Je crois que nous allons tous au restaurant avec des amis ou des collègues. Et après un moment convivial, le serveur apporte le chèque. Le problème peut alors être résolu de plusieurs manières :
- Première méthode, « gentlemanly ». Un « pourboire » de 10 à 15 % au serveur est ajouté au montant du chèque, et le montant obtenu est divisé également entre tous les hommes.
- La deuxième méthode est « socialiste ». Le chèque est réparti également entre tous, quelle que soit la quantité de nourriture et de boisson.
- La troisième méthode est « équitable ». Chacun allume la calculatrice de son téléphone et commence à calculer le coût de ses plats plus un certain montant de « pourboire », également individuel.
La situation des restaurants est très similaire à celle des coûts informatiques dans les entreprises. Dans cet article, nous parlerons de la répartition des dépenses entre les départements.
Mais avant de plonger dans les abysses de l’informatique, revenons à l’exemple du restaurant. Chacune des méthodes de « répartition des coûts » ci-dessus présente des avantages et des inconvénients. L'inconvénient évident de la deuxième méthode : l'un pourrait manger une salade César végétarienne sans poulet, et l'autre pourrait manger un faux-filet, les quantités pourraient donc différer considérablement. L’inconvénient de la méthode « équitable » est que le processus de comptage est très long et que le montant total est toujours inférieur à celui du chèque. Situation courante ?
Imaginons maintenant que nous nous amusions dans un restaurant en Chine et que le chèque soit apporté en chinois. Tout ce qui est clair, c'est le montant. Bien que certains puissent soupçonner qu'il ne s'agit pas du tout du montant, mais de la date actuelle. Ou bien, supposons que cela se produise en Israël. Ils lisent de droite à gauche, mais comment écrivent-ils les chiffres ? Qui peut répondre sans Google ?
Pourquoi l’allocation est-elle nécessaire pour l’informatique et les entreprises ?
Ainsi, le service informatique fournit des services à toutes les divisions de l'entreprise et vend effectivement ses services aux divisions commerciales. Et, même s'il n'existe pas de relations financières formelles entre les départements d'une entreprise, chaque unité commerciale doit au minimum comprendre combien elle dépense en informatique, combien il en coûte pour lancer de nouveaux produits, tester de nouvelles initiatives, etc. Il est évident que la modernisation et l'expansion des infrastructures ne sont pas payées par le mythique « modernisateur, patron des intégrateurs de systèmes et des équipementiers », mais par les entreprises, qui doivent comprendre l'efficacité de ces coûts.
Les unités commerciales varient en taille ainsi qu'en intensité de leur utilisation des ressources informatiques. Ainsi, répartir à parts égales les coûts de mise à niveau de l'infrastructure informatique entre les départements est la deuxième méthode avec tous ses inconvénients. La méthode « équitable » est préférable dans ce cas, mais elle demande trop de travail. L'option la plus optimale semble être l'option « quasi-équitable », lorsque les coûts ne sont pas attribués au centime, mais avec une certaine précision raisonnable, tout comme en géométrie scolaire, nous utilisons le nombre π comme 3,14, et non la séquence entière de nombres. après la virgule.
L'estimation du coût des services informatiques est très utile dans les exploitations disposant d'une infrastructure informatique unique lors de la fusion ou de la séparation d'une partie de l'exploitation en une structure distincte. Cela vous permet de calculer immédiatement le coût des prestations informatiques afin de prendre en compte ces montants lors de la planification. En outre, comprendre le coût des services informatiques permet de comparer les différentes options d'utilisation et de possession des ressources informatiques. Lorsque des hommes en costumes valant plusieurs milliers de dollars expliquent comment leur produit peut optimiser les coûts informatiques, augmenter ce qui doit être augmenté et réduire ce qui doit être réduit, l'évaluation des coûts continus des services informatiques permet au DSI de ne pas faire aveuglément confiance aux promesses marketing. , mais d'évaluer avec précision l'effet attendu et de contrôler les résultats.
Pour les entreprises, l’allocation est l’occasion de comprendre à l’avance le coût des services informatiques. Toute exigence commerciale n'est pas évaluée comme une augmentation du budget informatique global d'un certain pourcentage, mais est déterminée comme le montant d'une exigence ou d'un service spécifique.
