Bonne journée à tous! Aujourd'hui, j'aimerais partager un petit exemple d'automatisation du processus de création de demandes de départ pour les nouveaux employés à l'aide des produits Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate et Teams. Lors de la mise en œuvre de ce processus, vous n'aurez pas besoin d'acheter des forfaits utilisateur PowerApps et Power Automate distincts ; un abonnement Office365 E1/E3/E5 sera suffisant. Nous créerons des listes et des colonnes sur le site SharePoint, PowerApps vous aidera à créer un formulaire et Power Automate offrira des opportunités pour personnaliser la logique des processus métier. Nous connecterons le processus final à l’équipe MS Teams. Ne perdons pas de temps et voyons ce qui se passe.
Dans un premier temps, nous créons des listes et des détails. Nous avons besoin de listes :
- Demandes de départ des employés
- unité
- RH par département
- Administrateurs
Chaque liste jouera son rôle dans le futur, et nous verrons laquelle. Créez des détails et configurez le menu de navigation :
PowerApps
Créons maintenant un formulaire pour la liste « Demandes de départ des employés » à l'aide de PowerApps. Sous la forme finale, cela ressemblera à ceci :
Dans le champ « Employé », vous sélectionnez dans la liste des utilisateurs d'Office 365, la « Date de sortie » est indiquée dans le calendrier, la « Division » est indiquée dans l'annuaire des services, et « RH » est sélectionné dans les « RH par service ». annuaire:
Mais il faut veiller à ce que la liste des RH disponibles à la sélection soit filtrée par service indiqué sur le formulaire. Utilisons une formule pour filtrer les données dans PowerApps. Pour la propriété « Items » du champ « HR » on écrit :
De plus, vous pouvez apporter de petits ajustements à la valeur par défaut du champ Statut du formulaire. Pour la propriété « Default » du champ « Status » on écrit :
Si le formulaire de création d'un élément s'ouvre, la valeur « Nouveau » sera inscrite dans le champ « Statut », sinon la valeur de la colonne SharePoint pour l'élément actuel sera remplacée dans le champ statut du formulaire.
L'un des problèmes de PowerApps est l'incapacité de récupérer facilement les données des groupes SharePoint. De ce fait, il n'est pas possible de configurer facilement la visibilité/disponibilité des champs ou des objets sur le formulaire si vous souhaitez compter sur l'utilisateur comme membre d'un groupe SharePoint. Mais vous pouvez trouver une solution de contournement. Spécialement à cet effet, nous avons créé à l'avance une liste d'administrateurs :
Cette liste contient un champ « Employé » de type « Utilisateur ou Groupe », affiché uniquement sur le formulaire, et un champ « Nom », dans lequel est inscrit le nom de l'employé sélectionné, affiché uniquement dans la vue liste. Maintenant, essayons une petite astuce dans PowerApps. Par exemple, vous pouvez configurer la disponibilité de n'importe quel champ si l'utilisateur actuel figure dans la liste des administrateurs. Recherchez la propriété « Mode d'affichage » du champ « Date de sortie » et écrivez :
Selon cette formule, s'il y a au moins un employé dans la liste des Administrateurs dont le login correspond au login de l'utilisateur actuel, alors le champ sera disponible pour modification, sinon, pour visualisation. Pour plus de fiabilité, nous réduisons le login en minuscules, sinon toutes sortes de cas peuvent arriver.
Vous avez peut-être remarqué que dans l'entête du formulaire il y a un bouton « Actions sur l'application » :
Ce bouton mènera à un autre écran, où, pour plus de commodité, sont collectées toutes les actions possibles sur l'application :
Après avoir cliqué sur chaque bouton, une fenêtre d'action supplémentaire s'ouvre, par exemple, si l'action « Annuler la candidature » est sélectionnée, une fenêtre supplémentaire s'ouvre avec la possibilité de saisir un commentaire :
Après avoir cliqué sur le bouton « Confirmer », le statut de l'application change, et cela peut être fait même sans lancer le flux Power Automate. Utilisons la fonction « Patch » pour la propriété « OnSelect » du bouton :
À l'aide de la fonction Patch, nous mettons à jour l'élément de la liste de commandes en le filtrant par l'ID de l'élément actuel. Nous modifions la valeur du champ « Statut » et passons à l'écran principal. Pour les autres boutons d'action, la logique est similaire.
Il ne reste plus qu'à configurer le flux d'approbation. Faisons-le sous la forme la plus simple.
Power Automate
Notre flux d'approbation s'exécutera automatiquement lorsqu'un ticket est créé. Au cours de l'exécution, le statut de la demande changera, le chef du service la recevra et une notification par courrier électronique de la nouvelle demande sera envoyée au chef. Pour déterminer le leader, nous disposons d'un répertoire « Divisions » :
Créez un flux Power Automate :
Lors de l'exécution de ce flux, le chef de service reçoit une notification par email concernant la création d'une nouvelle candidature et peut suivre le lien pour prendre une décision en cliquant sur le bouton :
Cliquer sur le bouton « Accepter » ou « Rejeter » lance également un flux Power Automate, qui modifie le statut de la candidature et envoie une notification par e-mail au spécialiste RH :
Le processus est prêt.
Teams
Et la touche finale est l'organisation de la collaboration avec ce processus. Pour cela, connectez le processus à la commande MS Teams :
Désormais, tous les membres de l'équipe MS Teams ont accès au processus de déconnexion des nouveaux employés dans un onglet séparé.
Bien entendu, vous pouvez fournir des approbations en plusieurs étapes dans votre logique de flux, et vous pouvez également utiliser le composant Approbations pour attribuer des tâches Power Automate. Vous pouvez également personnaliser des rapports et générer des notifications qui seront envoyées au chatbot Microsoft Teams. Mais nous en reparlerons dans les prochains articles. Merci de votre attention et bonne journée à tous !
Source: habr.com