Hei taas. Tämä on jatkoa artikkelille opiskelijahackathonin järjestämisestä.
Tällä kertaa kerron ongelmista, jotka ilmenivät juuri hackathonin aikana ja kuinka ratkaisimme ne, paikallisista tapahtumista, jotka lisäsimme standardiin "koodaa paljon ja syö pizzaa" sekä vinkkejä siitä, mitä sovelluksia on helpompi käyttää järjestää tämän laajuisia tapahtumia.
Kun kaikki taloudelliset valmistelut on saatu päätökseen, alkaa mielenkiintoisin vaihe: työmaan valmistelu. Täältä löydät suurimman määrän ongelmia ja ongelmia, joita et edes ajattele. Aloitetaan tilaamalla erilaisia välipaloja ja varusteita. Tämä johtaa välittömästi kahteen pääongelmaan: kuka vastaanottaa ne ja mihin se kaikki laitetaan? Muistutan vielä kerran, että kaikki järjestäjät ovat opiskelijoita ja itse hackathon pidettiin 26.-27., eli tasan puolivälissä kolmannesta. Jokaiseen tilaukseen tarvitsimme 4-5 henkilöä (tapahtuman mittakaavassa saimme helposti 20-30 laatikkoa juomia kerralla) ja ainoa vaihtoehtomme oli etsiä vapaaehtoisia muiden kurssien joukosta. Voit toki käyttää Facebook-ryhmiä löytääksesi ne, mutta Slack on kansanedustaja. Voit luoda jokaiselle toimitukselle erillisen kanavan, integroida ne Trelloon (toimintoluetteloiden luomiseen tarkoitettu sovellus) ja lisätä sitten auttamaan suostuneet ja tallentaa kaiken Trelloon vastaanotetun. Joten kaikki on vastaanotettu, vaikka oletetaan, että toimitus oli oikeaan yliopistorakennukseen (pari kertaa toimitettiin muihin rakennuksiin, ja okei, Imperial oli melkein kokonaan South Kensingtonissa, ne olisi voitu toimittaa Lontoon yliopisto vahingossa) ja että meillä on tarpeeksi ihmisiä ja useita kärryjä erityisen raskaiden kuormien kuljettamiseen, mitä seuraavaksi? Mihin kaiken tämän lastin pitäisi mennä? Jokaisella suurella yliopistoyhteisöllä on oma pieni varasto tällaisia tapahtumia varten. Valitettavasti kaikki ei välttämättä mahdu 2x3-huoneeseen. Täällä yliopistosponsorit tulivat avuksemme. Ylioppilaskunnalta toimitettiin kumppanillemme useita tonneja (!) juomia ja välipaloja. Pieni poikkeama. Jokaisella tiedekunnalla on oma ammattiliittonsa: tekniikan, lääketieteen, tieteellisen ja geologisen. Insinööriosastollamme on noin 2 vapaata huonetta (mutta tshh, en tiedä kuinka paljon tämä edes noudattaa yliopiston sääntöjä) muutettiin kokonaan (!) varastoiksi yhtä tapahtumaa varten. Seuraavaksi tulee aikaviive siitä, kuinka saimme nämä asiat pois sieltä. Selkäni ei kiittänyt minua ollenkaan jälkeenpäin.
On erittäin vaikea löytää, missä kaikki nämä tavarat säilytetään, ja vielä vaikeampaa jakaa niitä oikein. Viitteeksi: vyöhykkeitä on yhteensä 3. Alempi ja 2 ylempää hackathonia. Koot ovat suunnilleen samat, eikä jakelussa yleensä ole ongelmia. Kunnes ilmestyy ihmisiä, joilla on erityisruokavaliot. Vegaanit, kasvissyöjät ja monet muut. Lähetämme aina kyselylomakkeen etukäteen, jotta tiedämme, kuinka paljon tilaamme. Luonnollisesti sähköpostit unohtuvat ja katoavat. Siksi lisäämme aina 20% päätilaukseen ylimääräisinä erikoisvaihtoehtoina, kuten margaritat gluteenittomalla taikinalla. Kallis? Epäilemättä. Mutta viimeinen asia, jota tarvitsemme, ovat militanttiset vegaanit, jotka eivät saa tarpeekseen eläinttömästä ruoasta. Nykyaikaiset ongelmat vaativat nykyaikaisia ratkaisuja.
