C'était l'année 2013. Je suis arrivé dans l'une des entreprises de développement créant des logiciels pour les utilisateurs individuels. On m'a dit beaucoup de choses, mais je ne m'attendais pas du tout à voir ce que j'ai vu : 32 machines virtuelles non désactivées sur un VDS encore très cher à l'époque, trois licences Photoshop « libres », 2 Corel, de la puissance de téléphonie IP payée et inutilisée, et d'autres petites choses. Dans le premier mois, j'ai « réduit les coûts » de l'infrastructure de 230 000 roubles, dans le deuxième presque 150 000, puis le héroïsme s'est terminé, les optimisations ont commencé et au final, nous avons économisé un demi-million en six mois.
Cette expérience nous a inspirés et nous avons commencé à chercher de nouvelles façons d'économiser. Maintenant, je travaille dans un autre endroit (devinez où), donc je peux en toute honnêteté partager mon expérience avec le monde. Et vous aussi, partagez, faisons ensemble l'infrastructure IT moins chère et plus efficace !
« On a déjà pelé la dernière peau de vos dépenses pour les serveurs, les licences, les actifs IT et l'externalisation », grommelait le directeur financier, exigeant de la planification et du budgétage.
1. Soyez ennuyeux - planifiez et budgétez.
La planification du budget de l'environnement IT de votre entreprise est une tâche ennuyeuse, et son approbation est parfois même risquée. Mais le simple fait d'avoir un budget vous protège presque toujours de :
- couper les dépenses pour le développement de votre parc matériel et logiciels (bien qu'il puisse y avoir des optimisations trimestrielles, mais là, vous pouvez défendre votre position)
- l'insatisfaction du directeur financier ou de la comptabilité au moment de l'achat ou de la location d'un nouvel élément d'infrastructure.
- la colère du dirigeant à cause des dépenses imprévues.
Un budget doit être établi non seulement dans les grandes entreprises - dans pratiquement n'importe laquelle. Rassemblez les exigences en matière de logiciels et de matériel de tous les départements, calculez la puissance nécessaire, tenez compte de la dynamique de changement du personnel (par exemple, si votre centre d'appels ou votre support augmentent pendant la saison chargée et diminuent pendant les périodes calmes), justifiez les dépenses et élaborez un plan budgétaire avec des détails par période (idéalement - par mois). Ainsi, vous saurez exactement combien d'argent vous disposerez pour vos tâches gourmandes en ressources et vous optimiserez vos dépenses.
2. Utilisez le budget de manière appropriée.
Une fois le budget approuvé et signé, il y a une tentation énorme de réaffecter les coûts, par exemple, en investissant tout le budget dans un serveur coûteux qui pourrait déployer toute la suite DevOps avec surveillance et passerelles 🙂 Dans ce cas, vous risquez de vous retrouver à court de ressources pour les autres tâches et de dépasser votre budget. Par conséquent, concentrez-vous uniquement sur les besoins réels et les défis commerciaux pour lesquels des capacités de calcul sont nécessaires.
3. Modernisez vos serveurs à temps
Les serveurs physiques, tout comme les serveurs virtuels obsolètes, n'apportent aucune utilité à l'organisation — ils posent des problèmes en matière de sécurité, de rapidité et d'intelligence. Vous passez plus de temps, d'énergie et d'argent à compenser le manque de fonctionnalité, à résoudre des problèmes de sécurité et à appliquer des correctifs pour améliorer les performances. Il est donc important de mettre à jour vos ressources physiques et virtuelles — par exemple, vous pouvez le faire dès maintenant grâce à notre offre. , les prix ne sont pas à avoir honte de montrer sur Habr.
D'ailleurs, je me suis souvent retrouvé dans des situations où un serveur physique dans les bureaux était une décision complètement injustifiée : la plupart des PME peuvent régler tous leurs problèmes avec des capacités virtuelles et économiser beaucoup d'argent.
