C'était en 2013. Je suis venu travailler pour l'une des sociétés de développement qui créent des logiciels pour les utilisateurs privés. Ils m'ont dit des choses différentes, mais la dernière chose à laquelle je m'attendais était ce que j'ai vu : 32 machines virtuelles exceptionnelles sur un VDS loué alors obscènement cher, trois licences Photoshop « gratuites », 2 Corel, une capacité de téléphonie IP payante et inutilisée, et autres petites choses. Le premier mois, j'ai « réduit le prix » de l'infrastructure de 230 mille roubles, le deuxième de près de 150 (mille), puis l'héroïsme a pris fin, les optimisations ont commencé et finalement nous avons économisé un demi-million en six mois.
L’expérience nous a inspirés et nous avons commencé à chercher de nouvelles façons d’épargner. Maintenant, je travaille ailleurs (devinez où), donc en toute conscience je peux raconter au monde mon expérience. Et vous partagez, rendons l'infrastructure informatique moins chère et plus efficace !
"La dernière laine a été arrachée avec vos coûts de serveurs, de licences, d'actifs informatiques et d'externalisation", a grommelé le directeur financier et a exigé une planification et une budgétisation.
1. Soyez un nerd – planifiez et budgétisez.
La planification budgétaire pour l'environnement informatique de votre entreprise est ennuyeuse et la coordination est parfois même dangereuse. Mais le fait même d’avoir un budget est presque garanti pour vous protéger contre :
- réduire les coûts de développement d'un parc d'équipements et de logiciels (bien qu'il y ait des optimisations trimestrielles, mais là vous pouvez défendre votre position)
- insatisfaction du directeur financier ou du service comptable au moment de l'achat ou de la location d'un autre élément d'infrastructure
- colère du manager en raison de dépenses imprévues.
Il est nécessaire d'établir un budget non seulement dans les grandes entreprises, mais littéralement dans n'importe quelle entreprise. Recueillir les besoins en logiciels et en matériel de tous les départements, calculer la capacité requise, prendre en compte la dynamique des changements dans le nombre d'employés (par exemple, votre centre d'appels ou votre support augmente pendant la saison chargée et diminue pendant la saison libre), justifier dépenses et élaborer un plan budgétaire décomposé par périodes (idéalement - par mois). De cette façon, vous saurez exactement combien d'argent vous recevrez pour vos tâches gourmandes en ressources et optimiserez les coûts.
2. Utilisez votre budget à bon escient
Une fois le budget convenu et signé, la tentation est infernale de redistribuer les coûts et, par exemple, de verser l'intégralité du budget dans un serveur coûteux sur lequel vous pouvez déployer tous les DevOps avec surveillance et passerelles :) Dans ce cas, vous pouvez trouver vous-même dans un mode de pénurie de ressources pour d'autres tâches et obtenez un dépassement. Par conséquent, concentrez-vous exclusivement sur les besoins réels et les problèmes commerciaux qui nécessitent une puissance de calcul pour être résolus.
3. Mettez à niveau vos serveurs à temps
Les serveurs matériels obsolètes, ainsi que les serveurs virtuels, n'apportent aucun avantage à l'organisation : ils soulèvent des questions en termes de sécurité, de rapidité et d'intelligence. Vous consacrez plus de temps, d'efforts et d'argent à compenser les fonctionnalités manquantes, à éliminer les problèmes de sécurité et à certains correctifs pour accélérer les choses. Par conséquent, mettez à jour votre matériel et vos ressources virtuelles - par exemple, vous pouvez le faire dès maintenant grâce à notre promotion , ce n'est pas une honte d'afficher les prix sur Habré.
D'ailleurs, j'ai rencontré plus d'une fois des situations où un serveur Iron au bureau était une solution totalement injustifiée : la plupart des petites et moyennes entreprises peuvent résoudre tous les problèmes en utilisant des capacités virtuelles et économiser beaucoup d'argent.
