Bonjour !
Nous espérons que vous lisez cet article pendant vos heures de travail, déjà en télétravail pour votre employeur.
Nous avons pu transférer nos employés en télétravail assez rapidement pour une raison simple : depuis 2016, notre projet stratégique de télétravail, BeeFREE, permet aux employés de travailler depuis chez eux.
Ci-dessous, vous trouverez comment nous fonctionnons, pourquoi les programmes de surveillance des postes de travail des employés sont un tir dans le pied, pourquoi nous avons mis tout cela en place il y a 4 ans, ainsi que quelques conseils pour ceux pour qui le télétravail temporaire est survenu de manière assez soudaine, y compris trois pièges du télétravail.
Et un petit sondage.
BeeFREE
BeeFREE a été conçu comme un projet ayant un impact bénéfique à la fois sur la culture d'entreprise dans son ensemble et sur l'état (et l'humeur) de chaque individu. Quelle que soit la taille de l'entreprise, elle est toujours composée de personnes, chacune ayant ses propres idées sur ce qui est agréable et sur leur environnement, y compris le cadre de travail, l'horaire, la température confortable pour travailler, l'(in)acceptabilité de réchauffer du poisson dans la cuisine commune et d'autres petites choses.
Certaines personnes aiment travailler au bureau, interagir personnellement avec leurs collègues et (oui, oui) participer à des réunions. D'autres sont d'accord avec ceux pour qui l'open space est l'un des cercles de l'enfer, où c'est juste un peu plus bruyant qu'ailleurs. D'autres sont convaincues qu'un e-mail bien rédigé avec une question clairement formulée peut obtenir beaucoup plus qu'en convoquant trois réunions à des moments différents pour cela. Et souvent, c'est encore plus rapide.
En résumé, en 2016, il a été décidé de lancer cela en tant que pilote, puis de voir s'il allait vraiment s'ancrer ou s'il ne valait pas la peine de l'étendre. Comme l'a déjà compris le lecteur attentif, cela a tout à fait réussi et continue de fonctionner.
Alors, comment cela fonctionne-t-il et que faut-il pour transférer un employé à BeeFREE.
- Discuter de tout avec le responsable direct, qui, selon la situation, donnera son accord ou expliquera pourquoi ce n'est pas possible. Par exemple, si une personne a déjà montré qu'elle est capable de travailler de manière autonome et de résoudre des problèmes, alors OK, elle peut essayer de le faire chez elle. En revanche, si une personne devient un parfait exemple d'employé nécessitant une supervision constante, des corrections, ou des rappels que passer trois heures sur les réseaux sociaux est acceptable (et même nécessaire) pendant son temps libre, alors c'est une autre histoire.
Et bien sûr, certains postes ne prévoient tout simplement pas le télétravail. Il sera un peu difficile d’envoyer un monteur de fibre optique travailler depuis chez lui. Bien sûr, il pourra moralement soutenir ses collègues par visioconférence, mais ce n'est pas vraiment la même chose. Ou les employés des agences de communication. En somme, il est assez évident qu'un spécialiste qui travaille bien sur un ordinateur portable et remplit toutes ses responsabilités peut également travailler aussi bien en dehors du bureau.
- Informer ses collègues qu'on n'est pas au bureau à des jours spécifiques. BeeFREE est flexible et, par exemple, si lors d'une conversation avec le responsable il a été décidé que vous travaillez depuis chez vous trois jours, et au bureau disons les mardis et mercredis (ou lundis et vendredis), il serait bon que vos collègues directs en soient informés et vous écrivent directement par mail ou dans les chats, au lieu de vous chercher à travers tout le bureau.