Sanotaan, että kaikki sopii kuin ihmeen kaupalla. Taikuutta, ei vähempää. Vaikka kaikki vietiin paikoilleen yhdessä yössä. Mitä seuraavaksi? Muistatko mitä sanoin "swagista"? Niin, ja muuten, jokaisella sponsorilla on sellainen. Ja ne kaikki on suunniteltu vähintään 200 hengelle ja suurille sponsoreille yleensä 300. Se on myös varastoitava, mutta se ei ole pääasia. Sanoin myös, että meillä on oma "swag". Ja tässä se on 500 hengelle. Ja ongelma on sen pirstoutuminen. Moni asia saapui hackathonia edeltävänä iltana, eikä siihen ollut mahdollisuutta olla valmis. Lisäksi kaikki nämä asiat on pakattava huolellisesti pusseihin. 500 kappaletta. 500, Karl. Joten jouduimme järjestämään improvisoidun kuljettimen: baarissa oli seteleitä alkoholijuomiin, T-paitoja, settejä hammastahnalla ja harjalla, mukeja, tarroja ja en edes muista kuinka paljon muuta. Ja huolimatta siitä, että tilasimme tämän kauneuden eri toimittajilta ja ne kaikki saapuivat eri aikoina. Jouduin tekemään kovasti töitä, jotta itse tapahtuman järjestämisen bonuksena työskentelin myös osa-aikaisesti tehtaalla. Spoileri: lopetimme valmistelut klo 4 ja aloitimme klo 8. Pysyin vain puoleen yöhön asti, jotta voisin olla päivystyksessä loppuyön. Sitten tulee melko tylsä osuus pöytien järjestämisestä, jatkojohtojen ja muun pakollisen roskan järjestämisestä.
X-tunti on koittanut. Sponsorit saapuvat ajoissa, asettuvat paikalleen ja asettelevat taktisesti "swattinsa" houkutellakseen lisää opiskelijoita. Ikimuistoinen: yksi yritys avajaisissa sanoi, että työnantajia on kahdenlaisia. Hyvin maksavat kunnioittavat työntekijöitään ja antavat heidän kehittyä luovasti. Kuten (yrityksen nimi). Ja kaikki muut sponsorit voivat kertoa jälkimmäisestä omalla esimerkillään. Tästä lauseesta tuli ehdokas parhaan meemin palkinnolle (sitä palkinnosta viimeisen artikkelin lopussa). Opiskelijat saapuvat paikalle mahdollisimman aikaisin nappaamaan mahdollisimman monta tavaraa ilmaiseksi. Tässä muutama sana siitä, kuinka päästimme heidät sisään. Liput ostetaan Eventbridesta ja kaikilla järjestäjillä on skannaussovellus. Ongelmat alkavat, kun osallistujat eivät lue ehtoja: alaikäraja on esimerkiksi 18 vuotta tai ota passi mukaan, tai edes lippuja ei voi siirtää määräajan jälkeen (kolme päivää ennen hackathonia). Monet joutuvat valitettavasti kieltäytymään. Mutta mitä muistan: kaksi, jotka unohtivat passinsa Lontoosta, joten he vain menivät kotiin ja ottivat ne mukaansa. Annoimme lipun saaneiden kulkea kaikkien muiden perässä, he skannasivat liput, jotta omistaja ei myöhemmin yrittäisi lipsahtaa läpi bonuksella.
Nyt vähän itse lippujen ongelmista: niitä on vain noin 400. Lisäksi muutama ylioppilaille erolahjaksi. Aluksi säilytimme ne yliopiston nettisivuilla, mutta ne putosivat tasaisesti 10 minuuttia ennen myynnin alkua aina 30 minuuttiin alkamisen jälkeen, ja ne jaettiin täysin satunnaisesti osallistujien kesken. Olen jo vaiti kilpailuolosuhteista, joiden takia myimme keskimäärin 20-30 enemmän kuin olisi pitänyt. Ratkaisu oli Eventbriden verkkosivusto. Se käsittelee kuorman täydellisesti, liput lentävät keskimäärin 1-3 sekunnissa erää kohden ja ne julkaistaan täsmälleen aikataulussa. Mutta tässä syntyy toinen ongelma: osallistujien rehellisyys. Ensimmäisestä Google-linkistä lähtien voit ladata ja määrittää botin, ja ihannetapauksessa yritämme pelotella tällaiset älykkäät ihmiset peruuttamaan lippunsa. Todellisuudessa on lähes mahdotonta todistaa, että et käyttänyt/käyttänyt bottia. Liput puolestaan jaetaan Imperial/kaikkiin muihin ja (pientä syrjintää) meidän opiskelijoille niitä on hieman enemmän. Nämä ovat säännöt, jotta osasto voi auttaa.
