Salut!
Nous espérons que vous lisez cet article pendant les heures de travail, après avoir déjà été transféré au travail à distance par votre employeur.
Nous avons réussi à transférer les employés vers le travail à distance assez rapidement pour une raison simple : depuis 2016, l'entreprise dispose de BeeFREE, notre projet stratégique de travail à distance, qui permet à un employé de travailler à domicile.
En dessous de la coupe - comment tout fonctionne pour nous, pourquoi les programmes de surveillance des ordinateurs de bureau des employés sont un coup de pied, pourquoi nous avons même mis en œuvre tout cela il y a 4 ans, et aussi quelques conseils pour ceux pour qui le travail à distance temporaire s'est avéré être un événement assez soudain, comprenant trois pièges éloignés.
Et aussi une petite enquête.
Être libre
BeeFREE a été conçu comme un projet qui aurait une influence bénéfique à la fois sur la culture d'entreprise dans son ensemble et sur l'état (et l'humeur) d'un individu. Quelle que soit la taille d'une entreprise, elle est toujours composée de personnes, chacune ayant ses propres idées sur la beauté et l'environnement, y compris l'environnement de travail, les horaires, la température confortable pour le travail, l'(in)acceptabilité de réchauffer du poisson dans une cuisine commune et autres choses.
Certaines personnes aiment travailler dans un bureau, communiquer en personne avec leurs collègues et (oui, oui) participer à des réunions. Certains sont d'accord avec ceux pour qui l'espace ouvert est un des cercles de l'enfer, dans lequel il est simplement un peu plus bruyant que dans d'autres. D’autres encore sont fermement convaincus qu’une lettre bien écrite contenant une question clairement formulée peut faire bien plus que convoquer trois réunions à des moments différents à cette fin. Et souvent même plus vite.
En général, en 2016, il a été décidé de lancer ce projet à titre pilote, puis de voir si cela ferait son chemin ou si cela ne valait pas la peine d'être étendu. Comme le lecteur attentif l’a déjà compris, il s’est implanté avec beaucoup de succès et continue de fonctionner.
Alors, comment ça marche et que faut-il pour qu'un employé passe à BeeFREE.
- Discutez de tout avec votre supérieur immédiat qui, selon la situation, donnera le feu vert ou vous expliquera pourquoi ce n’est pas possible. Disons que si une personne a déjà plus ou moins montré qu’elle est capable de travailler de manière indépendante et de résoudre des problèmes, alors OK, laissez-la essayer de le faire à la maison. Mais si une personne, au contraire, devient un brillant exemple d'employé qui a besoin d'être constamment surveillé, corrigé, réparé ou rappelé que vous pouvez (et devez) passer du temps sur les réseaux sociaux pendant trois heures pendant votre temps libre, alors c'est une autre histoire. .
Et bien entendu, un certain nombre de postes n’impliquent tout simplement pas de travail à distance. Il sera un peu difficile d’envoyer un installateur de câbles à fibre optique travailler à domicile. Bien sûr, il pourra apporter un soutien moral à ses collègues par vidéoconférence, mais là, c'est un peu différent. Ou des employés de magasins de communication. En général, cela est assez évident : un spécialiste qui travaille bien sur un ordinateur portable et effectue toutes ses tâches à partir d'un ordinateur peut tout aussi bien travailler en dehors du bureau.
- Informez vos collègues que vous n'êtes pas au bureau certains jours. BeeFREE est une chose flexible et, par exemple, si lors d'une conversation avec votre manager, il a été décidé que vous travailleriez à domicile pendant 3 jours et au bureau, disons, les mardis et mercredis (ou lundis et vendredis), alors il ce serait bien que vos collègues immédiats le sachent. Ils vous ont immédiatement écrit par e-mail ou discuté à ce sujet au lieu de vous chercher dans tout le bureau.