- Une fois par semaine, convenir avec le responsable des tâches en cours et établir les priorités. Cela peut sembler assez banal, mais cela aide réellement à mettre les choses au clair et à réduire cette étrange tension managériale du type "Alors, que fait exactement ce gars, où en est-on ?" Pour cela, il existe une liste de tâches spéciale dans le cabinet personnel de l'employé et du responsable, mais comme le montre la pratique, l'essentiel est simplement de convenir des choses. Qui, où et comment enregistre les tâches et le progrès, c'est une autre question. L'essentiel est que cela existe. Et pas seulement sous forme orale.
Les principaux principes — dans le cadre de ce télétravail, nous évaluons résultat, et non un processus. En d'autres termes, la pire chose à faire dans une telle situation est d'essayer de contrôler en permanence l'employé, en demandant ce qu'il fait en ce moment, s'il est réellement en train de travailler ou s'il est distrait par autre chose. Dans les cas les plus extrêmes, certains employeurs demandent parfois d'installer un logiciel spécial pour surveiller (lire : espionner) le bureau de l'employé. Il existe une idée bizarre selon laquelle cela motive l'employé à toujours rester concentré sur son travail plutôt que de se laisser distraire.
En réalité, cela devrait très bien motiver à mettre à jour son CV et à chercher un emploi sans ce type de contrôle excessif.
Voilà. Nous continuons à travailler comme avant, en utilisant ce qui suit.
Nos outils
Un certain nombre de ressources d'entreprise ne sont accessibles que depuis le réseau interne, c'est pourquoi le problème d'accès est résolu grâce au VDI. Pour commencer à profiter des avantages du télétravail, voici ce qu'il faut faire.
- Nous créons les demandes nécessaires. Probablement la seule étape qui soit liée, d'une manière ou d'une autre, à la bureaucratie et aux formalités. Mais quand tu es une grande entreprise, il est difficile d'agir autrement.
- Après l'exécution de toutes ces demandes pour l'ordinateur portable de l'employé (personnel ou professionnel), VDI est installé, nous utilisons .
- Pour l'authentification de l'utilisateur, les données de son compte + la saisie d'un token unique sont utilisées (cela est géré par , l'application peut être installée sur un smartphone Android / iOS).
- La messagerie et le calendrier d'entreprise - Microsoft Outlook.
À propos, c'est toute la liste des logiciels obligatoires ; en matière de communication et de gestion des tâches, nous avons laissé cela à la discrétion des responsables de départements et des employés eux-mêmes. Pour certains, il est plus pratique de communiquer via Slack - pas de problème. Besoin d'autocollants pour exprimer des émotions - Telegram est toujours là. On n'oublie pas non plus Whatsapp et Skype.
Chaque semaine, beaucoup de départements tiennent une réunion de suivi. En temps normal, cela se faisait dans une grande salle de conférence avec un système de visioconférence, car nous avons à la fois des employés du siège à Moscou, des télétravailleurs, et des personnes des régions, donc cela se déroulait en mode 'Présence physique ou Bluejeans'. Maintenant, toutes les réunions se déroulent uniquement à distance, via Bluejeans ou Zoom.
Et d'autres logiciels utiles pour un télétravail confortable
Il se peut que le travail de votre entreprise dépende d'un seul fournisseur, ou que vous utilisiez déjà ses produits. À l'inverse, des politiques de sécurité au sein de l'entreprise interdisent l'utilisation de logiciels de certaines entreprises, ce qui signifie qu'il est nécessaire de trouver des alternatives.
Visioconférences
(gratuit jusqu'à 100 participants et 40 minutes par conférence, ensuite à partir de 15 $ par mois)
(jusqu'à 50 participants à partir de 12 $ par mois, puis plus)
(dans le cadre de GSuite, à partir de 5,5 $ par mois par utilisateur, jusqu'à 100 participants, 14 jours d'essai gratuit)
(dans le cadre d'Office 365)
Chats et bases de connaissances
— le produit a bientôt 7 ans et, au cours de cette période, il a acquis de nombreuses intégrations utiles (Dropbox, Asana, Google Drive, etc.). De simple chat de travail, Slack est devenu une plateforme où l'on peut créer un canal pour chaque département de l'entreprise, échanger des fichiers, rapidement connecter les bots nécessaires, assurer le suivi des événements, des alertes pour les testeurs, en somme, il y a suffisamment de fonctionnalités.