4. Optimiser l'expérience utilisateur moyenne
Apprenez à tous vos utilisateurs à économiser l’électricité et à utiliser l’infrastructure avec précaution. Voici des exemples de dépassements typiques côté utilisateur :
- Installation de programmes d'application inutiles sur la base de "tout le département" - les utilisateurs demandent à installer un logiciel comme celui de leur voisin parce qu'ils en ont besoin, ou simplement à soumettre une application comme "7 licences Photoshop pour le département de conception". Parallèlement, quatre personnes travaillent dans le département de conception avec Photoshop, et les trois autres sont des maquettistes et l'utilisent une fois tous les six mois. Dans ce cas, il est préférable d'acheter 4 licences et de résoudre 1 à 2 problèmes par an avec l'aide de collègues. Mais le plus souvent, cette histoire se produit avec les logiciels bureautiques (en particulier le package MS Office, dont absolument tout le monde a besoin). En fait, la grande majorité des employés peuvent se débrouiller avec des éditeurs open source ou des Google Docs pratiques.
- Les utilisateurs occupent des ressources virtuelles et consomment méthodiquement toute la capacité louée - par exemple, les testeurs aiment créer des machines virtuelles chargées et oublient au moins de les éteindre, et les développeurs ne dédaignent pas cela. La recette est simple : en partant, éteignez tout le monde :)
- Les utilisateurs utilisent les serveurs de l'entreprise comme stockage global de fichiers : ils téléchargent des photos (au format RAW), des vidéos, téléchargent des gigaoctets de musique, surtout les plus invétérés peuvent même créer un petit serveur de jeu en utilisant la capacité de travail (nous l'avons condamné sur le portail de l'entreprise de manière humoristique manière - cela a très bien fonctionné).
- Chers employés, dans tous les sens du terme, ils apportent des logiciels piratés au travail, et les voici : amendes, problèmes avec la police et les vendeurs. Travaillez avec l'accès et les politiques, car elles vous entraîneront toujours, même si vous prononcez des discours en larmes à la cantine de l'entreprise et écrivez des affiches de motivation.
- Les utilisateurs estiment qu'ils ont le droit d'exiger tout outil qu'ils jugent pratique. Ainsi, dans mon arsenal, j'avais des locations de Trello, Asana, Wrike, Basecamp et Bitrix24. Parce que chaque chef de projet a choisi un produit pratique ou familier pour son service. En conséquence, 5 solutions sont prises en charge, 5 étiquettes de prix différentes, 5 comptes, 5 places de marché et réglages différents, etc. Pas d'intégration, d'unification ou d'automatisation de bout en bout pour vous - hémorroïdes cérébrales complètes. En conséquence, en accord avec le directeur général, j'ai fermé la boutique, choisi Asana, aidé à migrer les données, formé moi-même mes féroces collègues et économisé beaucoup d'argent, y compris des efforts et des nerfs.
De manière générale, négociez avec les utilisateurs, formez-les, menez des programmes éducatifs et efforcez-vous de faciliter leur travail et le vôtre. En fin de compte, ils vous remercieront d’avoir gardé les choses en ordre, et les managers vous remercieront d’avoir réduit les coûts. Eh bien, vous, mes chers pros Habr, avez probablement remarqué que la solution aux problèmes répertoriés n'est rien de plus que la mise en place d'une sécurité des informations d'entreprise. Pour cela, un merci tout spécial à l'administrateur système (on ne peut pas se remercier...).
5. Combinez les solutions cloud et de bureau
En général, étant donné que je travaille pour un hébergeur et qu'à la fin de l'article j'ai envie de vous parler d'une vente sympa de capacité de serveur pour les entreprises de toute taille, je devrais brandir le drapeau et crier « Tout dans les nuages ! Mais alors je pécherai contre mes qualifications d’ingénieur et je ressemblerai à un spécialiste du marketing. Par conséquent, je vous exhorte à aborder le problème avec sagesse et à combiner les solutions cloud et de bureau. Par exemple, vous pouvez louer un système CRM cloud en tant que service (SaaS) et, selon le livret, cela coûte 1000 10 roubles. par utilisateur et par mois - quelques centimes (j'omettrai la question de la mise en œuvre, cela a déjà été discuté sur Habré). Ainsi, dans trois ans, vous dépenserez 360 000 roubles pour 4 employés, dans 480 à 000 5, dans 600 à 000 100, etc. Dans le même temps, vous pouvez mettre en œuvre un CRM de bureau en payant des licences compétitives (+250 économies) pour environ 2 5 roubles. et servez-le comme le même Photoshop. Parfois, les bénéfices sur une période de XNUMX à XNUMX ans sont vraiment impressionnants.
