Hei kaikki. Jälkeen Kuusi kuukautta on kulunut, jonka aikana onnistuin puhumaan vielä kahdessa konferenssissa ja pitämään luentoja tiedonhallinnan aiheesta kahdessa suuressa IT-yrityksessä. Kommunikoimalla kollegoiden kanssa ymmärsin, että IT-alalla on edelleen mahdollista puhua tiedonhallinnasta "aloittelijatasolla", tai pikemminkin vain ymmärtää, että tiedonhallintaa tarvitaan minkä tahansa yrityksen mikä tahansa osasto. Tänään tulee olemaan vähintään omaa kokemustani - haluaisin tarkastella olemassa olevia kansainvälisiä standardeja tiedonhallinnan alalla.
Aloitetaan standardoinnin alan luultavasti suosituimmasta tuotemerkistä - ISO. Kuvittele, että tiedonhallintajärjestelmille on omistettu kokonaan erillinen standardi (ISO 30401:2018). Mutta tänään en viitsisi keskittyä siihen. Ennen kuin ymmärrät "miten" tiedonhallintajärjestelmän pitäisi näyttää ja toimia, sinun on hyväksyttävä, että sitä periaatteessa tarvitaan.
Otetaan esimerkiksi ISO 9001: 2015 (Laadunhallintajärjestelmät). Kuten nimestä voi päätellä, tämä on laatujärjestelmälle omistettu standardi. Saadakseen tämän standardin sertifioinnin organisaation on varmistettava, että sen liiketoimintaprosessit ja tuotteet ja/tai palvelut ovat läpinäkyviä ja saumattomia. Toisin sanoen sertifikaatti tarkoittaa, että kaikki yrityksessäsi toimii selkeästi ja sujuvasti, ymmärrät, mitä riskejä nykyinen prosessien organisointi aiheuttaa, osaat hallita näitä riskejä ja pyrit minimoimaan ne.
Mitä tekemistä tietojohtamisella on asian kanssa? Tässä on mitä sillä on tekemistä sen kanssa:
7.1.6 Organisaation tuntemus
Organisaation tulee määrittää prosessiensa käyttämiseen sekä tuotteiden ja palvelujen vaatimustenmukaisuuden saavuttamiseen tarvittava tieto.
Tietoa on ylläpidettävä ja saatava saataville siinä määrin kuin sitä tarvitaan.
Muuttuvia tarpeita ja trendejä harkitessaan organisaation on otettava huomioon olemassa oleva tietonsa ja määritettävä, miten lisätietoa hankitaan tai tarjotaan ja sitä päivitetään.
HUOMAUTUS 1: Organisaatiotieto on organisaatiolle ominaista tietoa; pääosin kokemuksesta johdettu.
Tieto on tietoa, jota käytetään ja vaihdetaan organisaation tavoitteiden saavuttamiseksi.
HUOMAUTUS 2 Organisaation tietopohja voi olla:
a) sisäiset lähteet (esim. henkinen omaisuus; kokemuksesta saatu tieto; epäonnistuneista tai onnistuneista projekteista saadut opetukset; dokumentoimattoman tiedon ja kokemusten kerääminen ja vaihto; prosessien, tuotteiden ja palvelujen parannusten tulokset);
b) ulkoiset lähteet (esim. standardit, korkeakoulut, konferenssit, asiakkailta ja ulkopuolisilta toimittajilta saatu tieto).
Ja alla liitteissä:
Organisaatiotietovaatimukset on otettu käyttöön:
a) organisaation suojaaminen tiedon menettämiseltä esimerkiksi seuraavista syistä:
- henkilöstön vaihtuvuus;
- kyvyttömyys saada ja vaihtaa tietoja;
b) kannustamalla organisaatiota hankkimaan tietoa esimerkiksi:
- oppia tekemällä;
- mentorointi;
- benchmarking.
Joten laadunhallinnan alan ISO-standardi sanoo, että toimintojensa laadun varmistamiseksi yrityksen on harjoitettava tiedonhallintaa. Aivan oikein, vaihtoehtoa ei ole... "on pakko". Muuten epäsopivuus ja näkemiin. Pelkästään tämä tosiasia näyttää viittaavan siihen, että tämä ei ole valinnainen näkökohta organisaatiossa, koska tietojohtamista käsitellään usein IT-alalla, vaan pakollinen osa liiketoimintaprosesseja.
Lisäksi standardissa kuvataan, mitä riskejä tiedonhallinnan on tarkoitus poistaa. Itse asiassa ne ovat melko ilmeisiä.
Kuvitellaanpa... ei, ei niin - muista uraltasi tilanne, kun todella tarvitsit jotain tietoa työhön ja sen ainoa kantaja oli sillä hetkellä lomalla/työmatkalla, erosi yrityksestä kokonaan tai oli yksinkertaisesti sairas . Muistatko? Luulen, että melkein kaikki meistä ovat joutuneet käsittelemään tätä. Miltä sinusta tuntui sillä hetkellä?