4. Optimisez le travail des utilisateurs ordinaires
Apprenez à tous vos utilisateurs à économiser de l'électricité en utilisant l'infrastructure de manière responsable. Voici quelques exemples de dépassements typiques du côté utilisateur :
- Installer des logiciels inutiles selon le principe « pour tout le département » — les utilisateurs demandent d'installer le même logiciel que leur voisin, car c'est nécessaire ou une demande du type « 7 licences Photoshop pour le département de design » se forme. Cependant, dans le département de design, seulement quatre personnes utilisent Photoshop, tandis que les trois autres sont des intégrateurs qui l'utilisent une fois tous les six mois. Dans ce cas, il vaut mieux acheter 4 licences et résoudre 1 à 2 tâches par an avec l'aide des collègues. Mais cette situation se présente souvent avec des logiciels de bureau (notamment la suite MS Office, qui est nécessaire à tout le monde dans sa totalité). En réalité, la grande majorité des employés peuvent se contenter d'éditeurs open source ou de Google Docs pratiques.
- Les utilisateurs prennent des ressources virtuelles et épuisent méthodiquement toute la puissance louée - par exemple, les testeurs aiment créer des machines virtuelles surchargées et oublient même de les éteindre, cela ne dérange pas non plus les développeurs. La recette est simple : éteindre tout avant de partir 🙂
- Les utilisateurs utilisent les serveurs de l'entreprise comme un stockage de fichiers global : ils téléchargent des photos (en RAW), des vidéos, ils mettent en ligne des gigaoctets de musique, les plus téméraires peuvent même créer un petit serveur de jeux sur des ressources de travail (comme nous l'avons critiqué sur le portail d'entreprise de manière humoristique - cela fonctionnait très bien).
- Les employés coûteux, au sens propre comme figuré, apportent des logiciels piratés au travail, et voilà, des amendes, des problèmes avec la police et les fournisseurs. Gérez les accès et les politiques, car de toute façon, ils apporteront ces logiciels, même si vous tenez des discours larmoyants dans la cafétéria et rédigez des affiches motivantes.
- Les utilisateurs pensent qu'ils ont le droit d'exiger tout outil qui leur convient. Ainsi, j'avais dans mon arsenal les locations de Trello, Asana, Wrike, Basecamp et Bitrix24. Parce que chaque chef de projet choisissait le produit le plus pratique ou habituel pour son département. Au final, 5 solutions à maintenir, 5 prix différents, 5 factures, 5 places de marché différentes, etc. Aucune intégration, unification ou automatisation fluide - juste un mal de tête cérébral. En fin de compte, après consultation avec le directeur général, j'ai fermé le bazar, choisi Asana, aidé à migrer les données, appris mes collègues et fait de belles économies, y compris en temps et en énergie.
En gros, négociez avec les utilisateurs, formez-les, faites de l'éducation et essayez de faciliter le travail pour vous deux. En fin de compte, ils vous seront reconnaissants pour l'ordre dans les affaires, et les dirigeants pour la réduction des coûts. Eh bien, vous, chers professionnels de Habr, avez probablement remarqué que la solution aux problèmes énumérés n'est rien d'autre que la création de la sécurité de l'information d'entreprise. Un merci spécial au sysadmin (car on ne se remercie pas soi-même...).
5. Combinez les solutions cloud et de bureau
En fait, étant donné que je travaille pour un fournisseur d'hébergement et que, à la fin de l'article, j'ai envie de vous parler d'une super promotion sur la puissance serveur pour les entreprises de toutes tailles, je devrais agiter le drapeau et crier « Tout dans le cloud ! ». Mais alors, je pécherais contre ma qualification d'ingénieur et je ressemblerais à un marketeur. C'est pourquoi je vous exhorte à aborder la question de manière réfléchie et à combiner des solutions cloud et de bureau. Par exemple, vous pouvez louer un système CRM cloud en tant que service (SaaS), et selon la brochure, cela coûte 1000 roubles par utilisateur par mois - une bagatelle (je vais passer sous silence la question de l'implémentation, cela a déjà été discuté sur Habr). Ainsi, pendant trois ans pour 10 employés, vous dépenserez 360 000 roubles, pour 4 - 480 000, pour 5 - 600 000, etc. En revanche, vous pouvez implémenter un CRM de bureau en payant des licences concurrentielles (+100 à l'économie) pour environ 250 000 roubles et le gérer comme le même Photoshop. Parfois, l'économie sur une période de 2-5 ans est vraiment impressionnante.
