Imaginez que vous disposez d'une salle de serveurs pleine d'équipements techniques : plusieurs dizaines de climatiseurs, de générateurs diesel et d'onduleurs. Pour que le matériel fonctionne correctement, vous vérifiez régulièrement sa fonctionnalité et n'oubliez pas l'entretien préventif : vous effectuez des tests de démarrage, vérifiez le niveau d'huile et changez les pièces. Même pour un seul serveur, il faut conserver beaucoup d'informations : le registre des équipements, la liste des consommables en stock, le calendrier des interventions préventives, ainsi que les documents de garantie, les contrats avec les fournisseurs et les entrepreneurs.
Maintenant, multiplions le nombre de salles par dix. Des questions logistiques se posent. Dans quel entrepôt stocker quoi, pour ne pas courir après chaque pièce ? Comment réapprovisionner à temps pour que des réparations imprévues ne vous prennent pas par surprise ? Avec beaucoup d'équipements, il est impossible de garder toutes les opérations techniques en tête, et sur papier, c'est compliqué. C'est ici qu'intervient le MMS, ou système de gestion de la maintenance, qui est un système de gestion de l'entretien des équipements.
Avec le MMS, nous élaborons des calendriers d'interventions préventives et de réparations, et nous conservons des instructions pour les techniciens. Tous les centres de données n'ont pas un tel système, beaucoup le considèrent comme une solution trop coûteuse. Mais d'après notre expérience, ce qui est important ce n'est pas l'outil, mais l'approche dans le travail avec l'information. Nous avons d'abord créé le premier système dans Excel et l'avons progressivement développé en un produit logiciel.
Avec nous avons décidé de partager notre expérience de développement d'un MMS propre. Je vais montrer comment le système a évolué et comment il a permis de mettre en œuvre les meilleures pratiques de maintenance. Alexey racontera comment il a hérité du MMS, ce qui a changé depuis et comment le système facilite la vie des techniciens aujourd'hui.
Comment nous sommes arrivés à notre propre MMS
Au début, il y avait des dossiers. Il y a 8 à 10 ans, les informations étaient stockées de manière fragmentée. Après un entretien technique, nous signions des actes de travail exécutés, conservions les originaux papier dans des archives et les copies numérisées dans des dossiers réseau. De la même manière, nous rassemblions dans des dossiers, classés par équipement, des informations sur les pièces de rechange : les pièces, outils et accessoires. Cela peut fonctionner si vous établissez une structure et des niveaux d'accès pour ces dossiers.
Mais alors vous avez trois problèmes :
- Navigation : il faut longtemps pour passer d'un dossier à l'autre. Si vous souhaitez consulter les réparations sur un équipement spécifique sur plusieurs années, il faudra cliquer de nombreuses fois.
- Statistiques : vous ne les aurez pas, et sans elles, il est difficile de prédire à quelle vitesse différents équipements tombent en panne ou combien de pièces de rechange prévoir pour l'année suivante.
- Délai de réaction : personne ne vous rappellera que les composants sont bientôt épuisés et qu'il faut en commander davantage. Il n'est aussi pas évident que le même équipement peut tomber en panne plusieurs fois.
Nous avons conservé les documents comme ça pendant un certain temps, mais ensuite nous avons découvert Excel 🙂.
MMS dans Excel. Au fil du temps, la structure de la documentation a été transférée dans Excel. À la base se trouvait une liste d'équipements, à laquelle nous avons lié des plannings d'entretien, des check-lists et des liens vers des rapports de travaux effectués :
Dans la liste des équipements, nous avons indiqué les principales caractéristiques et leur emplacement dans le Data Center :
Cela a créé une sorte de navigateur, permettant de comprendre rapidement ce qui se passe avec les équipements et leur entretien. Si nécessaire, à partir du planning d'entretien, on peut consulter les rapports séparés via les liens :
Si vous tenez sérieusement le document dans Excel, cela peut convenir pour une petite salle de serveurs. Mais c'est aussi une solution temporaire. Même si nous utilisons un seul climatiseur et faisons un entretien une fois par mois, en cinq ans nous accumulerons des centaines d'erreurs, et notre fichier Excel va gonfler. Si nous ajoutons un autre climatiseur, un générateur diesel, un onduleur, il faudra créer plusieurs feuilles et les lier entre elles. Plus l’historique est long, plus il devient difficile d'extraire rapidement l'information nécessaire.