— aide à créer des bases de connaissances pratiques (tutoriels, guide d'intégration des nouveaux employés, horaires, tâches avec statuts, et bien sûr, des notes).
— c'est sans doute un classique en matière de gestion des tâches, de délais, de responsables, de priorités et autres. De nombreuses intégrations utiles.
— pour les amateurs de tableaux et d'Atlassian.
Sur les gens
On pourrait penser que c'est simple, vous êtes passé au télétravail et vous travaillez depuis chez vous. Bien sûr, il y a de nombreux avantages : pas de temps perdu dans les transports (et moins de stress), économies sur les frais de transport et l'essence, et d'autres agréables plaisirs. Mais il y a aussi tout un éventail de pièges attendant la personne qui choisit d'emprunter ce chemin. Le plus connu est lié à une mauvaise auto-organisation. En réalité, tout en découle.
Piège n°1. À la maison
Si vous ne vivez pas seul, mais avec un conjoint, des enfants ou des parents, ou, ce qui est encore plus dangereux, avec un chat, alors votre télétravail sera perçu au début de manière plutôt univoque — super, tu es à la maison, donc on peut demander n'importe quoi. Aller au magasin, faire du thé, changer une couche, réprimander le chat pour son combat inégal avec le ficus, faire le ménage, encore changer une couche.
En somme, même si vous décidez que vous travaillez de manière responsable et dévouée depuis chez vous, il faudra clairement transmettre à votre entourage que vous n'êtes pas simplement à la maison devant l'ordinateur, vous travaillez.
Cela aide à délimiter un temps clair où vous ne devez pas être dérangé. Pour que les membres de votre famille comprennent qu'entre 10h et 18h (par exemple), il ne sert à rien de vous solliciter avec des questions, de vous distraire ou de vous demander de faire quelque chose, juste parce que vous êtes « quand même à la maison ».
Bien sûr, il ne faut pas être extrême, et si, par hasard, il vous reste encore 20 minutes de travail, et que votre vision périphérique vous signale que l'enfant a finalement réussi à sortir de son parc et explore une autre pièce seul, il vaut mieux se lever et agir. Ou si vous avez envie d'aller vous promener pendant une demi-heure dans un parc à proximité, il faut y aller.
Piège n°2. Le temps trompeur
On peut commencer à penser que puisque vous êtes chez vous, avec l'ordinateur à portée de main, que le logiciel fonctionne bien, et que vous êtes littéralement à un clic de votre travail, vous allez tout gérer facilement et vous pouvez vous détendre, faisant ainsi les choses trois fois plus lentement.
Pas du tout. Et voici pourquoi.
Il est probable que certaines tâches vont devenir plus nombreuses. Il est très probable que la vitesse de travail globale, habituelle pour votre département, va un peu diminuer. Parce que travailler dans le cadre d'une équipe à distance pendant un an et travailler à distance pendant deux semaines, ce sont deux choses très différentes. Certaines personnes ont été préparées à cela pendant les 20 ou 30 dernières années. Pour d'autres, un tel relâchement soudain aura un impact négatif sur leur productivité.
Même si vous, oui vous, vous vous adaptez très rapidement, de manière responsable et que vous restez toujours joignable, clôturant vos tâches deux fois plus vite, il y aura toujours quelqu'un qui ralentira le travail. Soit des réparations chez quelqu'un, soit une coupure de courant, soit un voisin avec un perforateur qui réalise que le moment est venu. Et maintenant, toute vidéoconférence est un acte collectif d'humanité.
En somme, nous n'appelons pas à se soumettre à des règles strictes et à répondre instantanément à chaque message entrant, mais gardez à l'esprit que la première étape de la transition d'une équipe qui découvre cela vers le télétravail sera associée à un léger ralentissement.
