La migration d'IBM Notes vers Microsoft Exchange ou Office 365 offre de nombreux avantages pour l'organisation, mais le projet de migration lui-même peut sembler intimidant et il n'est pas toujours clair par où commencer. Exchange ne comprend pas d'outils propres pour une migration complète ou une cohabitation entre Notes et Exchange. En réalité, certaines tâches de migration et de cohabitation sont impossibles sans produits tiers. Dans cet article, nous décrirons sept étapes clés à suivre selon les meilleures pratiques et notre expérience des migrations réussies.
Une migration réussie comprend les étapes suivantes :
- Évaluation préliminaire de la migration.
- Établissement de la cohabitation entre Notes et Exchange.
- Planification de la meilleure précision de la migration.
- Assurer l'efficacité maximale de la migration.
- Lancement d'une migration test.
- Planification du moment de la migration, afin de minimiser l'impact sur l'organisation.
- Lancement de la migration et suivi de son progrès.
Dans cet article, nous verrons comment se préparer à la migration et comment l'exécuter à l'aide de deux solutions de Quest — et . Sous le lien, quelques détails.
Étape 1 : Évaluation préliminaire de la migration
Faire un inventaire de l'environnement actuel
Si vous avez décidé qu'Exchange est la plate-forme appropriée pour votre organisation, vous devez effectuer la transition. Tout d'abord, il est nécessaire de rassembler des informations sur l'environnement actuel, de collecter des informations d'inventaire sur les données que vous allez transférer, de déterminer ce qui peut être supprimé pour réduire l'utilisation de l'espace disque, de calculer la bande passante disponible entre les environnements, etc. L'évaluation préliminaire doit inclure les questions suivantes :
- Combien de domaines Notes et de serveurs Domino existe-t-il ?
- Combien de boîtes aux lettres avez-vous ? Combien d'entre elles ne sont pas utilisées ?
- Combien d'espace sur les disques occupent les fichiers de messagerie principaux ? Combien dans les archives ? Combien dans les répliques locales ?
- Où se trouvent les archives ?
- Combien d'utilisateurs utilisent le chiffrement ? Le contenu chiffré doit-il être transféré ?
- Combien de dossiers personnels existent dans l'environnement ?
- Quels utilisateurs utilisent des liens vers des documents ? Combien d'utilisateurs ont reçu des liens d'autres utilisateurs et applications ?
- Combien de données envisagez-vous de transférer ? Par exemple, souhaitez-vous transférer des données uniquement des six derniers mois.
- Les archives natives seront-elles transférées vers les archives personnelles d'Exchange ou vers des fichiers *.pst Outlook ?
- Quelles sont les limitations de bande passante ? Combien de données peuvent être transférées dans
un laps de temps donné ? - Quel volume de stockage sera nécessaire après la migration ?
Comment la migration affectera-t-elle les activités commerciales et opérationnelles ?
Il est essentiel de planifier soigneusement le projet afin de minimiser les temps d'arrêt et de réduire la perte de productivité.
Par exemple, il est important de prendre en compte la délégation entre utilisateurs : si un utilisateur migre mais que son délégué reste sur la plateforme d'origine, comment cela affectera-t-il leur travail quotidien ? De manière plus générale, il faut considérer comment le projet de migration peut impacter tous les processus métier et les workflows clés de l'entreprise.
Il est également crucial de prendre en compte les points de contact critiques au sein de Notes. Par exemple, lors du traitement des messages, il est important d'analyser les applications et de considérer l'interaction entre le routage des e-mails et les applications pour éviter toute disruption des processus d'affaires pendant et après la migration. Il est nécessaire de poser les questions suivantes :
- Quels utilisateurs ont des délégués et comment la rupture de ces relations peut-elle affecter les processus d'affaires ?
- Quelles applications et quels processus d'affaires sont liés au environnement de courrier électronique ? Toute intégration clé entre une application et le service de messagerie, par exemple un processus d'approbation, sera cruciale lors de la planification de la migration.
- Quels composants et caractéristiques importantes de l'application doivent être préservés ?
- Comment peut-on utiliser les fonctionnalités intégrées de la nouvelle plateforme pour atteindre la fonctionnalité souhaitée ?
- Faut-il archiver le contenu inactif pour un stockage ultérieur ?
- Serait-il nécessaire de reconstruire certaines applications pour qu'elles fonctionnent correctement dans le nouvel environnement ?
- Comment sera mesuré le succès ?
Avant de commencer la migration, il est nécessaire de définir les critères de mesure du succès. En particulier, il faut comprendre qu'il est déraisonnable d'attendre 100 % de transfert de données. Tous les types d'éléments Notes n'ont pas d'équivalent dans Exchange (Active Mail étant l'exemple le plus frappant). Par conséquent, la réalité est que tous les éléments dans Notes n'existeront pas dans Exchange après la migration. Un objectif atteignable et mesurable est de 95 % des éléments transférés pour 95 % des boîtes mail. La mesure et la documentation des résultats sont essentielles pour assurer le succès de la migration, et les résultats réels ne sont possibles que si des critères de succès ont été définis dès le début du projet de migration électronique.