Seuraavaksi ovat tarkemmat valmisteluongelmat. Yksi tapahtumista, joita pidämme lähempänä puoltayötä, on avoin baari. Hackathon-kulttuurissa ja unen puutteessa tämä ei luonnollisesti ole aina hyvä idea. Siksi harvat ihmiset käyvät. Mutta ne, jotka tulevat, ovat aina iloisia, juomat ovat ilmaisia (jopa 5 GBP), melko suuri tarjonta kuponkeja, ja tämä on loistava tapa rentoutua koko päivän non-stop hackathonin jälkeen. Haitat ovat todennäköisempiä järjestäjille: monet hiljaisuudessa, vaikka järjestäjät ovat kyllästyneet katsomaan kaikkea, onnistuvat juopumaan melkoisesti. Tietysti meidän tehtävämme on käsitellä niitä. Mutta siitä ei koskaan tullut mitään vakavia ongelmia. On tärkeää huomata, että kuten hackathonilla, iltabaarilla on sponsori. Tänä vuonna he olivat räjähdysmäisiä ja ostivat "jääkäripommeja" kaikille läsnäolijoille. Oli hyvin vaikea selittää (mitä minä olen kaikkien puolesta, kaada lisää), että puolikuolleet osallistujat kampuksella ovat hieman erilaisia kuin ne, jotka he haluavat palkata yritykseensä ja lopettaa tämän kaaoksen noin 30. cocktailissa. Sen jälkeen oli legendaarinen Nandos-kanatoimitus.
Se on legendaarista, koska paikallisten ravintoloiden omistajat tulivat toimituskavereidensa kanssa katsomaan, kuka päätti maksaa useita tuhansia kanaa lauantai-iltana. Kaiken purkaminen ja jakaminen vyöhykkeiden välillä kesti yhteensä 2 tuntia ja 30 vapaaehtoista. Valokuvat liitteenä. Älä unohda huutaa "vegaanit täällä", muuten he syövät kasvisruokaa vegaaniruoan sijaan ja sitten kiroavat sinut. Toinen mieleenpainuva tapahtuma oli karaoke. Kaikki juhlivat siellä jo, me mukaan lukien. Kuvittele vain: 200 ihmistä miehittää luentosalin klo 2 yöllä ja laulaa täysin satunnaisia kappaleita (laulin Let It Go, siskoni olisi ylpeä). Oli ihania, mutta taas tyypillisiä ongelmia: varusteiden tuominen, asettaminen, neuvotteleminen vartijan ja kirjaston kanssa (lauantai-ilta on erittäin suosittu vierailuaika), jotta meitä ei potkittaisi ulos. Vartijaa pyydettiin laulamaan, mutta he kieltäytyivät.
Tämä kaikki on tietysti hauskaa. Mutta. Hackathon kestää kaksi päivää: osallistujat voivat tulla ja mennä. Järjestäjät eivät ole. Yhteensä nukuin kahdessa päivässä 3.5 tuntia ja edellisenä päivänä 5 tuntia. Ja tämä johtuu siitä, että muut vapaaehtoiset pakottivat sen (ja baariin meneminen tuntui). Nukkua sai joko erillisessä huoneessa joogamatoilla tai missä vain. Nukuin tuolilla, se ei ole laissa kiellettyä, nukun missä haluan. Pääasia on, että jokaisella hackzone-alueella on oltava 3 henkilöä hereillä. Toinen tehtävä oli tarkistaa projektori ajoittain, koska se saattoi ylikuumentua eikä meillä todellakaan ollut ylimääräistä rahaa korjauksiin. Sen pystyttämiseen tarvitsimme 6 henkilöä ja 2 kärryä. Yleensä risat olivat kiireisiä melkein koko ajan. Jossain vaiheessa aloimme jakaa popcornia ja hattaraa, taas olimme me niitä, jotka tekivät ruoan. Paloturvallisuusluokitus putosi merkittävästi, kun otin popcornit pois lämmitellessäni "koska nyt ne lentävät sisään, eikä minulla ole enää yhtään jäljellä".
Tämä osa kävi läpi monia organisaation ongelmia ja niiden ratkaisuja. Insinöörejä sentään. Mutta kulissien taakse jäi valtava määrä asioita: mitä ongelmia itse hackathonissa oli, palkintojen ja palkintojen valinta, kuinka "älykäs" äänestys toimi, sponsoreiden arvostelut ja miten toimimme tilojen siivouksessa viikon kuluttua. tapahtuma. Ja myös pieni jousto: tämä on ensimmäinen opiskelijahackathon, joka on saanut BBC:n kattavuuden. Kirjoitan tästä myös tämän hackathon-sagan seuraavassa jaksossa. Aloitan kirjoittamisen pian, mutta toistaiseksi tässä sähköpostini: [sähköposti suojattu] ja hankkeen nettisivut:
Lähde: will.com