Piège n°3. Absence de contrôle
Comme nous l'avons mentionné précédemment, la pire chose qu'un employeur puisse faire est de devenir gardien et d'essayer de suivre chaque étape de votre travail : à quel stade se trouve une tâche, pourquoi tout le monde n'est pas copié dans l'e-mail, combien de temps vous avez passé devant l'ordinateur aujourd'hui, quelle marque de perceuse a votre voisin, pourquoi vous avez des fonds d'écran étranges, etc.
L'essentiel ici est de ne pas commencer à penser que parce que vous êtes hors du bureau, tout le monde se moque soudainement de l'endroit où vous êtes et de ce que vous faites. Que toutes vos tâches ont été enfermées dans un dossier sans délais pour la direction, et que, de toute façon, vous n'êtes pas obligé de les accomplir.
Le contrôle le plus important pour un télétravailleur est l'auto-contrôle. Personne ne sait mieux que vous à quel moment vous travaillez le mieux. Peut-être que dans votre cas, il serait plus judicieux de ne pas travailler du tout avant 15h00 et de regarder des séries, et qu'entre 16h00 et minuit, votre productivité serait exceptionnelle, réalisant en une journée ce qu'un fan de bureau ferait en trois. Le système de bureau avec des espaces ouverts et l'ignorance des rythmes des gens ne peut pas comprendre cela.
Le télétravail, c'est à la fois une opportunité pour l'employeur de voir à quel point vous travaillez bien chez vous, et une chance pour vous de prouver par les actes que les gens peuvent accomplir de grandes choses, pas seulement de 10h à 18h. Et si vous n'avez rien réalisé avant midi, cela n'indique que le fait que vous n'avez rien accompli avant midi.
Et encore une chose
Chez Beeline, nous avons très bien testé BeeFREE au fil des années, recueilli de nombreux retours tant des employés que de leurs supérieurs, tiré des conclusions, apporté quelques corrections et continuons à utiliser cette approche activement aujourd'hui.
Nous aidons désormais activement d'autres entreprises à intégrer BeeFREE chez elles. Que ce soit en termes de matériel et de logiciel, ou par des conseils. Par exemple, nous vous aiderons à déployer rapidement un VDI pour des tâches de tout type, que vos employés se chargent de tâches quotidiennes ou qu'il s'agisse de modélisation 3D à distance. Nous avons des solutions pour les audioconférences et vidéoconférences, vous pouvez en savoir plus sur BeeFREE : WorkPlace-as-a-Service. En plus de cela, pour les entreprises, notre peut s'avérer utile, auquel vous devez vous inscrire à l'avance .
Voici un webinaire détaillé sur l'organisation du travail à distance animé par Olga Filatova (vice-présidente exécutive en gestion des ressources humaines, développement organisationnel et soutien) et Alina Dragun (responsable du développement organisationnel chez Beeline, coordinatrice du projet BeeFREE).
Seuls les utilisateurs enregistrés peuvent participer au sondage. , s'il vous plaît.
Et un petit sondage pour les entreprises concernant le travail à distance (plusieurs réponses possibles).
11,3%J'ai transféré les employés en télétravail, ça se passe bien, après normalisation de la situation, je garderai ceux qui le souhaitent en télétravail.
7,6%J'ai transféré les employés en télétravail, les impressions sont mitigées.
1,9%J'ai transféré les employés en télétravail, je n'ai pas aimé, je renverrai tout le monde dans l'open space.
69,8%Je crois que le futur appartient au télétravail, les gens peuvent travailler normalement depuis chez eux, et non dans des open spaces.
20,8%Je ne crois pas au télétravail comme forme d'emploi à plein temps, sans contrôle au bureau, tout le monde travaille moins bien.
53 utilisateurs ont voté. 29 utilisateurs se sont abstenus.
Source : habr.com