Étape 2 : Mise en place de la coexistence entre Notes et Exchange
Pour la plupart des organisations, la migration est un processus, et non un événement. Par conséquent, les migrations de boîtes aux lettres et le transfert d'applications doivent suivre un calendrier qui convient mieux aux affaires et aux opérations, plutôt que d'être basés sur des exigences techniques.
Développement d'une stratégie de coexistence
Pour maximiser la valeur de la migration, un plan de coexistence complet doit être élaboré et mis en œuvre dès le début du processus de migration. La définition du terme « coexistence » peut varier d'une organisation à l'autre. Certaines organisations exploitent activement les données Free/Busy, tandis que d'autres ne tirent aucun parti de cette fonctionnalité. Certaines se concentrent sur la migration des données de calendrier, tandis que d'autres se consacrent à la migration complète du répertoire des utilisateurs. Il est crucial de travailler avec chaque partie prenante pour avoir une vision claire de ce qui est réellement important et d'aider chacun à comprendre l'importance d'une stratégie de coexistence efficace.
La transition de Notes vers Exchange et Office 365 nécessite une planification des migrations des boîtes aux lettres et des applications en même temps. La fonctionnalité actuelle des applications Notes doit être maintenue pour tous les utilisateurs, quelle que soit leur plateforme de messagerie actuelle. En tant qu'utilisateurs ayant migré vers Exchange et Office 365, ils doivent continuer à accéder et à utiliser les applications Notes dans le cadre des flux de travail existants. Cette capacité doit être préservée jusqu'à ce que les applications Notes soient migrées vers SharePoint ou une autre plateforme.
En plus de la coexistence des applications, l'interaction entre les utilisateurs sur différentes plateformes doit être mise en place avant le début de la migration. Cela inclut le routage automatique et la mise à jour des répertoires, les statuts Free/Busy et les calendriers pour tous les utilisateurs, quelle que soit leur plateforme actuelle.
Enfin, il est nécessaire de prendre en compte la collaboration non seulement du service de messagerie, mais aussi des calendriers et des ressources communes, telles que les salles de conférence. Les utilisateurs doivent être en mesure de télécharger des informations sur la planification des réunions. Cela inclut à la fois des réunions uniques et récurrentes. Qu'elles aient été planifiées avant la migration ou créées pendant celle-ci, l'exactitude des données du calendrier doit être garantie tout au long du projet. Il faut s'assurer que les utilisateurs peuvent, par exemple, modifier la salle de réunion pour la prochaine réunion parmi celles récurrentes ou annuler une réunion sans provoquer de conflits ou de confusion dans les réunions suivantes.
Étape 3 : Planification de la précision optimale de la migration
La planification de la transition de Notes vers Exchange ou Office 365 nécessite une compréhension de plusieurs différences spécifiques entre les plateformes.
Adresses e-mail
Les données Notes contiennent généralement des adresses propriétaires qui apparaissent à plusieurs endroits : dans les en-têtes de messages, intégrées dans les archives, les contacts personnels et les listes de distribution. Dans le cadre du processus de migration, ces adresses propriétaires doivent être mises à jour vers des adresses SMTP pour garantir une fonctionnalité complète dans l'environnement Exchange. De nombreuses organisations préfèrent également mettre à jour le domaine SMTP ou l'adresse standard lors de la migration. Si cela concerne votre organisation, il est important de comprendre que certaines solutions de migration mettent automatiquement à jour les instances de l'adresse SMTP historique pour chaque utilisateur.
Structure de dossier
Dans de nombreuses organisations, les utilisateurs utilisent leurs boîtes de réception et leurs archives, il est donc important de conserver ces données. La capacité des utilisateurs à visualiser leur structure complète de dossiers influence également l'expérience utilisateur à la suite de la migration. Il est essentiel de sélectionner des solutions et des processus de transition qui préservent l'intégrité des dossiers et des structures de données.
Répliques locales et archives
Pour contrôler les coûts de stockage et mieux gérer la croissance des données, de nombreuses organisations établissent des quotas sur les boîtes aux lettres. Une conséquence involontaire de cette politique est souvent l'augmentation du nombre et de la taille des archives. Ces données supplémentaires doivent être évaluées et la question de leur migration doit être envisagée lors de la planification de la migration. Il est possible d'offrir aux utilisateurs un composant d'autonomie, leur permettant de transférer uniquement les données essentielles. Pour optimiser le stockage Exchange, nous recommandons d'utiliser un autre produit de Quest — , qui dispose, entre autres, d'une fonctionnalité utile de déduplication des fichiers imbriqués, similaire à DAOS dans Notes.