Inversement, les technologies cloud vous permettent souvent d'économiser sur le matériel, les salaires des ingénieurs, la protection des données (mais ne faites jamais d'économies à ce sujet !), et le scalabilité. Les ressources cloud sont faciles à connecter et à déconnecter, les dépenses liées au cloud ne s'inscrivent pas dans les charges d'investissement de l'entreprise - en somme, les avantages sont nombreux. Choisissez des solutions cloud lorsque cela est justifié en termes de scalabilité, d'agilité et de flexibilité.
Calculez, combinez et choisissez des combinatoires gagnantes - je ne donnerai pas de recette universelle, elles sont spécifiques à chaque entreprise : certains renoncent complètement au cloud, d'autres bâtissent tout leur business dans le cloud. D'ailleurs, ne refusez jamais les mises à jour logicielles (même payantes) - en général, les développeurs de logiciels d'application pour les entreprises proposent des versions plus stables et fonctionnelles.
Et une autre règle pour les logiciels : débarrassez-vous des vieux logiciels qui apportent moins que ce qu'ils consomment en maintenance et en support. Il existe sûrement déjà des alternatives sur le marché.
6. Évitez la duplication des logiciels
J’ai déjà parlé de cinq systèmes de gestion de projet dans ma zoo IT, mais je vais en faire un point à part. Si vous avez arrêté d'utiliser un logiciel particulier et choisi un nouveau — n'oubliez pas de cesser de payer pour l'ancien, si vous avez trouvé de nouveaux services d'hébergement — résiliez votre contrat avec l’ancien fournisseur, à moins que vous n’ayez des raisons particulières. Surveillez les profils d'utilisation des logiciels par les employés et débarrassez-vous des logiciels inutilisés et en double.
Il est idéal d'avoir un système de surveillance et d'analyse des logiciels installés — cela vous permettra de voir en temps réel les doublons et les problèmes. Cela aide l'entreprise à éviter la duplication et la répétition des données — parfois, la recherche de celui qui a mal fait prend trop de temps.
7. Nettoyez l'infrastructure et les périphériques applicatifs
Qui se soucie de ces consommables : cartouches, clés USB, papier, chargeurs, onduleurs, imprimantes et autres disques-tubes. C’est dommage. Commencez par le papier et les imprimantes — analysez les profils d'impression et mettez en place un réseau d'imprimantes ou de MFP avec accès public, vous serez surpris de constater combien de papier et de cartouches vous économiserez et combien le coût d'impression d'une page diminuera. Et non, ce n’est pas de la mesquinerie, c'est l'optimisation d'un processus important. Personne n'interdit d'imprimer des travaux de cours et des rapports sur du matériel de bureau, mais imprimer des livres que l’on préfère ne pas acheter ou ne pas lire sur un écran, c'est un peu trop.
Ensuite, ayez toujours un stock de consommables que vous achetez auprès de fournisseurs avec des remises, afin que, en cas de problèmes techniques, vous n'ayez pas à acheter à prix d'or dans le premier magasin de bricolage. Surveillez l'amortissement et l'usure, tenez un registre et formez un fonds de remplacement — d'ailleurs, il est bon d'avoir un fonds de remplacement aussi pour le matériel de bureau de base. Tout simplement parce que vous ne serez pas félicité pour les temps d'arrêt au travail, c'est aussi une perte d'argent, surtout dans les entreprises commerciales et de services.
En ce qui concerne l'infrastructure appliquée, il existe deux principales catégories de coûts : l'internet et la communication. Lorsque vous choisissez un fournisseur, regardez les offres groupées, lisez les petites étoiles sur les tarifs, faites attention à la qualité de la communication et au SLA. Certains administrateurs préfèrent ne pas se compliquer la vie et achètent, par exemple, la téléphonie IP dans un forfait avec un PBX virtuel payant, pour lequel un abonnement mensuel est également requis. N'hésitez pas, achetez uniquement le trafic et apprenez à travailler avec Asterisk — c'est le meilleur de ce qui a été créé dans le domaine des PBX et une solution presque sans problème pour les défis d'affaires des petites et moyennes entreprises (si vous avez de bonnes compétences).