Cas réel
La principale « douleur » du DSI d'une grande entreprise était qu'il fallait comprendre comment répartir les coûts entre les unités commerciales et proposer une participation au développement informatique proportionnelle à la consommation.
En guise de solution, nous avons développé un calculateur de services informatiques capable d'attribuer le total des coûts informatiques d'abord aux services informatiques, puis aux unités commerciales.
Il y a en réalité deux tâches : calculer le coût d'un service informatique et répartir les coûts entre les unités commerciales utilisant ce service selon certains facteurs (une méthode « quasi-équitable »).
À première vue, cela peut paraître simple si, dès le début, les services informatiques étaient correctement décrits, si les informations étaient saisies dans la base de données de configuration CMDB et si le système de gestion des actifs informatiques ITAM, les modèles de ressources et de services étaient construits et qu'un catalogue de services informatiques était construit. développé. En effet, dans ce cas, pour tout service informatique il est possible de déterminer quelles ressources il utilise et combien coûtent ces ressources, en tenant compte de la dépréciation. Mais nous avons affaire à des affaires russes ordinaires, ce qui impose certaines restrictions. Ainsi, il n'y a pas de CMDB et d'ITAM, il n'y a qu'un catalogue de services informatiques. Chaque service informatique représente généralement un système d'information, l'accès à celui-ci, l'accompagnement des utilisateurs, etc. Le service informatique utilise des services d'infrastructure tels que « Serveur DB », « Serveur d'applications », « Système de stockage de données », « Réseau de données », etc. En conséquence, pour résoudre les tâches assignées, il est nécessaire :
- déterminer le coût des services d'infrastructure;
- répartir le coût des services d'infrastructure entre les services informatiques et calculer leur coût ;
- déterminer les facteurs (coefficients) de répartition du coût des services informatiques entre les unités commerciales et allouer le coût des services informatiques aux unités commerciales, répartissant ainsi le montant des coûts du service informatique entre les autres divisions de l'entreprise.
Tous les coûts informatiques annuels peuvent être représentés comme un sac d'argent. Une partie de ce sac a été dépensée en équipements, travaux de migration, modernisation, licences, support, salaires des employés, etc. Cependant, la complexité réside dans la procédure comptable de comptabilisation des immobilisations et des actifs incorporels en informatique.
Prenons un exemple de projet de modernisation de l'infrastructure SAP. Dans le cadre du projet, des équipements et des licences sont achetés et les travaux sont réalisés avec l'aide d'un intégrateur système. Lors de la clôture d'un projet, le gestionnaire doit établir des documents afin que le matériel comptable soit inclus dans les immobilisations, les licences soient incluses dans les immobilisations incorporelles et que les autres travaux de conception et de mise en service soient amortis en charges reportées. Problème numéro un : lors de l’enregistrement en immobilisation, le comptable du client ne se soucie pas de savoir comment elle s’appellera. Par conséquent, dans les immobilisations, nous recevons l'actif « UpgradeSAPandMigration ». Si, dans le cadre du projet, une baie de disques a été modernisée, ce qui n'a rien à voir avec SAP, cela complique encore davantage la recherche des coûts et l'allocation ultérieure. En fait, n'importe quel équipement peut être caché derrière l'actif « UpgradeSAPandMigration », et plus le temps passe, plus il est difficile de comprendre ce qui y a réellement été acheté.
Il en va de même pour les actifs incorporels, dont la formule de calcul est beaucoup plus complexe. Une complexité supplémentaire est ajoutée par le fait que le moment du démarrage de l'équipement et de son inscription au bilan peut différer d'environ un an. De plus, l'amortissement est de 5 ans, mais en fait le matériel peut fonctionner plus ou moins selon les circonstances.
Ainsi, il est théoriquement possible de calculer le coût des services informatiques avec une précision de 100 %, mais en pratique c'est un exercice long et plutôt inutile. Nous avons donc choisi une méthode plus simple : les coûts facilement imputables à toute infrastructure ou service informatique sont imputés directement au service correspondant. Les coûts restants sont répartis entre les services informatiques selon certaines règles. Cela vous permettra d'obtenir une précision d'environ 85%, ce qui est largement suffisant.