Et vice versa, les technologies cloud vous permettent souvent d’économiser sur le matériel, les salaires des ingénieurs, les problèmes de protection des données (mais n’économisez pas du tout sur ceux-ci !) et la mise à l’échelle. Les outils cloud sont faciles à connecter et à déconnecter, les coûts du cloud ne rentrent pas dans les dépenses en capital de l'entreprise - en général, ils présentent de nombreux avantages. Choisissez des solutions cloud lorsque l'évolutivité, l'agilité et la flexibilité ont du sens.
Comptez, combinez et choisissez des combinaisons gagnantes - je ne donnerai pas de recette universelle, elles sont différentes pour chaque entreprise : certaines personnes abandonnent complètement les nuages, d'autres construisent toute leur entreprise dans les nuages. À propos, ne refusez jamais les mises à jour logicielles (même payantes) - en règle générale, les développeurs de logiciels d'application métier déploient des versions plus stables et fonctionnelles.
Et autre règle pour les logiciels : se débarrasser des vieux logiciels qui rapportent moins qu'ils n'en consomment en maintenance et en support. Il existe certainement déjà un analogue sur le marché.
6. Évitez la duplication de logiciels
J'ai déjà parlé de cinq systèmes de gestion de projet dans mon zoo informatique, mais je les mettrai dans un paragraphe séparé. Si vous refusez certains logiciels, choisissez un nouveau logiciel - n'oubliez pas d'arrêter de payer l'ancien, trouvez de nouveaux services d'hébergement - résiliez le contrat avec l'ancien fournisseur, sauf considérations particulières. Surveillez les profils d’utilisation des logiciels des employés et débarrassez-vous des logiciels inutilisés et en double.
L'idéal serait que vous disposiez d'un système de surveillance et d'analyse des logiciels installés - de cette façon, vous pouvez voir automatiquement les doublons et les problèmes. À propos, ce type de travail aide l'entreprise à éviter la duplication et la répétition des données - parfois, rechercher qui a commis l'erreur prend trop de temps.
7. Nettoyez votre infrastructure d'applications et vos périphériques
Qui compte ces consommables : cartouches, clés USB, papier, chargeurs, UPS, imprimantes, etc. disques tubulaires. Mais en vain. Commencez par le papier et les imprimantes - analysez les profils d'impression et créez un réseau d'imprimantes ou de MFP avec accès public, vous serez surpris de la quantité de papier et de cartouches que vous pouvez économiser et de la diminution du coût d'impression d'une feuille. Et non, ce n’est pas une perte d’argent, c’est une optimisation d’un processus important. Personne n'interdit d'imprimer des dissertations et des dissertations sur du matériel de bureau, mais imprimer des livres que vous seriez désolé d'acheter ou que vous ne voudriez pas lire sur l'écran, c'est trop.
Ensuite, ayez toujours une réserve de consommables que vous achetez auprès de fournisseurs à prix réduit, afin qu'en cas de problème avec l'équipement, vous n'achetiez pas à des prix exorbitants sur le marché technologique le plus proche. Surveillez la dépréciation et l'usure, tenez des registres et créez un fonds de remplacement - d'ailleurs, c'est une bonne idée de disposer d'un fonds de remplacement pour le matériel de bureau de base. Ce n’est pas parce que vous n’êtes pas félicité pour vos temps d’arrêt au travail que cela représente aussi une perte d’argent, en particulier dans les entreprises de commerce et de services.
Quant à l’infrastructure applicative, elle comporte deux principaux postes de coûts : Internet et les communications. Lors du choix d'un fournisseur, regardez les offres forfaitaires, lisez les étoiles sur les tarifs, faites attention à la qualité de la communication et au SLA. Certains administrateurs décident de ne pas s'embêter et d'acheter, par exemple, de la téléphonie IP dans un forfait avec un PBX virtuel payant, pour lequel un abonnement mensuel est également émis. Ne soyez pas paresseux, achetez uniquement du trafic et apprenez à travailler avec Asterisk - c'est le meilleur qui ait été créé dans le domaine des TVA et une solution presque sans tracas pour les problèmes commerciaux des petites et moyennes entreprises (si vous avez mains directes).
