Kuinka suorittaa 70 tehtävää päivässä: elämä tehtäväseuraajilla on hyvää elämää

Yritin hoitaa tehtäviä systemaattisesti ehkä 20-25 kertaa. Ja jokainen yritys epäonnistui, kuten nyt ymmärrän, kahdesta syystä.

Ensinnäkin, jotta voit käyttää aikaa tehtävien suorittamiseen, sinun on ymmärrettävä, miksi tämä tehdään.
Aloitat tehtävien hallinnan, vietät niihin aikaa, teet vähemmän tehtäviä, kaikki alkaa kerääntyä - mitä varten?

Mikä tahansa työ on vaikea tehdä, kun ei ymmärrä miksi. "Elämäsi järjestys" ei ole sopivin tavoite, koska "järjestetty elämä" on melko epämääräinen ilmiö. Mutta "vähennä ahdistustasoa vähentämällä epävarmuutta" on paljon tarkempi ja parempi tavoite, johon voidaan helposti käyttää tunti päivässä.

Toiseksi kaikki menetelmät, jotka olen lukenut, kuvaavat välittömästi prosessin lopullista tilaa. "Sinun täytyy ottaa ToDoIst, jakaa se projekteihin, integroida kalenteriin, käydä läpi viikon tehtävät, priorisoida ne..." Tätä on vaikea aloittaa heti. Kuten ohjelmistokehityksessä, uskon, että sinun on käytettävä progressiivinen jpeg-menetelmä - iteratiivisesti.

Siksi käyn läpi "iteraationi", ja ehkä samassa muodossa se on hyödyllinen sinulle. Loppujen lopuksi, mikä on hyvä syy käyttää toukokuun lomaa palatakseen töihin (suhteellisen) uuden paradigman avulla?

Voit lukea kuinka päädyin tähän täällä.

Trello, pari listaa

Luomme vain 4 listaa, käytämme työpöytä- ja mobiilisovelluksia.

Listat:

• Tehtävät – kirjoita tähän muistiin kaikki mieleen tulevat tehtävät. Ja kirjoita ne heti, kun ne tulevat mieleen. "Roskien heittäminen pois" on tehtävä. "Pese astiat" on tehtävä. "Ajoita suunnittelukokous" on tehtävä. No, ja niin edelleen. Selkeimmätkin tai tärkeimmät asiat voivat unohtua, jos jotain odottamatonta tapahtuu tai sinulla on vain ollut vaikea päivä.
• Tehtävät tälle päivälle - Joka ilta siirrän asioita "To-Do" -taululta "To-Do for Today" -taululle. Jos osa työstäsi jää sinne illalla, se on normaalia; siitä lisää alla. Ajan myötä alat ymmärtää, kuinka monta tehtävää luettelossa voi olla, jotta suurin osa niistä voidaan suorittaa suunniteltuna päivänä.
• Tehty tänään. Tämä taulu on tärkein tapa vähentää ahdistusta "en saanut mitään aikaiseksi tänään" ja hyvä tapa pohtia itseorganisaatiota. Kirjoitan tänne kaikki tänään tekemäni tehtävät, myös ne, jotka eivät ole suunnitellussa listassa. "Soitin Vasyalle asiakirjoista", hän kirjoitti sen muistiin. "He pyysivät minua allekirjoittamaan paperit", kirjoitin muistiin. "Keskustelimme sopimuksesta Antonin kanssa", hän kirjoitti muistiin. Näin päivän päätteeksi ymmärrät, mihin todella käytit aikasi ja mitä olisit voinut jättää tekemättä näistä tehtävistä vain suunnitelman toteuttamisen vuoksi.
• Valmis – luettelo kaikista suoritetuista tehtävistä. Päivän alussa tai lopussa siirrän ne "Valmis tänään" -kohdasta "Valmis". Pohjimmiltaan se on roskakori, josta löydät yksinkertaisesti suoritetut tehtävät, ja siksi se tarvitsee säännöllistä puhdistusta.

