Bonjour à tous ! Aujourd'hui, je voudrais partager un petit exemple d'automatisation du processus de création de demandes de départ pour de nouveaux employés en utilisant les produits Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate et Teams. Pour mettre en œuvre ce processus, il n'est pas nécessaire d'acheter des plans utilisateurs distincts PowerApps et Power Automate, un abonnement Office365 E1/E3/E5 suffira. Sur le site SharePoint, nous allons créer des listes et des colonnes, PowerApps nous aidera à créer un formulaire, et Power Automate fournira des possibilités pour configurer la logique des processus métiers. Le processus final sera connecté à l'équipe MS Teams. Ne perdons pas de temps et voyons ce que nous pouvons réaliser.
Au premier stade, nous créons des listes et des attributs. Nous aurons besoin des listes :
- Demandes de départ des employés
- Départements
- Ressources humaines par département
- Administrateurs
Chaque liste jouera un rôle dans la suite, et nous verrons lequel. Nous créons les attributs et configurons le menu de navigation :
PowerApps
Maintenant, créons un formulaire pour la liste « Demande de départ de l'employé » en utilisant PowerApps. Il ressemblera à ceci :
Dans le champ « Employé », une sélection s'effectue à partir de la liste des utilisateurs Office 365, « Date de départ » est sélectionnée dans le calendrier, « Département » est choisi à partir du répertoire des départements, et « RH » est sélectionné dans le répertoire « Ressources humaines par département » :
Cependant, il est nécessaire de filtrer la liste des RH disponibles en fonction du département spécifié dans le formulaire. Nous utiliserons une formule pour filtrer les données dans PowerApps. Pour la propriété « Items » du champ « RH », nous écrivons :
De plus, nous pouvons faire quelques réglages sur la valeur par défaut pour le champ Statut. Pour la propriété « Default » du champ « Statut », nous écrivons :
Si le formulaire de création d'élément s'ouvre, la valeur « Nouvelle » sera enregistrée dans le champ « Statut », sinon, la valeur du champ statut du formulaire sera remplacée par la valeur de la colonne SharePoint pour l'élément actuel.
Un des problèmes de PowerApps est la difficulté à obtenir facilement des données à partir des groupes SharePoint. Par conséquent, il devient difficile de configurer la visibilité/l'accessibilité des champs ou des objets sur le formulaire si vous souhaitez vous baser sur l'appartenance d'un utilisateur à un groupe SharePoint. Mais il existe une solution. Pour cela, nous avons préalablement créé la liste Administrateurs :
Dans cette liste, il y a un champ « Employé » de type « Utilisateur ou groupe », qui n'est affiché que sur le formulaire, et un champ « Nom », dans lequel le nom de l'employé sélectionné est écrit, affiché uniquement dans la vue de la liste. Maintenant, faisons un petit tour dans PowerApps. Par exemple, il est possible de configurer la disponibilité de n'importe quel champ en fonction de la présence de l'utilisateur actuel dans la liste des Administrateurs. Nous trouvons la propriété « Display Mode » du champ « Date de sortie » et écrivons :
Selon cette formule, si dans la liste des Administrateurs il y a au moins un employé dont le login correspond à celui de l'utilisateur actuel, alors le champ sera disponible pour modification, sinon, seulement en consultation. Pour plus de fiabilité, nous mettons le login en minuscules, car il peut y avoir des cas variés.
Vous avez peut-être remarqué qu'il y a un bouton « Actions sur la demande » dans l'en-tête du formulaire :
Ce bouton permettra de passer à un autre écran, où, pour plus de commodité, toutes les actions possibles sur la demande sont regroupées :
Après avoir cliqué sur chaque bouton, une fenêtre supplémentaire s'ouvre pour les actions, par exemple, si l'action « Annuler la demande » est choisie, une fenêtre supplémentaire s'ouvre avec la possibilité de saisir un commentaire :
Après avoir cliqué sur le bouton « Confirmer », le statut de la demande change, et cela peut même être fait sans lancer un flux Power Automate. Nous allons utiliser la fonction « Patch » pour la propriété « OnSelect » du bouton :
Avec la fonction Patch, nous mettons à jour un élément dans la liste des demandes, en le filtrant par l'identifiant de l'élément actuel. Nous changeons la valeur du champ « Statut » et revenons à l'écran principal. Pour les autres boutons d'action, la logique est similaire.
Il reste à configurer le flux d'approbation. Nous allons le faire dans sa forme la plus simple.
Power Automate
Notre flux d'approbation sera automatiquement déclenché lors de la création de la demande. Au cours de son exécution, le statut de la demande changera, le responsable du département sera obtenu et une notification par e-mail sera envoyée au responsable concernant la nouvelle demande. Pour déterminer le responsable, nous avons un annuaire « Départements » :
Créons un flux Power Automate :
Au cours de l'exécution de ce flux, le responsable du département reçoit une notification par e-mail concernant la création d'une nouvelle demande et peut suivre le lien pour prendre une décision, en cliquant sur le bouton :
Le clic sur le bouton « Approuver » ou « Refuser » entraîne également le lancement d'un flux Power Automate, qui modifie le statut de la demande et envoie une notification par e-mail au spécialiste RH :
Le processus est prêt.
Teams
Et la touche finale – organiser la collaboration autour de ce processus. Pour cela, nous connectons le processus à l'équipe MS Teams :
Maintenant, tous les membres de l'équipe MS Teams ont accès au processus d'intégration des nouveaux employés sur un onglet séparé.
Bien sûr, dans la logique du flux, il est possible de prévoir une approbation par étapes, de plus, il est possible d'utiliser le composant Approvals pour l'attribution des tâches Power Automate. Il est également possible de configurer des rapports et de créer des notifications qui seront envoyées au chatbot Microsoft Teams. Mais nous en parlerons dans de prochains articles. Merci pour votre attention et bonne journée à tous !
Source : habr.com
