen, osoittaa asiakkaan ja yrityksen sisäiset osastot, joihin tehtävä vaikuttaa. Kun tehtävä täyttää kaikki sisäisten määräysten vaatimukset, luoja klikkaa tehtävän yläpalkissa olevaa salamakuvaketta ja käynnistää automaattisen liiketoimintaprosessin ”Arvioi kehitysvaiheessa”.
Kehittämisosaston johtaja saa ilmoituksen uudesta tehtävästä arvioitavaksi ja itse tehtävä siirretään erilliselle samannimiselle lautakunnalle arvioinnin ajaksi.
Arvioinnin jälkeen johtaja siirtää tehtävän sprinttiin, joka vastaa suunniteltua valmistumiskuukautta. Tehtävät ovat aina usealla taululla samaan aikaan:
- projektipäällikön henkilökohtaisella paneelilla,
- teknisen tuen hallituksessa,
- kehityslautakunnassa.
Kaikki osallistujat ja tehtävää seuraavat työntekijät näkevät tehtävän etenemisen, saavat ilmoituksia ja käyvät keskusteluja suoraan tehtävän kommenteissa. Kun tehtävä on suoritettu, projektipäällikkö tai vastaava teknisen tuen asiantuntija "ottaa" sen puolelleen jatkaakseen työskentelyä projektin parissa.
Mitä tapahtui, kun saimme kehitys- ja tuotantoosastot takaisin yhteen ympäristöön tiimin kanssa?
Ensinnäkin asiakasprojektit ovat muuttuneet pitkäjänteisemmiksi. Jatkuvasti täydentyvän tilauskannan vuoksi keskimääräinen lasku kasvoi.
Toiseksi projektien laatu on parantunut huomattavasti, koska kehitysosastolla oli milloin tahansa mahdollisuus esittää kysymyksiä markkinointiin, myyntiin, kirjanpitoon jne. Pystyimme yhdistämään tiimin tarvittavat osaamiset ajoissa ja tarjoamaan täysin eritasoisia ratkaisuja.
kolmanneksi työntekijät, johtajat ja asiakkaat saivat täyden läpinäkyvyyden suunniteltujen ja suoritettujen tehtävien suhteen. Opimme HALLINTA projekteja ja ymmärsimme, että tämä on ehdottoman tekninen prosessi, josta inhimillinen tekijä voidaan eliminoida lähes kokonaan.
neljänneksi joukkueesta on tullut yhtenäisempi. Aikaisemmin työntekijöillä ei ollut aavistustakaan siitä, mitä myyttinen kehitys- ja tuotantoosasto teki.
Nyt kun tarkastellaan järjestelmien kehitysprosessia ja teknistä konfigurointia:
- myyntiosasto löytää siitä ideoita ja inspiraatiota myymiseen,
- markkinoijat ottavat säännöllisesti hyödyllistä sisältöä viesteihin, artikkeleihin, sijoitus- ja mainosteksteihin,
- johtajat analysoivat asiakkaiden tarpeita ja käyttäytymistä ja muokkaavat strategiaa.
Tuloksena oli win-win-win-muutos, josta me, asiakkaamme ja kumppanimme hyötyimme. Olisin iloinen, jos jaat mielipiteesi kommenteissa: oliko artikkelissani jotain hyödyllistä ja mitä projektinhallintamenetelmiä käytät kehityksessä!
Lähde: will.com