Jos osaston johto tutkii jonkin ajan kuluttua projektien määräaikojen noudattamatta jättämistä, he tietysti löytävät syytteen ja rauhoittuvat. Mutta sinulle henkilökohtaisesti sillä hetkellä, kun tarvitsit tietoa, ymmärrys siitä, että "syyllinen on RM, joka meni Balille eikä jättänyt ohjeita kysymyksissä." Tietysti hän on syyllinen. Mutta tämä ei auta ratkaisemaan ongelmaasi.
Jos tieto dokumentoidaan järjestelmään, joka on sitä mahdollisesti tarvitsevien ihmisten saatavilla, kuvatusta "lomakohteen" tarinasta tulee lähes mahdoton. Näin varmistetaan liiketoimintaprosessien jatkuvuus, mikä tarkoittaa, että lomat, työntekijöiden lähdöt ja pahamaineinen bussitekijä eivät ole uhka yritykselle - tuotteen/palvelun laatu säilyy tavanomaisella tasollaan.
Jos yrityksellä on alusta tietojen ja kokemusten vaihtamiseen ja tallentamiseen ja on myös muodostunut kulttuuri (tapa) käyttää tätä alustaa, niin työntekijöiden ei tarvitse odottaa useita päiviä kollegansa vastausta (tai edes etsiä useita päiviä). tälle kollegalle) ja lykkää tehtäväsi.
Miksi puhun tottumuksesta? Koska ei riitä, että luodaan tietopohja, jotta ihmiset voivat alkaa käyttää sitä. Olemme kaikki tottuneet etsimään vastauksia kysymyksiimme Googlesta, ja yhdistämme intranetin useimmiten lomasovelluksiin ja ilmoitustauluihin. Meillä ei ole tapana "etsiä tietoja ketteristä kehyksistä" (esimerkiksi) intranetistä. Siksi, vaikka meillä olisikin siistein tietokanta yhdessä sekunnissa, kukaan ei ala käyttämään sitä seuraavassa sekunnissa (tai edes ensi kuussa) - ei ole tapaa. Tottumusten muuttaminen on tuskallista ja aikaa vievää. Kaikki eivät ole valmiita tähän. Varsinkin jos he "työskentelivät samalla tavalla" 15 vuotta. Mutta ilman tätä yrityksen tietoaloite epäonnistuu. Tästä syystä KM-asiantuntijat yhdistävät tiedonhallinnan erottamattomasti muutoksenhallintaan.
Kannattaa myös kiinnittää huomiota siihen, että ”Muuttuvia tarpeita ja trendejä harkitessaan organisaation tulee ottaa huomioon olemassa oleva tietonsa...”, ts. kehittää kulttuuria, jossa viitataan aikaisempaan kokemukseen tehdessään päätöksiä muuttuvassa maailmassa. Ja huomaa taas "on pakko".
Muuten, tämä standardin pieni kappale kertoo paljon kokemuksesta. Yleensä tiedonhallinnassa stereotypiat alkavat antaa kuvan tietokannasta, jossa on satoja tiedostomuotoisia asiakirjoja (määräyksiä, vaatimuksia). Mutta ISO puhuu kokemuksesta. Yrityksen ja sen jokaisen työntekijän aiemmasta kokemuksesta saadun tiedon avulla voit välttää virheiden toistamisen, tehdä välittömästi kannattavampia päätöksiä ja jopa luoda uuden tuotteen. Tietämyksenhallinnan kypsimmissä yrityksissä (mukaan lukien venäläiset, muuten) tietojohtamista pidetään keinona kasvattaa yrityksen pääomaa, luoda uusia tuotteita, kehittää uusia ideoita ja optimoida prosesseja. Tämä ei ole tietopohja, se on innovaatiomekanismi. Auttaa meitä ymmärtämään tämän tarkemmin PMI:n PMBOK-opas.
PMB OK on opas projektinhallinnan tietämykseen, PM-käsikirja. Tämän oppaan kuudes painos (2016) esitteli projektiintegraation hallintaa käsittelevän osion, joka puolestaan sisältää projektitiedonhallintaa käsittelevän alaosan. Tämä kappale on luotu "käsikirjan käyttäjien kommenttien perusteella", ts. siitä tuli kokemuksen tulos oppaan aiempien versioiden käytöstä todellisissa olosuhteissa. Ja todellisuus vaati tiedonhallintaa!
Uuden kohteen päätulos on "Oppituntien rekisteri" (yllä kuvatussa ISO-standardissa se muuten mainitaan myös). Lisäksi johdon mukaan tämän rekisterin kokoamista tulisi tehdä koko projektin toteuttamisen ajan, ei sen päättyessä, kun on aika analysoida tulosta. Mielestäni tämä on hyvin samanlaista kuin ketterän retrospektiivit, mutta kirjoitan tästä erillisen postauksen. PMBOK:n sanatarkka teksti kuuluu näin:
Projektitietojohtaminen on prosessi, jossa käytetään olemassa olevaa tietoa ja luodaan uutta tietoa projektin tavoitteiden saavuttamiseksi ja oppimisen edistämiseksi organisaatiossa
Projektiintegraatiojohtamisen osaamisalue edellyttää kaikilta muilta osaamisalueilta saatujen tulosten integrointia.
