10 façons d'économiser sur l'infrastructure IT pour tous

C'était en 2013. J'ai commencé à travailler dans l'une des entreprises de développement de logiciels pour les utilisateurs privés. On m'a dit diverses choses, mais je ne m'attendais pas du tout à voir ce que j'ai vu : 32 machines virtuelles non éteintes sur un VDS encore honteusement cher à l'époque, trois licences Photoshop « libres », 2 Corel, de la puissance de téléphonie IP payée et sous-utilisée, et d'autres petites choses. Au cours du premier mois, j'ai « réduit » l'infrastructure de 230 000 roubles, puis presque 150 000 roubles au deuxième mois ; ensuite, l'héroïsme a pris fin, les optimisations ont commencé et au final, nous avons économisé un demi-million en six mois.

Cette expérience nous a inspirés et nous avons commencé à chercher de nouvelles voies d'économie. Maintenant, je travaille dans un autre endroit (devinez où), donc je peux raconter mon expérience au monde avec une bonne conscience. Partageons nos idées, faisons en sorte que l'infrastructure IT soit moins chère et plus efficace !

« Vous avez épuisé le dernier centime avec vos dépenses sur les serveurs, les licences, les actifs IT et l'externalisation », grommelait le directeur financier en exigeant une planification et un budget.

1. Soyez des pointilleux — planifiez et budgétisez

La planification du budget de l'environnement IT de votre entreprise est une tâche ennuyeuse, et l'approbation peut parfois même être dangereuse. Mais le simple fait d'avoir un budget vous protège pratiquement contre :

• la réduction des dépenses pour le développement du parc d'équipements et de logiciels (bien qu'il puisse y avoir des optimisations trimestrielles, mais là, vous pouvez défendre votre position)
• le mécontentement du directeur financier ou de la comptabilité lors de l'achat ou de la location d'un nouvel élément d'infrastructure.
• la colère du dirigeant en raison de dépenses non prévues.

Établir un budget n'est pas seulement nécessaire dans les grandes entreprises — c'est essentiel dans toutes. Rassemblez les exigences relatives au logiciel et au matériel de tous les départements, calculez les capacités nécessaires, tenez compte de la dynamique des changements dans le nombre d'employés (par exemple, si vous avez un centre d'appels ou un support qui augmente en haute saison et diminue en période calme), justifiez les dépenses et élaborez un plan budgétaire avec des répartitions par périodes (idéalement — par mois). Ainsi, vous saurez exactement combien d'argent vous obtiendrez pour vos tâches nécessitant des ressources, et vous optimiserez les coûts.

2. Utilisez le budget correctement

Une fois que le budget est approuvé et signé, il est extrêmement tentant de réaffecter les coûts, par exemple investir tout le budget dans un serveur coûteux sur lequel l'ensemble du DevOps peut être déployé avec monitoring et passerelles 🙂 Dans ce cas, vous pourriez vous retrouver à manquer de ressources pour d'autres tâches et dépasser votre budget. Il est donc crucial de se concentrer uniquement sur les besoins réels et les objectifs commerciaux qui nécessitent des capacités de calcul.

3. Mettez à jour vos serveurs à temps

Les serveurs physiques, tout comme les virtuels, obsolètes ne rapportent rien à l'organisation — ils soulèvent des questions en matière de sécurité, de vitesse et d'intelligence. Vous dépensez plus de temps, d'efforts et d'argent à compenser les fonctionnalités manquantes, à résoudre des problèmes de sécurité, et à appliquer des correctifs pour améliorer la vitesse. C'est pourquoi il est essentiel de mettre à jour vos ressources physiques et virtuelles — par exemple, vous pouvez le faire maintenant grâce à notre promotion. « Turbo VPS », les prix sont raisonnables à montrer sur Habr.

D'ailleurs, j'ai souvent rencontré des situations où un serveur physique au bureau était une solution complètement injustifiée : la plupart des entreprises de petite et moyenne taille peuvent résoudre toutes leurs tâches sur des ressources virtuelles et économiser énormément d'argent.