8. Documenter et créer des instructions pour les employés
C'est paresseux et c'est nécessaire. Premièrement, il vous sera plus facile de travailler, et deuxièmement, l'adaptation des nouveaux arrivants se fera sans problème. Enfin, vous saurez vous-même que votre infrastructure est à jour, intacte et en parfait état. Rédiger des consignes de sécurité, de courts manuels d'utilisation, des FAQ, décrire les règles et réglementations d'utilisation du matériel de bureau. Les instructions matériellement existantes sont bien plus convaincantes que les mots ; vous pouvez toujours vous y tourner. De cette façon, vous pouvez envoyer un lien vers le document pour toute question pertinente et ne pas accepter l’argument « Je n’ai pas été prévenu ». De cette façon, vous économiserez beaucoup en éliminant les erreurs.
9. Utiliser des services externalisés
Même si votre entreprise dispose d’un service informatique complet ou au contraire d’une petite infrastructure, il n’y a aucune honte à recourir aux services de sous-traitants. Pourquoi ne pas bénéficier des services de grands professionnels spécialisés dans quelque chose de complexe, pour peu d'argent, c'est-à-dire sans embaucher un tel spécialiste parmi votre personnel. Externalisez une partie du DevOps, des services d'impression, de l'administration d'un site Web très fréquenté, si vous en avez un, du support et du centre d'appels. Votre valeur n'en diminuera pas, au contraire, vous bénéficierez d'une expertise supplémentaire dans le domaine des contacts avec des prestataires tiers.
Si votre manager estime que l'externalisation coûte cher, expliquez-lui simplement combien il devra rémunérer le spécialiste dédié. Ça marche vraiment.
10. Ne vous impliquez pas dans l’open source et votre développement
Je suis ingénieur, je suis développeur dans le passé et je crois fermement que c'est l'open source qui sauve le monde - quel est le coût des bibliothèques, des systèmes de surveillance, des systèmes de gestion de serveurs, etc. Mais si votre entreprise décide d'acheter un CRM, un ERP, un ECM, etc. open source. ou le patron crie lors d'une réunion que tu vas foutre en l'air ta facturation, sauve le navire, il va dans les récifs. Voici les arguments sur lesquels se prononcer face à un leader inspiré et au regard brûlant :
- l'open source est mal pris en charge s'il s'agit d'un référentiel public ou est très coûteux à prendre en charge s'il s'agit d'open source d'entreprises (SGBD, suites bureautiques, etc.) - vous paierez littéralement pour chaque question, demande et ticket ;
- un spécialiste interne pour déployer un produit open source interne coûtera très cher en raison de sa rareté ;
- les améliorations apportées à l'open source peuvent être sérieusement limitées par les connaissances, les compétences ou même les licences ;
- Il vous faudra beaucoup de temps pour démarrer avec l'open source et il vous sera trop difficile de l'adapter aux processus métier.
Inutile de dire que développer le vôtre est une entreprise très longue et coûteuse ? D'après ma propre expérience, je peux dire qu'il faut au moins trois ans pour créer un prototype fonctionnel qui répond aux exigences de l'entreprise et permet aux utilisateurs de l'utiliser. Et seulement si vous disposez d'une bonne équipe de programmeurs (vous pouvez consulter les salaires sur « Mon cercle » - les conclusions vous parviendront).
Je vais donc être banal et répéter : considérez toutes les options.
Alors laissez-moi résumer brièvement pour être sûr de ne rien oublier :
- compter l'argent - comparer différentes options, prendre en compte les facteurs, comparer ;
- s'efforcer de réduire le temps de maintenance et de formation des utilisateurs, de réduire le risque « d'intervention d'un imbécile » ;
- essayer de consolider et d'intégrer les technologies - une architecture cohérente et une automatisation de bout en bout font la différence ;
- investissez dans le développement informatique, ne vivez pas avec des technologies obsolètes - elles coûteront de l'argent ;
- corréler la demande et la consommation des ressources informatiques.
Vous vous demandez peut-être : pourquoi économiser l’argent des autres, puisque c’est le bureau qui paie ? Question logique ! Mais votre capacité à optimiser les coûts et à gérer efficacement les actifs informatiques repose avant tout sur votre expérience et vos caractéristiques en tant que professionnel. Nous savons tous comment fabriquer des bonbons à partir de matériaux de récupération ici :)
У comme une excellente raison de mettre à niveau les capacités virtuelles. Entrez, regardez, choisissez : il en reste très peu avant le 30 avril.
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Source: habr.com