Trello, "minikalenteri"

Jossain vaiheessa käy selväksi, että jotkin tehtävät ovat nimenomaan aikasidottuja, eikä niitä halua unohtaa viikon aikana, jotta tälle ajalle ei suunnitella jotain muuta. Minulla on aina ollut vaikeuksia kalenterin kanssa, joten lisäsin useita tauluja, joiden nimi oli "Maanantaitehtävät", "Tiistain tehtävät" jne., joihin aloin listata aikasidonnaisia. dos.

Siten, kun ihmiset kysyvät minulta: "Voimmeko puhua torstaina klo 16?" - Menen vain sopivalle taululle ja katson, mitä olemme kirjoittaneet sinne tällä kertaa. Emmekä saa unohtaa siirtää tehtäviä luetteloiden välillä ajoissa viikon aikana: esimerkiksi "torstai-tehtävät", kun torstai tulee - "tänpäivän tehtävät".

Miksei kalenteri? Minulle on hirvittävän vaikeaa käyttää kahta apuohjelmaa samanaikaisesti. Jos käytän kalenteria tähän, minun on mentävä siihen, täytettävä se ja tarkistettava säännöllisesti, jos olen unohtanut jotain...

Tässä vaiheessa olen saavuttanut Trellon rajat. Suurin ongelma oli, että vuorokaudessa kirjattiin yli 50 tehtävää ja sekä yleisluetteloon että päiviin sidottuja tehtäviä oli melko suuri joukko. Miten ymmärrän, että olen jo kirjoittanut tehtävän, joka minun on tehtävä? Kaksoiskappaleita alkoi ilmestyä. Kuinka priorisoida samanaikaisesti kaikki yhden projektin tehtävät? Kuinka antaa muille mahdollisuus nähdä kalenterisuunnitelmasi?

Tarvitsin järjestelmän, joka säilyttää suhteellisen helppouden:

1. Voisin ryhmitellä tehtäviä projekteittain.
2. Luo kalenterilinkki (tee se huomenna) ja siirrä se automaattisesti tämän päivän tehtäviin, kun päivä koittaa.
3. Integroituu Google-kalenteriin.

Tässä palasin ToDoistiin, ja tässä vaiheessa se osoittautui sopivimmaksi ratkaisuksi.

Nykyinen säie ToDoistissa

Saapuneet

Kirjoitan saapuvat tehtävät Inboxiin, jotka yritän selvittää välittömästi. Jäsentäminen tarkoittaa:

• Tehtävän valmistumispäivämäärän määrittäminen (lyhyille tehtäville asetan useimmiten Tänään, ja iltaan mennessä ymmärrän, milloin se itse asiassa voidaan tehdä).
• Hankkeen määrittäminen, jolle tehtävä voidaan liittää (tilastot ja kyky jotenkin muuttaa kaikkien projektin tehtävien prioriteettia).

Tehtävät, jotka tulevat mieleen ja joita ei tarvitse tehdä lähitulevaisuudessa, menevät projekteihin Luokittelematon henkilökohtainen ("Ota mukinpidikkeet autoon") ja Luokittelematon työ ("Mieti, milloin voimme järjestää strategisen PR-istunnon"). ToDoist antaa sinun antaa toistuvia tehtäviä, joten joka viikonloppu minulla on tehtävä nimeltä "Uncategorized Personal" ja joka maanantai "Uncategorized Work".

Kalenterin integrointi
ToDoist integroituu täydellisesti Google-kalenteriin molempiin suuntiin. Jaan kalenterin kollegoilleni, jotta he näkevät, milloin he eivät todellakaan tavoita minua.

Samalla kalenterista tehtävät siirtyvät päinvastaiseen suuntaan: voin sanoa "Seryoga, katso perjantain aikani ja kirjoita sinne tapaaminen", joka näkyy sekä kalenterissa että ToDoistissa. Joten itse asiassa aloin käyttää kalenteria ensimmäistä kertaa ilman, että minun piti luoda siihen tapahtumia.