4. Optimisez le travail des utilisateurs réguliers

Habituez tous vos utilisateurs à économiser l'électricité et à utiliser l'infrastructure de manière responsable. Voici quelques exemples de surconsommation typique du côté des utilisateurs :

• Installer des logiciels inutiles sur le principe « pour tout le département » — les utilisateurs demandent à installer des logiciels comme leurs voisins, parce qu'il le faut, ou une demande est simplement formulée du type « 7 licences Photoshop pour le département de design ». Cependant, dans le département de design, seuls quatre utilisent Photoshop, tandis que les trois autres — des intégrateurs — l'utilisent une fois tous les six mois. Dans ce cas, il est préférable d'acheter 4 licences, et de résoudre 1 à 2 problèmes par an grâce aux collègues. Cependant, cette situation se produit plus fréquemment avec les logiciels de bureau (en particulier le paquet MS Office, qui est requis par tout le monde dans son intégralité). En réalité, la grande majorité des employés pourrait se contenter d'éditeurs open source ou de Google Docs pratique.
• Les utilisateurs consomment des ressources virtuelles et épuient méthodiquement toute la puissance louée — par exemple, les testeurs aiment créer des environnements virtuels chargés et oublient souvent de les éteindre, sans parler des développeurs. La recette est simple : éteignez tout en partant 🙂
• Les utilisateurs exploitent les serveurs de l'entreprise comme un stockage de fichiers global : ils téléchargent des photos (en RAW), des vidéos, publient des gigaoctets de musique, et certains les plus audacieux peuvent même créer un petit serveur de jeu sur des ressources de travail (nous avons blâmé cela sur le portail d'entreprise de manière humoristique — ça fonctionnait très bien).
• Les employés, chers à tous égards, apportent sur le lieu de travail des logiciels piratés, et voilà, des amendes, des problèmes avec la police et les fournisseurs. Gérez les accès et les politiques, car ils les apporteront de toute façon, même si vous tenez des discours larmoyants dans la cantine de l'entreprise et écrivez des affiches motivantes.
• Les utilisateurs estiment avoir le droit d'exiger tout outil qui leur convient. Ainsi, j'avais dans mon arsenal la location de Trello, Asana, Wrike, Basecamp et Bitrix24. Chaque chef de projet choisissait le produit qui était pratique ou habituel pour son département. Au final, 5 solutions à entretenir, 5 prix différents, 5 factures, 5 places de marché différentes et des modifications, etc. Pas d'intégration, de normalisation ou d'automatisation globale — juste un véritable mal de tête cérébral. J'ai donc décidé, avec l'accord du directeur général, de fermer le shop, de choisir Asana, d'aider à migrer les données, de former mes collègues intenses et d'économiser pas mal d'efforts et de nerfs.

En fin de compte, établissez un dialogue avec les utilisateurs, formez-les, dispensez des formations et essayez de rendre leur travail et le vôtre plus faciles. En fin de compte, ils vous seront reconnaissants pour l'ordre dans les affaires, et les responsables — pour la réduction des coûts. Vous, mes chers professionnels de Habr, avez probablement remarqué que la solution des problèmes évoqués n'est rien d'autre que la formation d'une sécurité informationnelle d'entreprise. Un grand merci au systématicien (si on ne se remercie pas soi-même…).

5. Combinez des solutions cloud et de bureau.

En fait, étant donné que je travaille pour un fournisseur d'hébergement et qu'à la fin de cet article je suis désireux de vous parler d'une super vente de capacités serveur pour des entreprises de toutes tailles, je devrais brandir un drapeau et crier « Tous vers le cloud ! ». Mais alors, je pécherais contre ma qualification d'ingénieur et j'aurais l'air d'un marketeur. C'est pourquoi je vous invite à aborder la question rationnellement et à combiner des solutions cloud et de bureau. Par exemple, vous pouvez louer comme service (SaaS) un système CRM cloud qui, selon la brochure, coûte 1000 roubles par utilisateur et par mois — une véritable broutille (je vais éviter la question de la mise en œuvre, ça a déjà été abordé sur Habr). Ainsi, sur trois ans pour 10 employés, vous dépenserez 360 000 roubles, pour 4 — 480 000, pour 5 — 600 000, et ainsi de suite. En parallèle, vous pouvez implémenter un CRM de bureau, en payant des licences concurrentes (+100 à l'économie) pour environ 250 000 roubles et en l'entretenant comme vous le feriez avec Photoshop. Parfois, l’économie sur une période de 2 à 5 ans est réellement impressionnante.