8. Documentez et créez des instructions pour vos employés
C'est paresseux et c'est nécessaire. Tout d'abord, vous travaillerez plus facilement, deuxièmement, l'adaptation des nouveaux sera sans accroc. Enfin, vous saurez que votre infrastructure est à jour, cohérente et en bon état. Rédigez des instructions de sécurité, de courtes manuels pour les utilisateurs, des FAQ, décrivez les règles et normes d'utilisation du matériel de bureau. Une instruction matérialisée est beaucoup plus convaincante que des mots, et on peut toujours y référer. Ainsi, vous pouvez envoyer un lien vers le document en cas de question pertinente et ne pas accepter l'argument "Je n'ai pas été prévenu". Vous économiserez beaucoup sur la correction des erreurs.
9. Utilisez les services d'externalisation
Même si vous avez tout un département informatique dans votre entreprise ou, au contraire, une petite infrastructure, il n'est pas honteux de recourir aux services d'externalisation. Pourquoi ne pas bénéficier des services de professionnels de haut niveau, spécialisés dans des domaines complexes, pour peu d'argent, c'est-à-dire sans acheter un tel spécialiste en interne ? Externalisez une partie de DevOps, l'entretien d'impression, l'administration d'un site web chargé, si vous en avez un, le support et le centre d'appels. Votre valeur n'en diminuera pas, au contraire, vous obtiendrez une expertise supplémentaire dans la gestion des relations avec des sous-traitants externes.
Si votre responsable estime que l'externalisation est coûteuse, expliquez-lui simplement combien il devra payer un spécialiste dédié. Cela fonctionne réellement.
10. Ne vous engagez pas dans l'open source ni dans votre propre développement.
Je suis ingénieur, ancien développeur et je crois fermement que l'open source sauve le monde - que valent des bibliothèques, des systèmes de surveillance, des systèmes de gestion de serveurs, etc. Mais si votre entreprise décide d'acheter un CRM, un ERP, un ECM open source, ou si votre patron crie lors d'une réunion que vous devez développer votre billing à la va-vite, il est temps de sauver le navire, il va s'échouer. Voici les arguments sur lesquels il faut s'appuyer face à un responsable inspiré aux yeux ardents :
- l'open source est mal soutenu s'il s'agit d'un dépôt public, ou coûte très cher à soutenir s'il provient d'entreprises (SGBD, suites bureautiques, etc.) - vous paierez littéralement pour chaque question, requête et ticket ;
- un spécialiste interne pour le déploiement d'un produit open source interne sera très cher en raison de sa rareté ;
- les modifications d'un produit open source peuvent être fortement limitées par les connaissances, les compétences ou même la licence ;
- avec l'open source, vous ne démarrerez pas rapidement et il sera trop difficile de l'adapter aux processus métier.
Faut-il encore parler de la création en interne, qui est une démarche très longue et coûteuse ? De mon expérience, il faut compter au moins trois ans pour aboutir à un prototype fonctionnel conforme aux exigences métier et permettant aux utilisateurs de travailler, si vous avez une bonne équipe de développeurs (vous pouvez consulter les salaires sur « Mon Cercle » - les conclusions s'imposent d'elles-mêmes).
Ainsi, je vais paraître banal et je vais le répéter : considérez toutes les options.
Donc, je vais résumer brièvement pour m'assurer que je n'ai rien oublié :
- comptez l'argent - comparez différentes options, prenez en compte les facteurs, faites des comparaisons ;
- cherchez à réduire le temps de maintenance et de formation des utilisateurs, réduisez le risque d'« intervention d'un imbécile » ;
- essayez de consolider et d'intégrer les technologies - une architecture claire et une automatisation de bout en bout sont la solution ;
- investissez dans le développement informatique, ne vivez pas avec des technologies obsolètes - elles vous pomperont de l'argent ;
- rappelez-vous de faire correspondre la demande et la consommation des ressources informatiques.
Vous pouvez demander - pourquoi économiser l'argent des autres, puisque la société paie ? C'est une question logique ! Mais votre capacité à optimiser les coûts et à gérer les actifs informatiques efficacement est avant tout votre expérience et votre caractéristique en tant que professionnel. Nous savons tous ici faire une merveille avec des matériaux de récupération 🙂
Il y a comme une excellente occasion de mettre à jour les ressources virtuelles. Venez, regardez, choisissez — il ne reste plus beaucoup de temps jusqu'au 30 avril.
Pour les autres — traditionnellement à 10 % avec le code promo habrahabr10.
Source : habr.com