- Une fois par semaine, coordonnez vos tâches actuelles avec votre responsable et fixez des priorités. Cela paraît assez banal, mais cela aide vraiment à mettre les accents et à soulager cette étrange tension managériale à la manière du « Alors, qu'est-ce qu'il fait exactement ce type, à quel stade ? Pour cela, il existe une liste de tâches spéciale dans le compte personnel de l'employé et du manager, mais, comme le montre la pratique, l'essentiel est simplement de se mettre d'accord. Et qui, où et comment enregistre les tâches et les progrès est une question secondaire. L'essentiel est que ce soit simple. Et pas seulement verbalement.
Les grands principes - avec une telle distance, nous évaluons entraîner, pas un processus. En gros, la pire chose que l'on puisse faire dans une telle situation est d'essayer de contrôler constamment l'employé, en précisant ce qu'il fait en ce moment, s'il est occupé par son travail ou autre chose. Dans les cas les plus extrêmes, les employeurs demandent parfois d’installer un logiciel spécial de surveillance (lire : surveillance) sur le bureau d’un employé. Il existe une opinion étrange selon laquelle cela motive l'employé à toujours faire des affaires et non à quelque chose de distrayant.
En fait, cela devrait être une très bonne motivation pour aller mettre à jour son CV et trouver un emploi sans de tels excès en termes de contrôle.
En fait, c'est tout. Ensuite, nous travaillons comme avant, en utilisant ce qui suit.
Nos outils
Un certain nombre de ressources d'entreprise ne sont accessibles qu'à partir du réseau interne, le problème de leur accès est donc résolu grâce au VDI. Pour commencer à profiter des avantages du travail à distance, voici ce dont vous avez besoin.
- Nous soumettons les candidatures nécessaires. Probablement la seule étape qui soit liée d’une manière ou d’une autre à la bureaucratie et aux formalités. Mais quand on est une grande entreprise, il est difficile de faire autrement.
- Une fois toutes ces demandes complétées, VDI est installé sur l’ordinateur portable de l’employé (personnel ou professionnel), nous utilisons .
- Pour authentifier l'utilisateur, on utilise les données de son compte + la saisie d'un token unique (c'est la responsabilité de , l'application peut être installée sur un smartphone avec Android/iOS).
- Courrier et calendrier d'entreprise - Microsoft Outlook.
D'ailleurs, c'est toute la liste des logiciels requis : en termes de communication et de définition des tâches, nous avons tout laissé aux chefs de service et aux collaborateurs eux-mêmes. Il est plus pratique pour quelqu'un de communiquer dans Slack - s'il vous plaît. Il n'y a pas assez d'autocollants pour exprimer des émotions - il y a toujours Telegram. Personne n'a annulé Whatsapp et Skype.
Une fois par semaine, de nombreux départements effectuent un contrôle de statut. Dans une situation épidémiologique normale, cela a été une grande négociation avec le VKS, car nous avons des employés du siège à Moscou, des travailleurs à distance, des gars de la région et des gens des régions, donc c'était dans la « Présence personnelle ou Format « Bluejeans ». Désormais, toutes les réunions et négociations se déroulent uniquement à distance, Bluejeans ou Zoom.
Et des logiciels plus utiles pour un travail à distance pratique
Il arrive que le travail de votre entreprise soit lié à un seul fournisseur ou que vous utilisiez simplement déjà ses produits. Ou, à l'inverse, les politiques de sécurité de l'entreprise, pour un certain nombre de raisons, interdisent l'utilisation de logiciels d'une entreprise particulière, ce qui signifie que des alternatives sont nécessaires.
Vidéo conférence
(gratuit jusqu'à 100 participants et 40 minutes par conférence, puis à partir de 15$ par mois)
(jusqu'à 50 participants à partir de 12$ par mois, et plus)
(au sein de GSuite, à partir de 5,5 $ par mois et par utilisateur, jusqu'à 100 participants, 14 jours d'essai gratuit)
(dans Office 365)
Chats et bases de connaissances
— le produit a presque 7 ans et, pendant ce temps, il a acquis de nombreuses intégrations utiles (Dropbox, Asana, Google Drive, etc.). D'un simple chat de travail, Slack est devenu une combinaison dans laquelle vous pouvez créer un canal pour chaque service de l'entreprise, échanger des fichiers, connecter rapidement les robots nécessaires, surveiller les événements, alerter les testeurs, en général, il y a suffisamment de fonctions.