Inversement, les technologies cloud vous permettent souvent d'économiser sur le matériel, les salaires des ingénieurs, et sur les questions de protection des données (mais ne lésinez pas là-dessus !), ainsi que sur la mise à l'échelle. Les ressources cloud se connectent et se déconnectent facilement, les coûts liés aux services cloud ne s'imputent pas aux dépenses d'investissement de l'entreprise — en gros, il y a de nombreux avantages. Choisissez des solutions cloud lorsque cela est justifié en termes de mise à l'échelle, de rapidité et de flexibilité.

Faites des calculs, combinez et choisissez des combinaisons gagnantes — je ne donnerai pas de recette universelle, car elles sont spécifiques à chaque entreprise : certains rejettent complètement le cloud, d'autres basent entièrement leur activité sur le cloud. Au fait, ne renoncez jamais aux mises à jour logicielles (même payantes) — en général, les développeurs de logiciels d'application pour les entreprises publient des versions plus stables et fonctionnelles.

Et encore une règle pour les logiciels : débarrassez-vous des anciens logiciels qui coûtent plus à entretenir et à supporter qu'ils ne rapportent. Il existe déjà des alternatives sur le marché.

6. Évitez la duplication des logiciels.

J'ai déjà parlé de cinq systèmes de gestion de projet dans mon zoo IT, mais je vais les sortir en un point séparé. Si vous avez abandonné un certain logiciel et choisi un nouveau, n'oubliez pas d'arrêter de payer pour l'ancien, si vous avez trouvé de nouveaux services d'hébergement — résiliez votre contrat avec l'ancien fournisseur, à moins d'avoir des considérations particulières. Surveillez les profils d'utilisation des logiciels par les employés et débarrassez-vous des logiciels inutilisés et en double.

Il est idéal d'avoir un système de surveillance et d'analyse des logiciels installés — ainsi, vous pourrez voir les doublons en activité et les problèmes automatiquement. D'ailleurs, ce type de travail aide l'entreprise à éviter la duplication et la répétition des données — parfois, la recherche de celui qui a fait une erreur prend trop de temps.

7. Nettoyez l'infrastructure applicative et la périphérie

Qui compte encore ces consommables : cartouches, clés USB, papier, chargeurs, onduleurs, imprimantes et autres disques-tubes ? C'est dommage. Commencez par le papier et les imprimantes — analysez les profils d'impression et créez un réseau d'imprimantes ou de MFP avec un accès public, vous serez surpris de voir combien de papier et de cartouches vous pouvez économiser et combien le coût d'impression d'une page sera réduit. Et non, ce n'est pas de la radinerie, c'est une optimisation d'un processus important. Personne n'interdit d'imprimer des travaux et des références sur le matériel de bureau, mais imprimer des livres que l'on préfère ne pas acheter ou ne pas lire sur écran, c'est trop.

Ensuite, ayez toujours un stock de consommables que vous achetez auprès de fournisseurs à prix réduit, afin que, en cas de problème avec la technique, vous ne soyez pas obligé de payer cher dans le magasin d'électronique le plus proche. Surveillez l'amortissement et l'usure, tenez un registre et formez un fonds de substitution — d'ailleurs, il est bon d'avoir un fonds de substitution pour les équipements de bureau de base. Tout simplement parce que pour les temps d'arrêt au travail, vous n'êtes pas félicité, c'est aussi une perte d'argent, surtout dans les entreprises de commerce et de services.

En ce qui concerne l'infrastructure applicative, il y a deux principales catégories de coûts : Internet et télécommunications. Lorsque vous choisissez un fournisseur, examinez les offres groupées, lisez les étoiles sur les tarifs, et faites attention à la qualité de la connexion et au SLA. Certains administrateurs préfèrent ne pas se compliquer la vie et choisissent, par exemple, la téléphonie IP dans un package avec un PBX payant, qui nécessite également un abonnement mensuel. N'hésitez pas, achetez uniquement le trafic et apprenez à utiliser Asterisk - c'est la meilleure solution qu'il existe dans le domaine des PBX et une option presque sans problème pour les besoins d'affaires des petites et moyennes entreprises (si vous êtes habiles).