ACL et délégation
Les listes de contrôle d'accès (ACL) et la délégation sont des éléments clés pour une opération dans l'environnement Notes, et ils sont également cruciaux pour protéger l'intégrité. Il est donc important de convertir précisément les droits et les autorisations connexes aux droits équivalents dans Exchange Server et Office 365. Idéalement, cela devrait être fait automatiquement, ce qui accélérerait le processus et éviterait les erreurs humaines. Pour maintenir l'efficacité de la protection des actifs informationnels de l'organisation, les ACL et la conversion de la délégation doivent être réalisées en même temps que le transfert des données de messagerie. Certaines organisations tentent d'attribuer les droits équivalents manuellement ou à l'aide de scripts après la fin du transfert des données. Cependant, cette approche peut nuire à la performance et créer des lacunes dans la sécurité des données de l'organisation.
Contenu propre de Notes
Celui-là même qu'Active Mail. Un autre problème courant lorsque la migration d'IBM Notes rencontre une grande quantité de texte formaté. Exchange et Office 365 ne prennent pas en charge les tableaux intégrés avec des onglets, des boutons, des formulaires enregistrés et d'autres contenus propriétaires dans Notes. En conséquence, vous devrez soit vous préparer à perdre cette fonctionnalité, soit investir dans une solution de migration capable de convertir ces éléments dans un format qui peut être transféré. Il convient de noter que les solutions de Quest ne convertissent pas cela et peuvent seulement transférer ces courriers sous forme de pièces jointes, permettant à l'utilisateur de les ouvrir ensuite via le client Notes.
Groupes et carnets d'adresses personnels
De nombreuses organisations utilisent largement des listes de diffusion publiques pour la communication interne et
externe. De plus, les utilisateurs de Notes considèrent souvent qu'il est important de gérer des contacts professionnels dans leurs carnets d'adresses personnels. Ces sources de données sont essentielles pour les opérations commerciales et doivent être efficacement transformées lors de la migration vers la plateforme Microsoft. Par conséquent, il est crucial de préparer automatiquement les groupes pour la migration vers Active Directory et de convertir efficacement toutes les adresses personnelles, même celles stockées sur les postes de travail des utilisateurs.
Interaction avec les applications Notes
Les points d'intégration entre les applications et le service de messagerie, tels que les processus d'approbation, sont très importants lors de la planification et de la programmation de la migration. IBM Notes présente une intégration plus étroite entre l'e-mail et les applications que d'autres plateformes. Ces intégrations peuvent inclure tout, des simples doclinks aux processus métier.
Bases de données de ressources et de messagerie
De nombreuses organisations utilisent des bases de données de réservation de ressources, des bases de données de messagerie et d'autres bases de données générales dans Notes. En conséquence, ces bases de données jouent un rôle crucial dans le fonctionnement de l'organisation. Pour garantir la continuité des activités et la productivité des employés, il est très important de prendre en compte l'approche et le calendrier de mise en œuvre pour :
- Créer des boîtes aux lettres de ressources dans l'environnement cible ;
- Transférer les données de la base de données de réservation vers Exchange ;
- S'assurer que les utilisateurs des deux systèmes peuvent collaborer et utiliser les ressources dans Notes et Exchange.
Étape 4 : garantir l'efficacité maximale de la migration
En plus d'assurer l'exactitude des données, il est également important de garantir une migration aussi efficace que possible, en tenant compte des besoins de l'organisation. L'efficacité de la migration dépend directement non seulement des coûts directs, mais aussi de l'ampleur de son impact sur les affaires.
Architecture de la solution de migration
L'un des facteurs les plus importants influençant l'efficacité est l'architecture de la solution de migration. Il est essentiel de choisir une solution avec une architecture multithread qui permet à un serveur de migration de transférer plusieurs utilisateurs simultanément. L'architecture multithread réduit les exigences matérielles pour la migration et augmente la vitesse de migration, diminuant ainsi considérablement le coût global du projet. Ne vous laissez pas tromper par des solutions de migration qui prétendent être multithread, mais qui, en réalité, migrent un seul utilisateur à la fois et nécessitent l'ajout de postes de travail pour transférer plus d'utilisateurs simultanément. Selon la configuration et l'environnement, de vraies solutions multithread peuvent être de 30 à 5000 % plus efficaces pour transférer des données vers Exchange et Office 365.
Processus de migration
La migration comprend de nombreuses étapes, et les processus doivent se dérouler au bon moment pour assurer une transition fluide. Pour minimiser les interruptions d'activité et maximiser les avantages de la migration, tous les processus doivent être intégrés et contrôlés par une seule application qui peut exécuter chaque étape de migration en temps voulu.