— aide à créer des bases de connaissances pratiques (mode d'emploi, cours pour jeunes combattants pour l'intégration de nouveaux employés, horaires pratiques, tâches avec statuts et, bien sûr, notes).
— peut-être un classique du genre en termes de définition de tâches, de délais, de responsabilités, de priorités, etc. Beaucoup d'intégrations utiles.
- pour les amateurs de planches et d'Atlassian.
À propos des gens
Il semblerait que tout soit simple, vous êtes passé au travail à distance et au travail à domicile. Bien sûr, les avantages sont nombreux : vous ne perdez pas de temps sur le chemin du travail (et vos nerfs aussi), vous économisez sur les cartes de voyage, l'essence et d'autres commodités. Mais il existe également un certain nombre de dangers qui attendent une personne qui décide de s'engager dans cette voie. Le plus célèbre est associé à une mauvaise auto-organisation. En fait, tout le reste en découle.
Piège n°1. Fait maison
Si vous ne vivez pas seul, mais avec un conjoint, des enfants ou des parents, ou, ce qui est encore plus dangereux, avec un chat, alors au début, votre travail à distance sera perçu par eux de manière très claire - cool, vous êtes à la maison, ce qui signifie que vous pouvez tout demander. Allez au magasin, préparez du thé, changez la couche, réprimandez le chat pour un combat inégal avec le ficus, nettoyez la maison, changez à nouveau la couche.
En général, même si vous décidez vous-même que vous travaillez à domicile de manière tout aussi responsable et altruiste, vous devrez alors clairement faire comprendre à votre famille que vous n'êtes pas seulement à la maison devant l'ordinateur, vous travaillez.
Il est utile de s'isoler d'une telle stipulation d'un moment clair où vous ne pouvez pas être distrait. Pour que votre famille comprenne que de 10h à 18h (par exemple) vous ne devez pas vous harceler de questions, vous distraire ou vous demander de faire quelque chose, puisque vous êtes « chez vous de toute façon ».
Bien sûr, ici, nous devons éviter les extrêmes, et si tout à coup il vous reste encore 20 minutes avant la fin du travail et que votre vision périphérique vous signale que l'enfant est enfin sorti du parc et est parti explorer seul une autre pièce, alors c'est mieux vaut se lever et agir. Ou si vous voulez aller vous promener une demi-heure dans un parc à proximité, vous devez aller vous promener.
Piège n°2. Temps trompeur
Il peut sembler que puisque vous êtes assis à la maison, que l'ordinateur est à portée de main, que le logiciel est configuré et que vous êtes littéralement toujours à un clic du travail, vous aurez désormais certainement du temps pour tout et vous pourrez vous détendre et tout faire. trois fois plus lentement.
Jamais du tout. Et c'est pourquoi.
Très probablement, il y aura plus de tâches. Avec un degré de probabilité élevé, la vitesse de travail globale et habituelle de votre service diminuera légèrement. Car travailler au sein d’une équipe à distance pendant un an d’affilée et travailler à distance pendant deux semaines sont deux choses très différentes. La vie y prépare certaines personnes depuis 20 ou 30 ans. Mais pour certains, un tel assouplissement soudain n’aura pas un très bon effet sur la productivité.
Même si, oui, vous changez très rapidement, de manière responsable et êtes toujours en contact, accomplissant vos tâches deux fois plus vite, il y aura toujours quelqu'un qui ralentira votre travail. Soit quelqu'un effectuait des réparations, soit les lumières étaient éteintes, soit un voisin muni d'un marteau perforateur s'est rendu compte que le moment était venu. Et désormais, toute vidéoconférence est une séance collective de philanthropie.
De manière générale, nous ne vous encourageons pas à vous imposer un cadre très strict et à répondre instantanément à tout message entrant, mais gardez à l'esprit que la première étape du transfert d'une équipe nouvelle dans ce domaine vers un site distant sera associée à un léger ralentissement.