Le premier système "adulte". En 2014, nous avons effectué notre premier audit Management & Operations selon les normes d'Operational Sustainability de l'Uptime Institute. Nous sommes passés quasi avec le même fichier Excel, mais au cours de l'année, nous l'avons considérablement amélioré : nous avons ajouté des liens vers des instructions et des check-lists pour les ingénieurs. Les auditeurs ont jugé ce format tout à fait fonctionnel. Ils ont pu suivre toutes les opérations sur les équipements et se sont assurés que l'information était à jour et que les processus étaient bien établis. L'audit a été un succès, avec un score de 92 sur 100.
La question s'est posée : comment avancer. Nous avons décidé qu'un MMS "sérieux" était nécessaire, nous avons regardé plusieurs programmes payants, mais finalement, nous avons décidé de développer notre propre logiciel. Nous avons utilisé ce même Excel comme cahier des charges détaillé. Voici les tâches que nous avons fixées pour le MMS.
Ce que nous attendions d'un MMS
Dans la plupart des cas, le MMS est un ensemble de répertoires et d rapports. Notre hiérarchie des répertoires ressemble à ceci :
Le tout premier répertoire de niveau supérieur est la liste des bâtiments: des salles de machines, des entrepôts, où se trouve l'équipement.
Ensuite, nous avons la liste de l'équipement technique. Nous l'avons compilée par systèmes :
- Système de climatisation : climatiseurs, refroidisseurs, pompes.
- Système d'alimentation électrique : onduleurs, groupes électrogènes à diesel, tableaux de distribution.
Pour chaque équipement, nous collectons les données principales : type, modèle, numéro de série, informations sur le fabricant, année de fabrication, date de mise en service, durée de garantie.
Une fois que nous avons rempli la liste de l'équipement, nous élaborons pour elle un programme de maintenance: comment et à quelle fréquence effectuer l'entretien. Dans le programme d'entretien, nous décrivons un ensemble d'opérations, par exemple : remplacer cette batterie, ajuster le fonctionnement d'une pièce spécifique, etc. Les opérations sont décrites dans un répertoire distinct. Si une opération se répète dans différents programmes, il n'est pas nécessaire de la décrire à chaque fois – il suffit de prendre celle existante dans le répertoire :
Les opérations « Changement des réglages de température » et « Remplacement des raccords rapides de câble » seront communes aux refroidisseurs et aux systèmes de climatisation d'un même fabricant.
Maintenant, pour chaque équipement, nous pouvons créer un calendrier d'entretien. Nous lions le programme d'entretien à un équipement spécifique, et le système vérifie dans le programme à quelle fréquence l'entretien doit être effectué, et calcule le temps de travail depuis la date de mise en service :
Il est même possible d'automatiser la création d'un tel calendrier avec des formules Excel.
C'est une histoire pas très évidente : nous tenons un répertoire distinct des travaux reportés. Le calendrier est un calendrier, mais nous sommes tous des êtres humains et comprenons que des imprévus peuvent survenir. Par exemple, un consommable n'est pas arrivé à temps et il faut reporter l'entretien d'une semaine. C'est une situation normale si elle est suivie. Pour les travaux reportés et non réalisés, nous tenons des statistiques et faisons de notre mieux pour que les annulations d'entretien soient minimales.
De plus, pour chaque équipement, nous collectons des statistiques des pannes et des réparations imprévuesNous utilisons les statistiques pour planifier les achats et identifier les points faibles de l'infrastructure. Par exemple, si un compresseur tombe en panne trois fois de suite au même endroit, c'est un signal pour rechercher la cause des pannes.
Cette histoire de maintenance et de réparations s'est accumulée au cours de 4 années pour un climatiseur particulier.
Le prochain annuaire - ZIP. Nous y prenons en compte les consommables nécessaires pour l'équipement, où et en quelle quantité ils sont stockés. Nous conservons également les informations sur les délais de livraison afin de mieux planifier les approvisionnements.
La quantité de ZIP est calculée à partir des statistiques annuelles de réparations pour une unité d'équipement. Pour tous les ZIP, nous indiquons un stock minimal : quel est le minimum de pièces de rechange nécessaire pour chaque site. Si le ZIP est épuisé, sa quantité dans l'annuaire est mise en surbrillance :
Le stock minimal de capteurs de haute pression doit être d'au moins deux, et il n'en reste qu'un. Il est urgent de passer une commande.