Dans la première étape Pour répartir les coûts des services d'infrastructure, des rapports financiers et comptables pour les projets informatiques et un « bon volontarisme » sont utilisés dans les cas où il n'est pas possible d'attribuer des coûts à un service d'infrastructure. Les coûts sont imputés soit directement aux services informatiques, soit aux services d'infrastructure. Grâce à la répartition des coûts annuels, nous obtenons le montant des dépenses pour chaque service d'infrastructure.
Dans la deuxième étape des coefficients de répartition entre les services informatiques sont déterminés pour des services d'infrastructure tels que « Serveur d'applications », « Serveur de base de données », « Stockage de données », etc. Certains services d'infrastructure, par exemple « Lieux de travail », « Accès Wi-Fi », « Vidéoconférence » ne sont pas répartis entre les services informatiques et sont attribués directement aux unités commerciales.
A ce stade, le plaisir commence. À titre d'exemple, considérons un service d'infrastructure tel que les « serveurs d'applications ». Il est présent dans presque tous les services informatiques, dans deux architectures, avec et sans virtualisation, avec et sans redondance. Le moyen le plus simple consiste à répartir les coûts proportionnellement aux cœurs utilisés. Afin de compter les « perroquets identiques » et de ne pas confondre les cœurs physiques avec les virtuels, en tenant compte du surabonnement, nous supposons qu'un cœur physique est égal à trois cœurs virtuels. Ensuite, la formule de répartition des coûts du service d'infrastructure « Application Server » pour chaque service informatique ressemblera à ceci :
,
où Rsp est le coût total du service d'infrastructure « Serveurs d'applications », et Kx86 et Kr sont des coefficients indiquant la part des serveurs x86 et P-series.
Les coefficients sont déterminés empiriquement sur la base d'une analyse de l'infrastructure informatique. Le coût des logiciels de cluster, des logiciels de virtualisation, des systèmes d'exploitation et des logiciels d'application est calculé comme des services d'infrastructure distincts.
Prenons un exemple plus compliqué. Service d'infrastructure « Serveurs de bases de données ». Il comprend les coûts du matériel et les coûts des licences de bases de données. Ainsi, le coût du matériel et des licences peut être exprimé par la formule :
où РHW et РLIC sont respectivement le coût total de l'équipement et le coût total des licences de bases de données, et KHW et KLIC sont des coefficients empiriques qui déterminent la part des coûts pour le matériel et les licences.
De plus, avec le matériel, c'est similaire à l'exemple précédent, mais avec les licences, la situation est un peu plus compliquée. Le paysage d'une entreprise peut utiliser plusieurs types de bases de données différents, tels qu'Oracle, MSSQL, Postgres, etc. Ainsi, la formule de calcul de l'allocation d'une base de données spécifique, par exemple MSSQL, à un service spécifique ressemble à ceci :
où KMSSQL est un coefficient qui détermine la part de cette base de données dans le paysage informatique de l’entreprise.
La situation est encore plus compliquée avec le calcul et l'allocation d'un système de stockage de données avec différents fabricants de baies et différents types de disques. Mais la description de cette partie fait l'objet d'un article séparé.
Le résultat?
Le résultat de cet exercice peut être une calculatrice Excel ou un outil d'automatisation. Tout dépend de la maturité de l’entreprise, des processus lancés, des solutions mises en œuvre et de la volonté du management. Un tel calculateur ou une représentation visuelle des données permet de répartir correctement les coûts entre les unités commerciales et de montrer comment et quel est le budget informatique alloué. Le même outil peut facilement démontrer comment l'amélioration de la fiabilité d'un service (redondance) augmente son coût, non pas du coût du serveur, mais en tenant compte de tous les coûts associés. Cela permet à l’entreprise et au DSI de « jouer sur le même plateau » selon les mêmes règles. Lors de la planification de nouveaux produits, les coûts peuvent être calculés à l’avance et la faisabilité évaluée.
Igor Tyukachev, consultant chez Jet Infosystems
Source: habr.com