8. Documentez et créez des instructions pour les employés

C'est de la paresse et c'est nécessaire. Tout d'abord, cela vous facilitera la tâche, ensuite l'adaptation des nouveaux sera fluide. Enfin, vous saurez vous-même que votre infrastructure est actuelle, cohérente et en bon état. Rédigez des instructions de sécurité, de courts manuels pour les utilisateurs, des FAQ, décrivez les règles et normes d'utilisation du matériel de bureau. Une instruction tangible est beaucoup plus convaincante que des mots, et elle peut toujours être consultée. Ainsi, vous pouvez envoyer un lien vers le document pour toute question pertinente et ne pas accepter l'argument « Je n'ai pas été prévenu ». Cela vous fera économiser beaucoup sur la résolution des erreurs.

9. Utilisez les services de sous-traitants

Même si vous avez un département informatique entier dans votre entreprise ou au contraire une petite infrastructure, recourir aux services de sous-traitants n'est pas indécent. Pourquoi ne pas bénéficier des services de professionnels expérimentés, spécialisés dans des domaines complexes, pour peu d'argent, c'est-à-dire sans employer un tel spécialiste en interne. Externalisez une partie de votre DevOps, l'entretien de vos impressions, l'administration d'un site lourd, si vous en avez un, le support et le centre d'appels. Votre valeur ne diminuera pas, au contraire, vous obtiendrez une expertise supplémentaire dans le domaine des contacts avec des sous-traitants externes.

Si votre supérieur considère que l'externalisation est coûteuse, expliquez-lui simplement combien il devra payer un spécialiste dédié. Cela fonctionne réellement.

10. Ne vous engagez pas dans l'open source et le développement interne

Je suis ingénieur, ancien développeur, et je crois fermement que l'open source sauve le monde — pensez aux bibliothèques, aux systèmes de surveillance, aux systèmes de gestion de serveurs, etc. Mais si votre entreprise décide d'acheter un CRM, un ERP, un ECM open source, ou que votre supérieur crie lors d'une réunion que vous devez développer votre facturation à la va-vite, il faut sauver le navire, il court vers les récifs. Voici des arguments à avancer face à un dirigeant inspiré aux yeux brillants :

• l'open source est mal supporté s'il s'agit d'un dépôt public, ou très coûteux s'il provient d'entreprises (SGBD, suites bureautiques, etc.) — vous paierez littéralement pour chaque question, requête et ticket ;
• un spécialiste interne pour déployer un produit open source interne sera très coûteux en raison de sa rareté ;
• les modifications de l'open source peuvent être fortement limitées par les connaissances, les compétences ou même par la licence ;
• avec l'open source, vous ne démarrerez pas rapidement et il sera trop difficile de l’adapter à vos processus d'affaires.

Faut-il encore dire que le développement interne est un processus très long et coûteux ? D'après mon expérience, il faut au moins trois ans pour aboutir à un prototype fonctionnel qui répond aux exigences commerciales et permet aux utilisateurs d'y travailler. Et encore, si vous avez une bonne équipe de développeurs (vous pouvez consulter les salaires sur “Mon Cercle” — les conclusions s'imposent d'elles-mêmes).

Alors je vais me répéter : envisagez toutes les options.

Ainsi, je vais résumer brièvement pour m'assurer que je n'ai rien oublié :

• comptez l'argent — comparez les différentes options, tenez compte des facteurs, comparez ;
• cherchez à réduire le temps de maintenance et de formation des utilisateurs, diminuez le risque d'« intervention d'un novice » ;
• essayez de consolider et d'intégrer les technologies — une architecture cohérente et une automatisation de bout en bout sont la solution ;
• investissez dans le développement de l'IT, ne vivez pas avec des technologies obsolètes — elles vont drainer vos ressources ;
• évaluez la demande et la consommation des ressources IT.

Vous pouvez demander — pourquoi économiser l'argent des autres, puisque l'entreprise paie ? Une question logique ! Mais votre capacité à optimiser les coûts et à gérer efficacement les actifs IT est surtout votre expérience et votre caractéristique en tant que professionnel. Après tout, nous savons tous transformer des matériaux de récupération en quelque chose de génial 🙂

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Source : habr.com