Dès qu'une nouvelle livraison de ZIP arrive, nous remplissons l'annuaire avec les données de l'avis de livraison et précisons le lieu de stockage. Nous voyons immédiatement le stock actuel de ces ZIP dans l'entrepôt :
Nous tenons séparément un annuaire de contacts. Nous y inscrivons les données des fournisseurs et des sous-traitants qui effectuent la maintenance :
À la fiche de chaque sous-traitant ingénieur sont attachés des certificats et des groupes d'accès à la sécurité électrique. Lors de l'établissement du calendrier, nous pouvons voir quels spécialistes disposent de l'accès requis.
Depuis l'existence de la MMS, le travail avec les accès au site a évolué. Par exemple, des documents avec des instructions méthodologiques pour la maintenance ont été ajoutés. Auparavant, l'ensemble des opérations tenait sur une petite liste de contrôle, mais dans les instructions détaillées, tout est prévu : comment se préparer, quelles conditions sont nécessaires, etc.
Comment le processus est organisé maintenant, par l'exemple, sera raconté par .
Comment la maintenance se déroule dans la MMS
Il y a longtemps, les travaux réalisés étaient documentés a posteriori. Nous effectuions simplement la maintenance et, après, nous signions un rapport de travaux effectués. 99 % des serveurs font ainsi, mais d'après notre expérience, cela n'est pas suffisant. Pour rien oublier, nous formons d'abord un permis de travail. C'est un document décrivant le travail et les conditions de leur exécution. Toute maintenance et réparation dans notre système commence par cela. Voici comment cela se déroule :
- Nous consultons les prochains travaux prévus dans le calendrier de maintenance :
- Création d'un nouvel ordre d'autorisation. Nous sélectionnons le prestataire pour la maintenance, qui dirige le processus de notre côté et coordonne les travaux avec nous. Nous indiquons où et quand les travaux auront lieu, choisissons le type d'équipement et le programme que nous allons suivre :
- Après avoir enregistré la fiche, nous passons aux détails. Nous désignons le responsable et vérifions s'il a l'autorisation requise pour les travaux nécessaires. Si l'autorisation est absente, le champ s'illumine en rouge, et il n'est pas possible de délivrer l'ordre :
- Nous indiquons l'équipement spécifique. Selon le type de travaux, le programme de maintenance prévoit des mesures préliminaires, par exemple : commander du carburant sur le site, planifier une session d'introduction pour les ingénieurs et informer les collègues. La liste des mesures apparaîtra automatiquement, mais nous pouvons également ajouter des éléments, tout est assez flexible :
- Nous enregistrons l'ordre, envoyons un courriel à l'approbateur et attendons sa réponse :
- À l'arrivée de l'ingénieur, nous imprimons l'ordre directement depuis le système.
- L'ordre contient une checklist des opérations pour le programme de maintenance. Le responsable des travaux dans le Data Center contrôle la maintenance et coche les cases.
Pendant un certain temps, une checklist succincte suffisait. Plus tard, nous avons mis en œuvre des instructions méthodologiques, ou MOP (méthode de procédure). Avec ce document, tout ingénieur certifié peut effectuer la vérification de tout équipement.
Tout est décrit aussi en détail que possible, allant jusqu'aux modèles de courriels de notification et aux conditions météorologiques :
Le document imprimé ressemble à ceci :
Conformément aux normes de l'Uptime Institute, un MOP doit exister pour toutes les opérations. C'est un volume de documentation assez important. D'après notre expérience, nous recommandons de les élaborer progressivement, par exemple, un MOP par mois.
- Après les travaux, l'ingénieur émet un acte de travaux réalisés. Nous le numérisons et l'attachons à la fiche avec les scans d'autres documents : l'ordre d'autorisation et le MOP.
- Dans l'ordre, nous marquons les travaux réalisés :
- Dans la fiche de l'équipement, l'historique de la maintenance a été conservé :
Nous avons montré comment notre système fonctionne actuellement. Mais le travail sur MMS ne s'arrête pas là : plusieurs améliorations sont déjà planifiées. Par exemple, nous stockons actuellement de nombreuses informations sous forme de scans. À l'avenir, nous prévoyons de rendre la maintenance sans papier : connecter une application mobile où l'ingénieur peut cocher les cases et sauvegarder immédiatement les informations dans la fiche.
Bien sûr, le marché regorge déjà de produits prêts à l'emploi avec des fonctionnalités similaires. Mais nous voulions démontrer qu'il est possible de transformer même un simple fichier Excel en un produit complet. Cela peut être fait de manière autonome ou en faisant appel à des sous-traitants, l'important étant d'adopter la bonne approche. Il n'est jamais trop tard pour commencer.
Source : habr.com