Piège n°3. Manque de contrôle
Comme nous l'avons écrit ci-dessus, la pire chose qu'un employeur puisse faire est d'allumer le concierge et d'essayer d'être au courant de chacune de vos étapes : à quel stade en est la tâche, pourquoi tout le monde n'a pas été inclus dans la copie de la lettre, combien de temps vous avez passé aujourd'hui à l'ordinateur, quelle marque de perceuse avez-vous comme voisin, pourquoi avez-vous un fond d'écran si étrange sur votre bureau et ainsi de suite.
L'essentiel ici n'est pas de commencer à penser que puisque vous n'êtes pas au bureau, personne ne se soucie soudainement de l'endroit où vous êtes et de ce que vous faites. Que toutes vos tâches ont été placées dans une sorte de dossier sans délais de gestion, et en général qu'il n'est pas nécessaire de les faire.
Le contrôle le plus important pour un travailleur à distance est la maîtrise de soi. Personne ne sait mieux que vous à quelle heure vous travaillez le mieux. Peut-être que dans votre cas, il est plus cool et plus utile d'oublier complètement le travail et de regarder des émissions de télévision avant 15.00h16.00, et de XNUMXhXNUMX à minuit, votre productivité est au-delà des éloges, et vous ferez autant en une journée qu'un fan de bureau peut le faire en trois. Le système de bureau avec des espaces ouverts et ignorant les rythmes des gens n’est pas capable de comprendre cela.
Le travail à distance est à la fois une opportunité pour un employeur de conclure à quel point vous travaillez bien lorsque vous êtes assis à la maison, et une opportunité pour vous de prouver par vos actions que les gens peuvent réellement faire des choses sympas non seulement de 10 à 18 ans, et si vous l'avez fait. Si vous n'avez rien fait avant midi, cela signifie seulement que vous n'avez rien fait avant midi.
Et encore une chose
Au fil des années, chez Beeline, nous avons très bien testé BeeFREE, collecté de nombreux commentaires des employés et de leurs managers, tiré des conclusions, apporté quelques correctifs et continuons à utiliser activement l'approche maintenant.
Nous aidons désormais activement d’autres entreprises à mettre en œuvre BeeFREE. Tant du point de vue matériel et logiciel que du conseil. Par exemple, nous vous aiderons à déployer rapidement le VDI pour des tâches de n'importe quel profil, que vos gars travaillent avec des tâches quotidiennes ou qu'il s'agisse de modélisation 3D à distance. Nous avons des solutions pour l'audio et la vidéoconférence, vous pouvez en savoir plus sur BeeFREE : WorkPlace-as-a-Service . De plus, les entreprises peuvent trouver notre , inscrivez-vous à l'avance .
Et voici un webinaire détaillé sur l'organisation du travail à distance d'Olga Filatova (vice-présidente exécutive des ressources humaines, du développement organisationnel et du soutien) et d'Alina Dragun (responsable du développement organisationnel Beeline, conservatrice du projet BeeFREE).
Seuls les utilisateurs enregistrés peuvent participer à l'enquête. s'il te plait.
Et une courte enquête destinée aux entreprises sur le travail à distance (vous pouvez sélectionner plusieurs options de réponse)
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11,3%J'ai transféré mes salariés en travail à distance, le vol est normal, une fois la situation normalisée je laisserai ceux qui souhaitent travailler à distance6
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7,6%Salariés transférés vers le travail à distance, impressions mitigées4
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1,9%J'ai transféré mes salariés en télétravail, je n'ai pas aimé ça, puis je ramènerai tout le monde en open space1
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69,8%Je crois que le travail à distance est l'avenir, les gens peuvent travailler normalement à domicile et non dans des espaces ouverts37
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20,8%Je ne crois pas au travail à distance comme forme d’emploi à temps plein ; sans contrôle, tout le monde au bureau travaille moins bien11
53 utilisateurs ont voté. 29 utilisateurs se sont abstenus.
Source: habr.com