Ei-operatiivisten saapuvien tehtävien käsittely

En väkisin ryntää tekemään tehtäviä heti, paitsi sellaisissa tehtävissä, joissa tulipalo on ilmeinen. "Meidän on kiireellisesti otettava yhteyttä ABC-yhtiön johtoon, koska palvelin on poissa käytöstä eikä sen työntekijöiltä ole vastausta" on ilmeisesti kiireellinen tehtävä, jota ei voi lykätä, mutta "Zhenya, voinko soittaa sinulle nyt keskustellaksesi uusi projekti” muuttuu ”Aikatauluta, milloin voit puhua X:lle Y:stä”, joka muuttuu jo tehtäväksi ”Kerro X:lle, että voimme puhua sitten” ja tehtäväksi ”Puhu X:lle Y:stä”, jo aikasidottu. Lähes kaikki saapuvat tehtävät muuttuvat ensin "Aikatauluiksi...".

Tehtävien priorisointi
Kaikkia päivään sisältyviä tehtäviä ei voida suorittaa. Tarkastellessani itseäni tajusin seuraavan (jokainen numero on erilainen, mutta tärkeintä on tehdä johtopäätöksiä).

1. Joka päivä kirjoitan muistiin noin 50-70 tehtävää.
2. Pystyn tekemään jopa 30 tehtävää mukavasti (ilman oloni täysin väsyneeksi päivän päätteeksi).
3. Jopa 50 tehtävän suorittamisen jälkeen väsyn, mutta en kriittisesti.
4. Pystyn suorittamaan 70 tehtävää, mutta sen jälkeen minulla on vaikeuksia päästä ulos "työnarkomaanien virrasta", nukahtamisen vaikeuksia ja ylipäätään olen hieman sosiaalinen.

Tämän perusteella päätän mitä teen tänään. ToDoistilla on priorisointi jokaiselle tehtävälle, joten valitsen aamulla kriittiset tehtävät suoritettaviksi ja teen loput valmiuksieni ja toiveideni mukaan. Joka päivä siirrän noin 40-20 tehtävää seuraavaan: mielenkiintoista on, että seuraavan päivän tehtäviä tulee taas 60-70.

Tilastojen ylläpitäminen

Haluan todella ymmärtää yleisesti, kuinka paljon aikaa kului tänään työhön liittyviin asioihin ja mihin. Tätä varten käytän sovellusta RescueTime, joka on sekä puhelimessa että kannettavassa tietokoneessa, ja Google Mapsin sijaintihistoriassa (kyllä, en ole vainoharhainen).

Asumme kaupungin ulkopuolella, joten tien päällä vietetty aika voidaan käyttää järkevästi. Nyt kun en ole väsynyt, kuuntelen äänikirjoja liikkeellä, jotta voin jotenkin käyttää näitä 40 minuuttia.

En vielä kokoa tietoja luoden eräänlaisen henkilökohtaisen Data Laken; Kun sen aika koittaa, ryhdyn asiaan.

Ei tule mitään johtopäätöstä

1. Nykyajan ihmisen elämä on suuri virta tulevia tehtäviä. Sitä ei ole mahdollista vähentää; meidän on opittava hallitsemaan tätä virtausta.
2. Suurin osa ahdistuksesta tulee tulevaisuuden tuntemattomuudesta. Jos ymmärrämme, mikä meitä odottaa lähipäivinä, ahdistus vähenee huomattavasti.
3. Tästä syystä voit käyttää aikaa päivän järjestämiseen. Tiedän mitä tapahtuu tänään, mitä tapahtuu huomenna, enkä unohda niitä tehtäviä, jotka ennen unohdin.
4. Tehtäväseurannan suorittaminen ei ole päämäärä sinänsä, vaan halutessasi itsekoulutustapa. Asioista, joita olit aiemmin liian laiska tekemään, tai asioista, joita et ole koskaan päässyt tekemään, tulee paljon helpommin suoritettavia. Monet ihmiset (mukaan lukien minä) voivat yleensä paremmin, kun tehtäviä asetetaan ulkopuolelta. Tehtävien seuranta on tapa asettaa itsellesi tehtäviä ja oppia elämään toiveidesi mukaan.
5. Työ ei ole päämäärä sinänsä. Tavoitteena on järjestää työaikataulusi niin, että sinulla on ennakoitavissa olevaa vapaa-aikaa, jolloin voit huolehtia itsestäsi, perheestäsi ja kiinnostuksen kohteistasi.

Lähde: will.com