Flexibilité et auto-service
Certains utilisateurs et départements auront besoin de déroger à la procédure standard de migration. Par exemple, le département juridique peut avoir différentes exigences en matière de conservation, ou les dirigeants peuvent avoir besoin de transférer l'ensemble de la boîte aux lettres ainsi que tous les archives. Il est donc important de choisir une solution de migration flexible qui permet à l'équipe de migration de s'adapter facilement à ces exigences. L'un des moyens les plus efficaces d'assurer cette flexibilité est d'utiliser la possibilité d'auto-service pour certains utilisateurs. Par exemple, certains utilisateurs peuvent être autorisés à transférer des données supplémentaires de leurs fichiers de messagerie principaux ou des données locales pour ensuite les convertir en archive personnelle sur le serveur.
Étape 5 : lancement de la migration pilote
Après avoir complété l'évaluation de la migration préliminaire, peaufiné la stratégie de coexistence et défini les plans d'optimisation, il est crucial de valider la stratégie par une ou plusieurs migrations pilotes.
L'objectif de la migration pilote est de vérifier les procédures développées et de détecter les problèmes qui pourraient survenir après le début de la migration complète, permettant ainsi de les résoudre avant de commencer la migration en production. Il faut s'attendre à des problèmes et même les accueillir pendant la migration pilote.
Définition de l'étendue de la migration pilote
La migration pilote doit être suffisamment vaste pour recueillir un échantillon représentatif des données et répondre aux questions pertinentes qui pourraient surgir lors de la migration en production. Si vous migrez plusieurs milliers de boîtes aux lettres, l'échantillon doit être suffisant. Pour les migrations très importantes, le pourcentage peut être inférieur.
Sélection des données et des systèmes
Dans le cadre de la migration pilote, il est important d'utiliser des données et des systèmes opérationnels. Cela est très important pour plusieurs raisons :
- Vous devez comprendre comment l'environnement de production se comportera. Un environnement créé de manière synthétique ne sera pas représentatif de l'environnement de production.
- Vous pouvez obtenir des données supplémentaires sur les messages chiffrés, la fréquence des types de messages absents dans Exchange et les exigences de stockage sur la base d'échantillons de données.
Établissement des attentes
Le processus de migration pilote offre également une excellente occasion de tester les critères de succès établis pour le projet et d'ajuster les attentes pour la migration à venir. Si des ajustements sont nécessaires, ils doivent être documentés et pris en compte lors de la migration en production.
Étape 6 : planification du temps de migration pour minimiser l'impact sur l'organisation
Regroupement des utilisateurs
Pour minimiser l'impact sur les utilisateurs et sur l'organisation dans son ensemble, il est crucial de déplacer simultanément les utilisateurs qui travaillent ensemble. Les principaux facteurs à prendre en compte lors de la création de ces groupes incluent la délégation. Recherchez une solution capable de recommander des collections pour la migration sur la base des informations sur les relations des utilisateurs dans l'environnement source.
Calendrier de migration
Après avoir terminé la migration des groupes, veillez à cliquer sur l'agenda pour préciser le moment auquel
L'impact sur ces utilisateurs est minimal. Cela peut signifier planifier une fenêtre de migration à un moment spécifique de la journée pour éviter la migration pendant les heures de travail, à la fin de l'année ou pendant les fenêtres de maintenance technique. Par exemple, les équipes de vente ne devraient probablement pas migrer près de la fin du trimestre, et les départements de comptabilité et de juridique auront sûrement des contraintes de temps pour leur migration.
Étape 7 : lancer la migration et suivre sa progression
Avec des approches confirmées lors du pilote pour le transfert de données, les migrations opérationnelles devraient devenir des événements de routine. Il y aura probablement de petits ajustements tout au long du processus pour prendre en compte les besoins de groupes spécifiques. Une surveillance attentive sera toujours nécessaire pour garantir que toutes les imprévus soient pris en compte pendant la planification et la phase pilote. Cependant, le processus devrait devenir de plus en plus automatisé. L'exécution du calendrier des migrations opérationnelles doit être documentée et le progrès communiqué à l'ensemble de l'organisation pour s'assurer que les attentes soient satisfaites. La surveillance et le retour d'information restent des aspects clés d'une migration réussie tout au long du processus.
Conclusion
Nous avons évoqué les éléments à prendre en compte lors de la migration d'un service de messagerie. Si vous êtes actuellement en train de choisir une solution de migration ou si vous y pensez simplement, il est important de tout cela à l'esprit. Nous collaborons avec des solutions de migration de Quest et nous sommes prêts à les recommander comme étant les plus efficaces pour réduire le nombre d'actions manuelles et augmenter le volume de données transférées lors de la migration.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les approches efficaces de migration, laissez une demande sur notre site ou appelez-nous directement, ou vous pouvez également consulter des ressources supplémentaires via les liens ci-dessous :
Source : habr.com