Integraatioprosessien nousevia trendejä ovat muun muassa:
...
• Projektien tiedonhallinta
Työvoiman liikkuvampi ja muuttuvampi luonne edellyttää myös entistä tiukempaa prosessia tiedon määrittämiseksi koko projektin elinkaaren ajan ja sen siirtämiseksi kohdeyleisöille, jotta tieto ei katoa.
***
Prosessin tärkeimmät edut ovat, että organisaation aiemmin hankittua tietoa hyödynnetään projektien tulosten saamiseksi tai parantamiseksi ja meneillään olevasta hankkeesta saatu tieto pysyy saatavilla tukemaan organisaation toimintaa ja tulevia projekteja tai niiden vaiheita. Tämä prosessi jatkuu koko projektin ajan.
En kopioi ja liitä koko käsikirjan osaa tähän. Voit tutustua siihen ja tehdä asianmukaiset johtopäätökset. Yllä esitetyt lainaukset ovat mielestäni aivan riittäviä. Minusta näyttää siltä, että tällaisten yksityiskohtien läsnäolo pääministerin tehtävässä projektitiedon hallinnassa osoittaa jo tämän näkökohdan tärkeyden projekteissa työskennellessä. Muuten, kuulen usein opinnäytetyön: "Kuka tarvitsee tietojamme muilla osastoilla?" Tarkoitan, kuka tarvitsee nämä opetukset?
Itse asiassa usein nähdään, että yksikkö pitää itseään "yksikönä tyhjiössä". Tässä me olemme kirjastomme kanssa, mutta siellä on muutakin seuraa, eikä tiedosta kirjastostamme ole hänelle hyötyä. Kirjastosta - ehkä. Entä liitännäisprosessit?
Triviaali esimerkki: projektin aikana oli vuorovaikutusta urakoitsijan kanssa. Esimerkiksi suunnittelijan kanssa. Urakoitsija osoittautui niin-so-niin, myöhästyi määräajoista ja kieltäytyi suorittamasta työtä ilman lisämaksua. RM kirjasi oppituntirekisteriin, että tämän epäluotettavan urakoitsijan kanssa ei kannattanut työskennellä. Samaan aikaan jossain markkinoinnissa etsittiin myös suunnittelijaa ja törmättiin samaan urakoitsijaan. Ja tällä hetkellä on kaksi vaihtoehtoa:
a) jos yrityksellä on vakiintunut kokemusten uudelleenkäyttökulttuuri, markkinoinnin kollega tutkii oppituntien rekisteristä, onko kukaan jo ottanut yhteyttä tähän urakoitsijaan, näkee negatiivisen palautteen päämieheltämme eikä tuhlaa aikaa ja rahaa kommunikoimalla tämän epäluotettavan urakoitsijan kanssa.
b) jos yrityksessä ei ole tällaista kulttuuria, markkinoija kääntyy saman epäluotettavan urakoitsijan puoleen, menettää yrityksen rahoja, aikaa ja voi häiritä esimerkiksi tärkeää ja kiireellistä promootiokampanjaa.
Kumpi vaihtoehto näyttää onnistuneemmalta? Ja huomioi, että tieto ei ollut hyödyllistä kehitettävistä tuotteista, vaan kehitystä seuraavista prosesseista. Ja se osoittautui hyödylliseksi ei toiselle RM:lle, vaan täysin eri suunnan työntekijälle. Tästä johtopäätös: kehitystä ei voida tarkastella erillään myynnistä, teknistä tukea liiketoimintaanalytiikasta ja IT:tä hallinnosta. Kaikilla yrityksessä on työkokemusta, josta on hyötyä jollekin toiselle yrityksessä. Ja nämä eivät välttämättä ole vastaavien alojen edustajia.
Projektin tekninen puoli voi kuitenkin olla hyödyllistä. Yritä auditoida projekteja yrityksessäsi viime vuosien aikana. Yllätyt kuinka monta polkupyörää on keksitty ratkaisemaan samanlaisia ongelmia. Miksi? Koska tiedon jakamisprosesseja ei ole perustettu.
Tiedonhallinta on siis PMI-käsikirjan mukaan yksi PM:n tehtävistä. Kuten näemme, kaksi tunnettua organisaatiota, jotka suorittavat maksullisia sertifiointeja standardiensa mukaisesti, sisällyttävät tiedonhallinnan laadunvalvonnan ja projektityön pakollisten työkalujen luetteloihinsa. Miksi IT-yritysten johtajat uskovat edelleen, että tiedon hallinta on dokumentointia? Miksi jäähdytin ja tupakointihuone ovat edelleen tiedonvaihdon keskuksia? Kaikki on ymmärryksestä ja tottumuksista kiinni. Toivon, että IT-johtajat tiedostavat vähitellen tietojohtamisen alaa, eikä suullinen perinne enää toimi tiedon säilyttämisen työkaluna yrityksessä. Tutki työstandardejasi - niissä on paljon mielenkiintoista!
Lähde: will.com